Какой почтовый сервис самый надежный. Самые безопасные почтовые сервисы с мощным шифрованием
Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная .
Данная статья посвящена рабочим процессам планирования и исполнения работ по проектам в проектных институтах и инструментам для автоматизации этих процессов (Microsoft Project Server / Microsoft Project Pro + PlanBridge).
Рабочий процесс планирования работ по проекту в проектной организации выглядит примерно так, как показано на Рисунке 1 .
Рисунок 1. Возможный рабочий процесс планирования проекта в проектной организации*
Примечание 1 - При детализации план-графика проекта и назначении ответственных, рекомендуется проводить оценку не только по длительности этапов и задач, но и по трудоемкости, сохраняя естественно каждый раз базовый план (копируя его), чтобы можно было провести анализ оценок.
Примечание 2 - Конечно, в каждой проектной организации схема взаимодействия может быть отличной от приведенной. Например, длительность разработки одного раздела, определяется за 1 раз, если это только не суперсложный проект, которых в общем объеме очень мало.
Как видно из Рисунка 1 , планирование проекта может происходить не одним человеком, а несколькими.
Также стоит обратить внимание на то, что работы по детализации этапов могут вестись параллельно начальниками отделов, и потом, до задач, начальниками групп.
На Рисунке 2 изображен возможный рабочий процесс отчетности и отслеживания проекта.
Рисунок 2. Рабочий процесс отслеживания проекта
Сейчас мы рассмотрим, можно ли в Microsoft Project Professional и Microsoft Project Server/Online планировать и отслеживать проекты согласно вышеприведенным бизнес-процессам в проектных организациях.
Microsoft Project Professional
«Голый» Microsoft Project Professional или как его задумал Microsoft
В Microsoft Project Professional, в том виде, в каком он представлен на рынке, нет возможности ни одновременного планирования (детализации) работ (см. Рисунок 1 ), ни возможности автоматизировать рассылку и сбор отчетности об исполнении от исполнителей (Рисунок 2 ). Т.е. работать с план-графиком проекта будет только один человек, и он самостоятельно будет собирать отчетность от исполнителей и заносить ее в проект.
Что делать?
Microsoft Project Professional + PlanBridge
Лабораторная работа № 1. Использование программного инструмента управления проектами (на примере Microsoft Project 2010)
Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: владение средствами программного управления проектами, умение применять качественные методы анализа при принятии управленческих решений на примере прикладного инструмента Microsoft Project.
Программа Microsoft Project предназначена для решения следующих основных задач:
разработка линейного плана выполнения проекта (график Ганта);
разработка сетевого плана выполнения проекта;
разработка календарного плана выполнения проекта;
определение загрузки исполнителей проекта;
разработка бюджета (общий бюджет, внебюджетные задачи, внебюджетные источники, заработная плата и др.);
обоснование мероприятий и работ, направленных на повышение эффективности проекта;
разработка различного рода смет;
контроль за ходом реализации проекта.
Задание: Необходимо сформировать план-график работ (проект) по выпуску информационного бюллетеня. Указать работы, необходимые к выполнению и обеспечивающие эти работы ресурсы (материальные, трудовые). Самостоятельно проанализировать ход выполнения проекта, выявить критические точки и устранить их, перераспределив время выполнения или ресурсы задач.
Порядок работы:
1. Настроить сведения о проекте.
2. Создать список задач проекта: определить длительность задач; организовать задачи в этапы, связать их между собой; определить заметки к задачам.
3. Определить ресурсы проекта: указать исполнителей и оборудование. Назначить ресурсы задачам.
4. Настроить задачи (опережение, запаздывание, ограничение и т.д.).
5. Проанализировать план проекта: выровнять загрузку ресурсов, устранив превышение доступности ресурса
Порядок действий:
По команде Пуск – Программы – Microsoft Office – MS Project , запустить приложение.
Далее необходимо осуществить настройку проекта. Основные настройки проекта делаются в окне «Сведения о проекте». Выполнить команду вкладка Проект – Сведения о проекте . Установить дату начала проекта – 1.02.2013.
Теперь необходимо определить рабочее время проекта, т.е. задать базовый календарь работы проектной команды. Для этого выполнить команду вкладка Проект – Изменить рабочее время… В диалоговом окне можно создавать или редактировать уже имеющиеся календари проекта.
Для того, чтобы настроить все пять рабочих дней недели и установить новое рабочее время, необходимо перейти на вкладку Рабочие недели окна Изменение рабочего времени , далее нажать на кнопку Подробности. В открывшемся окне Сведения о … установить переключатель в положение Задать дни для использования этих рабочих часов , затем в табличной части установить рабочее время – с 8:30 до 13:00 , с 13:30 до 17:00 . Для того, чтобы зафиксировать значение времени в последней ячейке таблицы (17:00), необходимо ввести время, нажать на клавиатуре кнопку Enter, а затем кнопки ОК.
