Энциклопедия маркетинга. Методология науки

Конференция (от латинского «confero» - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения определённых вопросов.

Конференция может стать отличной возможностью донести до целевой аудитории важные сведения, проанализировать выбранную тему со всех аспектов и мотивировать слушателей на какие-либо действия. При проведении подобного мероприятия нужно учитывать все нюансы (подготовленность участников, способы представления информации, организационные и подготовительные меры).

По объему информации и общей длительности мероприятия их можно разделить на две основные категории: большие (конгрессы и заседания, состоящие из нескольких секций) и маленькие (лаконичное изложение сути рассматриваемой темы).

По составу участников и методу проведения конференции бывают: открытые (без ограничений, с участием всех присутствующих) и закрытые (избранный состав, тему раскрывают только докладчики).

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

• узкоспециализированные и масштабные;
• международные и национальные;
• деловые и обучающие;
• юбилейные и мемориальные.

Как провести мероприятие?

Успех любого мероприятия (не только конференции) зависит от двух факторов - от степени его подготовленности и от атмосферы его проведения. Именно поэтому первое, с чего вам следует начать, - это планирование. Вам необходимо определить форму проведения мероприятия, тематику, круг обсуждаемых вопросов, место проведения, потенциальных партнёров и участников. Отдельно стоит подумать над финансовой стороной вопроса, в том числе необходимостью и уместностью введения организационного взноса. Не забудьте обсудить данный вопрос с бухгалтерией вашей организации, чтобы предполагаемые финансовые затраты можно было распределить на конкретные статьи расходов.

Затем с учётом масштабов мероприятия сформируйте организационный комитет, причём желательно, чтобы ваши коллеги не только были исполнителями, но и сами выдвигали различные инициативы. Прислушивайтесь к свежим идеям, устраивайте мозговые штурмы и помните, что истина рождается в споре.

На организационном этапе необходимо составить подробный сценарий мероприятия с чёткой разбивкой по времени. Учитывайте все детали вплоть до фуршета и кофе-брейка, для организации которых можно пригласить фирму, оказывающую услуги кейтеринга - выездного ресторанного обслуживания.

Ещё один важный этап подготовки - обеспечение информационного освещения. В наш век Интернета для крупных мероприятий, как правило, создают собственные сайты, но даже если ваша организация не обладает достаточными средствами, полностью игнорировать данный этап нельзя. Например, ваши партнёры могут распространить информацию о мероприятии совершенно бесплатно.

Мероприятие должно быть хорошо организовано, а информация должна представляться не только в устной форме, но и с помощью других способов. Для обеспечения комфорта может понадобиться аренда проектора и экрана. Это оборудование необходимо, поскольку для эффективного представления информации докладчики могут демонстрировать аудитории презентации, графики, схемы, иллюстрации. Такие материалы могут транслироваться в электронном виде через экран, чтобы каждый участник смог наглядно рассмотреть суть вопроса.

Разумеется, докладчики должны выступать перед аудиторией, используя микрофоны. Информацию, которая будет представлена посетителям мероприятия, нужно предварительно сохранить на компьютере. Участникам конференции можно выдать печатные материалы, канцелярские принадлежности и памятные сувениры (брошюры, журналы, листовки, блокноты, шариковые ручки, значки, фирменные пакеты). Как правило, перед началом конференции посетителям надевают на руки одинаковые браслеты, чтобы они могли найти свою группу, если потеряются. Во время перерывов нужно предоставить участникам питание (кофе, закуски, ланч, кондитерские изделия).

Как организовать научную конференцию?

У научных конференций (по статусу они занимают промежуточное место между конгрессами и семинарами) существуют свои особенности. Одной из главных фигур является учёный секретарь конференции, ведущий переписку с участниками, составляющий программу и готовящий к изданию сборник тезисов. Важная задача - вовремя разослать приглашения и разобрать заявки. На серьёзных научных конференциях, а также посвящённых памятным датам начинают этим заниматься за год.

Вам может очень помочь печать буклетов со следующей информацией: название, место, дата, эмблема, сроки предоставления материалов, контактные данные организаторов, время и место публикации материалов.

Как организовать международную конференцию?

На международной конференции следует заранее обозначить используемые языки, найти переводчиков, подготовить экскурсионную программу для иногородних и иностранных участников, а также забронировать им гостиницы.

