Учет товаров в MS Excel: преимущества и недостатки. Управление складскими запасами при помощи MS Excel

Программа предназначена для материального учета ресурсов различного типа. Возможна реализация учета в стоимостном выражении. Поддерживается множество мест хранения, потребление на производство и списание в брак. Отчетные формы позволяют отслеживать движение ресурсов и получать оперативную информацию по каждой точке учета.

Введение

Программа может быть использована в качестве простейшей системы складского учета по местам хранения ресурсов на предприятиях, использующих небольшую номенклатуру товаров, сырья и материалов. Учет ведется в натуральных единицах измерения. Стоимостной учет в автоматическом режиме не реализован, но имеется возможность ручного ввода показателей в денежных единицах.

Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:

• Параметры
• Справочники
• Журналы

При этом сами отчеты тоже являются таблицами Excel.

Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.

Изменения в версии 2.6

• Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
• Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
• Второй сводный отчет по местам хранение.
• Вид по умолчанию первого отчета преобразован для возможности копирования и вставки остатков на начало нового периода.
• Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику на ячейке.
• Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.

Изменения в версии 2.0

• Точки учета и контрагенты разделены по разным справочникам.
• Снято ограничение на количество поставщиков и покупателей.
• Добавлены группы ресурсов для фильтрации в отчетах.
• Начальные остатки заполняются в отдельном журнале.
• Удалены стоимостные показатели в журналах, добавлен показатель средней цены в справочниках.
• Новый отчет по местам хранения в виде сводной таблицы Excel.

Возможности и ограничения

Электронные таблицы Excel имеют внутренние ограничения на объем обрабатываемой информации. Программа не предназначена для замены больших систем учета сотен тысяч позиций номенклатуры. Но на большинстве предприятий среднего и малого бизнеса объемы и сложность данных доступны для обработки в Excel.

Основной файл не содержит большого количества вычислений, для отчетов используются специальные алгоритмы, также не имеющие формульных связей с исходными данными. Поэтому большие объемы данных обеспечивают нормальное быстродействие даже в режиме автоматического расчета Excel. Переход в ручной режим расчетов рекомендуется только на устаревших компьютерах.

В автоматическом режиме расчетов Excel рекомендуем следующие параметры при работе на высокопроизводительном компьютере:

• Количество ресурсов (номенклатура) - до 2000
• Количество точек учет - до 200
• Количество операций (строк) в каждом журнале - до 10 000
• Размер файла (xlsx) - до 10Мб

В ручном режиме расчетов Excel ограничения в основном связаны только с возможностями компьютера. Для нормальной работы отчетов рекомендуем следующие ограничения:

• Количество ресурсов (номенклатура) - до 5000
• Количество точек учет - до 500
• Количество операций (строк) в каждом журнале - до 30 000
• Размер файла (xlsx) - до 25Мб

В случае использования дополнительных расчетов (полная открытость программы позволяет настроить любые дополнительные вычисления) ограничения производительности могут быть более жесткие.

Для сокращения данных можно в любой момент времени сформировать новый файл и перенести туда справочники и начальные остатки по всем точкам учета.

Установка и запуск

Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».

Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.

Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы

Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».

Параметры

Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:

Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.

Справочники

Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.

Покупатели и Поставщики

Списки контрагентов учета. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.

Список мест хранения ресурсов, участвующих в системе учета. Это могут быть отдельные складские ячейки, зоны хранения, производственные участки или помещения. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.

Группы и Ресурсы

Два связанных между собой справочника для описания ресурсов всех видов, хранящихся в точках учета. К ресурсам относятся: готовая продукция, полуфабрикаты, сырье и материалы. Группировка используется удобства фильтрации отчетов. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Журналы операций

Все складские транзакции, необходимые для формирования отчетов, вводятся в специальные таблицы, разделенные по типам операций.

Данные о запасах на начало учета. Дата определяется в Параметрах.

Приход от поставщиков

В таблицу вводятся поступления ресурсов от поставщиков. Последовательность по датам или номерам заказов не важна.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа поставщика	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Ресурс	Наименование ресурса, поступающего от поставщика.	Список	Да
Склад		Список	Да
Объем / количество		Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Комментарий		Да	Нет

Дата

В таблицу вводится информация о потребление сырья и материалов в производственном процессе. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа на производство	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Склад расхода сырья и материалов	Точка учета, с которой происходит потребление (списание) ресурса	Список	Да
Сырье и материалы	Наименование ресурса, потребляемого в процессе производства.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Сумма начисл .	Сумма по операции в базовой валюте.	Да	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

В таблицу вводятся информация о производстве готовых изделий и полуфабрикатов. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа на производство	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Продукция	Наименование ресурса, образующегося в процессе производства.	Список	Да
Склад	Точка учета, на которую поступает ресурс из производства.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

