Сзв м в электронном виде. Как составить отчет СЗВ-М? Кто и куда должен предоставлять форму СЗВ-М

Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.

Кто отчитывается в электронной форме

Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Бланк отчета СЗВ-М в формате Эксель

Как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет

Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.

Как отправить бесплатный отчет:

1. Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
2. Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019.
3. Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.

В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.

Бесплатные программы ПФР

Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:

• «Документы ПУ 6»;
• «Spu_orb»;
• «ПД СПУ»;
• «PsvRSV».

Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.

Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.

Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.

Проверка СЗВ-М онлайн бесплатно

Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.

Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

1. Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
2. Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Но лучше заранее организовать работу по данному направлению. А регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи. Сотрудник должен расписаться за полученный бланк.
3. В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.

В этой статье мы расскажем вам, как легко и быстро сдать отчетность по форме СЗВ-М онлайн с помощью интернет-бухгалтерии , без скачивания дополнительных программ.

Начнем с того, что для сдачи СЗВ-М в электронном виде, вам нужно оформить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом России. Для этого необходимо посетить местное отделение ПФР и заполнить бланк заявления и соглашения. Бланки вы можете скачать на сайте ПФР или получить непосредственно в отделении.

Если для оформления соглашения понадобится сертификат электронной подписи, зарегистрированные пользователи интернет-бухгалтерии могут получить его в службе технической поддержки. Электронная подпись для пользователей сервиса выпускается бесплатно.

Когда соглашение с подписью и печатью ПФР будет у вас на руках, нужно будет загрузить скан-версию в сервис и ввести номер и дату соглашения. После этого вы сможете сдавать в ПФР СЗВ-М, другие отчеты, а также отправлять неформализованные запросы и получать на них ответы.

Сведения по форме СЗВ-М нужно отправлять ежемесячно до 15 числа. Чтобы вы не пропустили срок, персональный налоговый календарь пришлет уведомление по электронной почте или SMS.

Чтобы сформировать отчет СЗВ-М, придерживайтесь следующего алгоритма:

1. В налоговом календаре выберите событие «Отчет в ПФР СЗВ-М за январь 2018 года» (или другой отчетный месяц).

2. В открывшемся окне вы увидите правила предоставления и отправки отчета, а также ссылку на инструкцию по заполнению отчета.

4. В следующем окне отразится список всех застрахованных лиц, которые войдут в отчет. Если какого-либо работника включать в сведения не нужно, уберите галочку напротив его имени. Помните, что в СЗВ-М должны быть включены все сотрудники, работающие по трудовым или гражданско-правовым договорам, если хотя бы один день действия договора попадает на отчетный период. При этом начисления и выплаты не имеют значения, то есть в форму войдут и те работники, которые находятся в очередных, декретных, административных отпусках.

5. На последнем шаге вы сможете выбрать способ передачи отчета: в электронном виде или личным визитом в ПФР. Если вы подаете сведения на 25 и более человек, отчет в бумажном виде у вас не примут, а за нарушение оштрафуют на 1 000 рублей. В зависимости от выбранного способа подачи отчета система покажет вам порядок дальнейших действий. Документ в бумажном виде вы сможете распечатать, а в электронном - сразу отправить в Пенсионный фонд.

Вот и все. Статус отправленной отчетности вы сможете отследить в личном кабинете. Если у ПФР будут замечания, вы узнаете об этом сразу и сможете вовремя отреагировать. При получении отрицательного протокола от ПФР у вас будет 5 дней на то, чтобы исправить ошибки.

Так же легко и быстро вы сможете сформировать и отправить новый отчет СЗВ-стаж и приложение к нему ОДВ-1. Система хранит данные об условиях и периоде работы каждого сотрудника, поэтому заполнить эти формы с помощью пошагового мастера не составит труда.

Штрафы за нарушение правил представления сведений персонифицированного учета - 500 рублей за одного сотрудника. Чем больше сотрудников - тем выше штраф. Мы поможем вам все сделать правильно и избежать санкций.

При подготовке электронной отчётности о застрахованных лицах нужно учитывать важный нюанс – расширение файла и технические требования к нему. Ведь неправильные параметры влекут возникновение ошибки при отправке. Зная, какой действует формат СЗВ-М в 2017 году, вы сможете избежать неприятной ситуации и правильно сдать эту отчетность. Подробности – в нашей консультации.

Суть электронного отчёта

СЗВ-М представляет собой форму отчета, в которой отражают информацию о застрахованных лицах, которые работают на нанимателя либо сотрудничают с ним. Подавать его должны все работодатели, заключившие трудовые или гражданско-правовые соглашения с людьми (даже на 1 день).

Законодательство обязывает отправлять в ПФР форму СЗВ-М ежемесячно – не позднее 15 числа следующего месяца. Когда крайняя дата совпадает с выходным или праздником, срок переходит на первый рабочий день.

