Программное обеспечение access. Access — это что такое? Создание базы данных в Microsoft Access

Вы пытаетесь выбрать между G Suite и Office 365 для адреса электронной почты вашей компании? Хотите сравнить Google Apps и Office 365, чтобы определить, какой из них лучше? G Suite (ранее Google Apps) и Office 365 предоставляют профессиональные средства электронной почты и повышения производительности для облегчения совместной работы. В этой статье мы сравним G Suite с Office 365, чтобы помочь вам решить, что лучше для вашего бизнеса.

Что такое G Suite и Office 365 и зачем вам это нужно?

Когда следует использовать G Suite или Office 365?

Если вы используете сайт малого бизнеса, вы должны как можно скорее начать использовать эти коммерческие инструменты. Обе компании предлагают планы для малых предприятий, цена которых рассчитана для каждого пользователя.

Это дает вам доступ с самого начала к профессиональным инструментам. Вы можете расти по мере роста вашего бизнеса, добавляя больше сотрудников или улучшая свою учетную запись.

Сказав это, давайте сравним G Suite и Office 365, чтобы узнать, что является лучшим для вашего бизнеса.

G Suite vs Office 365: цены - что самое дешевое?

Когда вы начинаете, ценообразование является важным фактором при принятии решений. Вы хотите выбрать решение, соответствующее вашему бюджету.

Давайте сравним цену G Suite и Office 365, чтобы определить, какая из них наиболее выгодна для ваших денег.

Цены на G Suite

G Suite поставляется с тремя простыми планами ценообразования.

• Basic - 5 $ за пользователя в месяц с облачным хранилищем 30 Go.
• Бизнес - 10 $ за пользователя в месяц с неограниченным облачным хранилищем.
• Предприятие - $ 29 на пользователя в месяц с неограниченным хранением.

Примечание. Для корпоративных планов неограниченное хранилище доступно только в том случае, если у вас больше пользователей 5, иначе у вас будет 1. Ограничение хранения для каждого пользователя.

Офисная цена 365

Офис 365 поставляется с тремя различными ценовыми планами для средних и малых предприятий.

• Business Essentials - 6 $ в месяц на одного пользователя
• Бизнес - 10 $ в месяц за пользователя
• Business Premium - 15 $ в месяц за пользователя

Вот планы ценообразования с годовым обязательством.

• Business Essentials - 5 $ в месяц на одного пользователя
• Бизнес - 8,25 $ в месяц за пользователя
• Business Premium - 12,50 $ в месяц за пользователя
• Предприятие E1 - $ 8 на пользователя в месяц
• Enterprise ProPlus - 12 $ за пользователя в месяц
• Предприятие E3 - $ 20 на пользователя в месяц
• Предприятие E5 - $ 35 на пользователя в месяц

Все пакеты поставляются с хранилищем 1 To cloud и хранилищем электронной почты 50 GB.

Какой из них самый дешевый?

Оба решения предлагают конкурентные цены, что затрудняет для малого бизнеса выбор того, который им подходит. К счастью, есть и другие решающие факторы.

Например, G Suite предлагает неограниченное облачное хранилище с бизнес-и корпоративными планами для более чем пользователей 5.

С другой стороны, Office 365 предлагает 1 для облачного хранения со всеми планами, включая план Business Essentials. Это большой объем памяти, но это не является неограниченным.

Другим важным фактором для G Suite являются бесплатные местные звонки с помощью Google Hangouts и Google Voice. Офис 365 использует Skype для бизнеса, доступный для пакетов Business Premium и более высоких. Вам также необходимо будет приобрести Skype Credit для совершения местных звонков.

Сравнение возможностей G Suite и Office 365

Оба офисных пакета предлагают множество функций, которые помогут вам эффективно управлять своим бизнесом. Давайте рассмотрим эти функции и посмотрим, как складываются Office 365 и G Suite.

Профессиональная электронная почта

G Suite и Office 365 позволяют вам создавать профессиональные учетные записи, используя собственные доменное имя .

