Информационное обеспечение и его структура. Информационное обеспечение ис

Информационное обеспечение (ИО) является важным компо­нентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональны­ми подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения ин­формации, характеризующей состояние управляемого объекта; слу­жит основой для принятия управленческих решений.

Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в от­ношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и сред­ством труда.

В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.

Структура экономической информации достаточно сложна и включает различные комбинации информационных структур, имею­щих иерархическую структуру построения. На рис. 3.1 приведен пример иерархического построения информационной системы.

Рис. 3.1. Структура экономической информации

Логический подход к структуризации экономической информа­ции позволил выделить следующие структурные единицы в зависи­мости от их функционального назначения: реквизит, показатель, документ, информационное сообщение, информационный массив (файл), информационная подсистема и информационная система. Рассмотрим функциональное назначение и роль различных струк­турных элементов в автоматизированной обработке.

Информационными единицами низшего уровня являются рек­визиты и показатели, служащие основаниями для составления до­кументов и хранения в памяти машины.

Реквизит - самая простая единица, состоит из знаков - цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальней­шему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты- основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Каждый реквизит характеризуется своими наименованиями и значениями, например:

Наименования реквизита Значения реквизита

>

V

Реквизиты-признаки

Реквизиты-основания

Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания - арифметической обра­ботке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему при­знаков, образует показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.

Основываясь на этом определении видно, что в приведенном вы­ше примере отражено два показателя.

Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Документ является составной единицей информации, вклю­чающей множество реквизитов и дающей определенные количест­венную и качественную (либо только качественную) характеристи­ки объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.

Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл - основную структурную еди­ницу хранения информации в памяти компьютера при автоматизи­рованной обработке экономических задач.

Информационные файлы имеют раздичное функциональное на­значение. Так, выделяют файлы условно-постоянной, переменной, входной, промежуточной, результатной, архивной и другой инфор­мации. Часть файлов используется только для обработки одной за­дачи, другие - для нескольких задач. Как правило, в автоматизиро­ванной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.

Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана сче­тов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров и других документов, на основе которых формируется сводная отчет­ность: кассовая книга, журнал-ордер N° 1 и др.

Совокупность различных информационных файлов, используе­мых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации - информа­ционный поток.

Как правило, создание ИС предусматривает автоматизирован­ную обработку экономических задач различных функциональных подсистем. Например, в функциональной подсистеме «Бухгалтер­ский учет» автоматизированы финансово-расчетные операции, учет труда и заработной платы, учет ТМЦ, учет основных средств, учет производства, сводная отчетность, что позволяет выделить инфор­мационную подсистему «Бухгалтерский учет».

Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.

Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка - «Операционный день банка».

Совокупность всех информационных подсистем объекта состав­ляет структурную единицу информации высшего уровня - инфор­мационную систему, реализующую различные функции управления.

Создание информационных систем и информационных техноло­гий требует организации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.

Основой информационного обеспечения является система по­казателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы по­казателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридиче­ских лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

В условиях применения персональных компьютеров для обра­ботки экономических задач сохраняется преемственность ранее разработанных принципов создания ИО, но ориентир сделан на следующее:

Организацию АРМ и активное участие пользователя в вычис­лительном процессе (децентрализованная обработка);

Автоматическое формирование первичных документов персо­нальным компьютером (безбумажная технология);

Сетевую интегрированную обработку комплексов экономиче­ских задач предприятия (организации);

Создание распределенной базы данных организации;

Широкое информационно-справочное обслуживание пользо­вателей;

Электронный документооборот;

Электронную почту, выход в Интернет.

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономиче­ских задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Про­исходит автоматическое создание первичных документов компьюте­ром, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокра­щается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

Систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

Системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

Унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

Потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

Информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень органи­зации (банк данных) и подлежащие автоматизированной об­работке.

Назначение информационного обеспечения заключается в сле­дующем.

1. Обеспечение организации представления информации поль­зователям для выполнения ими профессиональных задач по подго­товке управленческих решений, а также создание условий работу автоматизированным информационным технологиям.

2. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсис­тем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3. Создание эффективной организации хранения и поиска дан­ных, позволяющей формировать данные для решения регламенти­рованных задач, а также функционировать в режиме информацион­но-справочного обслуживания.

Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.

Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам поста­новки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).

Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с техноло­гией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Понятие и составляющие информационного обеспечения

ИО - совокупность проектных решений по объемам, структуре и хранению информации. ИО предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта, и является основой для принятия управленческих решений.

ИО делится на:

Внутримашинное - информационный фонд (входные. Первичные, оперативные, нормативно-справочные, результатные и другие файлы), автоматизированные базы данных (локальные, сетевые, многопользовательские БД, системы управления БД);

Внемашинное - системы показателей, документации и документооборота, классификации и кодирования информации.

Характеристика внемашинного информационного обеспечения

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Характеристика внутримашинного информационного обеспечения. Понятие БД, СУБД.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов внутримашинное - информационный фонд (входные. Первичные, оперативные, нормативно-справочные, результатные и другие файлы), автоматизированные базы данных (локальные, сетевые, многопользовательские БД, системы управления БД);

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины

СУБД- Это специальная программа или комплекс программ, с помощью которых можно администрировать или заниматься мониторингом каких-либо данных. Фактически, СУБД призваны манипулировать данными. СУБД могут быть: сетевыми, иерархическими, реляционными – все зависит от типа базы данных.

Характеристика этапов разработки БД.

Инфологическое проектирование

Основными задачами инфологического проектирования являются определение предметной области системы и формирование взгляда на ПО с позиций сообщества будущих пользователей БД, т.е. инфологической модели ПО.

Инфологическая модель ПО представляет собой описание структуры и динамики ПО, характера информационных потребностей пользователей в терминах, понятных пользователю и не зависимых от реализации БД. Это описание выражается в терминах не отдельных объектов ПО и связей между ними, а их типов, связанных с ними ограничений целостности и тех процессов, которые приводят к переходу предметной области из одного состояния в другое.

Логическое проектирование БД

На этапе логического проектирования разрабатывается логическая структура БД, соответствующая логической модели ПО. Решение этой задачи существенно зависит от модели данных, поддерживаемой выбранной СУБД.

Результатом выполнения этого этапа являются схемы БД концептуального и внешнего уровней архитектуры, составленные на языках определения данных (DDL, Data Definition Language), поддерживаемых данной СУБД.

Физическое проектирование БД

Этап физического проектирования заключается в увязке логической структуры БД и физической среды хранения с целью наиболее эффективного размещения данных, т.е. отображении логической структуры БД в структуру хранения. Решается вопрос размещения хранимых данных в пространстве памяти, выбора эффективных методов доступа к различным компонентам "физической" БД. Результаты этого этапа документируются в форме схемы хранения на языке определения данных (DDL). Принятые на этом этапе решения оказывают определяющее влияние на производительность системы.

Основные понятия реляционной модели данных

Реляционная модель данных - разработанная Э.Коддом в 1970г. логическая модель данных, описывающая:

Структуры данных в виде (изменяющихся во времени) наборов отношений;

Теоретико-множественные операции над данными: объединение, пересечение, разность и декартово произведение;

Специальные реляционные операции: селекция, проекция, соединение и деление; а также

Специальные правила, обеспечивающие целостность данных.

Атрибут - в базах данных - имя или структура поля записи. Атрибут характеризует размер или тип информации, содержащейся в поле.

Домен - в базах данных - множество всех значений атрибута в некотором отношении.

Запись - в реляционных базах данных - строка таблицы данных, состоящая из полей разного типа.

Ключ отношения - атрибут отношения, однозначно идентифицирующий каждый из его кортежей. Составной ключ состоит из нескольких атрибутов.

Отношение - двумерная таблица, содержащую некоторые данные. Строки таких таблиц соответствуют записям, а столбцы - атрибутам.

Реляционная алгебра - формальная система манипулирования отношениями, основными операциями которой являются: проекция, соединение, пересечение и объединение.

Структура базы данных - принцип или порядок организации записей в базе данных и связей между ними.

Реляционная алгебра. Операции ограничения, проекции объединения и пересечения

Проекция

Проекцией отношения R по атрибутам R1, R1, R1…Rn, где каждый атрибут принадлежит R, называется отношение с заголовком (R1, R2, R3…Rn) и телом, содержащим множество кортежей вида (r1,r2,r3,…rn). При этом дубликаты кортежи удаляются.

Проекцию называют вертикальным срезом отношения.

Синтаксис R

Объединение

Объединением двух совместимых по типу отношений называется отношение с тем же заголовком, что и у R1 и R2, и телом, включающим все кортежи операндов, за исключением повторяющихся.

