Сдаем отчет сзв-м в электронной форме. Заполнение сзв-м онлайн
При подготовке электронной отчётности о застрахованных лицах нужно учитывать важный нюанс – расширение файла и технические требования к нему. Ведь неправильные параметры влекут возникновение ошибки при отправке. Зная, какой действует формат СЗВ-М в 2017 году, вы сможете избежать неприятной ситуации и правильно сдать эту отчетность. Подробности – в нашей консультации.
Суть электронного отчёта
СЗВ-М представляет собой форму отчета, в которой отражают информацию о застрахованных лицах, которые работают на нанимателя либо сотрудничают с ним. Подавать его должны все работодатели, заключившие трудовые или гражданско-правовые соглашения с людьми (даже на 1 день).
Законодательство обязывает отправлять в ПФР форму СЗВ-М ежемесячно – не позднее 15 числа следующего месяца. Когда крайняя дата совпадает с выходным или праздником, срок переходит на первый рабочий день.
Кто занимается заполнением этого отчёта и его отправкой – решает руководитель предприятия. Обычно подобные функции возлагают на бухгалтера. Данный специалист должен не только правильно ввести все реквизиты – ИНН, СНИЛС, отчетный период, имена застрахованных лиц и т. д. – но и проверить корректность:
- написания имени файла с отчётом;
- формата файла.
Требования к имени и формату
Пенсионным фондом была разработана электронная форма отчёта СЗВ-М, которую заполняют при помощи специальных бухгалтерских программ. При несоблюдении требований к оформлению программа выдает ошибку. Одно из них – правильное название файла. Оно должно иметь такую структуру:
- регистрационный номер, под которым зарегистрирован страхователь;
- код территориального Пенсионного фонда;
- дата создания файла;
- идентификатор, обеспечивающий уникальность документа.
Под словом «формат» или «расширение» в нашем случае следует понимать определенную комбинацию латинских букв, которые идут в конце имени файла с отчётом (после точки).
Еще в начале 2017 года СЗВ-М можно было отправлять согласно старому формату, но в конце прошлого года произошли перемены в законодательстве. Далее о них.
Что изменилось в 2017 году
На основании постановления Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077п с 8 января 2017 года был утвержден новый формат СЗВ-М.
Электронный документ с отчётом должен иметь расширение XML в кодировке UTF-8. Такая кодировка направлена на достижение двух целей:
- Повысить качество обработки СЗВ-М специализированными программами.
- Сделать восприятие информации более удобным.
Хотя глобальных изменений касаемо структуры файла не произошло. Подробную информацию по составлению новой формы СЗВ-М можно .
А вот пример правильно сформированного имени файла:
Заметим, что Пенсионный фонд не предусматривал переходного периода, поэтому до 16 января была возможна сдача СЗВ-М в двух вариантах: старом и новом. В дальнейшем страхователям следует отправлять отчет строго в новом формате файла СЗВ-М.
Строго говоря, бухгалтер не обязан знать все технические подробности отправки в ПФР отчёта СЗВ-М в электронном виде. Главное, чтобы программа, которая для этого используется, соответствовала новым требованиям. А это задача оператора электронного документооборота.
Учтите, что при полном соблюдении требований постановления Правления ПФР № 1077п сотрудники фонда не имеют права отказывать в приеме электронного СЗВ-М.
Какие нюансы нужно знать
- Пользователям, которые сдают СЗВ-М в электронном виде, нужно обновлять свои бухгалтерские программы. Если при подготовке документа файл будет сформирован по устаревшим требованиям, следует обратиться в службу поддержки.
- Если в процессе подготовки отчетности появилось сообщение: «Неправильное имя файла» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042», но при этом программное обеспечение было обновлено, значит, пользователь допустил ошибку в структуре имени файла.
- В названии файла важно проверить правильность написания идентификатора, состоящего из 12 знаков и стоящего перед расширением. Если количество символов меньшее, при составлении СЗВ-М в новом формате программа выдаст ошибку.
Страхователи, которые представляют индивидуальные сведения на 25 и более застрахованных лиц, обязаны подавать форму (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). А чтобы быть уверенным, что электронная форма не содержит ошибок, неплохо бы провести проверку СЗВ-М. Ведь никому не хочется получить в отношении отправленной формы.
Решение простое - можно воспользоваться программой проверки СЗВ-М, разработанной Пенсионным фондом. Скачать ее можно с федерального сайта ПФР .
Кроме того, свои варианты программных средств для проверки файла СЗВ-М предлагают и некоторые региональные отделения Фонда.
