Закон информированности упорядоченности теории организации. Закон пропорциональности и композиции

Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной информацией.

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродействие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей организации.

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет эффективно использована в деятельности организации.

В современной перенасыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

1. Закон информированности-упорядоченности

2. Закон единства анализа и синтеза

3. Закон композиции и пропорциональности

4. Другие законы организации

1. Закон информированности-упорядоченности

В любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

Собственно информацию;

Средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы и др.;

Применяемую технологию;

Организацию документооборота;

Персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью - обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

Существуют выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Закон информированности-упорядочности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше будет вероятность ее стабильного функционирования (самосохранения).

Закон действует в трех вариантах.

Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация скорее всего будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

2. Закон единства анализа и синтеза

Анализ (декомпозиция) предполагает разделение некоторого целого на части, представление сложного объекта в виде набора более простых элементов. Синтез (агрегирование) - понятие, противоположное анализу, подразумевающее соединение нескольких простых объектов в более сложный, единое целое.

Мышление человека устроено таки образом, что анализ и синтез в нем неразрывно связаны и взаимодействуют друг с другом, поэтому и говорят о единстве анализа и синтеза. Можно сказать, что анализ дает знание, а синтез - понимание.

Анализ (декомпозиция) системы может быть трех видов:

Отдельные части не зависят друг от друга и сохраняют при разделении все свои свойства;

Отдельные части зависят друг от друга и при разделении теряют часть неосновных свойств;

Отдельные части зависят друг от друга и при разделении теряют все основные свойства.

Самое главное правило, которому необходимо следовать при анализе - это сохранение важнейших свойств отдельных частей организации и получение выгоды для всей системы. При этом обязательно надо провести анализ причинно-следственных связей между отдельными частями и добиться эффективного взаимодействия между ними.

Синтез (объединение) производится на основе взаимной необходимости и взаимодействия. Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования, потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов, носит название эмерджентность. Эмерджентность включает эффект синергии, но эмерджентность больше относится к явлениям, а синергия - к процессам, происходящим в отдельных элементах организаций.

Процесс анализа и синтеза в природе идет постоянно и циклично.

Закон единства анализа и синтеза можно сформулировать следующим образом: любая материальная система (живой организм, социальная организация - предприятие, учебное заведение и др.) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Скорость и масштабы изменений зависят от параметров внешней и внутренней среды, а также целей организации.

Изменения могут привести как к положительным, так и к отрицательным последствиям, что зависит от множества факторов. Большую роль играет руководитель организации. Для обеспечения успешной деятельности, он должен стремиться к постоянному мониторингу внутренних и внешних сильных и слабых сторон организации (хорошо известный SWOT-анализ); тщательно планировать деятельности как всей организации, так и отдельных подразделений; стремиться к минимизации производства по ресурсам; применять современную информационную технологию.

Закон единства анализа и синтеза имеет существенные отличия от других законов:

Он не отражает специфики исторически определенных отношений, а описывает связи и отношения в социальной среде вообще;

Играет роль катализатора общественного прогресса;

С развитием общества его значение возрастает.

Данный закон может быть реализован в тех же трех вариантах, что и законы, рассмотренные ранее.

В соответствии с первым вариантом ни руководитель, ни подчиненные ничего о нем не знают. В организации происходят формальные и неформальные изменения в структуре, выполняемых функциях, персонале. Такие изменения можно считать рутинными. Если такие изменения происходят вовремя, тогда они незаметны, но закон единства анализа и синтеза реализуется эффективно. При несоответствии скорости преобразований потребностям организации или ее внешней среды возникают проблемы с прибыльностью, конкурентоспособностью и другими характеристиками. Со временем проблемы будут выявлены, но время реакции будет уже упущено.

Во втором варианте руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. При несоответствии текущих организационных изменений требованиям внешней и внутренней среды, руководитель оценивает только неполноту такого соответствия. Подчиненные не стремятся ни к каким преобразованиям, и руководителю приходится убеждать людей в необходимости конкретных изменений. Если же выявлены большие несоответствия, персонал будет активно участвовать в преобразованиях, но реакция также будет запоздалой.

Третий вариант является наиболее благоприятным, так как руководитель и подчиненные знают о существовании закона единства анализа и синтеза. Свой вклад в действие закона вносят все работники в пределах своих полномочий и ответственности. На основе поступающей информации составляются планы реорганизации деятельности отдельных подразделений. Задача руководителя заключается в обеспечении источников информации, организации обучения своих сотрудников, внедрении наиболее совершенных технологий.

