Создание своих шаблонов. Как создавать свои шаблоны документов

Если вы используете встроенный шаблон или обновляете один из собственных, встроенные средства Word помогут изменить шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Чтобы обновить свой шаблон, откройте файл, внесите необходимые изменения и сохраните его.

В Microsoft Word можно создать шаблон, сохраняя документ как DOTX-файл, DOT-файл или DOTM-файл (файл типа DOTM позволяет разрешить макросы в файле).

Выберите пункты Файл > Открыть .

Дважды щелкните элемент Этот компьютер . (В Word 2013 дважды щелкните элемент Компьютер .)

Перейдите в папку Пользовательские шаблоны Office , которая находится в папке Документы .

Щелкните шаблон и нажмите кнопку Открыть .

Внесите необходимые изменения, а затем сохраните и закройте шаблон.

Добавление элементов управления содержимым в шаблон

Сделайте свои шаблоны гибкими, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как "форматированный текст", "рисунок", "раскрывающийся список" или "выбор даты".

Например, вы можете создать шаблон, который содержит раскрывающийся список. Если вы разрешите редактирование раскрывающегося списка, другие люди смогут изменять его параметры в соответствии со своими потребностями.

Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, открыт документ или шаблон, созданный с помощью более ранней версии Word. Чтобы использовать элементы управления содержимым, необходимо преобразовать документ в формат Word 2013, щелкнув файл > сведения > преобразовать , а затем нажмите кнопку ОК

Чтобы можно было добавлять элементы управления содержимым, отобразите вкладку Разработчик .

Выберите команды Файл > Параметры > Настроить ленту .

В раскрывающемся списке Настроить ленту выберите Основные вкладки .

Установите в списке флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК .

Добавление элементов управления содержимым

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

Добавление элемента управления "рисунок"

Добавление поля со списком или раскрывающегося списка

Примечание: Если установить флажок , пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления "выбор даты"

Добавление флажка

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

Возьмем для примера документ "Отказ от ответственности", состоящий из трех абзацев. После группирования этих абзацев с помощью команды "Группировать" соответствующий текст невозможно будет изменить, а удалить его можно будет только как группу.

Добавление пояснительного текста в шаблон

Защита шаблона

Защита элементов шаблона

Назначение пароля для шаблона

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование .

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту .

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно) , а затем подтвердите его.

Важно:

Используйте надежные пароли, в которых есть буквы верхнего и нижнего регистра, цифры и символы. Кроме того, эти элементы в пароле должны перемежаться. Пример надежного пароля: Y6dh!et5 . Пример ненадежного пароля: House27. Пароль должен содержать не менее 8 символов. Чем длиннее пароль, тем он надежнее.

Сведения о шаблонах

Файл и нажмите кнопку Создать

Использование пустого шаблона

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать .

Выберите вариант Новый документ и затем нажмите кнопку Создать .

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Щелкните вкладку Файл , а затем выберите Сохранить как .

Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить .

Закройте шаблон.

Создание шаблона на основе существующего шаблона или документа

Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Создать .

В группе Доступные шаблоны выберите Из существующего документа .

Щелкните шаблон или документ, похожий на тот, который необходимо создать, и нажмите кнопку Создать .

Измените соответствующим образом размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Можно также добавить элементы управления содержимым, такие как выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

Щелкните вкладку Файл , а затем выберите Сохранить как .

Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить .

Закройте шаблон.

Добавление стандартных блоков в шаблон

Стандартные блоки - это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов.

Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Открытие шаблона.

В поле Сохранить в выберите имя шаблона.

Распространите шаблон.

Добавление к шаблону элементов управления содержимым

Дополнительную гибкость шаблону можно придать, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как поля форматированного текста, рисунки, раскрывающиеся списки или выбор даты.

Например, вы можете добавить коллегу с шаблоном, который содержит раскрывающийся список, но вашим коллегам требуется использовать другой набор параметров в раскрывающемся списке документа, который он распространяет на основе вашего шаблона. Поскольку вы разрешили редактирование в раскрывающемся списке при добавлении элемента управления содержимым в шаблон, ваш коллега может легко и быстро изменить шаблон в соответствии с его потребностями.

Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, открыт документ или шаблон, созданный с помощью более ранней версии Word. Чтобы можно было использовать элементы управления содержимым, преобразуйте документ в файл формата Word 2010, для этого откройте вкладку Файл , щелкните пункт Сведения , выберите команду Преобразовать и нажмите кнопку OK . После преобразования документа или шаблона сохраните его.

Для добавления элементов управления содержимым необходимо отобразить вкладку «Разработчик».

Отображение вкладки "Разработчик"

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и добавьте необходимые элементы управления.

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".

Добавление элемента управления "рисунок"

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

Вставка элемента управления "выбор даты"

Вставка флажка

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Элементы управления стандартными блоками используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.

Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.