Все эти программы доступны совершенно бесплатно. Но нужно помнить, что периодически они обновляются. Соответственно, необходимо следить за обновлениями и не забывать устанавливать их на свой компьютер.
СЗВ-М - 2016: проверка с помощью ПО на практике
Провести проверку отчета СЗВ-М можно, прогнав сформированный xml-файл через скачанную проверочную программу. В результате проверки программа выдаст протокол, который, конечно, может быть и отрицательным. Выявленные ошибки при проверке СЗВ-М, естественно, нужно исправить. А если программа выдаст предупреждения, это не страшно. С такими неточностями отчет должны принять.
Еще один вариант - провести проверку СЗВ-М онлайн. Те же организации, которые предлагают программное обеспечение по подготовке разного рода отчетности, зачастую предоставляют своим клиентам и будущим клиентам возможность проверить свой СЗВ-М прямо на сайте (в том числе и до приобретения их программных продуктов, по крайней мере в первый раз или первые несколько раз). В этом случае вам не придется даже ничего скачивать. Можно сформировать СЗВ-М любым способом на своем компьютере (главное, чтобы в итоге у вас появился xml-файл) и пропустить его через приложение на сайте.
Так что тестирование СЗВ-М через программы можно провести разными методами.
Камеральная проверка СЗВ-М
После того, как ваш отчет СЗВ-М будет принят и из ПФР придет положительный протокол, ему останется пройти еще одну проверку - камеральную. Ведь полностью заменить специалистов Фонда программа по приему СЗВ-М на данный момент не может.
СЗВ-М заполнить онлайн позволяют несколько интернет-сервисов. Рассмотрим порядок работы с ними.
Общие сведения о форме СЗВ-М
Обязанность передачи формы СЗВ-М была утверждена законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ, который вступил в силу с 01.04.2016. С этой даты все работодатели, использующие наемный труд и выплачивающие работникам вознаграждения, облагаемые страховыми взносами по трудовым и гражданско-правовым договорам, должны ежемесячно — в срок до 10-го числа — предоставить данные о работавших в отчетном месяце сотрудниках. Исключением являются самозанятые страхователи без наемных работников.
Успейте сдать отчет вовремя — ознакомьтесь с публикацией «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .
Бланк формы содержит следующие сведения:
- реквизиты компании-работодателя;
- Ф. И. О. работника;
- его СНИЛС и ИНН.
Заполненный бланк необходимо передать в отделение ПФР по месту регистрации работодателя. При этом, если в компании трудится до 24 человек (включительно), отчет можно передать на бумажном носителе. Если больше 24-х, то только в электронном виде при заверении электронно-цифровой подписью.
Сотрудники ПФР разработали несколько бесплатных программ для заполнения формы СЗВ-М, которые можно скачать с официального сайта ведомства. Однако их установка, порядок работы и постоянные обновления требуют определенных навыков, технических условий и достаточного времени.
Намного быстрее можно решить этот вопрос при помощи интернет-сервисов.
Как заполнить форму на веб-сервисе «Бухсофт»
Сайт buhsoft.ru позволяет:
- заполнить форму СЗВ-М онлайн;
- сформировать пакет документов;
- проверить, есть ли ошибки, онлайн при помощи актуальных программ;
- распечатать;
- отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
При этом первые 4 пункта можно реализовать абсолютно бесплатно — достаточно лишь зарегистрироваться в сервисе. Регистрация на сайте занимает несколько минут. Порядок заполнения формы интуитивно понятен.
Алгоритм заполнения формы:
- В личном кабинете заполняем реквизиты организации.
- На главной странице открываем вкладку «Онлайн-сервисы» и кликаем на кнопку «СЗВ-М».
- В открывшемся окне нажимаем кнопку «Подготовить отчет».
- Заполняем данные на сотрудников.
- Переходим на вкладку «Формирование/готовые отчеты».
- Нажимаем кнопку «Сформировать».
- Сформированный файл проверяем здесь же, на сайте.
- Печатаем и сохраняем файл в удобной папке на компьютере.
- Можем отправить файл по ТКС (платно).
Заполняем отчет СЗВ-М в «СКБ Контур»
Этот сервис также предоставляет возможность заполнить форму СЗВ-М онлайн и отправить ее по ТКС. Однако бесплатный доступ дается на срок не более 1 месяца, по прошествии которого за сервис придется заплатить.
- Заходим на сайт e-contur.ru и регистрируемся.
- Заполняем реквизиты компании.
- Переходим на вкладку «Отчетность» в левой части окна и выбираем форму СЗВ-М за интересующий период.
- Заполняем сведения о сотрудниках.