В таблицу вводятся транзакции перемещения ресурсов между внутренними складами. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Сюда же вводятся начальные остатки, хранящаися на складах на дату начала учета.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Склад-источник	Точка учета, из которой перемещается ресурс. Не заполняется при вводе начальных остатков.	Список	Да (кроме начальных остатков)
Ресурс	Наименование перемещаемого ресурса.	Список	Да
Склад-приемник	Точка учета, на которую поступает ресурс.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Программа Excel может стать прекрасным инструментом для складского учета в любой производственной организации или торговой компании, которые ведут учет материалов, готовой продукции и используемого сырья. Электронные таблицы могут помочь в этом нелегком деле.

Где могут использоваться электронные таблицы? Крупные организации для этих целей приобретают готовые решения в электронном формате. Однако такие решения имеют достаточно большую стоимость. Некоторые сложные программы даже требуют привлечения к работе на складе квалифицированного сотрудника с достаточно высокой заработной платой. Небольшим начинающим компаниям такое не под силу. Но выход есть: для ведения складского учета можно использовать таблицы Excel. Данный электронный инструмент по популярности уступает только офисной программе Word. Функционала Microsoft Excel будет вполне достаточно для решения основных задач складского учета.

Важные правила

Пользователи, которых интересуют вопросы, связанные с ведением складского учета, с самого начала должны серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом необходимо придерживаться следующих важных правил. Изначально все справочники должны быть созданы максимально подробно и точно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием наименований товаров. Необходимо также указывать артикулы, сроки годности, коды и так далее. Обычно начальные остатки вводятся в таблицы в денежном выражении. Необходимо соблюдать хронологию и вносить информацию о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об их отгрузке покупателю. Прежде чем заполнять таблицы Excel, необходимо обязательно выполнить инвентаризацию. Необходимо предусмотреть, какая дополнительная информация может потребоваться, и ввести ее, чтобы в дальнейшем вам не пришлось уточнять информацию по каждому из товаров.

Прежде чем приступать к разработке электронных таблиц для обеспечения функционирования вашего склада, необходимо учесть его специфику. В этом случае можно дать следующие общие рекомендации:

1. Следует составить справочники «Поставщики», «Покупатели» и «Точки учета товаров». Последний пункт необязателен для небольших компаний.
2. При использовании относительно постоянного перечня продукции, можно порекомендовать создать номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе. Расход, приход и отчеты в дальнейшем требуется заполнять со ссылками на него.
3. В таблице Excel лист с заголовком «Номенклатура» должны содержаться следующие данные: наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и так далее.
4. Формирование отчета происходит посредством инструмента «Сводная таблица».
5. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход».
6. Для отслеживания текущего состояния необходимо создать листы «Остатки» и «Расходы».

Создание справочников

Для того чтобы разработать программу для ведения складского учета в Excel, необходимо создать файл с любым названием. Его название может звучать, к примеру, «Склад». Теперь нужно заполнить справочники.Чтобы заголовки не «перебегали», требуется закрепить их. Для этого на вкладке «Вид» в программе Excel необходимо кликнуть по кнопке «Закрепить области». Примерно так же выглядит таблица «Покупатели». Бесплатная программа вполне может обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Однако он потребуется только в том случае, если у компании есть несколько торговых точек или складов. Что же касается организаций, в которых имеется только один пункт выдачи, то для них нет смысла создавать такой справочник.

Собственная программа «Склад»: как создать лист «Приход»

Прежде всего, нужно будет создать таблицу для номенклатуры. Заголовки ее должны выглядеть следующим образом: «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика, «Комментарий». После этого необходимо выделить диапазон данной таблицы. В поле «Имя», которое расположено прямо над ячейкой с названием «А» необходимо ввести слово «Таблица 1». Точно так же поступают и с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом нужно указать «Таблица 2». На двух отдельных листах производится фиксация приходных и расходных операций. Они позволяют вести складской учет в Excel.