Такие мероприятия проводятся с целью обучить аудиторию новым навыкам, ознакомить участников с последними технологическими разработками, расширить кругозор и общее развитие людей. Конференции нужны для того, чтобы присутствующие получали подробные знания по интересующим вопросам, совершенствовали свои способности. Материалы, представленные аудитории, должны соответствовать тематике конференции и ее целям. Предполагается, что после мероприятия участники получают необходимые теоретические сведения, которые в дальнейшем они смогут применить на практике.

Редакция желает вам успехов, и пусть организация конференции станет новой вехой в вашем карьерном росте.
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен

5 способов оживить «деловую конференцию»

1. Учитывайте стиль выступления участников

В процессе подготовки конференции и создания расписания выступлений очень важно принимать во внимание особенности каждого участника. Проявите максимум внимания, проанализируйте стиль выступающих, чтобы создать правильный ритм конференции. Кто-то предпочитает спокойный монолог, кто-то будет говорить более эмоционально и динамично, некоторые задействуют аудиторию, другие предпочитают выступление в стиле дебатов «один на один» и т.д.

Если организатор сможет удачно чередовать разные типы выступлений, конференция выйдет более динамичной.

2. Используйте новые форматы презентации

Совсем не обязательно проводить конференцию в стандартном формате: один выступает – остальные слушают. Можно использовать самые разные варианты презентации информационных материалов. Например, разделить участников на небольшие группы и провести часть конференции в стиле интервью, заставив слушателей стать непосредственными участниками обсуждения. К примеру, после короткого выступления один из участников задает какой-либо вопрос по теме второму, затем второй третьему и т.д.

Ещё один вариант – использование разных форматов в рамках одного выступления. Например, сначала монолог выступающего, затем переход к диалогу с аудиторией или интервью с участием ведущего и т.д.

3. Предлагайте интересные анонсы

Перед конференцией или в перерыве между выступлениями можно использовать анонсы, чтобы подогреть интерес гостей. Выбирайте самое интересное и кратко опишите то, о чем пойдет речь далее, чтобы активизировать внимание посетителей.

4. Разбавляйте выступления краткими блоками наглядной информации

Люди имеют разные преобладающие типы восприятия: одни лучше воспринимают информацию на слух, другие – визуально. Учитывайте это, чтобы донести максимум необходимых данных до каждого посетителя. Например, выступления можно через определенное количество минут разбавлять краткими блоками (минута-две) наглядной информации по теме. Это могут быть графики, таблицы, сравнительные рисунки, фотографии и т.д. Можно использовать большие экраны, проекторы, индивидуальные дисплеи или печатные материалы.

5. Делайте интересные перерывы

Чтобы разрядить атмосферу, можно устраивать необычные перерывы между выступлениями. Их можно заполнить, например, показом интересных фотографий с комментариями, прямо или косвенно касающихся темы.

Если позволяет общий стиль и тематика, можно подойти к таким перерывам более креативно, использовать музыку (песни), забавные картинки или шаржи, чтобы создать юмористический эффект. Это поможет гостям расслабиться, «освежит» атмосферу и придаст мероприятию больше динамики.

5 способов «оживить» деловую конференцию ,2.0 out of5 based on1 rating

Что, в конечном итоге, вы хотите получить? Конференция может быть направлена на обеспечение компании надежными бизнес-контактами, на улучшение имиджа, на поиск инвесторов и т.д. В зависимости от этого выбирается определенное направление, которого следует придерживаться на протяжении процесса подготовки и проведения мероприятия. Помните, что цель должна быть досягаема, измерима и иметь реальные временны́е характеристики.

Дайте название мероприятию. Если оно проводится не в первый раз, то не забудьте указать нумерацию. Название должно быть ярким, броским, интригующим. Ваша целевая аудитория должна заинтересоваться конференцией.

Определите четкую целевую аудиторию. Даже идеально подготовленная и организованная конференция может не принести никакого эффекта, если вы пригласите на нее не «тех» людей. Задайте себе вопрос, кто должен выступать, чье мнение должно быть услышано, чем это мероприятие может быть интересно гостям. Попробуйте определить, где и как лучше общаться с потенциальной целевой аудиторией, что влияет на принятие нужных людей решения об участии в организуемом вами мероприятии.

Определитесь со временем и местом проведения . Большинство проводится в будни (кроме пятницы), если не предполагается длительное мероприятие. От места во многом зависит все мнение о событии в целом. У отношение к конференции формируется еще тогда, когда они только ищут конференц-зал или . Поэтому как можно более подробно опишите маршрут, по возможности разместите указатели.