Э.А. Смирнов предлагает проводить анализ и синтез организаций с помощью метода постепенного приближения, включающего четыре уровня.

1. Предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя.

2. Мозговая атака на совещании основных специалистов организации.

3. Создание группы развития предприятия и формирование стратегии развития организации.

4. Постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

Закон развития

Организации должны не только стремиться выжить, они должны развиваться. Развитие – направленное, закономерное изменение, в результате которого возникает новое качественное состояние объекта – его состава или структуры .

Различают две формы развития: эволюционную , связанную с постепенными, непрерывными количественными изменениями, подготавливающими качественные изменения объекта, и революционную , характеризующуюся скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого к новому.

Развитие бывает прогрессивным и регрессивным. Прогрессивное – это переход от низшего к высшему, от простого к сложному. Регрессивное – обратное движение, переход от высшего к низшему, деградация. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство. Прогресс и регресс – это составные части процесса достижения гармонии. Без прогресса нет регресса, а без регресса нет прогресса. Прогресс и регресс сопутствуют развитию любой организации.

Существуют различные модели жизненного цикла организаций. В главе 2 были рассмотрены модели западных и российских исследователей: Л. Грейнера, И. Адизеса и Б. З. Мильнера. Обобщая, можно сказать, что каждая организация проходит в своем развитии следующие этапы жизненного цикла: зарождение, рост, зрелость и угасание.

Формулировка закона развития: каждая система (биологическая или социальная) стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Математическая интерпретация данного закона имеет следующий вид:

где – потенциал системы на j- м этапе жизненного цикла; – потенциал системы в i -й области (экономика, техника, политика, финансы) на j- м этапе жизненного цикла.

Для достижения наибольшего потенциала при прохождении определенного этапа жизненного цикла руководство организации должно разрабатывать соответствующую стратегию.

Выбор руководством компании стратегии, соответствующей стадии цикла развития предприятия, должно позволить достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон информированности – упорядоченности

Тотальное внедрение новейших информационных технологий требует проведения преобразований во всех отраслях менеджмента (стратегическом, производственном, финансовом, кадровом, инновационном, международном и др.) и предъявляет новые требования к руководителям, которые обязаны успевать идти в ногу со временем, находить современные оригинальные решения для эффективной "упаковки" и "подачи" информации как внутри, так и вовне организации. В связи с этим является особенно актуальным понимание сущности и специфики действия закона информированности – упорядоченности.

Несмотря на то что с понятием информации мы сталкиваемся ежедневно, до сих пор не существует строгого и общепризнанного научного определения информации. Данное понятие по-разному описывается в различных областях знания (информация, философия, физика, математика, теория управления и др.). Согласно концепции К. Шеннона, основателя теории информации, внесшего огромный вклад в область паук, входящих в понятие "кибернетика", информация (от лат. informatio – разъяснение, изложение, осведомленность) – это "мера того количества неопределенности, которое уничтожается после получения сообщения", т.е. мера устранения неопределенности у получателя сообщения об объекте.

Упорядоченность – характеристика системы, отражающая ее правильное устройство, организованное состояние вследствие правильного расположения всех элементов системы. В противном случае мы будем иметь неупорядоченную систему. Пример упорядоченной системы – натуральный ряд чисел. Пример неупорядоченной системы – толпа.

Формулировка закона информированности – упорядоченности: главным связующим звеном системы является упорядоченная информация. Каждая система (биологическая или социальная) стремится получить необходимый объем достоверной, ценной , насыщенной и упорядоченной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения ).

Математическая интерпретация этого закона имеет следующий вид:

где – уровни соответствующих характеристик информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и упорядоченность в i- й области (финансы, экономика, персонал и т.д.); п – количество областей, о которых собирается информация.

Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая – наиболее достоверную информацию; третья – наиболее ценную, четвертая – наиболее насыщенную информацию, пятая – наиболее упорядоченную информацию.

Объем информации для информационных систем – объем символьной информации, который измеряется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 Кбайт, 20 страниц и т.д.). Объем информации для социальных систем – полнота воспринимаемой информации о каком-либо объекте управления, которая определяет достаточность данных для принятия обоснованного решения.

