Как переносить таблицы из экселя в ворд. Инструкция по переносу табличных данных эксель в ворд

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

• таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
• границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:

Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.



Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Когда возникает необходимость быстро создать какую-либо таблицу, то лучше воспользоваться программой Microsoft Excel. Она изначально предназначена для работы с ними. Здесь легко и просто можно сделать то, что хочется. Но иногда требуется сохранить таблицу в вордовском файле. Здесь мы рассмотрим, как перенести таблицу из excel в word.

Вставить таблицу excel в word совсем несложно, но при этом есть ряд особенностей. Часто табличка не входит на лист или просто уплывает за границу полей.

Существует два основных способа переноса таблицы из экселя в ворд:

1. Простое копирование исходной (через CTRL + C) и обыкновенная вставка через CTRL + V.
2. Вставка таблицы как объекта через специальную вставку.

Первый способ

Если таблица небольшая, то её легко перенести из Excel в Word простым копированием. Для этого её нужно выделить и с помощью кнопки копирования в меню или клавиш CTRL + C поместить в буфер обмена . После чего в ворде просто нажать кнопку Вставки или CTRL + V.

При этом в нижнем правом углу появляется значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ, который даёт возможность просмотреть, как можно преобразовывать данные . Предлагаются следующие способы:

• Сохранить исходный формат.
• Использовать стиль конечной таблицы.
• Вставить как рисунок.
• Сохранить только текст.
• Сохранить исходное форматирование и связать с Excel.
• Использовать стиль конечной таблицы и связать с Excel.

Если при обычной вставке табличка выглядит некорректно, нужно воспользоваться предложенными вариантами и выбрать подходящий. При обычном копировании очевидным недостатком является несоответствие вставки оригиналу: так интервалы, шрифты, границы могут отличаться по виду от исходника.

Если в экселе табличка была не отформатирована, то можно красоту навести в ворде. Для этого с помощью правой кнопки мыши найти нужное действие. Например, выставить границы или поменять заливку.

Второй способ

Можно табличку из Excel перенести в Word как объект. Это даёт возможность получить точное совпадение с исходником. Для этого следует воспользоваться Специальной вставкой , которая также предлагает разные варианты. Выбираем первый – Лист Microsoft Office Excel (объект). Здесь есть возможность выбора: просто вставить объект или связать его с исходником. В первом случае возникает возможность редактировать данные как в листе экселя, второй способ преимущественно используется, если нужна связь между программами. То есть, чтобы при смене данных в Excel, они обновлялись в ворде.

Устранение проблем при переносе таблицы из эксел в ворд

Наиболее частой проблемой является перенос большой таблицы. Она может быть очень длинная или очень широкая.

Вставка длинной таблицы

Длинную таблицу удобнее вставлять как объект. Но при выборе Лист Microsoft Office Excel (объект) происходит обрезание данных. Вернее, на экране отображаются только те данные, которые вошли на одну страницу. А WORD работает только с тем, что видит. Поэтому для устранения этой неприятной ситуации необходимо воспользоваться Специальной вставкой с параметром ТЕКСТ в формате RTF . В этом случае табличка видна вся, располагается на нескольких страницах, при этом обладает всеми возможностями: редактируется, перемещается и можно установить связь с исходным файлом.

Вставка широкой таблицы

Для вставки широкой таблицы в программе WORD нужно перенастроить ориентацию страницы с книжной на альбомную и задать минимальные поля (по 0,5 см). После этого можно воспользоваться Специальной вставкой, предварительно скопировать исходник. Если данные не вошли в ширину, то придётся манипулировать масштабом. При нажатии правой кнопкой мыши на вставленном объекте открывается контекстное меню, масштаб находится по пути: Формат объекта – Размер. Необходимо так разместить данные на листе, чтоб они входили в ширину.