G Suite - Gmail для бизнеса

G Suite позволяет зарегистрировать доменное имя или использовать существующее доменное имя для создания учетных записей электронной почты. Вы также можете создавать псевдонимы электронной почты 30 для каждого пользователя.

G Suite использует ту же технологию, что и Gmail, что означает, что вы будете использовать тот же знакомый интерфейс для своего электронного адреса электронной почты. Ваше письмо также работает с приложениями Gmail для мобильных устройств.

Если вы предпочитаете почтовый клиент для настольных компьютеров, вы можете использовать свой адрес электронной почты со всеми популярными клиентами, такими как Thunderbird или даже Microsoft Outlook.

Office 365 - Outlook для бизнеса

Office 365 также позволяет легко создавать профессиональные адреса электронной почты с вашим собственным доменным именем. Он предлагает псевдонимы 400 для каждого пользователя.

Он использует Outlook как приложение электронной почты с веб-версией, полнофункциональным почтовым клиентом и мобильными приложениями. Мобильные и веб-приложения Outlook не так хороши, но их настольный клиент очень популярен.

Вы также можете использовать адрес электронной почты Office 365 с другими почтовыми клиентами, и вы даже можете получать эти электронные письма в своем почтовом ящике Gmail.

Хранение и обмен облачными файлами

Одной из основных причин использования пакета облачной производительности является хранение файлов. Вы можете сохранить все свои файлы в облаке, чтобы вы могли получать к ним доступ в любом месте, используя любое устройство, и делиться ими легко.

G Suite и Office 365 позволяют легко хранить и обмениваться файлами.

G Suite - облачное хранилище на Google Диске

G Suite предлагает вам облачное хранилище 30 Go для каждого пользователя с базовым пакетом, неограниченное хранилище с профессиональными и корпоративными планами, 1 Для хранения для каждого пользователя, если у вас меньше пользователей 5 как часть вашей компании или ваш бизнес.

Он использует Google Диск для хранения и управления файлами. Он содержит приложения, которые можно загружать на мобильные устройства, планшеты или настольные компьютеры. Это позволяет вам легко получить доступ к файлам, хранящимся на диске, и даже сделать их доступными в автономном режиме.

Google Диск также позволяет легко обмениваться файлами с коллегами или кем-то еще. Вы можете делиться электронной почтой, позволять другим просматривать или редактировать файл и даже разрешать загрузку других.

Он имеет гораздо более высокую функцию поиска, чтобы находить файлы, общие папки, командный диск (общий Google Диск со всеми пользователями в вашей учетной записи) и лучший интерфейс.

G Suite также позволяет нескольким пользователям работать с файлом одновременно. Пользователи могут оставлять комментарии и заметки по документам, вносить предложения, просматривать изменения и возвращаться к более ранней версии.

Инструменты совместной работы в Office 365

Office 365 пытается имитировать поведение и внешний вид настольных версий Microsoft Office. Это делает их инструменты для совместной работы немного сложнее обнаружить и использовать.

Это позволяет нескольким пользователям работать в одном документе одновременно. Пользователи могут легко оставлять заметки, комментарии и предложения.

Он использует Skype для обмена текстовыми сообщениями и видеоконференций. Хотя он имеет бесплатные видеоконференции и звонки Skype-to-Skype, у него нет бесплатных звонков по Skype-телефону. Вам нужно будет приобрести номер Skype и сделать кредит для совершения местных или международных телефонных звонков.

Примечание: Skype для бизнеса недоступен в пакетах Office 365 для бизнеса и бизнес-Essentials. Он доступен только для бизнес-премий и корпоративных планов.

В целом, Office 365 немного отстает в инструментах совместной работы, что делает его менее подходящим для удаленных команд.

G Suite vs Office 365: безопасность

Безопасность - одна из основных проблем малого бизнеса при использовании облачных приложений. Посмотрим, как G Suite и Office 365 защищают данные, хранящиеся на своих облачных платформах.