Увеличению объема воспринимаемой информации для управления способствует использование современных каналов продвижения информационных потоков (internet , intranet и другие глобальные и локальные сети). Поскольку параметры объема управленческой информации являются, в общем случае, величиной субъективной, так как один и тот же набор информации для одного специалиста может оказаться избыточным, а для другого – недостаточным, часто в компаниях стремятся получить как можно больше информации.

Выделяют три уровня полноты воспринимаемой информации для управления: информационная избыточность, субминимальный и недостаток информации (информационный голод) .

Информационная избыточность является необходимой для подготовки особо важных решений и достигается путем дублирования информации о каком-либо явлении или процессе из разных источников. Это ведет к повышению качества решения, однако при этом увеличивается время на подготовку решения и общая стоимость информации.

Субминимальный уровень – это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Данный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на информацию и полученными результатами.

Недостаток информации является следствием отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны явления или процесса, недостаточного профессионализма работников, искусственной монополизации информации различными организациями путем засекречивания (обоснованного или необоснованного) необходимой информации. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает затраты времени на подготовку решения.

Достоверность информации – это отношение объема истинной (верной) информации к общему объему информации. Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Достоверность информации является необходимым условием использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы. Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Достоверность информации имеет три уровня : абсолютный (100%), доверительный (80–90%) и негативный (менее 70%).

Повышение достоверности информации возможно путем:

• – создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;
• – формирования собственной системы информаторов;
• – сопоставления данных, полученных из различных источников;
• – указания времени свершения событий, сведения о которых передаются;
• – выдачи требуемых сведений в реальном масштабе времени;
• – своевременного вскрытия дезинформации;
• – исключения искаженной информации и др.;
• – повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении.

Под ценностью информации понимается ее важность, нужность для принятия управленческих решений. Ценность определяет информацию как экономическую категорию – товар, имеющий потребительскую стоимость. Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения или повышением прибыли в результате принятия правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий .

Нулевой уровень ценности – информация, дублирующая известные, устаревшие сведения или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения. Использование информации данного уровня не ведет к сокращению затрат или повышению прибыли, а наоборот, часто приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компании.

Средний уровень ценности – информация, полученная от консультационных фирм, высокопрофессиональных специалистов компании и др. Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли в 1,1-1,5 раза.

Высокий уровень ценности – информация, созданная в научно- исследовательских учреждениях, венчурных компаниях, работающих в системе современных технологий управления и др. Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов решений. Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли в 2–5 раз.

Сверхвысокий уровень ценности – информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли более чем в 10 раз.

Насыщенность информации – соотношение объема профессиональной и фоновой информации в документе или сообщении, предназначенном для внутреннего и (или) внешнего использования.

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений и отражает суть рассматриваемого вопроса, служит для решения конкретных задач управления или производства.

Фоновая информация служит для лучшего восприятия профессиональной информации за счет предварительной настройки внимания на заданную тему, улучшения эмоционально-психологического состояния потребителя информации. Фоновая информация включает: слова приветствия или участия; занятные преамбулы и наглядные вспомогательные таблицы/рисунки; шутки или анекдоты, связанные с профессиональной тематикой; вспомогательную и модную информацию. При отсутствии фоновой информации профессиональная информация воспринимается плохо, монотонно, с трудом ("сухая" информация), что приводит к быстрой утомляемости человека. Однако избыток фоновой информации (часто воспринимаемой как "шумовой") препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации, может привести к отвлечению внимания от сути рассматриваемого вопроса, переключению внимания на несущественные детали.

Выделяют три уровня насыщенности :

• – высокий (около 100%) – объем профессиональной информации 100%, фоновой информации практически нет;
• – нормативный (около 70%) – объем профессиональной информации 70%, фоновой – 30%;
• – низкий (менее 50%) – объем профессиональной информации менее 50%, фоновой – более 50%.

Большая часть деловой информации в компаниях имеет высокий уровень насыщенности, однако наиболее приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управленческой деятельности – нормативный уровень.

Упорядоченность информации – структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Можно выделить три этапа упорядочения или структурирования информации . На первом этапе определяются цели отбора информации из общего потока, в соответствии с которыми производится сбор необходимой информации. На втором этапе производится обработка и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц. Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, но которым нужная информация может быть найдена. Целесообразно в качестве одного из признаков использовать показатель ценности информации, в этом случае особо ценная информация всегда может быть "под рукой".

