Группа основных шаблонов. Текстовый процессор Word

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. ШАБЛОНЫ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ. СТИЛЕВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Шаблон - это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные на их основе документы.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д.

Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно, нажав кнопку Библиотека стилей в диалоговом окне команды Тема меню Формат.

Команда Стиль меню Формат выполняет подключение к активному документу или шаблону элементов других шаблонов. Нажав кнопку Организатор в диалоговом окне команды, можно копировать, удалять или переименовывать различные элементы формата.

Стиль - это описание оформления элементов документа, которое хранится под определенным именем.

С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта. Различают два вида стилей:

• стили абзаца хранят информацию, имеющую отношение к абзацам текста: межстрочные интервалы, положение первой строки, выравнивание и т. д.
• стили символа хранят наббры информации об отдельных символах: шрифты, начертания, цвета и т. д.

Применяются эти стили только для выделенного текста.

Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Стиль меню Формат. После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Стиль.

Все стили обычно делятся на три категории:

• все, имеющиеся в шаблоне документа;
• используемые в документе;
• специальные стили, созданные пользователем. Выбрать категорию стиля можно в раскрывающемся списке Список диалогового окна Стиль. Стиль определенного типа выбирается в списке Стили, при этом в демонстрационном поле диалогового окна показывается пример оформления абзаца и символов, а ниже приводится словесное описание стиля.

Кнопка Применить осуществляет приписывание стилевых установок к активному документу.

Кнопка Создать обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка Формат).

Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. В существующий стиль с помощью кнопки Изменить можно внести необходимые изменения. Кнопка валить удаляет выбранный стиль.

Кнопка Организатор вызывает окно для копирования стилей (из документа в шаблон, из одного шаблона в другой), а также для удаления стилей в шаблонах и документах.

Нажатие кнопки Библиотека стилей в команде Тема меню Формат выводит на экран одноименное диалоговое окно. Это окно позволяет изменить форматирование активного документа, копируя стили из выбранного шаблона, и посмотреть, как будет выглядеть документ, если его отформатировать стилями указанного шаблона. Если дважды щелкнуть по имени шаблона, то стили скопируются в шаблон, подключенный к активному документу.

- (нем. schablon, от фр. chantilion образец). Вырезной образец узора, по которому рисуют, вырезывают или вылепляют архитектурные украшения и проч. работы. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ШАБЛОН 1)… … Словарь иностранных слов русского языка

См. привычка... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. шаблон образец, трафарет, модель, маска, лекало, штамп, стандарт; обычай, привычка; трюизм, половой акт, казенщина, общее… … Словарь синонимов

шаблон - а, м. échantillon m. > гол. schampelioen> нем. Schablone образец. 1. Приспособление в виде лекала, патрона и т. д., по которому изготовляют одинаковые изделия. БАС 1. Деки <скрипок> вырезываются из толстой доски по шаблону. Куст. пром … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Муж., франц. трафаретка, патрон, лекало или кружало: вырезной образец узора и вообще гнутых обводов. Шаблончик на карниз. Шаблон, для кладки свода, для шахтной или иной печи. Отливка вещей по шаблону. Шаблонный чертеж, лекальный, во всю величину… … Толковый словарь Даля

В информатике формализованный кадр изображения, выводимый на экран дисплея и содержащий тексты запросов к пользователю и специальные поля, предназначенные для занесения туда ответов пользователя (текстов или чисел). См. также: Диалоговые режимы… … Финансовый словарь

шаблон - ШАБЛОН, а, м. Половой акт в традиционной позе. шаблон гнать … Словарь русского арго

шаблон - ШАБЛОН, стандарт, трафарет, штамп … Словарь-тезаурус синонимов русской речи

- (от нем. Schablone образец модель),..1) пластина с вырезами, очертания которых соответствуют контуру изделия и т. п2)] Чертеж детали (архитектурной, строительной), выполненный в натуральную величину3) В переносном смысле образец, штамп, которому… … Большой Энциклопедический словарь

- (лекало), форма (матрица) или образец для изготовления определенного количества точных копий объекта. Обычно вырезается из тонких пластин (листов) металла, дерева или бумаги … Научно-технический энциклопедический словарь

ШАБЛОН, шаблона, муж. (нем. Schablone). 1. Пластина с профилем, контуром предмета или иное приспособление, являющееся образцом при изготовлении изделий (тех.). 2. перен. Готовый образец, которому слепо подражают; избитая форма выражения мысли… … Толковый словарь Ушакова

ШАБЛОН, а, муж. 1. Пластина с вырезами, по контуру к рых изготовляются чертежи или какие н. изделия, лекало (во 2 знач.) (спец.). Чертить, кроить по шаблону. 2. перен. Общеизвестный, избитый образец, трафарет (в 3 знач.), к рому подражают.… … Толковый словарь Ожегова

Оформление и печать документа

В этой лекции вы узнаете, как:

· настраивать внешний вид документа с помощью шаблона;

· изменять фон документа;

· изменять документ с помощью темы;

· просматривать и печатать документ;

· управлять разметкой страницы.