Элементы управления стандартными блоками также можно использовать в формах.

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

Выберите элемент управления содержимым и нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления .

В диалоговом окне укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст и затем выберите Группировать в группе Элементы управления .

Например, пусть имеется отказ от ответственности, состоящий из трех абзацев. После группирования этих трёх абзацев командой Группировать отказ от ответственности не может быть изменен и может быть удален только как группа.

Добавление пояснительного текста в шаблон

Чтобы сделать шаблон более удобным в использовании, можно добавить пояснительный текст. Вы можете изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Вот как вы можете настроить пояснительный текст по умолчанию для пользователей шаблона.

Защита шаблона

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита элементов шаблона

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа , а затем еще раз нажмите кнопку Группа

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства .

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка сделайте следующее.

• Установите флажок

  Установите флажок Содержимое нельзя редактировать

  Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.

Назначение пароля для шаблона

Вот как вы можете назначить документу пароль, разрешающий удалять защиту только знающим его пользователям.

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование .

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту .

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно) , а затем подтвердите его.

Важно: Если вы решили не использовать пароль, любой пользователь может изменить ограничения на редактирование.

Длина пароля должна быть не менее 8 знаков.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Храните пароли, которые вы записываете, в надежном месте, не отменяя данные, которые они помогают защитить.

Сведения о шаблонах

Шаблон - это тип документа, при открытии которого создается его копия.

Например, бизнес-план - распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Вам останется лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла.docx или.docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

В шаблоне можно сохранить рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-сайте Office.com. При наличии подключения к Интернету откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Создать , а затем выберите нужную категорию шаблонов. Можно также создать собственные шаблоны.

Использование пустого шаблона

Создание шаблона на основе существующего документа

Создание нового шаблона на основе существующего

Добавление элементов управления содержимым

Примечание: К документам можно также добавлять элементы управления содержимым.

Добавление к шаблону пояснительного текста

Инструкции по заполнению элементов управления содержимым, добавленных к шаблону, значительно облегчают работу с документом. Эти инструкции заменяются содержимым при использовании шаблона.

Сохранение и распространение стандартных блоков с помощью шаблонов

Стандартные блоки - это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Сохраните и закройте шаблон, разработанный с учетом определенных потребностей, к которому требуется добавить стандартные блоки для выбора пользователями шаблона.

Открытие шаблона.

Держите открытым шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям шаблона.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить в выберите имя шаблона.

Распространите шаблон.

При отправке шаблона или предоставлении доступа к нему другим способом стандартные блоки, сохраненные с шаблоном, будут доступны в заданных коллекциях.

Защита шаблона

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита элементов шаблона

Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту.

Выберите элементы управления содержимым или группу элементов управления, изменения которых требуется запретить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства .

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка сделайте следующее.

• Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить . Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

  Установите флажок Содержимое нельзя редактировать . Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

  Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.

Защита всего содержимого шаблона

Откройте шаблон, в котором нужно запретить внесение изменений.

На вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите пункт Ограничить форматирование и редактирование .

В области задач Защита документа под заголовком Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа .

В списке ограничений редактирования выберите нужные ограничения.

Для установки дополнительных параметров ограничений, например указания пользователей, имеющих права на чтение и изменение документа, щелкните Ограничить разрешение .

Параметры ограничений включают установку даты окончания срока действия для документа и разрешение на копирование его содержимого.

В разделе

Шаблоны - это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету нажмите кнопку Microsoft Office , выберите Создать и затем выберите нужную категорию шаблонов. Можно также создать пользовательские шаблоны.

Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы - заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. (Из справки Word)

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют "рыбами". Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

Итак, приступим.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню "Файл" (File) и выберем команду "Сохранить как..." (Save as...). Откроется диалоговое окно "Сохранение документа", в котором нам надо выбрать в поле "Тип файла" (Save as type) тип "Шаблон документа" (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка "Шаблоны", в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку "Сохранить".

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО "БЕЛЫЕ НОЧИ". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке "Рисование" (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку "Линия" (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

Обратите внимание: возможно, у вас будет вставлено так называемое полотно - пунктирная область вставки фигур/рисунков. Чтобы предусмотрительно избавиться от вставки полотна, зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options). Щелкните вкладку "Общие" (General) и снимите галочку с опции автоматического создания полотна при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Щелкаем "OK" и закрываем окно "Параметров" (Options).

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка "Тип линии" (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии - в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль "Заголовок 1" (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую "шапку". Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под "шапкой" дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Дата и время" (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле "Обновлять автоматически" (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты - с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке - дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Поле" (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области "Категории" (Categories) выберите "Автоматизация" (Document Automation). В области "Поля" (Field names) выберите команду MacroButton. В области "Сообщение" (Display text) наберите текст "Вставить ФИО получателя" и нажмите OK.