Синтаксис R1 union R2

Пересечение

Синтаксис

Вычитание

Синтаксис R1 minus R2

Декартово произведение

Декартовым произведением двух отношений R1(R11, R12, R13…) и R2(R21,R22,R23,…) называется отношение, заголовок которого является сцеплением заголовком отношений R1 и R2:

(R11, R12, R13… R21,R22,R23,…), а тело состоит из кортежей, являющихся сцеплением кортежей отношений R1 и R2

(r11, r12, r13… r21, r22, r23….), таких что (r11, r12, r13…) принадлежит R1, а (r21, r22, r23….) принадлежит R2/

Синтаксис R1 times R2

Соединение

Обычно рассматривают несколько разновидностей операции соединения.

Общая операция соединения

Q-соединение

Экви-соединение

Естественное соединение

Общая операция соединения :

Соединением отношений R1 и R2 по условию называется отношение (R1 times R2) where C, где С представляет собой логическое выражение, в которое могут входить атрибуты отношений R1 и R2 и/или скалярные выражения.

Q-соединение

(R1 times R2) where R11QR21 - Q-соединение отношения R1 по атрибуту R11 с отношением R2 по атрибуту R21. Записывают и

Экви соединение

Естественное соединение

Пусть даны отношения R1(R11,R12,R13,..R1n,Z1,Z2,…Zn) и R2(Z1,Z2,…Zn, R21,R22,R23,..,R2m). Тогда естественным соединением отношений R1 и R2 называется отношение с заголовком (R11,R12,R13,..R1n,Z1,Z2,…Zn, R21,R22,R23,..,R2m) и телом, содержащим множество кортежей (r11,r12,r13,…r1n,z1,z2,z3,…zn, r21, r22,…r2m), таких что (r11,r12,r13,…r1n,z1,z2,z3,…zn) принадлежит R1, а (z1,z2,z3,…zn, r21, r22,…r2m) принадлежит R2

Синтаксис

Деление

Синтаксис R1 divideby R2

Функции СУБД

1. Управление данными непосредственно в БД

2. Управление данными в памяти компьютера (кэширование данных)

СУБД работает с БД большого размера, при буферизации пользователь получает только необходимые для его конкретной задачи часть БД

3. Управление транзакциями

Транзакция- неделимое с точки зрения действия над БД последовательность операторов манипулирования данными (вставка, удаление, чтение и т.д.).

Транзакция выполняется в оперативной памяти. Если она выполнена успешно, то СУБД вносит соответствующее изменение на диске. В обратном случае изменения не влияет на состояние БД.

4. Поддержка языков БД

5. Управление изменениями в БД и протоколирование (журнализация). Данная функция обеспечивает надежность хранения данных и возможность восстановления состояния БД в аварийных ситуациях. В протоколе изменений (журнал транзакций) перед манипуляциями делается запись. Для восстановления БД после сбоя используется протокол (журнал) и архивная копия БД (полная копия БД к моменту начала заполнения протокола).

Компоненты СУБД

1. данные и метаданные- содержат системные таблицы, пользовательские таблицы, имена полей, процедуры и т.д.

2. Блок памяти:

Блок файлов, контролирующиф расположение файлов на диске

Блок буфера, занимающийся буферизацией данных из основной памяти

3) Компилятор запросов- обрабатывает обращение к СУБД

5) Модификация данных- запросы по изменению данных

6) Модификация схемы- запросы по изменению структуры БД, таблиц, представлений

7) Схема данных- вся совокупность таблиц

8) Блок транзакций- отвечает за целостность системы, взаимодействует с компилятором запросов и блоком памяти.

