Пропустить входящие архивировать. Не волнуйтесь, я сейчас все объясню! Создание вложенных меток

Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.

В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.

Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.

Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.

Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.

Создание ярлыков (папок) в GMail

Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:

В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.

Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.

Всё, ярлык создан. Пример:

Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail

Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.

Ручное распределение писем

Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.

То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.

Автоматическое распределение писем

Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.

Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:

Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.

Настройка и удаление созданных ярлыков

Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.

Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:

Через появившееся контекстное меню вы можете:

Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.

Заключение

Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.

Сезон «весенней уборки». Google чистит продукты Google. И я чищу продукты Google. Мусор, накопившийся в Drive, временные отметки на картах, а самое главное - почту. Ни в коем случае не претендуя на единственность решения, просто хочу рассказать, как организовал свою почту. Вдруг кому пригодится или натолкнёт на свои идеи. А может вы уже нашли лучшее решение и расскажете о нём.

GMail хороший. У меня есть четыре главные причины, чтобы пользоваться именно им, а не, скажем, яндекс-почтой:

1. Сильный спам-фильтр . Когда-то я писал свои серверные штуки, для нетскейпа, потом тюнил спам-ассасин, но как только gmail набрал обороты, я отказался от всего. Просто не нужно.
2. Вписанность в экосистему Google. Разумеется, это вопрос личных предпочтений. Мне удобно, когда и контакты, и календарь, и облако, всё в одном месте. Поиск даже по почте идёт гугловский: быстрый, точный. В общем, решение Гугла меня в целом устраивает.
3. Не надо держать почту в СССР. Ибо СОРМ, правоохренительная практика, Большой Брат слушает Skype и читает твои письма. Брат есть и в США, но ему до меня дела меньше, чем ближнему моему. Так что наверное можно обобщить: «Не стоит держать почту на серверах страны, которая может больше других интересоваться твоей личной жизнью».
4. Настраиваемые фильтры. Позволяют удобно раскидать входящий поток.

Пару дней назад я решил сменить концепцию общения с почтой. Раньше на gmail хранился архив, теперь только рабочие ветки по актуальным сейчас темам. Никакого хранения ключевой информации в почте, и уж тем более, аттачей. Всё или в облака, или в соответствующие проектные папки на дисках. Почта теперь - входящий канал и общение. Поэтому 93К старых сообщений ушло в цифровое небытие, а вместе с ними и большая часть старой структуры папок.

Что я хочу от почты? В первую очередь, понять актуальность: нужно ли срочно реагировать на письмо? Для этого хорошо бы сразу видеть, к какой категории оно относится. Например, письма по бизнесу явно приоритетны. А вот новостные рассылки читаются по остаточному принципу. У каждого свои темы и свои приоритеты. Мне показалось удобным сделать такие папки:

Кому-то может показаться ненужным разделять фотосайты и дневники. Кому-то важно разделить уведомления от банков и с eBay. Кому-то в «friends» захочется сделать подпапки с самыми близкими друзьями, а кто-то захочет в business завести папки для отдельных компаний или проектов. Главное - сама концепция. При взгляде на эти папки в любом почтовом клиенте сразу должно быть видно: вот это я читаю немедленно, а это ждёт .

Расщепить входящий поток помогут фильтры . Раньше я использовал фильтры Thunderbird, но теперь решил перейти целиком на фильтрацию в Gmail. Причина простая: я хочу, чтобы почта фильтровалась независимо от того, включу я рабочий компьютер с Thunderbird, или нет.

В фильтрах может использоваться свой язык запросов с полезными операторами . Не буду описывать, как создать фильтры, об этом подробно сказано . Упомяну лишь общую схему и скажу про не самые очевидные вещи.