- Проверяем файл.
- Нажимаем кнопку «Другие способы сдать отчет».
- Распечатываем заполненный бланк и сохраняем файл на удобном носителе.
Сервис «СКБ Контур» работает только с компаниями и ИП на спецрежимах. Чтобы сформировать отчет СЗВ-М онлайн другим страхователям, разработчик предлагает еще один ресурс — «Контур-отчет ПФ». Здесь срок бесплатного доступа — 6 месяцев.
- Открываем страницу kontur-pf.ru и регистрируемся.
- В правом верхнем углу нажимаем кнопку «Все формы» и выбираем меню «СЗВ-М (ежемесячная)».
- Заполняем все реквизиты отчета.
- Проверяем сформированный файл.
- Сохраняем отчет.
Кроме того, на сайте реализована возможность задать интересующий вопрос онлайн менеджеру.
Итоги
Ответ на распространенный среди бухгалтеров вопрос: «Возможно ли заполнить форму СЗВ-М онлайн?» — безусловно, положительный. Для этого можно воспользоваться различными интернет-сервисами. При этом многие из них дают возможность заполнить отчет не только в системе Windows, но и в мобильном Android — достаточно иметь под рукой интернет и планшет.
ПК «Налогоплательщик ПРО»
ПК "Налогоплательщик" - предназначен для ведения бухгалтерского учета, подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР в электронном виде на магнитных или бумажных носителях в утвержденных формах и форматах, в том числе для передачи по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
скачать последнюю версию
2019.3.5
Календарь
28 | 29 | 30 | 31 | 1 | 2 | 3 |
4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 1 |
Что нового?
Реализован новый функционал "Мониторинг контрагента". Функционал доступен из пункта меню: Настройки и Сервис -> Мониторинг контрагента, а так же по кнопке "Мониторинг контрагента" в справочнике организаций
Для обмена с контрагентами юридически значимыми документами: электронными версиями Счетов-фактур, УПД, Торг-12 и Актов, в рамках существующих систем электронного документооборота, реализована их выгрузка в утвержденных ФНС форматах XML (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155 и № ММВ-7-10/552)
Реализовано формирование отчетности по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-КОРР в форматах утвержденных Постановлением ПФР №507п от 06.12.2018
В программах обновлена ставка НДС (20%) с 01.01.2019 г.
Подключен новый тест 2-НДФЛ в новом формате 5.06. Обновлены справочники
В разделе "Статистика" появился новый документ: "Сведения о финансовых вложениях и обязательствах (Форма № П-6)"
В Налогоплательщике ПРО открыт 2019 год до 01.04.2019 - бесплатно
Для ТСЖ, СНТ и ГСК - реализована печать QR кодов на бланках ПД-4 для упрощения процесса оплаты по квитанциям через платежные терминалы и мобильные приложения банков. Меню: БухУчет -> Документы -> Начисление задолженности физлицам (членам ТСЖ,СНТ,ГСК и пр.)
В режиме "Настройки и сервис -> Контроль" добавлена возможность сравнения данных индивидуальной карточки и регистра доходов
Появилась новая статистическая форма отчетности: "Сведения о об основных показателях деятельности микропредприятия" (Форма № МП(микро))
При формировании счета на покупку программы реализована возможность оплаты со счета физического лица. Оплатить счет можно отсканировав QR код в платежном терминале, мобильном приложении (например: Сбербанк Онлайн) или через сотрудника банка
Заполнение СЗВ-М онлайн
В апреле 2016 года среди всех видов отчетности, которые подаются компаниями и индивидуальными предпринимателями в Пенсионный фонд, появилась абсолютно новая форма — СЗВ-М. Он был введен для оперативного обеспечения ПФР информацией о занятости пенсионеров для последующей корректировки размера их пенсий с учетом всех индексаций в случае прекращения трудовой деятельности.
Как уже было отмечено, формированием отчета СЗВ-М должны заниматься все работодатели, в штате которых числится хотя бы один работник. Исключением являются только самозанятые страхователи, не нанимавшие в организацию людей. Все остальные обязаны до 15 числа текущего месяца сдавать заполненную форму на бумажном носителе или в электронном виде при условии, что число сотрудников не менее 25. Бесплатно подготовить СЗВ-М онлайн можно при помощи функционала сервиса и ПК «Налогоплательщик ПРО».
Бланк СЗВ-М не содержит никаких сведений о доходах работников или начислениях в ПФР от этих доходов. Он отражает исключительно общую информацию, поэтому содержит всего несколько граф:
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- данные из СНИЛСа;
- отчетный период;
- тип формы.