Соберите комитет, который рассмотрит все отклики на ваше предложение и отберет наиболее интересные и соответствующие теме . После этого можно будет приступить к формированию программы мероприятия.

Распределите обязанности внутри . Кто-то отвечает за общение с гостями, кто-то решает все вопросы со СМИ, кто-то ведет мероприятие и т.д. Предоставьте всем участникам конференции дополнительные материалы о выступающих. Перед мероприятием обязательно проверьте всю технику.

Если вы понимаете, что не укладываетесь во временны́е сроки, установите лимит времени на каждое и на количество вопросов. Обратитесь к аудитории с предложением задать выступающим все дополнительные вопросы уже после окончания мероприятия.

Видео по теме

Обратите внимание

Где провести конференцию или презентацию? Сегодня маркетинг развивается в сторону прямого контакта с потенциальными покупателям и заказчиками. Многие крупные компании устраивают различные презентации и конференции, где представляют свои продукты и рассказывают о преимуществах.

Полезный совет

Здесь каждый гость почувствует себя свободно и непринужденно, а панорамные окна и вид на Кремль обеспечат превосходное настроение в течение всего мероприятия. Если вы решаете, где провести конференцию для бизнес-партеров, коктейль-party или банкет, ответ очевиден! В нашем новом зале «Ярославль» мы организуем для вас незабываемое деловое или развлекательное событие.

Источники:

• Пасмуров А.Я. Как эффективно провести конференцию, семинар, выставку

Научные различаются по своим направленностям и масштабом проведения. Если взять любой институт, то такие мероприятия можно проводить хоть каждую неделю, но только в рамках этой организации. Но для более значимых событий есть свой пошаговый алгоритм, в котором нужно учесть много деталей.

Вам понадобится

• - план;
• - помещение;
• - писчие материалы;
• - плакаты;
• - мультимедийное оборудование;
• - микрофоны;
• - раздаточные материалы;
• - столы и стулья;
• - скатерти;
• - папки с документами;
• - питьевая вода и стаканчики.

Инструкция

Определитесь с темой конференции. Вообще, чтобы ваше научное собрание имело успех, нужно хорошо продумать основную идею конференции. Тема должна быть актуальной, лаконичной и представлять интерес не только для выступающих, но и для зрителей. Ведь самое главное в подобных – заинтересованность обеих сторон. Поэтому соберите единомышленников, чтобы составить краткую полезную тему.

Оповестите заранее всех участников. Также успех конференций подобного типа определяется наличием высокопоставленных в научном мире. Конечно, все зависит от размаха вашей конференции. В любом случае, чем более именитые гости вас посетят, тем будет интересней проводить данное собрание. Позаботьтесь об этом за несколько месяцев, а то и за год да открытия заседания! Разошлите всем гостям письменные приглашения.

Что такое "Spring Symposium 2017"?

Симпозиум проходил с 6 по 8 марта в Университете Хельсинки и был посвящен научным вопросам и открытиям в области экологии и эволюционной биологии.

Spring Symposium, в своем роде, - уникальное явление, т.к. ежегодно его организуют исключительно аспиранты (PhD-student) без помощи администрации и научных руководителей. Выступать с устными докладами на нем могут также только аспиранты, каждому из которых дается 15 минут на выступление и 5 минут на вопросы зала. Студенты магистратуры могут представить результаты своих работ в виде постеров.

Но главной изюминкой данного симпозиума является жюри, состоящее из трех приглашенных зарубежных ученых, которые независимо оценивают презентации и постеры. Более того, любой посетитель конференции может дать обратную связь выступающему, заполнив форму с вопросами. Таким образом, Spring Symposium является бесценной площадкой для тренировки и улучшения навыков публичного показа научных работ.

В этом году около 50 участников представили свои исследования на суд публики. Каждый день симпозиума начинался с 45-минутной лекции зарубежного эксперта. После шли доклады аспирантов, разбитые на тематические блоки, а затем постер-сессии студентов. Оглашение победителей симпозиума происходило на церемонии закрытия (Grande Finale ) в Ботаническом Саду города Хельсинки. А теперь, я расскажу о том, как все это организовывалось.

Организационный комитет

Ядро для организации симпозиума, состоящее из трех-четырех человек, обычно формируется на церемонии закрытия Grande Finale . Аспиранты, которые хотят провести его в следующем году, дают знать организаторам о своем желании и, соответственно, становятся новыми организаторами нового симпозиума. Именно они начинают самые ранние приготовления в виде постановки стратегических задач, получении стартового бюджета от университета и распределении ответственных ролей. В течение года к ним подтягиваются другие ребята, среди которых оказался и я.