Классификация СУБД

Классификация СУБД

Признак классификации	Тип СУБД	Ключевые признаки
По количеству пользователей	1 - пользовательская	В конкретный момент времени с БД работает 1 пользователь
	Многопользовательская БД рабочей группы	Число пользователей менее 50 человек
	Многопользовательская БД предприятия	Число пользователей более 50 человек
По месту размещения базы данных	Централизованная	БД на одной машине
	Распределенная	БД распределена в компьютерной сети
По модели данных	Сетевые CODASYL (CODASYL (англ. COnference on DAta SYstems Language - Конференция по языкам систем обработки данных) - организация (название произносится «кодасил»), принимавшая активное участие в эволюции информационных технологий в 60-80-е годы XX века. Основана в 1959 для разработки стандартного языка программирования, этот язык получил название COBOL. В настоящее время конференция расформирована) Иерархические IMS Реляционные Многомерные Объектно-ориентированные
По способу применения и сфере использования	Транзакционная (оперативные) OLTP - системы (On line transaction processing)	СУБД работает с БД, в которой для транзакций отводится минимальное время. Запросы к базе данных должны отображаться в наикратчайшие сроки
	Хранилище данных OLAP системы(On line analytical processing)	СУБД работает с БД, предназначенной для получения необходимой информации при выработке стратегических или тактических решений. Для выполнения анализа информации.
Архитектура	Клиент-сервер	Сервер обеспечивает основные функции СУБД, клиент – поддерживает интерфейс пользователя с сервером

Типы команд SQL

Типы команд языка

DDl - язык определения данных

CREATE TABLE, ALTER TABLE, DROP TABLE, CREATE VIEW, ALTER VIEW, DROP VIEW, CREATE INDEX, DROP INDEX

DML – язык манипулирования данными

INSERT, UPDATE, DELETE

DQL – язык запросов к данным

DCL – язык управления данными, либо команды администрирования данных

CREATE DATABASE, ALTER DATABASE, DROP DATABASE, GRANT (предоставление прав доступа для действий над заданными объектами БД), REVOKE (лишение прав доступа для действий над заданными объектами БД) и др.

Команды администрирования данных- предоставляют возможность аудита и анализа операций внутри БД. Могут использоваться при анализе производительности системы данных в целом.

START AUDIT, STOP AUDIT

Команды управления транзакциями – позволяют выполнить обработку информации, объединенной в транзакцию

COMMIT, ROLLBACK, SAVE POINT, SET TRANSACTION (назначение имени транзакции)

Процедурный язык

DECLARE, OPEN, FETCH, CLOSE, EXECUTE и др.

19. Типы данных SQL. Функции SQL .

Типы данных

Некоторые наиболее употребительные встроенные функции:

ABS*	вычисляет абсолютное значение числа
ACOS	вычисляет арккосинус
ASIN	вычисляет арксинус
ATAN	вычисляет арктангенс
CEILING	выполняет округление вверх
COS	вычисляет косинус угла
COT	возвращает котангенс угла
DEGREES	преобразует значение угла из радиан в градусы
EXP	возвращает экспоненту
FLOOR	выполняет округление вниз
LOG*	вычисляет натуральный логарифм
LOG10	вычисляет десятичный логарифм
PI	возвращает значение «пи»
POWER	возводит число в степень
RADIANS	преобразует значение угла из градуса в радианы
RAND	возвращат случайное число
ROUND*	выполняет округление с заданной точностью
SIGN	определяет знак числа
SIN*	вычисляет синус угла
SQUARE	выполняет возведение числа в квадрат
SQRT*	извлекает квадратный корень
TAN	возвращает тангенс угла

ASCII	возвращает код ASCII левого символа строки
CHAR	по коду ASCII возвращает символ
CHARINDEX	определяет порядковый номер символа, с которого начинается вхождение подстроки в строку
DIFFERENCE	возвращает показатель совпадения строк
LEFT*	возвращает указанное число символов с начала строки
LEN*	возвращает длину строки
LOWER*	переводит все символы строки в нижний регистр
LTRIM*	удаляет пробелы в начале строки
NCHAR	возвращает по коду символ Unicode
PATINDEX	выполняет поиск подстроки в строке по указанному шаблону
REPLACE	заменяет вхождения подстроки на указанное значение
QUOTENAME	конвертирует строку в формат Unicode
REPLICATE	выполняет тиражирование строки определенное число раз
REVERSE	возвращает строку, символы которой записаны в обратном порядке
RIGHT	возвращает указанное число символов с конца строки
RTRIM	удаляет пробелы в конце строки
SPACE	возвращает указанное число пробелов
STR	выполняет конвертирование значения числового типа в символьный формат
STUFF	удаляет указанное число символов, заменяя новой подстрокой
SUBSTRING	возвращает для строки подстроку указанной длины с заданного символа
UNICODE	возвращает Unicode-код левого символа строки
UPPER	переводит все символы строки в верхний регистр

Ограничение

Проекция

Объединение

Пересечение

Пересечением двух совместимых по типу отношений R1 и R2 называется отношение с тем же заголовком, что и у отношений R1 и R2, и телом, состоящим из кортежей, принадлежащих одновременно обоим отношениям R1 и R2.