Строго говоря, в области "Имя макроса" следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options) и на вкладке "Вид" (View) в группе "Показывать" (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню "Файл" (File) и выбрать команду "Создать" (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию "Общие шаблоны" (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете "OK". Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

Для таких случаев самым удобным будет создать шаблон в Word, что значительно облегчит работу. В шаблоне можно выставить параметры страницы, закрепить шрифты и стили, а также вставить колонтитулы, что достаточно удобно для дальнейшего использования при создании однотипных документов.

Для того чтобы создать шаблон, нужно запустить программу Word. Начать нужно с выставления полей. Выбираем команду «Файл», затем вкладку «Параметры страницы». При создании шаблона документа для фирмы или организации в верхний или нижний колонтитулы устанавливаются почтовые реквизиты. Это можно сделать как из текстового файла, так и вставив .

Следующим действием закрепляем стиль документа. Для этого нужно войти в закладку «Формат» и выбрать команду «Стили и форматирование». Справа от создаваемого шаблона на всю высоту экрана откроется панель. В ней можно задать параметры форматирования шрифта и абзаца. Здесь же можно ввести название будущего шаблона, например, «Стандартное письмо» или «Служебная записка».

Следующим шагом будет создание стиля обращения, например, «Начальнику» или «Уважаемый». Для удобного размещения обращения на странице и закрепления границ вставляем . С помощью курсора устанавливаем отступы слева и справа. Чтобы поля не распечатывались, щелчком правой кнопки мыши на вызываем диалоговое окно и активируем команду «Границы и заливки». В новом окне активируем с помощью курсора мыши окошко напротив «Нет линий», а затем выбираем область применения «Применить ко всей таблице» и нажимаем ОК. С этого момента границы таблицы будут видны только на экране для удобства пользователя, а сама таблица станет «невидимой» для принтера.

Такую же невидимую таблицу можно создать внизу страницы и ввести наименование должности сотрудника (руководителя), имеющего право подписи и его фамилию. Для основного текста также можно задать свой стиль и шрифт. Главное, чтобы он не сильно отличался от шрифтов заголовка и внесенных в колонтитулы почтовых реквизитов компании, иначе на печати будет проявляться слишком разительный эффект в начертании символов, что не всем может понравиться. Вообще, при оформлении служебных документов нужно придерживаться определенных правил делового этикета.

Чтобы закончить работы и сделать шаблон пригодным для использования, его нужно сохранить на жестком диске компьютера. Но не как обычный документ, а в виде шаблона. Для этого нужно выбрать закладку «Файл», затем «Сохранить как...». В диалоговом окне в нижнем поле «Тип файла» нужно указать «Шаблон документа». Все шаблоны в программе Word имеют расширение dot, тогда как обычные документы имеют расширение файлов doc.

Как я уже сообщал, эта статья впервые была напечатана на сайте Компьютерра-Онлайн 26 июля 2006 года. Теперь есть возможность разместить ее и на родном сайте.

Читайте, пробуйте, а если возникнут вопросы - задавайте в комментариях. И, конечно же, критикуйте и/или дополняйте.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договора, курсовые работы... Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы: заголовки, реквизиты, логотипы и т.п., повторяющиеся в каждом документе.

Неопытный пользователь, создавая очередной документ, либо вынужден использовать и править уже существующий и содержащий в себе эти элементы документ, либо просто копировать в новый документ те или иные элементы, опять же, из старого файла. Притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

(Из справки Word)

Эта рутина может быть сокращена до минимума, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют "рыбами". Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы увеличить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами: взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу как создавать шаблон с чистого листа, поскольку таким образом будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма.

Итак, приступим.

1. Создадим пустой документ.
2. Сразу же сохраним его. Зайдем в меню Файл (File) и выберем команду Сохранить как... (Save as...). Откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором нам надо выбрать в поле Тип файла (Save as type) тип Шаблон документа (*.dot) (Document Template (*.dot).

По умолчанию будет открыта папка Шаблоны, в которой сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку Сохранить.

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как: название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью.

Возьмем за основу подобную структуру письма.

Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого:

Таким образом мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую "шапку". Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под "шапкой" дважды щелкаем мышой и печатаем название вашего города, например так: г.Москва. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

Если у вас данный текст (читай: поле) отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода ваших данных.

Для этого зайдите в меню Сервис (Tools) и выберите команду Параметры (Options) и на вкладке Вид (View) в группе Показывать (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу.

Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те инструкции, которые приведены выше.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня.

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню Файл (File) и выбрать команду Создать (New). Справа появится Область задач, в которой надо выбрать опцию Общие шаблоны (On my computer). Откроется окно с доступными шаблонами. Выбираете ваш шаблон и нажимаете OK. Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в поля и наслаждайтесь автоматизацией.

А если у вас есть вопросы, то задавайте. Я постараюсь ответить на них.