Всего в организационном комитете нас было семь человек, и роли распределились следующим образом:

1. глава - координирует всю работу, официальное лицо орг. комитета
2. секретарь - запись протокола собраний, рассылка новостей организаторам
3. казначей - все что касается денег, чеков и прочих финансовых вопросов
4. вебмастер - загрузка контента на официальный сайт, тех.поддержка
5. ответственный за заботу о зарубежных ученых
6. ответственный за еду и бронирование ресторанов
7. ответственный за бронирование отелей, авиабилетов и такси для спикеров

Конечно, список весьма условный, и мы друг друга подстраховывали, но в целом такая система оказалась очень эффективной! Собирались регулярно, каждый месяц (первая встреча была аж за 10 месяцев до симпозиума!). На собраниях выясняли что сделано, а что нет, ставили новые задачи и обсуждали пути их решения. Секретарь вел протокол собрания, после чего дискуссия переходила в закрытую группу Facebook.

Что было необходимо сделать до конференции?

Дел, без преувеличения будет сказано, оказалось очень и очень много. Для упрощенного изложения я разделил их на три категории: те о которых надо позаботиться с самого начала (стратегические), за пару месяцев до конференции (формальные), и за неделю до мероприятия (бытовые).

Стратегические цели

Время и место проведения мероприятия, выбор и приглашение спикеров из разных стран, и где взять деньги на все это - вот тройка ключевых вопросов на этом этапе. С первым из них справиться не составило труда, организаторы пошли протоптанной дорожкой предыдущих 25 симпозиумов: начало марта, библиотека в научном городке Viikki для биологов.

Последний вопрос был посложнее, ведь, факультет оплачивал лишь часть расходов, поэтому для покрытия второй половины расходов нам пришлось искать спонсоров среди компаний и организаций! Некоторые компании предоставляли деньги в обмен на их лого на странице сайта и сборнике тезисов. Другие оказывали материальную поддержку в виде чая, орехов и шоколада, в обмен на размещение их визиток на столе с угощениями. Занимался этим наш казначей, поэтому деталей я не знаю:-)

Но самым тяжелым заданием для коллектива был подбор зарубежных ученых в жюри. Во-первых, нужно найти харизматичных экспертов, способных рассказать широко и доступно о своем исследовании, которые смогли бы приехать в Финляндию в начале марта. Именно их 40-минутные лекции должны привлечь на симпозиум как можно больше людей. Во-вторых, этим экспертам должны быть предоставлены наилучшие условия проживания в Хельсинки, бесплатные авиабилеты в оба конца и интересная вечерняя программа в виде посещения необычных ресторанов. Все это требует тщательного планирования, расчета затрат и своевременного бронирования.

Так например, ученые из США и Канады нам сразу оказались недоступны из-за высоких цен на авиабилеты, но организаторы пригласили не менее интересных исследователей из Бельгии, Голландии и Германии, которые замечательно справились со своей ролью.

Формальные задачи

Затем рассылали всю необходимую информацию участникам конференции, заводели твиттер для симпозиума, который также прикреплили к сайту, и опубликовали на нем последние новости.

Бытовые приготовления

Вот здесь и проявляются все ляпы, которые были сделаны раннее. Но на то она и финальная неделя подготовки, чтобы убрать все недочеты и привести мероприятие в идеальную форму. Чем-то это мне напоминало подготовку к выпускному или к свадьбе:-)

Дела самые разнообразные: проверка аудитории на предмет работы микрофонов и проектора, расстановка стендов для постеров, установка мини-кухни для приготовления чая и кофе (нам понадобилось аж 4 кофемашины, чтобы успевать его во время варить), встреча зарубежных экспертов, даже пироги с черникой и яблоками пришлось всем вместе печь в один из выходных! Самым же главным делом было распределение ролей для организаторов во время тематических сессий: кто на какой сессии будет ведущим, кто микрофон приносить для вопросов аудитории, кто кофе варить. Все детали нужно учесть, иначе все может рухнуть в один момент.

Что организаторы делали на самой конференции?

Самые трудными оказались дни самого симпозиума: я уходил из дома в 6.30, возвращался ближе к полуночи. К этому надо быть готовым, и ни в коем случае не оставлять важные сторонние дела на период мероприятия.