Помимо этого, в отчете СЗВ-М указываются реквизиты организации-работодателя и два кода, классифицирующих документ и предприятие. Готовый документ подписывается руководителем компании или ИП и скрепляется печатью при ее наличии. Электронная форма заверяется особой электронно-цифровой подписью.
Заполнить СЗВ-м онлайн бесплатно, чтобы избежать ошибок и сделать корректный отчет, можно в программе «Налогоплательщик ПРО». Он позволяет легко и быстро сформировать документ в утвержденном формате, сохранить его для дальнейшего использования, распечатать или при необходимости передать по ТКС с подтверждающей ЭЦП. Необходимые бланки уже содержатся в базе, поэтому на заполнение отчета бухгалтериям работодателей требуется минимум времени.
скачать программу
При подготовке СЗВ-М за февраль 2019 года учтите новые разъяснения чиновников. В статье - точный срок сдачи, бланк, образец заполнения, а также рекомендации, которые помогут составить отчет без ошибок с учетом новых требований.
Уточнить ошибки в СЗВ-М можно с помощью дополняющей или отменяющей формы. Какую выбрать >>>
Кто должен сдавать СЗВ-М за февраль 2019 года
Сведения по форме СЗВ-М за февраль 2019 года сдают в ПФР все работодатели, у которых сотрудники являются застрахованными лицами в системе пенсионного страхования. К ним относятся организации (в том числе иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели.
Предприниматели, у которых нет наемных сотрудников и подрядчиков, СЗВ-М не сдают. Ведь данные за себя им включать в отчет не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).
Сдавать форму СЗВ-М за февраль 2019 года организации и предприниматели-работодатели обязаны независимо от того, вели они фактическую деятельность и были ли выплаты физлицам в отчетном месяце.
Бланк формы СЗВ-М за февраль 2019 года
Бланк СЗВ-М чиновники утвердили постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Обновлять форму ПФР не планирует, поэтому за февраль заполняйте прежний бланк. Тот факт, сдаете вы электронный отчет или бумажный, роли не играет. Правда проверьтеформат, если отчитываетесь в электронке. Он должен соответствовать тому, что чиновники закрепили в постановлении Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п.
Инструкция по персучету действует в новой редакции. Самое важное изменение - отчеты СЗВ-М теперь недостаточно направить в фонд, ПФР также должен их принять. Если отправляете отчеты по ТКС, важно получить квитанцию фонда о том, что он принял отчет . Пока квитанции нет, отчет считают непринятым, и возможен штраф. Это нам подтвердили в фонде.
Благодаря изменениям теперь будет сложнее оспорить штраф, если вы подаете дополняющую форму на «забытых» застрахованных лиц после срока сдачи СЗВ-М.
Правила заполнения СЗВ-М за февраль 2019 года
Указания, как заполнить отчет, чиновники привели в самой форме. Сначала идут сведения о работодателе - регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП. Регномер берите из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП - скачать их можно бесплатно с сайта ФНС. У ИП есть особенность. Когда предприниматели регистрировались и нанимали работников до 2017 года, то ПФР присваивал такому ИП два регистрационных номера. Один как предпринимателю, второй как работодателю. Если это ваша ситуация, то в отчетности проставляйте номер, который стоит в ЕГРИП.
Наименование пропишите в соответствии с уставом. Предприниматели пользуются свидетельством о постановке на учет физического лица или паспорта. Компании могут указать полное наименование организации как в уставе или краткое.
Затем, отчетный период. Здесь главное не ошибиться в коде месяца, за который заполняете бланк. Для сведений за февраль код 02. Если ошиблись и поставили текущий месяц вместо прошлого, то ПФР не увидит нужный отчет. или внесете корректировки поздно, будет штраф.
В конце приводят сведения о работниках. Указывайте фамилию, имя, отчество и СНИЛС сотрудников. Чтобы фонд принял отчет, обязательно перепроверьте перед сдачей СНИЛС работников. Теперь это .
Каких работников показать в февральском отчете
В форму СЗВ-М включите всех работников, с которыми в феврале действовали трудовые договоры. Неважно, сколько дней отработал сотрудник, получил ли он уже свою первую зарплату или, наоборот, рассчитались ли вы с ним при увольнении.
Включать ли в форму СЗВ-М за февраль директора, с которым не заключен трудовой договор, вы узнаете в программе « » в курсе « ».