Синтаксис

Вычитание

Вычитанием двух совместимых по типу отношений R1 и R2, называется отношение с тем же заголовком, что и у отношений R1 и R2, и телом, состоящим из кортежей, принадлежащих отношению R1 и не принадлежащих R2.

Синтаксис R1 minus R2

Декартово произведение

Мощность произведения равна произведению мощностей. Если атрибуты R1 и R2 имеют атрибуты с одинаковыми наименованиями, то перед выполнением операции декартового произведения такие атрибуты необходимо переименовать. Совместимость по типу не требуется.

Какие экзамены должны быть сданы студентами, закончившими учебный год R1[семестр <=2*курс]R2

Экви соединение это соединение, когда Q есть равенство.

Естественное соединение

Соединение производится по одинаковым атрибутам.

Деление

У операции деления два операнда бинарное и унарное. Результативное отношение состоит из одноатрибутивных кортежей, включающих значения первого атрибута кортежей первого операнда-отношения, таких что множество значений второго атрибута совпадает со множеством значений единственного атрибута второго операнда-отношения.

Синтаксис R1 divideby R2

Понятие и составляющие информационной системы

Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

В информационной системе имеется два компонента: программное обеспечение и электронное информационное хранилище.

1.Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

2.Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

3.Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

4.Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

5.Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

ЛЕКЦИЯ 3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Основные вопросы лекции:

1. Понятие информационного обеспечения, его структура.

2. Внемашинное информационное обеспечение.

3. Внутримашинное информационное обеспечение.

4. Информационное обеспечение автоматизированного рабочего мес-

та менеджера.

Под информацией понимается совокупность различных сообще-

ний об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде .

Показатель – логическое высказывание, содержащее качествен-

ную и количественную характеристики отображаемого явления. Пока-

затель является минимальной по составу информационной

совокупностью для образования самостоятельного документа. Сово-

купность показателей, содержащихся в документе, образует инфор-

мационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных

по определенному признаку, составляет информационный массив

(файл). Файл является основной структурной единицей при автомати-

зированной обработке. Массивы по различным признакам могут объе-

диняться в потоки, используемые при решении различных комплексов

задач управления. Отношение информации к той или иной функции

управления дает основание выделить сложную структуру информации

как информационную подсистему. Информационная система охва-

тывает всю информацию экономического объекта и является струк-

турной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-

основания часто называют данными . Данными принято называть ин-

формацию, представленную в формализованном виде, позволяющем

передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Управленческую информацию классифицируют по различным

признакам: 1) источникам возникновения: первичная и производная

(промежуточная, командная, отчетная); 2) способу фиксации: устная и

документированная; 3) способу выражения: цифровая и алфавитная;

4) характеру фиксацииданных: фиксируемая и нефиксируемая; 5) на-

правлению движения: входящая и исходящая; 6) стабильности: пере-

менная и условно-постоянная; 7) функциям управления;

8) принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, пла-

ново-экономическая, оперативно-производственная; 9) времени воз-

никновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент ИС и

ИТ – предназначено для отражения информации, характеризующей

состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия

управленческих решений. Информационное обеспечение включает

совокупность единой системы показателей, потоков информации –

вариантов организации документооборота; систем классификации и

кодирования экономической информации, унифицированную систему

документации и различные информационные массивы (файлы), хра-

нящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную

степень организации.

8 Внутримашинное ИО Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску и передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Внутримашинное ИО Информационные массивы (файлы) Базы и банки данных, информационные хранилища Базы знаний

9 Задачи ИО и методы их решения Однозначное и экономичное представление информации в системе Организация процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами Организация взаимодействия пользователей с системой Обеспечение эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации Кодирование объектов Классификация объектов Экранные формы ввода/вывода данных Унифицированные системы документации

10 Требования к ИО Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Предоставление полной, достоверной и своевременной информации для реализации экономических расчетов и принятия управленческих решений. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Минимизация затрат на процедуры сбора, хранения, поиска, обработки и передачи информации. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

13Реквизиты Код подразделения Наименование подразделения Количество работников 001 Отдел главного технолога Отдел главного механика Отдел главного инженера 20 Форма реквизита Содержание реквизита Реквизит-признакРеквизит-основание Номенклатура

14 Показатели Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики объекта управления. Показатель образуется путем сочетания одного реквизита-основания и всех относящихся к нему реквизитов-признаков. Совокупность показателей образует информационное сообщение (документ). Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

15 Пример показателя Показатель «Количество работников» Формулировка: в марте 2010 года в отделе главного технолога работало 25 человек. Структура показателя Форма реквизита МесяцГодПодразделениеКоличество СодержаниереквизитаМарт2010 Отдел главного технолога 25 Реквизиты-признакиРеквизит-основание

16 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции).