Функции безопасности G Suite

G Suite построен на облачной инфраструктуре Google и использует те же уровни безопасности, что и Google. Это включает автоматическое обнаружение подозрительной активности, попытки фишинга и другие попытки взлома.

В качестве администратора Google позволяет устанавливать различные политики для предотвращения несанкционированного доступа к консоли администратора или одной из учетных записей пользователей. Вы можете использовать двухфакторную аутентификацию и применять ее ко всем своим пользователям.

Он также оснащен функцией защиты от утечки данных, где вы можете установить ключевые слова для блокировки любой исходящей связи. G Suite включает функцию обнаружения спама, вирусов и вредоносных программ, которая сканирует все документы и вложения.

Функции безопасности Office 365

Office 365 позволяет включать многофакторную аутентификацию для всех паролей пользователей. Он также использует свои собственные инструменты AI, чтобы изучить привычки каждого пользователя, чтобы обнаружить подозрительную активность и сообщить о них, если что-то не кажется неуместным.

Он включает средство предотвращения потери данных для защиты от кражи данных и утечки данных. Ваша организация также может ограничить доступ пользователей к устройствам, выпущенным организацией, используя свой инструмент управления устройствами.

Office 365 также использует средства обнаружения спама, вирусов и вредоносных программ Microsoft для сканирования всех документов, электронной почты и вложений.

Сравнительная таблица G Suite vs Office 365

Прочитав всю вышеприведенную информацию, вы всегда можете спросить, какая из этих двух лучше подходит для вашего бизнеса. Как вы можете видеть, оба они предлагают похожие функции по аналогичным ценам.

Давайте сравним G Suite и Office 365 бок о бок для более быстрого обзора.

Заключение - G Suite vs Office 365 - что лучше?

G Suite и Office 365 - это два больших набора облачных вычислений. Они позволяют вашему бизнесу сотрудничать, хранить файлы в Интернете и легко делиться ими. Они позволяют работать в любом месте с помощью разных устройств.

Мы считаем, что G Suite является гораздо лучшим выбором для владельцев малого бизнеса. Это гораздо проще в использовании, их веб-и мобильные приложения являются лучшими, и вы, вероятно, уже используете множество своих приложений, таких как Gmail, Календарь, Фото, Документы Google и многое другое.

Еще одним преимуществом G Suite является ценообразование. Если вы используете базовый план, вы можете купить больше хранилища, и вы получите неограниченное хранилище с их бизнес-планами и бизнес-планами.

G Suite также имеет гораздо более простой административный пульт управления с тоннами документации. Будучи владельцем малого бизнеса, это сэкономит ваше время при добавлении сотрудников и управлении учетными записями.

Управление 365 более подходит для предприятий корпоративного уровня, где все сотрудники работают в офисе с помощью ПК с ОС Windows. Их настольные приложения являются первоклассными, особенно если вы находитесь в экосистеме Windows.

В конце концов, на какой платформе вы больше всего знакомы? Если вы используете Gmail для своей личной электронной почты, вам понравится G Suite. Если вы привыкли использовать Outlook, вам понравится Office 365.

Мы надеемся, что эта статья поможет вам сравнить Google G Suite и Office 365, чтобы узнать, какой из них лучше.

Microsoft Access 2003 – одна из первых версий популярной системы для управления базами данных. С помощью этой программы можно собирать информацию из электронных таблиц, обрабатывать текстовые документы, а также самые распространенные форматы БД. Приложение способно анализировать данные, а также создавать веб-страницы и разнообразные приложения. Естественно, для работы с Access 2003 вам потребуются некоторые навыки, но по сравнению с управлением профессиональными программами – они будут минимальны. Да и продукт, в отличии от других его аналогов распространяется бесплатно.

Аксесс 2003 можно скачать для использования, как в домашних, так и корпоративных целях, но в последнем случае – софт будет более полезен. Вы сможете применять его в качестве СУБД для автономного управления или файловых серверов. Взаимодействовать с другими источниками можно при помощи «связанных таблиц» и «запросов к серверу».