• Не обязательно делать все фильтры сразу. Можно их создавать постепенно, по факту. Пришло письмо, нажал «Ещё :: Фильтровать похожие письма», сделал фильтр.
• В фильтрах, которые раскидывают письма по папкам, помимо «Применить ярлык», поставьте галочку у «Пропустить входящие (архивировать)» («Skip the Inbox (Archive it)»). Gmain работает так: все письма попадают в папку «Вся почта» («All mail») и там и лежат, пока вы их оттуда не удалите. Всё остальное, все папки - лишь «ярлыки» на эти письма. Включая «Входящие» («Inbox»). У одного письма ярлыков может быть несколько, а может не быть вообще - в последнем случае оно будет видно только в папке «Вся почта». То есть если вы применили к пришедшему к вам письму ярлык «Business», письмо будет видно и в папке «Входящие», и в папке «Business», и в папке «Вся почта». И если его удалить, то оно тоже исчезнет отовсюду. Поэтому я и рекомендую ставить галочку у «Пропустить входящие», чтобы письму назначался только один ярлык и не было дублирования. Тогда отфильтрованное письмо будет видно только в нужной папке, а из «Входящих» оно исчезнет. (Разумеется, во «Всей почте» оно будет в любом случае, это хранилище всех писем, которые у вас есть). Кстати, если вы нажмёте на письме кнопку «Архивировать», то Gmail просто уберёт все ярлыки, включая ярлык «Входящие», и письмо будет видно только во «Всей почте».
• Имеет смысл для всех фильтруемых писем ставить галочку «Никогда не помечать как спам» . Раз уж вы делаете фильтр, значит наверное как-то доверяете источнику. От неугодных рассылок лучше просто отписываться, а обычный спам отмечать как спам, и Гугл будет не пускать такие письма изначально.
• Говоря о спаме . GMail хранит отфильтрованные спамфильтром письма в особой папке «Спам». Хранит долго. И помечает, как непрочтённые, что сказывается на общем счётчике непрочтённых писем - например, в мобильных клиентах. Мне это неудобно, так что я сделал два фильтра, исправляющих ситуацию. Первый: в «содержит слова» указать «in:spam» и на следующем шаге поставить галочку «пометить, как прочитанное». Весь спам будет теперь автоматом отмечаться, как прочтённое. Второй фильтр: в поле «содержит слова» указать «label:spam older_than:30d» и поставить галочку «удалить». Спам старше 30 дней будет автоматом удаляться из корзины. Если вам совсем мучительно страшно что-то пропустить (и при этом вы почему-то ленитесь заглядывать в спам раз в месяц), можете наладить пересылку старых спамов на какой-нибудь мусорный архивный email.
• Уведомления о календарных событиях как правило неактуальны уже на следующий день. Поэтому «содержит слова» = «label:calendar older_than:1d», удалить.
• Промо-письма можно сразу помечать как прочтённые. И заглядывать в папку раз в неделю, посмотреть список на предмет чего-то интересного. Если же интересное не встречается уже который раз подряд, имеет смысл отписаться.
• В принципе можно отмечать как прочтённые, и письма в «Черновиках» . Волшебное слово: «label:draft». Однако, по непонятной мне причине, Thunderbird на эту отметку реагирует, а веб-интерфейс Gmail, хоть и показывает письмо как прочтённое, всё равно оставляет счётчик непрочтённых писем возле названия папки («Drafts (1)»).
• И точно можно удалять черновики старше полугода .
• По желанию вы можете сделать фильтры, группирующие в одной папке все письма с вложениями , а внутри неё подпапки с аттачами по типам (mp3, images, documents, presentations). Как пример, в фильтре для картиночных аттачей в «содержит слова» укажите «filename:(jpg|png|tif|gif)» и поставьте галочку у «содержит вложения». Предупреждаю: при этом счётчик непрочтённых сообщений будет увеличиваться и за счёт этих папок, что может быть неудобно.
• Если вы не хотите видеть в папке вложений свои отправленные сообщения , добавьте «-in:sent». Для своих аттачей можно завести отдельную папку. Соответственно, фильтр будет содержать слова «in:sent has:attachment».
• Очень большие вложения тоже можно отфильтровать: «larger:3m -in:sent has:attachment».
• Чтобы «Входящие» не замусоривались , в архив можно отправлять и неотсортированную почту старше какого-то срока. Слова «in:inbox older_than:30d», «Пропустить входящие» и поместить в папку «Inbox Archive». Аналогично можно поступить и с отправленными письмами.

Вот такая схема. Делитесь идеями и вдохновениями.