Убедиться, что настроены все месяцы: февраль, март, апрель май, т.д.
Самостоятельно необходимо отметить в календаре официальные праздники на время проекта: 23 февраля, 8 марта, 1, 2, 9 мая. Праздники задаются на вкладке Исключения .
Наиболее удобными для ввода и организация работ проекта являются Диаграмма Ганта и таблица Ввод . Для того, чтобы ввести задачу проекта, необходимо выполнить команду вкладка Задача – Диаграмма Ганта.
Задачи проекта вводятся в столбец Название задачи . Ввести:
в первую строку задачу – Планирование бюллетеня ;
во второй строке ввести задачу Проработка идеи издания и установить длительность задачи 4 дня.
Выделить задачи 2-8 и нажать на панели задач пиктограмму .
Выделить задачи 10-22 и ДВАЖДЫ нажать на панели инструментов кнопку понижения уровня выделенной задачи .
Понизить уровни для групп задач 24-27, 29-34, 36-40 и 42-45, нажав на панели инструментов пиктограмму .
Для задачи 14 «Подготовка текстов» повысить уровень, нажав на панели инструментов пиктограмму. Результат представлен на рис. 3а, 3б.
Рис. 1 (а). Задачи проекта и их длительность (первая часть)
Рис. 2(б). Задачи проекта и их длительность (вторая часть)
Рис. 3(а). Организация этапов задач
Рис. 2(б). Организация этапов задач
Самостоятельно любым из способов связать следующие задачи:
Таблица 1
Связи задач проекта
Номера задач |
Тип связи |
|
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Начало–Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественник , а задача, зависящая от другой, называется Последователь . Указать предшественника можно в таблице Ввод , в колонке Предшественники , отметив номер задачи-предшественника. Редактировать связи также можно в диалоговом окне Сведения о задаче на вкладке Предшественники . Окно открывается после двойного щелчка на названии задачи в таблице Ввод , далее в столбце Ид. необходимо указать номер задачи-предшественника. |
Самостоятельно указать предшественников для следующих задач согласно табл. 2.
Таблица 2
Предшественники задач проекта
Задача-предшественник |
||
9 – «Подготовка материалов» |
8 – «План бюллетеня утвержден» |
|
14 – «Обложка готова» 23 – «Тексты готовы» |
||
25 – «Подготовка дизайн-макета» |
24 – «Подготовка материалов завершена» |
|
30 – «Верстка бюллетеня» |
29 – «Оригинал-макет утвержден» |
|
37 – «Подпечатная подготовка» |
36 – «Бюллетень сверстан» |
|
43 – «Печатная подготовка» |
42 – «Бюллетень готов к передаче в типографию» |
Выполнить двойной щелчок мыши на стрелке связи между задачами 39 и 40 (рис. 5), в поле «Запаздывание» введите значение 2 дня (рис. 6).
Рис. 3.Стрелка связи между задачами 39 и 40
Рис. 4.Диалоговое окно Зависимость задач
Самостоятельно назначьте запаздывание между задачами 33 «Сверка» и 34 «Подготовка оглавления», в поле Запаздывание введите значение 1.
Рассмотрим привязку задач к определенным датам при планировании проекта. Двойным щелчком на названии задачи 42 «Бюллетень готов к передаче в типографию» вызовите диалоговое окно Сведения о задаче , перейдите на вкладку Дополнительно , выберите в списке Тип ограничения – Окончание не позднее , в списке Дата ограничения – 25.07.2013.
Самостоятельно для задачи 11 «Отбор планов местности и моделей для обложки» определите Крайний срок – 17.03.2013.
Самостоятельно перед задачей 1 «Планирование бюллетеня» ввести повторяющуюся еженедельно каждую неделю по пятницам задачу «Организационное собрание», имеющую длительность 1 час.
Вести сведения о ресурсах согласно рис.7.
Далее в первую пустую сроку столбца Название ресурса введите «Дизайнер». Убедитесь, что в поле Тип указано – Трудовой , переместитесь в поле Макс. единиц и введите значение 200%.
Рис. 5. Трудовые ресурсы проекта
Укажите, что ресурс «Кузнецов А.Н.» занят половину рабочего дня – 50%.
Введите сведения об оборудовании, которое используется при реализации проекта. В представлении Лист ресурсов щелкните в следующей пустой ячейке в столбце Название ресурса введите «600-ватная осветительная установка». В поле Тип введите – Трудовой . В поле Макс.единиц введите значение 400% и нажмите кнопку Tab. Это означает, что планируется во время фотосъемки использовать четыре осветительных установки. Стандартная ставка – 2400 руб./н.
Самостоятельно введите сведения о ресурсах согласно табл.3.