Microsoft Word комплектуется такими инструментами фор­матирования, как шаблоны. Вы можете создавать документы, основан­ные на одном из заданных деловых или личных шаблонов Word, а може­те создать собственные шаблоны. Вы можете задавать фон для страниц и темы для главных элементов документа. Вы можете управлять видом текста при печати, определяя разрывы страниц и разделов, использо­вать верхние и нижние колонтитулы для повторяющейся на каждой стра­нице информации. Когда работа над документом закончена, можно пе­рейти в режим предварительного просмотра и задать расположение текста перед печатью.

Точность изложения информации в документе весьма важна, но важен и внешний вид документа. Чтобы создавать ви­зуально привлекательные документы, вы можете использовать один из профессионально разработанных встроенных шаблонов Word. Шаблон - файл, который хранит характеристики и стили абзаца, форматирование страницы и макросы для использова­ния в качестве образца при создании других документов . Если вы не решите иначе, все новые документы базируются на Нормаль­ном шаблоне, который содержит минимальное число довольно простых сти­лей, включая Нормальный стиль для абзацев. Word также комплектуется шаблонами разнообразных деловых и личных документов, включая публи­кации, сообщения, письма, факсы, записки, и веб-страницы.

Для того чтобы создать документ на основе одного из встроенных шаб­лонов Word, следует выбрать шаблон в панели задач Со­здание документа . Некоторые шаблоны установлены на вашем компью­тере в ходе установки программы; другие доступны на узле Office Online.

Word поддерживает шаблоны для совместной работы (workgroup) в сети. Вы можете определять место их хранения с помощью вкладки Расположение диалогового окна Параметры, которое открывается из меню Сервис. Также вы можете опреде­лить местонахождение этих шаблонов с помощью панели задач Создание документа, щелкая на На моих веб-узлах в разделе Шаблоны .

Чтобы создать документ на основе шаблона, в области задач, в разде­ле Шаблоны щелкните на Общие шаблоны . От­кроется диалоговое окно Шаблоны , включающее несколько вкладок с шаблонами, из числа которых можно выбрать нужный.

Доку­мент, который появится на экране, содержит заключенные в скобки за­полнители, предназначенные для ввода текста. Например, если выбрать шаблон факса, в документе появится заполнитель [введите сюда назва­ние организации]. Если заполнитель не нужен, его можно удалить. Что­бы модифицировать заполнитель, щелкните на нем и введите текст. За­вершив ввод текста, сохраните документ. Шаблон при этом останется неизменным и может быть использован для создания других докумен­тов.

Шаблон Word можно модифицировать и использовать в дальнейшем вместо стандартного. Например, если открыть шаблон факса, вставить в него адресную информацию компании и сохранить в виде шаблона, можно использовать этот шаблон при создании факсов.

После того как вы создали документ, его можно изменить, применяя различные шаблоны. Чтобы применить шаблон к существующему доку­менту, следует щелкнуть в меню Сервис на Шаблоны и надстройки , щелкнуть на Присоединить и за­тем найти и открыть шаблон. Если два шаблона имеют стили с одинаковыми именами, вы можете решить, действительно ли формати­рование, определенное стилями нового шаблона, должно заменить фор­матирование, определенное стилями старого шаблона, выбирая Автоматически обновлять стили для нового документа.

Шаблон – это документ, предназначенный для создания множества однотипных документов. Шаблоны не закладывается в основу документа, а присоединяется к нему. Когда начинается создание документа с шаблона, в оперативную память помещаются два параллельных объекта: шаблон и документ. Шаблон загружается, а документ создается копированием шаблона. При этом из шаблона в документ полностью или частично копируются его компоненты: текст, настраиваемые стили и другие элементы. Откройте для примера список стилей в документе. КатегорияИспользуемые – это стили, которые уже использованы в документе и скопированы в него, а категорияВ текущем документе - это стили, имеющиеся в шаблоне, но в документе пока не использованные, хотя и доступные. Когда такой стиль вам понадобится, он будет взят из шаблона.