17

18 Информационные единицы верхнего уровня Группа однородных документов составляет информационный массив. Группа однородных документов составляет информационный массив. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Массивы по семантическому признаку могут объединяться в информационные потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационный поток – совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов (поток информации, характеризующий выпуск продукции). Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная подсистема – объединение информационных потоков по отношению информации к той или иной функции управления. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта. Информационная система – объединение информационных подсистем, охватывает всю информацию экономического объекта.

19 Порядок проектирования ИО 1)Определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей 2)Выявление возможности применения унифицированной системы документации для отражения показателей 3)Классификация и кодирование технико-экономической информации объекта управления, изучение возможности использования общегосударственных классификаторов 4)Проектирование форм первичных и результатных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки 5)Организация информационной базы – определение структуры базы данных, проектирование форм вывода результатов обработки.

20 Системы экономических показателей Система показателей – совокупность взаимосвязанных социально-экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач АЭИС. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного ИО. Система показателей определяет содержание управленческих документов и информационных массивов.

22 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По уровню управления Корпорация Показатели рынка ценных бумаг, биржевого дела Предприятие Показатели товарного рынка, показатели качества выпускаемой продукции Подразделение Показатели производительности труда, трудоемкости Пофункциональнымподсистемам Подсистема ТПП Показатели норм расхода материалов, норм времени и трудоемкости изготовления продукции Подсистема управления качеством Показатели стандартов качества продукции, показатели материального стимулирования Подсистема кадрового обеспечения Показатели учета и анализа численности состава кадров, использования рабочего времени, текучести кадров

23 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели По функции управления Планирование Показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений Учет Показатели оперативного учета показатели выработки и отгрузки продукции, поступлении и расходовании материалов Показатели бухгалтерского учета Показатели, содержащиеся в плане счетов бухучета Показатели статистического учета Показатели, содержащиеся в единых формах статистической отчетности Анализ Показатели внешнего анализа Показатели имущественного состояния предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности, взаимоотношений с внешними организациями Показатели внутреннего анализа Показатели эффективности деятельности предприятия (прибыль, оборачиваемость капитала, конкурентоспособность) Контроль и регулирование Плановые и фактические показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров

24 Классификация систем показателей ПризнакСистемы показателей Показатели Расчет экономической эффективности Количественные показатели Объем производства, прибыль, рентабельность, экономия трудоемкости и стоимости Качественные показатели Наукоемкость продукции, квалификация работников, показатели социальной эффективности Упражнение: выделить из любого официального документа показатели, определить состав их реквизитов, указать реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

25 Системы документации Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению.

26 Виды систем документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

27 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Цели создания УСД: Цели создания УСД: Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

28 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

29 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

30 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.

33

34 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

36 Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Документ – основа для принятия управленческих решений

37

38

39

40

41 Требования к первичным документам 1.Достоверные данные о состоянии экономического объекта. 2.Достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации. 3.Минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.

42 Порядок разработки первичных документов 1)уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления); 2)выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке; 3)составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов; 4)утвержденные формы документов тиражируются и внедряются в ИС.

43 Требования к результатным документам 1.Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. 2.Данные должны быть достоверны, а их расположение реквизитов – логически обоснованным. 3.Периодичность выдачи результатных документов должна соответствовать экономической задаче – сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме или при ответе на запрос. 4.Выходные документы должны иметь унифицированный вид.

44 Порядок разработки форм результатных документов 1) определяется состав результатных документов, необходимых данной организации; 2) изучается возможность получения типовых результатных документов; 3) по мере необходимости производится привязка типовых форм результатных документов к конкретным условиям; 4) определяется состав показателей, рассчитываемых с использованием ВТ; 5) показатели распределяются по результатным документам в определенной последовательности, с учетом используемых информационных массивов; 6) каждому результатному документу дается свое наименование; 7) разрабатывается эскиз формы результатного документа с учетом эксплуатационных возможностей компьютера.