Автоматизация учета

Можно сделать складской учет в Excel более удобным, если пользователь будет самостоятельно выбирать поставщика из готового списка, а также выбирать точку учета и наименование товара. Код поставщика и единица измерения при этом должны автоматически отображаться в таблице без участия оператора. Дата, стоимость, номер накладной и количество вносятся вручную. Программа «Склад» при этом будет автоматически рассчитывать стоимость благодаря использованию математических формул. Все справочники для этого требуется отформатировать в виде таблицы. Для столбца «Наименование» необходимо создать выпадающий список. Для этого нужно выделить весь столбец кроме шапки, найти вкладку «Данные» и нажать на иконку «Проверка данных». В поле «Тип данных» необходимо найти слово «Список». В поле «Источник» нужно указать функцию «=ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”). Напротив пунктов «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений» необходимо выставить галочки. Если все будет сделано правило, то при заполнении первого столбца можно будет просто выбрать название товара из списка. В столбце «Ед. изм.» при этом появится соответствующее значение. Примерно также создается автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код», а также выпадающий список. Чтобы заполнить графу «Стоимость», необходимо использовать формулу умножения. Она должна иметь следующий вид «=цена * количество». Также нужно сформировать выпадающий список под названием «Точки учета». Он будет указывать место, куда был отправлен поступивший товар. Делается это точно так же, как и в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы практически создали удобный инструмент, который позволяет вашей компании вести складской учет в программе Excel бесплатно, остается только научить программу корректно отображать отчет. Для этого необходимо приступить к работе с соответствующей таблицей. В начало временного периода выставляем нули, поскольку складской учет мы только еще собираемся вести. Если же ранее мы его уже осуществляли, то в этой графе должны будут отображены остатки. Единицы измерения и наименования товаров при этом должны будут браться из номенклатуры. Для облегчения складского учета, программа Excel должна будет заполнять столбцы «Поступление» и «Отгрузки» посредством функции СУММЕСЛИМН. Для учета остатков товаров на складе должны использоваться математические операторы. Со временем вы можете самостоятельно внести коррективы в программу «Склад», чтобы сделать максимально удобным учет вашей продукции.

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно , которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы "Номенклатура" присвоим имя: "Таблица1" . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: "Таблица2" диапазону таблицы "Поставщики". Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» - инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8").

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» - куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Многие компании используют Microsoft Excel, чтобы вести учет расходов отдела или всей компании. В настоящее время Excel может использоваться на всех ПК, на которых установлена операционная система Windows. По этой причине вы можете вести учет собственных расходов, если данная программа установлена на домашнем ПК. Существует большое количество шаблонов для ведения учета расходов от Microsoft и других сайтов, последние версии Excel включают встроенный шаблон в качестве предустановленного. Также в Excel можно создать собственную динамическую таблицу для ведения учета расходов. В обоих случаях следуйте инструкции ниже.

Шаги

Работа с шаблоном Excel

Выберите предустановленный шаблон. Последние версии программы включают шаблон для ведения учета личных расходов, а также шаблоны для ведения учета расходов бизнеса. Вы можете получить доступ к этим шаблонам и вести учет расходов с их помощью.

• В Excel 2003, выберите «Создать» в меню «Файл». В панели задач «На моем компьютере» выберите «Новая книга», чтобы увидеть шаблоны в новом диалоговом окне.
• В Excel 2007 в меню «Файл» выберите «Создать». После этого появится диалоговое окно «Новая книга». Выберите «Установленные шаблоны» из меню «Шаблоны» в левом меню. Выберите «Личный бюджет на месяц» из «Установленных шаблонов» в центральном меню и нажмите «Создать».
• В Excel 2010 в меню «Файл» выберите «Создать». Выберите «Примеры шаблонов» в верхней части панели «Доступные шаблоны», затем среди всех примеров шаблонов выберите «Личный бюджет на месяц» и нажмите «Создать».

1. Выберите шаблон через интернет. Если предустановленные шаблоны не подходят для ведения учета ваших расходов, можно выбрать шаблон через интернет. Скачать его можно с какого-либо сайта или подключившись через Excel к Microsoft Office Online.

   • Для Excel 2003 можно выбрать подходящий шаблон из интернет-библиотеки Microsoft Office по адресу https://templates.office.com/ru-ru. (Также там вы сможете найти шаблоны, предназначенные для более поздних версий Excel).
   • В Excel 2007 выберите вкладку «Бюджеты» в разделе Интернет, который находится в диалоговом окне «Новая книга». Для подключения к Интернет-библиотеке шаблонов для Office у вас должен быть включен интернет.
   • В Excel 2010 выберите «Бюджеты» из раздела Office.com на панели Доступные шаблоны. Для подключения у вас должен быть включен интернет.

2. Введите необходимую информацию в соответствующие поля. Информация зависит от конкретного использованного вами шаблона динамической таблицы.

   Вы можете использовать предлагаемое название для динамической таблицы или изменить название. Достаточно будет указать ваше имя и текущий год в названии файла.

   Создание собственной динамической таблицы учета расходов

   1. Откройте Excel.

      Введите заголовки столбцов. Предполагаемые названия и порядок: «Дата», «Категория расходов», «Примечание», «Расход», «Доход» и «Баланс». Заполните этими заголовками от ячейки A2 до G2. Вам может понадобиться сделать столбцы шире, чтобы название или значение вместились.