1. Виды шаблонов

Подключение шаблона к документу выполняется несколькими способами. Соответственно, по механизму подключения к документу можно выделит несколько различных видов шаблонов (рис. 2.23).

Прежде всего, это локальные шаблоны иглобальные . Далее глобальные шаблоны разделяются напостоянные исеансовые . Наконец, среди постоянных шаблонов выделяетсябазовый шаблон , называемыйНовый документ и хранимый в файлеNormal . dotm . Он лежит в основе всех документов и всех шаблонов, действует всегда и уничтожит его нельзя.

Локальные шаблоны. Чтобы понять механику действия шаблонов, представим себе, что в программе одновременно идет работа над тремя документами. Схема расположения объектов в оперативной памяти представлена на рис. 2.24. В первом документе готовится служебная записка на основе шаблонаMemo.dotm. Во втором документе разрабатывается глава для квартального отчета на основе шаблонаReport.dotm. А третий документ – файл, в который сбрасываются различные заметки, скопированные из Интернета. Это черновой архив для будущих исследований. Никаких шаблонов в основу этого черновика не закладывается.

Шаблоны

Локальные

Глобальные

Постоянные

Сеансовые

Базовый шаблон Normal.dotm

Рисунок 2.47. Схема взаимодействия шаблонов

Локальный шаблон

Глобальный шаблон

Локальный шаблон

Служебная записка

Коллекция заметок

Квартальный отчет

Рисунок 2.48. Взаимодействие шаблонов и документов в оперативной памяти

В данном случае шаблон Memo.dotmотносительно служебной записки является локальным шаблоном, а шаблонReport.dotm– это локальный шаблон относительно отчета. В русскоязычной версии программы локальные шаблоны называются шаблонами документов.В локальных шаблонах хранятся элементы, определяющие характерные особенности документа . Например, в шаблоне служебной записки удобно хранить «шапку» документа (когда, кому, от кого и т.д.), а в шаблоне отчета – титульную страницу. Самые характерные атрибуты локальных шаблонов – это стационарные текстовые элементы.

Глобальные шаблоны . Глобальный шаблон действует на все открытые в программе документы, поэтому в нем нежелательно хранить конкретные элементы текстового содержания. Глобальные шаблоны хранят элементы, общие для всех документов.Самые характерные атрибуты глобальных шаблонов – это стили форматирования и настройки программы . Один глобальный шаблон - Normal.dotm мы получаем вместе с программой. Он подключается автоматически и подключен всегда. Для хранения шаблонов в программе предусмотрены специальные места [Леб10].

У шаблонов есть своя внутренняя структура и своя информационная модель. В общем случае шаблон может содержать элементы, указанные в табл. 2.6.

Таблица 2.10. Компоненты шаблонов

Компонент	Копирование в документ	Описание
Стационарное содержание	Полностью	Регулярно повторяющиеся текст и иллюстрации
Параметры настройки страницы	Полностью	Размер и ориентация страницы, размеры печатных полей, содержание колонтитулов поле
Динамические поля	Полностью	Если шаблон содержит поле текущей даты, оно перейдет в документ, где и будет автоматически заполнено в соответствии с датой создания документа, а нес датой создания шаблона
Стили форматирования	Полностью	Скопированные, но не использованные стили считаются доступными и называются «стилями документа». После применения называются «используемые стили»
Экспресс-блоки	По мере использования	Элементы автотекста доступны только пока шаблон подключен к документу.
Элементы управления содержанием	Полностью	Широко используются в шаблонах, выполняющих функцию заполняемых электронных форм
Настройки программ	Не копируются	Настройки панели быстрого доступа, клавиатурные комбинации и другие параметры программы

В Wordсуществуют два типа шаблонов:

Общие (глобальные) шаблоны содержат установки, которые доступны всем документам. Примером общего шаблона для любого документа является стандартный шаблонНовый документ , который хранится в специальном файлеNormal . dot на системном диске по адресу:Documents and Settings  Администратор  Application Data  Microsoft  Шаблоны и загружается при выборе значкаНовый документ в диалоговом окнеСоздание документа . Наиболее часто используется шаблонОбычный , в котором определены некоторые стили и другие установки форматирования, но нет никакого текста.

Шаблоны документов , таких, как резюме, письма, отчеты, записки и т.п., являются специализированными программами и сохраняются как файлы на системном диске в папкеProgram Files  Microsoft Office  Templates (Шаблоны). Место расположения шаблонов может быть изменено по усмотрению пользователя.Для этого нужно ввести команду СЕРВИС  Параметры и на вкладке Расположение внести необходимые изменения.