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 – программа для работы с базами данных, позволяющая вносить в них изменения, организовывать отчетность и предоставлять совместный доступ к документам. Даже те пользователи, которые не обладают особыми знаниями смогут разрабатывать приложения, используя готовые бесплатные шаблоны.

Access 2007 позволяет адаптировать разработанные проекты в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 – приложение, позволяющее объединять информацию из разных источников в одной базе данных. Эта версия вышла под девизом «Простота во всем» - для работы с ней не нужно быть специалистом. Добавленные веб-базы существенно улучшили взаимодействие с информацией, упростили процессы отслеживания данных, создания отчетов и совместного использования.

Ленточное управление, полноценно реализованное в Access 2010 , предоставляет только самые необходимые инструменты, не позволяя пользователю запутаться во множестве команд и настроек.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 – одна из новых версий системы управления базами данных (СУБД). В приложении вы найдете необходимые функции и инструменты, которые помогут организовать ведение данных, улучшить отчетность и предоставить совместный доступ к информации для большого количества пользователей.

Скачать программу можно и для создания веб-приложения. В версии Access 2013 вам потребуется лишь выбрать тип отслеживаемых данных (проекты, задачи, контакты), после чего приложение самостоятельно создаст структуру, в которую можно добавлять сведения. В проект будут встроены основные команды и средства навигации, поэтому после создания можно сразу же переходить к использованию.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 – это гораздо больше, нежели простая программа для разработки баз данных. Это целая система, предназначенная для отслеживания сведений, создания отчетов и совместного использования информации. Она помогает делать обоснованные и взвешенные выводы и выбирать оптимальные решения для тех, или иных задач. Скачать и использовать Access 2016 могут и не особо опытные пользователи, ведь даже не обладая большими познаниями в этой сфере, вы сможете быстро разработать необходимое приложение, преобразовывая бесплатные готовые шаблоны под свои потребности.

В данной версии программы предлагаются базы нового типа: web-приложение создается в среде MS Access 2016, а используется через браузер, как сервис SharePoint. Для создания необходимо определиться с типом данных, который потребуется отследить, после чего программа самостоятельно сгенерирует необходимую структуру. В нее будут встроены основные команды и средства навигации, поэтому работу можно будет начать сразу же.

Обновленный интерфейс

Интерфейс Access 2010 включает в себя 3 основных элемента:

1. Область навигации для работы с объектами базы данных;

2. Лента, на которой расположены вкладки с основными командами;

3. Представление Backstage. Расширяет привычную вкладку "Файл” командами, которые применяются ко всей базе данных.

Кроме того, объекты базы данных теперь могут располагаться в компактных вкладках.

Визуальное проектирование форм

Суть технологии заключается в том, что в часть открытого диалогового окна выводятся разные подчиненные окна. Дополнительно можно воспользоваться одним из шести предустановленных шаблонов, или же загрузить новые с веб-сайта Office.com. Каждый шаблон - готовое приложение с набором таблиц, форм и всего необходимого.

Улучшенный конструктор макросов

Отдельно стоит отметить улучшенный конструктор макросов, который, благодаря автоматизации, делает очень упрощает работу с базами данных,. С помощью конструктора макросов вы сможете сократить время на выполнение однотипных операций, свести к минимуму количество ошибок в работе и без труда справиться со сложной логикой. Все это несомненно пригодится для создания более отказоустойчивых приложений. Также были добавлены макросы для работы с веб-базами данных.

Шаблоны

В Microsoft Access встроены несколько профессиональных шаблонов, с помощью которых можно создать базу данных с контактами, событиями, проектами, активами. Шаблон можно редактировать, причем редактировать что угодно: таблицы и формы, запросы, макросы, связи между таблицами, даже отчеты. Кроме предустановленных, на office.com доступны и другие шаблоны.

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы , пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса . Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм , пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

1. Отчёт - будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
2. Пустой отчёт - не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
3. Мастер отчётов - поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» - типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.