Таблица 3
Трудовые ресурсы задач проекта
Макс.единиц |
Стандартная ставка |
||
Лакировальная машина | |||
Многофункциональная брошюровочная машина | |||
Монтажная лаборатория | |||
Набор отражателей | |||
Операторский кран | |||
Термоклеевая машина | |||
Цифровой дупликатор | |||
Фотомашина |
Таблица 4
Материальные ресурсы задач проекта
Единицы измерения |
Стандартная ставка |
||
Картриджи | |||
Клей для этикетирования и упаковки | |||
Клей переплетный | |||
Краска для вывода пленок | |||
Краски для трафаретной печати | |||
Мастер-пленка для цифровых дупликаторов | |||
Материалы для монтажа | |||
Пленки для ламинирования в рулонах | |||
Самоклеящиеся ленты | |||
Фольга для горячего тиснения | |||
Химия для пленок | |||
Чистящие комплекты |
Затраты проекта складываются от стоимости использования ресурсов и фиксированных затрат на задачи. Выберите пиктограмму Лист ресурсов на панели представлений.
Откройте окно Сведения о ресурсе для Петрова. Выберите вкладку Затраты . Установите Стандартную ставку «30 000 руб./мес» и Ставку сверхурочных – 500 руб./ч (рис.8).
Рис. 6. Сведения о ресурсе «Петров И.И.»
Трудовой ресурс Дубинина Е.С. помимо работы корректора выполняет работу переводчика. Для нее необходимо определить несколько ставок оплаты труда. Для этого необходимо раскрыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты .
В таблицу А в столбец Стандартная ставка ввести значение – 100 руб./ч., затем перейти на вкладку В и ввести ставку для оплаты работы переводчика. В столбец Стандартная ставка ввести значение – 150 руб./ч., в столбец Ставка сверхурочных – 200 руб./ч. Нажать кнопку ОК.
Введите стандартную ставку Круглову В.Н. «25 000 руб./мес».
Предполагается повышение заработной платы с 1.04.13 сотруднику Круглову В.Н. на 15%. Для этого раскройте диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты . Во второй строке таблицы А в поле Дата действия введите 1.04.2013, далее щелкните в ячейке Стандартная ставка и введите 15%, а затем нажмите кнопку Enter.
Для Семенова установите Стандартная ставка 12 000 руб./мес. На вкладке В установите Стандартную ставку 17 000 руб./мес. Установите во второй строке дату 01.04.2012 и введите новую Стандартную ставку равными 19 500 руб./мес.
Самостоятельно задайте ставки для трудовых ресурсов согласно табл. 5.
Таблица 5
Выполните команду меню Вид / Использование задач . Для задачи 36 «Фотосъемка для обложки» назначьте исполнителем Кузнецова. Далее вызовите диалог Сведения о назначении , щелкнув по ресурсу «Кузнецов А.Н.». В раскрывающемся списке Таблица норм затрат укажите В .
Для некоторых ресурсов необходимо настроить рабочее время. Для Семенова установите индивидуальный рабочий график – в период с 25.01.2013 по 24.04.2013, 4 дня в неделю по 10 часов в день.
Определим график работы для ресурса «Петров И.И.», который будет находиться в командировке с 10 марта по 14 марта. Для этого необходимо открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , на вкладке Общие в таблице Доступность ресурса установим параметры согласно рис. 11.
Рис. 7. Ресурсы проекта
Рис. 8. Сведения о назначении ресурса «Кузнецов А.Н.»
Рис. 9.Ограничение в работе ресурса «Петров И.И.»
Самостоятельно для ресурса «Иванов К.Г.» в диалоговом окне Сведения о ресурсе , на вкладке Рабочее время установить в качестве базового календаря – Ночная смена .
Известно, что некоторые работники не будут доступны в различные периоды времени. Самостоятельно задайте доступность ресурсов согласно табл. 6.
Таблица 6
Доступность ресурсов
Для ресурса «Дизайнер» определить доступность в разные периоды времени. Для этого открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе в поле Доступность ресурса указать доступность согласно рис. 12.
Рис. 10. Ограничение в работе ресурса «Дизайнер»
Для тех сотрудников, рабочее время которых сокращено, необходимо добавить заметки, где объясняется, почему ресурс не доступен. Щелкните на название ресурса «Борисов Р.Н.». В окне Сведения о ресурсе на вкладке Заметки в поле Заметки: введите следующий текст: « Борисова не будет на работе с 1 по 10 апреля, в связи с повышением квалификации» (рис.13).
Самостоятельно добавить заметки для ресурсов – Иванов, Круглов.
Назначение ресурсов задачам. На панели инструментов Консультант щелкните на копке Ресурсы. На панели Ресурсы щелкнуть на связи Назначение людей и оборудования задачам . Появится панель Назначение ресурсов и представление Диаграмма Ганта .