      • Когда вы подготовите динамическую таблицу и заголовки столбцов, можно использовать функцию «Закрепить область» для постоянного отображения заголовков, в то время как вы будете прокручивать значения вниз. Функция «Закрепить область» находится в меню «Вид» в Excel 2003 и ранних версиях и в меню «Вид», вкладка «Окно» в Excel 2007 и 2010.

   2. Введите информацию о первом виде расходов в ячейку третьего ряда.

      Введите формулу баланса в ячейку G3. В связи с тем, что вы впервые вводите баланс, он будет определен как разница между расходами и доходами. То, как вы это пропишете, зависит от того, что вы хотите отображать – расходы или доступные средства.

      • Если вы хотите, чтобы электронная таблица отображала в первую очередь расходы, формула баланса должна быть =E3-F3, где E3 показывают расходы, а F3 доходы. При такой настройке формула покажет расходы как положительное число, размер расходов будет проще понять.
      • Если вы хотите, чтобы таблица в первую очередь отображала доступные вам средства, формула баланса должна быть =F3-E3. При такой настройке таблица будет отображать положительный баланс, если ваши доходы будут выше расходов, и отрицательный баланс при обратной ситуации.

   3. Введите информацию о втором виде расходов в ячейку четвертого ряда.

      Введите формулу баланса в ячейку G4. Второе и последующие значения будут продолжать отображать баланс, поэтому вам нужно добавить разницу между расходами и доходами к значению баланса предыдущей записи.

      • Если вы в первую очередь смотрите на расходы, формула баланса будет =G3+(E4-F4), где G3 это ячейка, которая показывает предыдущий баланс, E4 показывает расходы, а F4 отображает доходы.
      • Если вы ведете таблицу для отображения наличных средств, формула баланса будет =G3+(F4-E4).
      • Скобки вокруг ячеек, отображающих разницу между расходами и доходами, не обязательны. Они употребляются лишь для того, чтобы сделать формулу понятнее.
      • Если вы хотите, чтобы баланс оставался пустым, пока не будет введена запись, можно использовать значение IF в формуле, так что, если дата не была введена, ячейка не будет отображать значение. Формула для такой записи будет следующей =IF(A4="","",G3+(E4-F4)), если таблица нужна для ведения расходов, и =IF(A4="","", G3+(F4-E4)), если таблица нужна для отображения наличных средств (можно не использовать скобки вокруг ячейки, которые показывают расходы и доходы, но внешние скобки использовать нужно).

   4. Скопируйте баланс формулы в другие ячейки в столбце G (столбец баланса). Нажмите правой кнопкой мыши в ячейке G3, выберите «Копировать». Затем выделите ячейки, расположенные ниже в столбце. Нажмите по выбранным ячейкам правой кнопкой мыши и выберите «Вставить», чтобы вставить формулу в выбранные ячейки (в Excel 2010 выберите «Вставить» или «Вставить формулу» в меню). Формула автоматически обновит ячейки для отображения расходов, доходов и даты (если используется) из текущего ряда и баланс из ряда, находящимся сверху над текущим рядом.

   5. Сохраните динамическую таблицу. Дайте ей содержательное название, например, «УчетРасходов.xls» или «ЛичныйБюджет.xls.». Как и в случае с названием шаблонов, вы можете включить в название файла свое имя и год (учтите, кавычки используются лишь для того, чтобы показать пример, не стоит использовать их в название. Расширение файла тоже не нужно указывать, это сделает сам Excel).

      • Excel 2003 и более старые версии сохраняют динамические таблицы в старом формате ".xls", в то же время Excel 2007 и 2010 сохраняют таблицы в более новом, основанном на XML, формате «.xlsx», но вы можете читать и сохранять динамические таблицы и в старом «.xls» также. Если у вас несколько ПК, и вы хотите хранить таблицу на каждом из них, используйте более старый формат, если какой-то из ваших ПК имеет Excel 2003 или более старую версию, или новый формат, если на всех компьютерах установлена минимум Excel 2007.
   • Используйте «Автозаполнение» в категориях расходов и доходов, чтобы вписанная вами информация совпадала.
   • Чтобы отличить оплаченные счета от тех расходов, которые только планируются, делайте шрифт жирным, выделяйте цветом текст или ячейки.
   • Чтобы избежать случайного изменения формулы или заголовка столбца, ячейки можно защитить от изменения. Выберите ячейки, которые в дальнейшем вам может понадобиться изменить (дата, категория, расход, доход, примечание) и разблокируйте их. После этого можно заблокировать от изменений остальную часть таблицы.