Самая ответственная роль на конференции, конечно, у ведущего сессии (chair person): он должен представлять докладчиков, следить за временем и при необходимости самому задавать вопросы докладчику. В случае технических неполадок именно он должен развлекать публику и сохранять боевой дух. К счастью, у нас неполадок не было, а вот ведущими были поочереди все организаторы без исключения. Вообще все роли распределялись равномерно, каждый и с микрофоном набегаться успевал, и кофе наготовить вдоволь:-)

Также обязанностью ведущих было сопровождение приглашенных экспертов в течение всего дня. На обед ходили все вместе, так же как и на ужин, где и успевали за бокалом вина познакомиться поближе и узнать, чем живут и дышат ведущие ученые западной Европы. Даже я, занимаясь больше физиологией, нежели экологией, смог найти потенциальную почву для сотрудничества с одним из них. Так что, несмотря на всю строгость и официальность протокола мероприятий, можно весело и с пользой провести время!

В последний же день эксперты оценивали все постеры и презентации для того, чтобы объявить имена победителей на церемонии закрытия симпозиума в Ботаническом Саду. Среди них, к собственному удивлению, оказался и автор этой статьи, получив первую за свою историю научную награду!

Заключение

Вот такая история приключилась со мной этой зимой! В заключении, хочу сказать, что я никогда не думал, что организация конференции помимо стресса может принести столько положительных эмоций и приятных знакомств. Это действительно очень увлекательное занятие, если подойти к нему с душой.

Главное правило организации конференции, и привлечения большого количества людей – массовое распространение информации на нескольких ресурсах и порталах. Конференция должна быть грамотно распланирована. Интересная тема мероприятия, актуальная и необходимая информация – все это привлечет внимание слушателей к проекту.

Чтобы привлечь около 100 соискателей за день, нужно только распространить информацию о конференции, дать максимально подробное описание программы и вопросов, которые будут рассмотрены. Спрос на хорошие предложения всегда высок.

Сегодня формат конференции широко распространен, и вопрос о подготовке мероприятия является весьма актуальным.

Подготовка к конференции делится на несколько этапов:

• Составление и согласование плана конференции;
• Согласование финансового плана;
• Выбор места проведения конференции;
• Разработка стиля конференции;
• Приглашение людей на конференцию.

Прежде всего, конференция – это заявление о продукте или услугах, определенной группе слушателей. Если конференцию проводит Научно – Исследовательский центр, или Кафедра Института, то основная группа слушателей – студенты высших учебных заведений.

Привлекать студентов к посещению конференции можно массово, распространяя информацию в институтах и университетах, через деканат. Информация должна быть преподнесена таким образом, чтобы не просто заинтересовать посетителей, но и побудить к действию. В план мероприятия необходимо вписать разъяснение гостям конференции тематики, и ответы на вопросы слушателей. Если формат конференции предусматривает выступление некоторых студентов у микрофона, это также следует вписать в план.

Виды научных конференций, пользующихся спросом

Существует множество разных видов научных конференций, однако не все из них привлекают студентов. Наиболее интересными, и пользующимися спросом являются:

Как провести конференцию с успехом

Организаторы конференции

В роли организаторов конференции могут выступать Научно–Исследовательские центры, Научно–Исследовательские институты и Кафедры института и университета, главное, чтобы во главе стоял профессор (доктор наук).

Форматы участия в конференциях

Научные конференции могут проводиться в очном и заочном формате. Каждый из них имеют свои преимущества и недостатки. Очный формат конференции позволят собрать всех заинтересованных в развитии и слушании темы людей в одном месте. Они общаются между собой, задают вопросы, знакомятся. Однако не все могут посетить ее, ведь конференции проводятся, как правило, в крупных городах.

После регистрации на странице следует разместить объявление. Этот сайт является лучшим из нескольких подобных онлайн – каталогов, он более удобен, и пользуется большой популярностью у пользователей интернета.

Особенности привлечения слушателей через научные площадки:

• Контроль над информацией о мероприятиях;
• Легкий доступ к странице для студентов. Сайт с информацией о конференции открывается при введении таких запросов, как: «научные конференции», «научные конференции «…тема..», «научные конференции в … «городе»;
• Бесплатное размещение;
• Автоматическая рассылка новостей подписчикам каждую неделю;
• Круглосуточная поддержка.

Как организовать конференцию и привлечь 100 соискателей за 1 день обновлено: Февраль 15, 2019 автором: Научные Статьи.Ру