Проверьте, чтобы в отчет попали все сотрудники, включая декретниц и тех, кто в отпуске, болеет или не работает по другим причинам. В отчете покажите сведения и обо всех уволенных в феврале. Не забудьте про тех, кто в конце января брал отпуск с последующим увольнением. Ведь датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска. Поэтому уволенного надо включить в отчет за месяц, в котором закончился его отпуск. В иных случаях бывших сотрудников в февральский СЗВ-М не включайте, даже если после увольнения перечисляли им деньги.
Помимо физиков, работающих по трудовому договору, включите в СЗВ-М за февраль 2019 года данные о физлицах, которые выполняют работу на основании гражданско-правовых договоров.
В СЗВ-М отражают сведения о физлице-подрядчике, если его гражданско-правовой договор действовал в отчетном периоде. Ограничений по сроку действия договора нет. Покажите подрядчика в отчете, даже если он работал минуту. Сдать сведения на подрядчика нужно независимо от того, выплачивала компания вознаграждение подрядчику в отчетном месяце или нет (письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581, Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587). Включите подрядчика в СЗВ-М, даже если не выдавали вознаграждение и не начисляли взносы.
Кого включать в СЗВ-М, а кого не надо
Сотрудник, с которым заключили трудовой договор |
Человек, с которым подписали гражданско-правовой договор, но в отчетном месяце он не работал |
Человек, который выполнял работы или оказывал услуги по гражданско-правовому договору |
Человек, который сдал в аренду имущество |
Директор-учредитель |
Временно пребывающий высококвалифицированный специалист |
Сотрудник в декрете |
Уволенный до начала отчетного месяца сотрудник |
Уволенный или принятый на работу в отчетном месяце сотрудник |
Сотрудник, который трудится по ученическому договору и получает стипендию |
Работник-иностранец постоянно или временно проживающий и временно пребывающий на территории РФ |
Предприниматель, с которым заключили договор о выполнении работ или оказании услуг |
Образец заполнения СЗВ-М за февраль 2019 года
Срок сдачи отчетности в ПФР
СЗВ-М сдают ежемесячно. Срок - не позднее 15 числа месяца, который следует за отчетным (п. 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Срок общий как для электронного отчета, так и формы на бумаге.
Для такой персотчетности действует общее правило переноса сроков. Так, если крайняя дата выпадает на выходной день, то срок переносят на следующий ближайший рабочий день. Это правило в отчете за февраль не применяют. Крайний срок, в который компании и предприниматели должны сдать форму СЗВ-М за февраль 2019 года, - 15 марта.
Некоторые региональные отделения ПФР устанавливают для компаний . Например, отделение ПФР по Еврейской автономной области разместило на своем сайте инструкцию, кто и в какие дни должны отчитываться. Аналогичные графики есть в отделениях Владимирской и Новосибирской областей.
В первую очередь специалисты фонда просят ориентироваться на график тех, кто отчитываются на бумаге. По мнению ПФР, это поможет сократить очереди.
Сдавать форму следует в отделение ПФР по месту регистрации компании. Если есть обособленные подразделения, то по сотрудникам этого подразделения отчитываются в отделение по месту регистрации обособки.
В каком виде сдать отчет СЗВ-М за февраль 2019 года
Сведения можно сдать в электронке или на бумаге. Выбор зависит от количества застрахованных лиц. Если их 25 или больше, то отчет сдают в электронном виде. Если 24 и меньше, то вы вправе заполнить бумажный бланк.
Отменить штраф за СЗВ‑М: реальные истории ваших коллег
Пенсионный фонд штрафует за ошибки в СЗВ-М, даже если компания сама их исправила. Ваши коллеги рассказали, за какие недочеты в этой отчетности оштрафовали их компанию и
Штраф за несдачу февральского СЗВ-М и ошибки в нем
За нарушение срока сдачи СЗВ-М будет штраф 500 руб. за каждого работника, на которого не представили сведения (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Чем больше штат, тем существеннее штраф. Директора тоже могут оштрафовать за нарушение сроков. Размер штрафных санкций - от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Пример: Как считают штраф, если компания поздно отправила СЗВ-М в фонд
В ООО «Альфа» работают 20 сотрудников по трудовым договорам. Отчет по форме СЗВ-М за февраль бухгалтер сдал 25 марта 2019 года. Штраф — 10 000 руб. (20 чел. × 500 руб.).
Если бы в компании трудилось, предположим, 100 человек, то штраф был бы выше - 50 000 руб. (100 чел. х 500 руб.).
Нарушать графики территориальных отделений фонда безопасно. Чиновники подтвердили, что даже если вы пришли раньше или позже срока, чем стоит в графике, штрафа не будет. Главное успеть отчитаться в срок по законодательству.