Вставка из WORD

Существует ещё один метод вставки экселевской таблички. В программе WORD нужно выбрать ВСТАВКА – ОБЪЕКТ – Текст из файла. Выбираем имя файла и выполняем вставку.

В более ранних версиях программы Word путь для этой процедуры будет следующий:

Содержимое Лист1 экселевского файла вставляется в программу Word, поэтому необходимо, чтобы на исходном листе была нужная информация.

Влияние версий программ на перенос таблиц

Конечно, программный интерфейс значительно отличается от версии к версии, поэтому в каждой реализации есть свои нюансы. Но способы переноса таблицы из excel в word остаются одинаковыми.

В ранних версиях программ при обычном копировании и вставке нельзя увидеть значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ . Он появился уже в версии 2007 года, поэтому просмотреть варианты преобразования в 2003 не получится.

Однако в любой версии программ можно найти для себя приемлемый вариант работы с таблицами, для этого стоит немного поэкспериментировать. Ведь не зря пословица говорит: «Без труда не выловишь и рыбку из пруда».

Самым удобным редактором для создания и редактирования таблиц является Excel. Кроме того, данная программа позволяет вставлять данные, которые высчитываются по определённой формуле. Это формулу можно задавать прямо в редакторе. Создав таблицу и наполнив её данными, часто возникает необходимость перенести её в документ Ворд. Однако, некоторые юзеры создают такую же таблицу в Ворде и перекопируют значения. Это очень трудоёмкий процесс. Поэтому ниже рассмотрим, как вставить таблицу из Excel в Word.

Вся демонстрация будет показана в версиях редактора Word 2013. В остальных версиях последовательность действий будет точно такой же (различия могут быть незначительные).

Перед началом работы запустим программы Эксель и Ворд. Пусть в табличном редакторе Excel имеется некоторая таблица с данными, которую мы будем вставлять в вордовский документ:

Далее наводим курсор мыши на левый верхний угол копируемой таблицы, нажимаем левой кнопкой мыши и протягиваем область выделения до нижнего правого угла таблицы и затем отпускаем зажатую кнопку. В результате должно получится следующее:

Таким образом, копируемая таблица попала в буфер обмена данными. Далее переходим в программу Word. Ставим курсор в нужное место, а затем нажимаем сочетание клавиш Ctrl+V . По нажатию будет произведена простая вставка, но в нижнем правом углу таблицы появится значок, который позволит определить тип вставки:

А можно сделать также, как Экселе. Переходим на вкладку «Главная» верхнем функциональном меню и нажимаем кнопку «Вставить» в секции «Буфер обмена», выбрав тип вставки:

Примечание! Очень часто при создании таблиц в Excel они содержат много постоянно обновляемых данных, которые приходится каждый раз вставлять в Word. Актуализировать данные в таком случае становится рутинным занятием. Однако, можно вставить таблицу из Эксель в Ворд, сохранив при этом между программами связь. Для этого используется специальная вставка. Скопируйте вашу таблицу из Exel:

При вставке в вордовский документ перейдите на вкладку «Главная», в секции «Буфер обмена» нажмите кнопку «Вставить». У Вас появится вот такое выпадающее меню:

В поле «Как:» необходимо выбрать опцию «Лист Microsoft Excel (объект)», а затем нажать на кнопку «ОК». После этих действий вставленная таблица примет следующий вид:

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по этой таблице позволит редактировать её в интерфейсе Эксела, но прямо в Ворде:

Сегодня каждый знает, что Microsoft Excel – это самая лучшая и удобная многофункциональная программа для работы с таблицами. Очень сложно будет повторить те же самые действия в текстовом редакторе. Но как совместить работу этих двух приложений? В данной инструкции мы расскажем, как из Excel перенести таблицу в Word и рассмотрим несколько основных методов сделать это.

Итак, приступаем к делу.

1. Для начала создадим какую-нибудь таблицу в Экселе.

1. Теперь необходимо выделить всю таблицу целиком.