По моему мнению, Gmail обладает одним из самых удобных веб интерфейсов для работы с электронной почтой. Помимо просто приятного и удобного интерфейса, создатели не забыли и о функциональной части. Цепочки писем, создание различных папок, фильтры и т.д. Все это сделало Gmail одним из самых популярных почтовых сервисов в мире. Многие не знают о такой замечательной возможности, как сборщик почты. Например у вас есть один или несколько почтовых ящиков на вашем доменном имени , но стандартный интерфейс webmail и почтовые клиенты вас не устраивают (Mozilla Thunderbird , Microsoft Outlook , The Bat ). В таком случае можно воспользоваться сборщиком почты и обрабатывать всю почту через Gmail, как это сделать мы сейчас рассмотрим.

1. Необходим аккаунт в Gmail, процесс регистрации довольно прост и думаю и разобраться с этим не составит труда.
2. После регистрации, в Gmail необходимо перейти в настройки
3. В настройка выбираем пункт "Аккаунты и импорт"

   

4. В этом разделе нас интересует два пункта: "Отправлять письма как:" и "Проверить почту из других аккаунтов (с помощью POP3):". В них есть ссылки "Добавить другой свой адрес электронной почты" и "Добавьте свой почтовый аккаунт POP3".

   

5. Для того, что бы собирать почту с другого почтового ящика, нажимаем на "Добавьте свой почтовый аккаунт POP3". Появляется новое окно, в котором нужно ввести адрес почтового ящика и нажать "Далее". После появляется несколько полей, которые необходимо заполнить:
   Имя пользователя
   Пароль
   POP-сервер и порт — адрес POP сервера и порт для подключения к серверу, с которого будет собираться почта. Эту информацию вы можете узнать в поддержке вашего почтового сервиса, обычно он опубликован в разделе "Вопросы и ответы".
   Сохранять копии полученных писем на сервере — если галочка не будет установлена, после загрузки писем, эти письма будут удалены из почтового ящика. .
   Всегда использовать защищенное соединение (SSL) при получении писем — следует устанавливать, если ваш почтовый сервис для работы использует защищенное соединение SSL .
   Присвоить ярлык входящим сообщениям — ярлык, это визуальная отметка возле письма. Удобно использовать для понимания, на какой почтовый ящик было отправлено письмо.
   Архивировать входящие письма (пропустить входящие) — письма собранные с этого почтового ящика, будут архивироваться, во входящих их не будет.

   

6. Нажимаем "Добавить аккаунт", после чего, Gmail отправляет проверочное письмо на указанный вами почтовый ящик. В письме на выбор будет два варианта проверки, ссылка и код. По ссылке нужно просто перейти, а код вставить в поле подтверждения. Проще перейти по ссылке, код видимо отправляется на всякий случай, вдруг ссылка будет отображена в письме некорректно.
7. Ну вот собственно и все, теперь наш аккаунт на Gmail автоматически собирает письма с другого почтового ящика. Если есть необходимость отвечать с этого или другого адреса используя тот же Gmail, в настройках нажимаем на ссылку "Добавить другой свой адрес электронной почты" Заполняем поля:
   "Имя:" — можно вводить любые данные, например ваше имя.
   "Адрес электронной почты:" — указываем почтовый адрес, от имени которого мы будем отвечать.
   Галочка " Использовать как псевдоним." — этот адрес будет использован в качестве псевдонима вашего основного адреса и при отправке письма на него, оно будет отображено у вас во входящих, более подробно описано в справке google по ссылке "Подробнее...".
   Укажите другой адрес в поле "Ответить" (необязательно) — по умолчанию, ответ приходит на тот же адрес, который использовался для отправки. Нажав на ссылку, вы можете указать другой почтовый ящик, на который будут доставлять письма, отправленые на этот адрес.
   Нажимаем "Дальше"

   

8. Далее мы видим еще несколько полей, которые необходимо заполнить.
   Сервер SMTP и Порт — эту информацию следует узнать у почтового сервиса.
   Имя пользователя — обычно это адрес электронно почты, это логин для доступа к почтовому ящику.
   Пароль — пароль доступа к почтовому ящику.
   Защищенное соединение с использованием TLS (рекомендуется) и Защищенное соединение с использованием SSL — второй вариант (SSL) можно выбирать только если ваш почтовый сервис использует этот тип защищенного соединения. В основном можно выбрать первый пункт.