45 Пример описания информационных элементов Наименование реквизита Идентифи- катор Тип данных Разрядность Код клиента Code_klientЧисловой4 Наименование клиента Name_klient Текстовый20 Дата обращения Time_adviceВремя/дата8 Наличие задолженности DebtBoolean1

47 Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями.

49 Проектирование пользовательского интерфейса 1.Проектирование структуры (внешнего вида) формы ЭД. 2.Проектирование содержания формы ЭД (определение перечня элементов и выбора способов их заполнения). 3.Определение последовательности форм ЭД. 4.Установление связей между формами ЭД. 5.Апробация форм ЭД и их заполнение.

54 Информационная база Информационная база (ИБ) – основная часть внутримашинного ИО. Информационная база это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности аппарата управления и функциональных подсистем ИС. Понятия массивов и файлов неотделимы друг от друга – массивы содержат информацию, а файлы организуют ее хранение.

55 Классификация файлов ИБ По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По смысловому содержанию (программные и массивы данных) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По этапам обработки (входные, выходные (результатные), внутренние (базовые)) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По составу информации (файлы с оперативной информацией, файлы с постоянной информацией) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По типу логической организации (файлы с иерархической и реляционной структурой записи) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа) По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа)

57 Виды массивов по этапам обработки Вид массивовНазначение и содержание Входные Содержат исходные и текущие данные, запросы на решение задач и выполнение процессов. Предназначены для ввода данных или обновления базовых файлов. Выходные(результатные) Содержат совокупность показателей, необходимых для формирования отчетности и принятия решений в последующий период. Внутренние(базовые) Содержат справочную, нормативную, служебную информацию. Предназначены для переработки информации из входных массивов и формирования выходных массивов.

58 Виды массивов по технологии использования Вид массивов Назначение и характеристики. Постоянные Формируются до начала функционирования ИС. Содержат директивные, нормативные, справочные и другие, редко меняющиеся, данные. Переменные (оперативные) Формируются из первичных документов. Содержат текущую информацию о состоянии объекта управления. Вспомогатель ные (рабочие) Являются результатом логических преобразований постоянных массивов. Создаются для решения конкретных задач с целью сокращения времени обработки информации. Промежуточн ые Содержат информацию, возникающую на стыке различных задач. Не имеют самостоятельного значения для целей управления объектом. Архивные Формируются на основе выходных массивов. Предназначены для хранения информации, необходимой для обработки в будущих отчетных периодах, для решения аналитических, прогнозных задач. Служебные Содержат информацию, необходимую для обработки всех выше упомянутых массивов. Предназначены для ускорения поиска информации в основных файлах.

59 Требования к внутримашинному ИО Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Полнота, целостность, согласованность и непротиворечивость хранимой информации. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Минимизация времени выборки данных при решении задач управления. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Независимость структуры массивов от программных средств их организации. Динамичность структуры ИБ. Динамичность структуры ИБ. Релевантность ИБ. Релевантность ИБ. Удобство языкового интерфейса. Удобство языкового интерфейса. Разграничение прав доступа пользователей. Разграничение прав доступа пользователей.

60 Способы организации ИБ Поддерживается функциональными пакетами прикладных программ Основывается на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных (СУБД). Информационная база Совокупность локальных файлов Интегрированная база данных

61 Особенности пофайловой организации ИО Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Специализация структуры данных под решаемые задачи высокая скорость обработки данных. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Не предусматривается установления связи между файлами, исключается работа в диалоге. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах. Применяется при решении узкоспециализированных задач с небольшим объемом данных, хранящихся в обособленных файлах.

62 Недостатки пофайловой организации внутримашинного ИО Зависимость программ от данных (структура записи файла известна только программе, которая с ним работает) Сложность авторизации (принят децентрализованный принцип управления доступом, когда администрирование режимом доступа к каждому файлу осуществляется его владельцем) Сложность реализации многопользовательского доступа (эффективный многопользовательский доступ возможен только в режиме чтения файлов)

63 Организация ИО в виде БД – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. База данных – это интегрированная совокупность файлов, обеспечивающая хранение информационных ресурсов, удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Преимущества: Преимущества: обеспечение совместимости данных; обеспечение совместимости данных; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; уменьшение синтаксической и семантической избыточности; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; соответствие данных реальному состоянию объекта управления; обеспечение многопользовательского доступа к данным. обеспечение многопользовательского доступа к данным. Проблемы: Проблемы: необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость усиления контроля ввода данных; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость разграничения прав доступа пользователей; необходимость обеспечения защиты данных. необходимость обеспечения защиты данных.