Копирование таблицей

После этого у нас есть три варианта:

1. Нажимаете на горячие клавиши Ctrl +C или делаете правый клик мыши и в контекстном меню выбираете пункт «Копировать».

1. Кликаете на иконку «Копировать» на главной панели инструментов.

Во всех описанных выше методах мы скопируем объект с сохранением свойств таблицы. То есть, мы сможем в дальнейшем редактировать данную таблицу, после того как вставим в вордовский документ.

Копировать как рисунок

Но если в третьем способе нажать не на кнопку, а на «треугольник» рядом, то можно увидеть дополнительное меню. В нем нужно выбрать второй пункт.

Вставка в Word

Не важно в каком формате вы скопировали содержимое таблицы – перенести всё это в документ можно следующими способами:

1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +V . В результате этого вы увидите следующее.

При этом будут доступны все функции для изменения содержимого и формата данных.

1. Откройте редактор Word и кликните на кнопку «Вставить» на главной панели инструментов.

В результате этого таблица вставится автоматически.

Но если нажать не на кнопку, а не «треугольник» под ней, то вы увидите несколько различных вариантов.

Рассмотрим их более внимательно (при наведении на каждую иконку у вас появится возможность предварительного просмотра):

• с сохранением исходного форматирования;

• использовать стили конечного фрагмента;

• связать и сохранить исходное форматирование;

• связать и использовать конечные стили;

• рисунок;

• сохранить только текст.

После того как вы скопируете таблицу (не в виде изображения), перейдите в Ворде на вкладку «Главная», затем кликните на «треугольник» под кнопкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка».

После этого вам предложат следующие варианты:

• лист Microsoft Excel (вставка произойдет в виде рисунка, то есть редактировать таблицу вы больше не сможете);

• текст в формате RTF (всё вставится в неизменном виде);

• неформатированный текст (от таблицы ничего не останется);

• точечный рисунок (вы получите изображение, как и в первом пункте, но его внешний вид будет намного красивее и аккуратнее);

• метафайл Windows (практически такая же картинка, как и в первом случае, но с более аккуратными границами);

• формат HTML (обычная таблица, которую можно создать языком гипертекстовой разметки, то есть различные визуальные эффекты от Microsoft Excel пропадут);

• текст в кодировке Юникод.

Вставка из файла

В программе Microsoft Word существует возможность импорта различных файлов. Для этого переходим на вкладку «Вставка», нажимаем на кнопку «Текст» и выбираем пункт «Объект».

В появившемся окне переходим на вкладку «Создание из файла» и кликаем на кнопку «Обзор».

После этого указываем файл и нажимаем на кнопку «Вставить».

Путь подставится автоматически, нажимаем на «OK».

В результате этого вы увидите следующий результат.

Обратите внимание на то, что таблица вставилась в виде картинки. Более того, всё то что было выше и левее нее так же попало в наш документ. То есть вставка происходит от 1 ячейки и до последней, где есть хоть какая-то информация.

Экспорт таблицы из Excel

Для того чтобы использовать этот вариант, нужно сделать следующие шаги.

1. Откройте Эксель и нажмите на вкладку «Файл».

1. В появившемся меню перейдите в раздел «Экспорт».

1. Здесь вы сможете:
   • создать файл PDF;
   • создать документ PDF/XPS;
   • изменить тип файла.

1. Если выбрать последний пункт, то увидите следующее (вам будут предложены различные форматы документов).

1. При нажатии на кнопку «Сохранить как», вы можете выбрать еще большее количество форматов.

Возможные проблемы

Иногда бывает так, что пользователь пытается вставить таблицу, размерами намного шире, чем страница документа. В этом случае вы увидите искажение данных и всё оформление принимает нечитабельный вид. Либо правая часть информации исчезает из поля видимости.

В этом случае у вас есть несколько вариантов:

1. Никогда так не делать.
2. Уменьшить поля документа.