   

   После нажатия "Добавить аккаунт", будет отправлено проверочное письмо, по аналогии с добавлением почтового ящика для сбора почты. Подтверждаем и все готово.

Ну собственно вот и все, таким образом можно настроить сборку писем и ответ из других ящиков через Gmail. Небольшой нюанс, график сбора почты из других почтовых ящиков Gmail формирует самостоятельно, отдельно для каждого такого почтового ящика. То есть отправленное письмо на почтовый ящик, с которого вы собираете почту, во входящих в интерфейсе Gmail отобразится не сразу, а только после проверки. Периодичность проверки зависит от количества и частоты поступления писем на этот почтовый ящик почтовый ящик, чем чаще поступают письма, тем чаще будет происходить проверка. Изменить этот параметр нельзя никак, но в настройках можно принудительно запустить проверку.

Для тех, кто еще не пользуется почтовым клиентом Gmail хочу немного его прорекламировать:

• Gmail позволяет связать несколько аккаунтов, такие как youtube, feedburner, picasa.
• Почта Google совместима (принимает письма) со многих сервисов, которые не доступны в других почтовых клиентах.
• Электронная почта от гугл дает свободное пространство 10 гигабайт.
• Имеет чат внутри почты , позволяющий пользователем Google общаться между собой.
• Имеет массу настроек облегчающих работу с почтой , а таких настройках мы сегодня и поговорим, а точнее о фильтрах.

Вы можете посмотреть в видео-обзоре.

Как создать фильтр писем на Gmail.com

Заходим в свой почтовый аккаунт mail.google.com . Первый шаг — это нужно открыть параметры поиска:

Теперь определяем, какие письма мы будем помещать в новый ярлык. Для примера я объединил два параметра. Создаем фильтр поиска «От кого» и с вложением такого же запроса (вы можете вписать любою имя или слова, которое будете отслеживать), у меня это . Теперь жмем «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». Появится новое окно с более детальными настройками. Здесь нам надо указать, как позиционировать новое письмо (архивировать, пометить звездочкой или выводить как прочитанное), еще нам нужно определить под каким ярлыком размещать новые письма (либо выбираем из готовых, либо здесь же создаем новый ярлык). Google найдет письма с нужным нам вложением и галочкой отмечаем «Так же применить фильтр к объектам», жмем «Создать».

Теперь перейдя на вновь созданный ярлык мы получим результат с нужными нам, вложенными письмами.

Осталось только сделать поиск по фильтрам более наглядным. Находим нужный нам ярлык и справа от него жмем маленький треугольник. Появится окно, где мы можем задать ему цвет и расположение в меню.

На этом настройка фильтра для почтовых писем Gmail.com завершена, надеюсь это поможет вам не потеряться среди множества входящих посланий.

В качестве бонуса советую вам зайти в настройки вашего почтового аккаунта, вкладка «Лаборатория» и поэкспериментировать с возможными функциями. В этом разделе довольно много интересных, а самое главное полезных функций.

На самом деле возможностей у джимайла огромное количество, просто статья просвещенна непосредственно фильтрам писем и сделать более полный обзор планирую в дальнейшем, а пока не забудьте подписываться на обновления блога через форму внизу.

В начале октября Gmail запустил долгожданную многими пользователями при отображении писем. Это очередной шаг к улучшению пользовательского опыта работы с почтовым сервисом от Google.

Веб-клиент Gmail и до поддержки адаптивного дизайна имел достаточное количество фишек, выделяющих его среди прочих почтовых сервисов. Пусть каждый из них по отдельности и не уникален, зато в совокупности эти возможности превращают Gmail в универсальное средство при работе с почтой.

Рассмотрим по пунктам несколько полезных возможностей Gmail, которые делают работу удобнее, а управление аккаунтом - более продуктивным.

1. Подберите тему и настройте внешний вид

В Gmail доступны три варианта размера интерфейса списка сообщений: нормальный , просторный и компактный . Просторный будет удобен владельцам мониторов с высоким разрешением, а компактный - тем, кто привык к большому количеству входящих сообщений.