При этом информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Закон информированности – упорядоченности требует от руководителей создания эффективной системы коммуникационных связей, внедрения передовых информационных технологий. Каждая организация должна стремиться к созданию, поддержанию и развитию собственной информационной системы, основными функциями которой являются сбор, обработка, классификация, предоставление и распространение, хранение и уничтожение (при необходимости) собранной информации. Кроме того, важной функцией информационной службы организации является развитие формальных и неформальных контактов с источниками информации – телевидение, радио, печать, Интернет, участие в выставках, презентациях и т.п.

• Большой энциклопедический словарь. URL: edudic.ru/bes (дата обращения: 14.09.2013).
• Смирнов Э. А. Теория организации. С. 139–140.
• Смирнов Э. Л. Теория организации. С. 140.
• Там же. С. 142–143.
• Смирнов Э. А. Теория организации. С. 144.
• Рогожин С. В., Рогожина Т. В. Теория организации. С. 131.

Учебное пособие «Теория организации. Шпаргалка» создано специально для облегчения подготовки студентов к экзамену или зачету. Содержит весь материал по данной дисциплине, что позволит быстро найти конкретный ответ на поставленный вопрос. Это пособие подготовлено с учетом государственных общеобразовательных стандартов, поэтому станет незаменимым помощником для любого студента.

30. Закон информированности и упорядоченности

В условиях острой конкурентной борьбы достигает своих целей тот, кто обладает информацией. Именно поэтому ценность информации для деловой организации особенно высока. На современном этапе информация признается одним из важнейших видов ресурсов организации. Все организации ведут свою хозяйственную деятельность в условиях информационной среды, которая включает в себя совокупность всех естественно-научных знаний, которыми владеют люди, живущие в данной стране.

Закон информированности и упорядоченности. Этот закон указывает на важность информации в процессе управления: любая социальная организация способна к выживанию только тогда, когда она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией. Для характеристики информации используется следующие параметры :

1) полнота. Данный параметр характеризует возможность доступа к ресурсам информационного пространства, в условиях которого функционирует организация, а также состояние внешних и внутренних коммуникационных связей. Современная практика работы многих организаций показывает, что для принятия правильного решения менеджеру необходимо осуществлять работы не только по ее сбору, но и обработке и систематизации. Кроме того, в условиях конкуренции часть необходимой для менеджера информации переводится в разряд конфиденциальной;

2) достоверность. Этот параметр также является необходимой характеристикой информации и, следовательно, необходимым условием использования полученных данных в деятельности организации. Чтобы информация была достоверной, источники информации должны быть надежными. Такая ситуация требует осуществления специальной проверки получаемой информации для управления организацией;

3) упорядоченность. Данное свойство информации предполагает структурирование или распределение всего потока информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Систематизацию информации в организации можно реализовать различными способами: использованием труда специальных секретарей, разграничением степени доступа к различным видам информации; 4) оперативность получения информации. Данная характеристика информации признается необходимой, поскольку запаздывание информации, возникающее из-за задержек при передаче по специальным каналам информационного обмена как вне, так и внутри организации, всегда отрицательно сказывается на ее работе. Чем больше уровней в организации, тем ниже скорость прохождения информации. В результате руководители часто вынуждены принимать решения, касающиеся перспективы, на основе устаревшей информации, что снижает эффективность подобных решений.

Сущность информационного обмена организации. Каждая организация находится в постоянном взаимодействии с внешней информационной средой. В информационном обмене организационной системы с окружающей средой выделяются два основных вида информации: входная информация и выходная. В практике хозяйствования используются различные способы получения и распространения информации, а также разные способы защиты внутренней информации от несанкционированного доступа.

Закон информированности-упорядоченности

Классическая теория информации определяет инфор­мацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Ранее мы уже говорили об информации как о сложной многоплано­вой категории. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «ин­формационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимаю­щий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него. Субъект, принимающий сигнал, способен к селекции сигналов, выделению того, что ему «интересно», и игнорированию сигналов, которые в данный момент не влияют на его жизнедеятельность. На уровне селекции сигнала появляется понятие о ценности информации, как степени полезности сведений для обеспечения главных целей системы: самосохранения и развития. В системе проявляются самостоятельные законы, имеющие информационную природу. По мере развития орга­низации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потреб­ность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.
Субъективное восприятие информации (компанией, коллекти­вом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправлен­ных систем, коими и являются организационные системы. В контек­сте наших задач будем понимать под информацией совокупность сведе­ний, необходимых субъекту для выполнения цели.
Весь процесс - от поступления сигнала до выработки соответст­вующего решения - относится к числу информационных процессов, а связь между сигналом и реакцией на него является информационной связью.
В последние годы уже никто не сомневается, что информация ста­ла важнейшим неистощимым, стратегическим ресурсом. В промышленно развитых странах непрерывно расширяется сеть общедоступных баз и банков данных и вкладываются огромные в созда­ние глобальной сети банков данных (см. таблицу).