Для этого нужно перейти на вкладку «Главная», кликнуть на кнопку «Поля» и выбрать пункт «Узкие».

Если и этого будет недостаточно, то попробуйте выбрать пункт «Настраиваемые поля».

Уменьшите эти значения до 0,5 сантиметров.

После нажатия на кнопку «OK» вы увидите ошибку о том, что поля лежат вне области печати. Кликните на «Исправить».

После этого редактор Word автоматически подставит нужный минимальный размер. Для завершения нажмите на кнопку «OK».

1. Но если и этого будет недостаточно, остается только один вариант. Для того чтобы изменить ориентацию документа, необходимо перейти на вкладку «Макет», кликнуть на кнопку «Ориентация» и выбрать пункт «Альбомная».

Теперь всё идеально умещается.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные варианты переноса таблиц из программы Excel в редактор Word. Обратите внимание на то, что для каждой конкретной цели существует свой готовый способ, то есть обычное сочетание клавиш Ctrl +C и Ctrl +V не всегда будет являться самым оптимальным методом.

Кроме того, некоторые пункты меню могут меняться в зависимости от того, что находится в буфере обмена.

Видеоинструкция

Для тех, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже приводится видеоролик с дополнительными комментариями к описанным выше инструкциям.

Как вы, наверное, знаете, текстовый редактор Word не годится для проведения каких-либо расчетов и применения математических формул. Он, конечно, располагает функцией, скажем, создания таблицы, но по функциональности с Excel точно не сравнится. Соответственно, подобные действия лучше выполнять в вышеупомянутом Экселе, а Ворду оставить что попроще.

Однако ситуация обстоит таким образом, что две эти программы запросто могут между собой пересекаться. Например, когда нужно перенести таблицу с Excel в Word. В общем-то, процесс этот очень даже простой, в чем вы далее сможете убедиться сами, однако из-за неопытности некоторые пользователи могут вручную перебивать данные, соответственно, превращая минутное дело в безрадостную работенку. Сегодня я расскажу вам о том, как вставить таблицу эксель в ворд, сделав это быстро и качественно.

Как вставить таблицу в Word 2010

В этой версии текстового редактора предлагаю вам вставить табличку в документ следующим способом:

1. Мышкой выделите необходимую для переноса табличку в Экселе.
2. Далее здесь же откройте раздел «Файл» и выберите строчку «Копировать». Либо, если вы привыкли пользоваться горячими клавишами, просто зажмите на клавиатуре комбинацию +C. Еще один способ осуществить копирование – кликните по выделенной табличке правой мышиной кнопкой и выберите строчку «Копировать».
3. Далее откройте документ в Word, куда вы собираетесь вставить таблицу.
4. Поставьте курсор там, где та будет располагаться, после чего откройте «Файл» – «Вставить» – «Связать и использовать конечные стили». Готово, таблица успешно перенесена из Excel в Word. Если таблица большая в ширину, то предварительно лучше .

Как вставить таблицу в Word 2007

В более ранней версии Ворда принцип работы будет немножко отличаться, однако, алгоритм копирования таблицы в Экселе – тот же. Итак, после того, как скопируете, откройте требуемый документ Word, затем в разделе «Главная» выберите «Вставить» – «Специальная вставка».

Должно открыться новое окошко, в котором нужно установить галочку напротив строчки «Связать», а в окне рядом выбрать пункт «Лист MicrosoftOffice (объект)» и кнопку «ОК». Теперь, когда вы будете что-либо менять в таблице в Excel, автоматически эти же данные изменятся и в Word.

Пожалуй, на этом все, теперь вы знаете и самостоятельно переносить таблички из Экселя в Ворд. Если у вас остались еще какие-то вопросы по этой тем, то ответы возможно вы найдете . Как я и обещал, делается это очень просто, надеюсь, вы сами в этом убедились.

Видео в помощь