Также Gmail поддерживает добавление цветовых тем - выберите понравившуюся в меню «Настройки - темы». Во-первых, это красиво, а во-вторых, полезно, если вы используете несколько Gmail-аккаунтов - будет несложно визуально различать, в каком из них вы в данный момент находитесь.

2. Настройте фильтрацию писем

Фильтры - это очень мощный инструмент Gmail по структурированию входящих и исходящих писем. С его помощью можно быстро найти все письма, подходящие под широкий диапазон параметров, а также назначить для таких писем различные сценарии.

Например, выделив одно (или несколько) писем, в два клика можно просмотреть всю историю входящих сообщений от этих адресов:

После нажатия пункта меню «Фильтровать похожие письма» покажутся все письма, отправленные с выбранного адреса (адресов), а также откроется меню, где можно будет указать дополнительные критерии фильтрации, если это необходимо.

Предположим, я хочу, чтобы все почтовые рассылки не смешивались в одну кучу с рабочими письмами, но и не терялись. Внизу меню выбираю «Создать фильтр в соответствии с этим запросом»:

• Пропустить входящие (архивировать) : таким образом письмо не будет показано в папке «входящие»;
• Применить ярлык : можно выбрать один из существующих либо же сразу создать новый.
• Если также выбрать вариант «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем «, настройки применятся не только ко грядущим входящим, но и к уже существующим письмам.

Теперь все входящие с адреса, который вы указали в фильтре, будут ждать своего часа в папке «Рассылки»:

Фильтры сообщений Gmail полезны во многих ситуациях. Например, ими удобно пользоваться, когда во входящих несколько сотен писем и нужно в несколько шагов отфильтровать рассылки от личных писем.

3. Подключите несколько почтовых ящиков к одному аккаунту Gmail

В Gmail можно настроить приём почты с пяти дополнительных почтовых аккаунтов. Это необязательно должны быть Gmail-аккаунты - главное, чтобы поддерживался протокол POP3 (его поддерживает абсолютное большинство сервисов электронной почты, так что проблем возникнуть не должно).

Чтобы подключить дополнительный почтовый аккаунт, зайдите в меню «Настройки - Аккаунты и импорт»:

Затем откроется меню настройки, где будет также предложено указать адрес, на который вам будут приходить ответ на сообщения, отправленные с этого адреса через Gmail (по умолчанию ответ будет приходить на тот адрес, который вы добавляете):

Затем откроется окно с настройками почтового сервера. Введите пароль от нового почтового ящика и жмите «далее». Если не получилось подключиться к серверу со стандартными настройками, зайдите в меню почтового клиента подключаемого ящика и проверьте, включена ли поддержка протокола POP3 - часто по умолчанию ее из соображений безопасности отключают.

4. Добавьте переадресацию сообщений на другой почтовый ящик

Возможна также и ситуация, обратная предыдущей - необходимо, чтобы сообщения с адреса на Gmail по умолчанию пересылались на другой почтовый ящик.

Делается это на вкладке меню «Пересылка и POP/IMAP»:

После подтверждения запроса на пересылку в почтовом ящике, который вы указали, в этом же меню можно выбрать безусловную переадресацию на этот адрес:

Если нужно пересылать лишь письма, удовлетворяющие некоторым критериям, Gmail предлагает воспользоваться фильтром и уточнить условия.

5. Включите экспериментальные возможности

В настройках найдите вкладку «Лаборатория», где находятся экспериментальные возможности сервиса.

На этой вкладке можно выбрать и подключить небольшие, но полезные дополнения, которые упростят частые, но тривиальные действия, совершаемые в Gmail. Например, возможность вынести кнопку «отметить как прочитанное» в отдельный пункт меню, либо динамически менять фавикон страницы, показывая количество непрочтённых сообщений - удобно, когда вы держите вкладку закрепленной.

Заключение

Надеемся, что вы так же, как и мы, оценили широкие возможности настройки возможностей Gmail для личных нужд.

Gmail - не единственный почтовый клиент, и список его настроек приведен далеко не полный. Поделитесь в комментариях, какие настройки используете вы. А если используете другой почтовый клиент, расскажите, что вам нравится (или не нравится) именно в нем.

Если вы нашли ошибку, выделите участок текста и нажмите Ctrl + Enter или воспользуйтесь ссылкой , чтобы сообщить нам.