Происходит расширение научных исследований в области ин­формации: объем инвестиций на информационные исследования составляет приличную долю в общих расходах на науку. Происхо­дит интенсификация информационных процессов: возрастают ско­рость передачи информации и скорость обработки информации, рас­ширяются возможности увеличения объема передаваемой информа­ции, степень использования обратных связей, методы наглядного ото­бражения информации, развитие оргтехники.
Информатизация жизнедеятельности человечества имеет длитель­ную предысторию. Напомним, что понятие информации вошло уже в первое упоминание о гомеостазе: система получает оперативную информацию о внешней среде, одновременно отбирая наиболее ценное, накапливая опыт, формирует банк структурной информации, решает вопросы оптимизации своей организационной структуры, т.е. стре­мится к самоорганизации. Значение активной информации неуклонно возрастало и для самого человека, пока 25-30 тысяч лет тому назад мозг человека не достиг высочайшего совершенства. Именно появле­ние человека привело в конечном счете к сильному перекосу в триаде «вещество - энергия - информация», которая до этого была превос­ходно сбалансирована в природе. Перекос в сторону информации и знаменует становление информационной цивилизации. Концепции «культурного слоя» и «информационной деревни» по существу уже реа­лизуются с помощью единой информационной сети Интернет.
В управлении компаниями, организациями применяется экономи­ческая, научно-техническая, общественно-политическая информация и другие виды информации. В крупных организациях создаются систем­но-аналитические отделы, которые призваны готовить стратегическую информацию, т.е. информацию о поведении системы в целом, а не только ее подразделений.
Экономическая информация - это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и по­требления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.
Очень важно в организационных системах учитывать, что реак­ция на сигнал неоднозначна и зависит от степени обученности и компетентности принимающего сигнал.
В зависимости от возможности использования и ценности инфор­мации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную и ложную. Полезная - характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки; ложная - возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.
Система экономической информации в организации охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и ос­ведомляющую: оперативный производственный учет, бухгалтерский учет, банковскую информацию, статистику. В экономической системе обращается множество самых разных данных. Задача органа управле­ния - извлечь максимум полезной информации для принятия опти­мальных и адекватных решений.
С увеличением объема информации, развитием информационных связей, процессов растут скорости развития, скорость эволюции сис­темы. Система, владея информацией о поведении своих элементов и их взаимодействиях, стремится к реализации единой цели - цели своего целого. Здесь важно понимать, что главная цель (или функция) систе­мы реализуется не только с помощью целенаправленной организации, с помощью ЛПР, но в значительной степени с помощью процессов самоорганизации, которые присущи любой сложной динамической системе, имеющей цель.
Количество информации определяет меру организованности сис­темы, поэтому чем больше поток перерабатываемой качественной ин­формации, тем устойчивее и эффективнее организация.
Закон информированности-упорядоченности: чем большей информа­цией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации.
Следствия из закона:
1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.
2. По мере роста сложности системы количество необходимой ин­формации растет экспоненциально - гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.
3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информа­ция приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хра­нения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.
Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи ин­формация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логи­стике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, - третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систе­му параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и ин­формационные технологи. Если исходить из потребностей экономиче­ского управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые по­могают решить управленческую задачу, и есть полезная экономиче­ская информация, с помощью которой снижается уровень неопреде­ленности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем ско­рее и с меньшими затратами будет получен результат.
Информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.
Качество информации. В руководстве по теории организации названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность и насыщенность. Поскольку «насыщенность» - это плотность инфор­мации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенность лишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как ценная информация может оказаться ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены в один качественный показатель полезной информации.
Ценность информации зависит от очень многих факторов, даже ес­ли речь идет о простом трехмерном информационном пространстве типа «Что? Где? Когда?», и в первую очередь - от источника и при­емника информации, их природы и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может быть измерена, - это проведение мероприятий по «снижению затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, на­пример, повышением прибыли в ответ на принятие правильного управленческого решения».
Следует помнить, что качество и значение информации не зависят от способа ее передачи, но в большой степени определяются целью сис­темы. Например, для успешного поиска полового партнера не имеет значения, передается ли информация посредством радиоволн с по­мощью спутниковой системы и Интернета (у человека) или посредст­вом нескольких молекул полового феромона (у ночной бабочки).
С целью упорядоченности, структурирования и распределения ин­формации ее классифицируют по степени важности, целям и задачам.
При обработке и структурировании информации обычно исполь­зуют характеристики, представленные в таблице:

Достоверность информации - это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В за­висимости от конкретных требований достоверность информации аб­солютизируется (100-процентная достоверность) или допускает веро­ятностную доверительность: доверительный интервал - 80-90%, не­достоверный, негативный - менее 70%. Достоверность зависит от ме­тода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинфор­мации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.
Ценность информации тесно связана с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обес­печить высокопрофессиональный специалист компании.
Насыщенность информации характеризуется соотношением про­фессиональной и фоновой информации. Выделяют три уровня насыщенности:

• высокий - на 100% профессиональная информация, фоно­вая - отсутствует;
• нормативный - профессиональной информации около 70%, фоновой - 30%;
• низкий - менее 50% профессиональной информации.

Нормативный уровень насыщенности рекомендуется как наибо­лее приемлемый: полное отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости.
Открытость информации характеризуется тремя уровнями: пуб­личная, секретная, конфиденциальная. К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лек­ции, радио, телевидение и пр.
К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведе­ния о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считает­ся, что 20-процентная утечка служебной информации может привес­ти к кризису организации.
К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о результатах научных исследований, не защищенные в уста­новленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.
На современных предприятиях, как правило, система организа­ции сбора, обработки и выдачи информации носит интегрирован­ный характер (см. рисунок).

В интегрированных системах обработки данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы инфор­мации, память системы, ИСОД упорядочивают потоки информа­ции, повышают эффективность ее использования. Собранная из различных источников в единой памяти системы информация мо­жет быть многократно переработана и использована для конкрет­ных задач управления.
Современное общество все чаще называют информационным. Что это означает с точки зрения организационного управления? То, что информация превратилась в такой же важнейший фактор функциони­рования компании, как и три главных фактора: люди, машины и ма­териалы, деньги. Отсутствие необходимой информации нельзя воспол­нить. В дальнейшем лидирующая роль будет принадлежать предприяти­ям, которые делают информацию основным орудием своей деятельно­сти. Это требует знания основных информационных правил менедж­мента.
Ниже мы приводим двенадцать информационных правил из книги М. Огавы «Практический менеджмент».
1. Информация появляется в результате изменения ситуации и явля­ется известием об этом изменении. Информация есть самопроявле­ние изменений. Проблема заключается в восприимчивости и нали­чии способностей улавливать события - предвестники перемен.
2. Степень усвоения информации определяется величиной потребно­сти в ней и опытом получателя информации. Та или иная инфор­мация бесполезна для того, у кого нет потребности в ней.
3. Ценность информации зависит от скорости ее получения и точности.
4. Ценность информации повышается при ее целевом отборе и упо­рядочении. Группировка и обработка данных создает новые воз­можности их применения.
5. Чем информация концентрированнее, тем лучше.
6. Практическое использование информации зависит от восприим­чивости, опыта и знаний ее получателя.
7. Человек склонен, отбирая удобную для себя информацию, недо­оценивать и оставлять без внимания нежелательную.
8. В организации существует тенденция роста желательной информа­ции и сокращения, иногда до полного исчезновения, нежелательной. Многие руководители призывают подчиненных сообщать им плохие новости, но лишь некоторые из этих руководителей создают атмо­сферу, в которой это было бы возможно.
9. Избыток информации бывает так же вреден, как и ее недостаток, - необходим отбор. Нужно выработать систему упорядочения и использования информации.
10. Свою истинную ценность информация проявляет тогда, когда попадает к людям, ее понимающим и использующим.
11. Информация, становясь общим достоянием многих людей, про­являет большую силу воздействия. Менеджеры должны ставить своей целью построение целостного коллектива на основе обла­дания информацией всеми работниками компании. Выигрыш от этого гораздо больше, чем возможный ущерб от более вероятной в этом случае утечки информации.
12. Приобретение информации происходит по принципу «брать и давать». Тому, например, кто во время учебы все выспрашивает о других компаниях, а когда доходит дело до своей - рот на замок, информации не собрать. Информация собирается пропорцио­нально ее передаче.