64 Виды БД 1.По используемой модели данных: Иерархические; Иерархические; Сетевые; Сетевые; Реляционные; Реляционные; Объектно-ориентированные. Объектно-ориентированные. 2.По организации хранения данных и технологии их обработки: Централизованные; Централизованные; Распределенные. Распределенные.

Информационное обеспечение практически всегда переплетается с организационно-управленческой и производственно-технологической сферой. Поэтому информационное обеспечение – это совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.

Основополагающим в определении информационного обеспечения является понятие информации.

Информация (от лат. infornatio – разъяснение, изложение) до середины XX столетия понималась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 1950-х гг. на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные понятия информации. Информацию в вероятностно-статистическом (энтропийном) подходе стали трактовать как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса (информация по Шеннону).

Общенаучное понятие информации – это изменение объема и структуры знания воспринимающей системы. При этом под воспринимающей системой понимается не только собственно сам человек или его производные (коллектив, общество), но и вообще любая система, например биологическая клетка, воспринимающая при рождении генетическую информацию.

Существует нормативно-правовое понятие информации, которая используется в законодательных актах, регламентирующих информационные процессы и технологии. В Федеральном законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ понятие информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.

Важный нормативно-правовой аспект. Статья 128 Гражданского кодекса РФ информацию, наряду с вещами, работами и услугами, результатами интеллектуальной деятельности, нематериальными благами определяет видом объектов гражданских прав, а также прав собственности и авторских прав.

Содержанием информационно-аналитической сферы является объединение общенаучного и нормативно-правового понятия информации. Следовательно, информацию лучше рассматривать как изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области (лица, предметы, факты, события, явления, процессы) воспринимающей системой (человек, организационная структура, автоматизированная информационная система) независимо от формы и способа представления знания.

При рассмотрении понятия информационного обеспечения в виде обработки информации большое значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. К примеру, данные по сотрудникам какой-либо организации в виде формализованных учетных карточек кадрового подразделения содержат лишь некоторый перечень необходимых сведений (ФИО, год рождения, образование, семейное положение, должность и т.д.) в отличие от огромного количества сведений, характеризующих каждого конкретного человека.

Данные – это информация, отражающая определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащая лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.

Таким образом, информация на стадии данных определяется формой представления и дополнительной характеристикой – структурой.

Структура данных связана с предоставлением информации и, в свою очередь, определяется функциональной, логической, технологической и т.п. структурой той или иной предметной области, информацию о которой содержат данные.

Существуют неструктурированные и структурированные формы представления данных, что предопределяет технологические особенности их накопления и обработки.

Неструктурированные формы.

• 1. Связный текст (документ на естественном языке – литературном, официально-деловом и т.д.).
• 2. Графические данные в виде фотографий, картинок и прочих неструктурированных изображений.

Структурированные формы данных.

• 1. Анкеты.
• 2. Таблицы.
• 3. Графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм.

Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми с точки зрения задач обработки и анализа информации являются программные средства обработки структурированных данных, так как структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.

Термин "информация" используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.

Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации, – неотъемлемая часть управленческого процесса.

С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному (табл. 3.7).

Таблица 3.7

Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %

Виды информации , используемой в управлении:

• по типу отражаемых отношений – технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;
• масштабам отражаемого объекта – федеральная (общегосударственная), региональная, местная;
• отраслям (сферам) жизнедеятельности общества – промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.н.;
• структурированности – систематизированная и несистематизированная;
• характеру носителя – документированная и вербальная.
• структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.
• источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри нее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Ее использование характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация:

• – организационно-хозяйственная – сведения о состоянии системы управления, кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах;
• – оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.

Еще более регламентированный вид внутренней информации – исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:

• – внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;
• – для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления – приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация – сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и неоднократного использования первичных документов.

Различные виды управленческой деятельности имеют различную информационную потребность .

Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.

Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временны́ми параметрами.

Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности – очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.

Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной, что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом – социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить КПД своей умственной работы и др.