Некоторые из шаблонов являются Мастерами , т.е. представляют собой последовательность диалоговых окон, которые позволяют создавать документы в полуавтоматическом режиме (пользователь отвечает на вопросы, аWordна основе этих ответов конструирует документ). Файлы Мастеров имеют расширение *.wiz.

Создание шаблона

Пользователь имеет возможность создавать собственные шаблоны, например, титульные листы, бланки с логотипами, письма, резюме, заготовки договоров и приглашений и т.п. Для этого при создании файла с помощью команды Файл  Создать в диалоговом окнеСоздание документа необходимо установить переключательШаблон . По умолчанию шаблону присваивается имяШаблон 1 ,Шаблон 2 и т.д. При сохранении шаблона (командаФайл  Сохранить как ) его следует поместить в папкуProgram Files  Microsoft Office  Templates (Шаблоны). Можно в папкеШаблоны создать новую подпапку и поместить в нее собственный шаблон, а в окнеСоздание документа появится новая вкладка с именем этой подпапки.

Создание документа на основе созданного шаблона

На основе созданного шаблона можно создать документ, например курсовую работу.

Чтобы создать документ на основе ранее созданного шаблона:

Выберите в WordкомандуФайл  Создать . Появится диалоговое окноСоздание документа .

В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите переключательДокумент .

Раскройте вкладку, содержащую созданный шаблон (например, вкладка Общие шаблоны ).

Выделите значок шаблона, который был ранее создан (например, ранее созданный шаблон может называться «Стандартная курсовая»).

Если вы хотите использовать этот шаблон, нажмите кнопку ОК.

Если все было сделано правильно, то появится новый документ с параметрами выбранного шаблона, например, для курсовой работы – это документ с титульным листом и стилями, заданными по варианту.

Структурные элементы документаWord

Документ Wordвключает в себя различные структурные элементы. К структурным элементам документаWordможно отнести:

• объект (рисунки, таблицы, формулы),

  страница.

Ниже последовательно рассмотрим все эти элементы.

Структура страницы документаWord

Структура страницы печатного документа Wordв режиме разметки страниц представлена на рис.

Различают логическую и физическую страницы. Физическая страница (размер бумаги) обычно имеет некоторый стандартный размер, например,А4 (210х297 мм), алогическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем полей (границ). Стандартными считаются поля 2,5 см.

Верхнее поле – это расстояние между верхним краем страницы и верхним краем первой строки на странице.Нижнее поле – это расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице.Левое поле – это расстояние между левым краем страницы и левым краем всех строк, не имеющих отступа по левому краю. Левое поле страницы используется для выделения фрагментов текстового документаWordс помощью мыши, поэтому его называют такжеполосой выделения . Указатель мыши при помещении на левое поле приобретает вид белой стрелки, наклоненной вправо.Правое поле – это расстояние между правым краем страницы и правым краем всех строк, не имеющих отступа по правому краю. Размер полей текстового документа и расположение текста можно менять с помощью горизонтальной и вертикальной масштабных линеек, а также устанавливать на вкладкеПоля диалогового окнаПараметры страницы , которое выводится на экран с помощью командыФАЙЛ  Параметры страницы .

На странице различают следующие структурные элементы:

основной текст;

верхний и нижний колонтитулы;

Основной текст страницы – это строки и абзацы, таблицы и рисунки (диаграммы). Некоторые из абзацев могут быть заголовками, рисунки могут иметь подписи.

Колонтитул размещается в верхней или нижней части страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует данный документ, например, номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и др. В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа. Чтобы вставить и отредактировать верхний или нижний колонтитул, необходимо выбрать командуВИД  Колонтитулы.

Сноска – это примечание к слову или словосочетанию, которое может находиться или в нижней части страницы, или в конце документа. Каждая сноска помечается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумерацией – 1, 2, …), либо пометкой по выбору пользователя, например, звездочкой или номером). Чтобы вставить сноску, необходимо выбрать командуВСТАВКА  Ссылка  Сноска (илиВСТАВКА  Сноска ). Чтобы отредактировать сноску, надо выбрать командуВИД  Сноска. Все сноски данной страницы, в отличие от колонтитула, располагаются в пределах места, отведенного основному тексту страницы. Поэтому, чем больше сносок набрано на данной странице, тем меньше места останется для основного текста.

Границы области текста можно установить в режиме Разметки страницы на вкладкеВид (только при этом режиме) с помощью командыСЕРВИС  Параметры .