Кто занимается заполнением этого отчёта и его отправкой – решает руководитель предприятия. Обычно подобные функции возлагают на бухгалтера. Данный специалист должен не только правильно ввести все реквизиты – ИНН, СНИЛС, отчетный период, имена застрахованных лиц и т. д. – но и проверить корректность:

• написания имени файла с отчётом;
• формата файла.

Требования к имени и формату

Пенсионным фондом была разработана электронная форма отчёта СЗВ-М, которую заполняют при помощи специальных бухгалтерских программ. При несоблюдении требований к оформлению программа выдает ошибку. Одно из них – правильное название файла. Оно должно иметь такую структуру:

• регистрационный номер, под которым зарегистрирован страхователь;
• код территориального Пенсионного фонда;
• дата создания файла;
• идентификатор, обеспечивающий уникальность документа.

Под словом «формат» или «расширение» в нашем случае следует понимать определенную комбинацию латинских букв, которые идут в конце имени файла с отчётом (после точки).

Еще в начале 2017 года СЗВ-М можно было отправлять согласно старому формату, но в конце прошлого года произошли перемены в законодательстве. Далее о них.

Что изменилось в 2017 году

На основании постановления Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077п с 8 января 2017 года был утвержден новый формат СЗВ-М.

Электронный документ с отчётом должен иметь расширение XML в кодировке UTF-8. Такая кодировка направлена на достижение двух целей:

1. Повысить качество обработки СЗВ-М специализированными программами.
2. Сделать восприятие информации более удобным.

Хотя глобальных изменений касаемо структуры файла не произошло. Подробную информацию по составлению новой формы СЗВ-М можно .

А вот пример правильно сформированного имени файла:

Заметим, что Пенсионный фонд не предусматривал переходного периода, поэтому до 16 января была возможна сдача СЗВ-М в двух вариантах: старом и новом. В дальнейшем страхователям следует отправлять отчет строго в новом формате файла СЗВ-М.

Строго говоря, бухгалтер не обязан знать все технические подробности отправки в ПФР отчёта СЗВ-М в электронном виде. Главное, чтобы программа, которая для этого используется, соответствовала новым требованиям. А это задача оператора электронного документооборота.

Учтите, что при полном соблюдении требований постановления Правления ПФР № 1077п сотрудники фонда не имеют права отказывать в приеме электронного СЗВ-М.

Какие нюансы нужно знать

1. Пользователям, которые сдают СЗВ-М в электронном виде, нужно обновлять свои бухгалтерские программы. Если при подготовке документа файл будет сформирован по устаревшим требованиям, следует обратиться в службу поддержки.
2. Если в процессе подготовки отчетности появилось сообщение: «Неправильное имя файла» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042», но при этом программное обеспечение было обновлено, значит, пользователь допустил ошибку в структуре имени файла.
3. В названии файла важно проверить правильность написания идентификатора, состоящего из 12 знаков и стоящего перед расширением. Если количество символов меньшее, при составлении СЗВ-М в новом формате программа выдаст ошибку.

ПК «Налогоплательщик ПРО»

ПК "Налогоплательщик" - предназначен для ведения бухгалтерского учета, подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР в электронном виде на магнитных или бумажных носителях в утвержденных формах и форматах, в том числе для передачи по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Календарь

Что нового?

Реализован новый функционал "Мониторинг контрагента". Функционал доступен из пункта меню: Настройки и Сервис -> Мониторинг контрагента, а так же по кнопке "Мониторинг контрагента" в справочнике организаций

Для обмена с контрагентами юридически значимыми документами: электронными версиями Счетов-фактур, УПД, Торг-12 и Актов, в рамках существующих систем электронного документооборота, реализована их выгрузка в утвержденных ФНС форматах XML (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155 и № ММВ-7-10/552)

Реализовано формирование отчетности по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-КОРР в форматах утвержденных Постановлением ПФР №507п от 06.12.2018

В программах обновлена ставка НДС (20%) с 01.01.2019 г.

Подключен новый тест 2-НДФЛ в новом формате 5.06. Обновлены справочники

В разделе "Статистика" появился новый документ: "Сведения о финансовых вложениях и обязательствах (Форма № П-6)"

В Налогоплательщике ПРО открыт 2019 год до 01.04.2019 - бесплатно

Для ТСЖ, СНТ и ГСК - реализована печать QR кодов на бланках ПД-4 для упрощения процесса оплаты по квитанциям через платежные терминалы и мобильные приложения банков. Меню: БухУчет -> Документы -> Начисление задолженности физлицам (членам ТСЖ,СНТ,ГСК и пр.)

В режиме "Настройки и сервис -> Контроль" добавлена возможность сравнения данных индивидуальной карточки и регистра доходов

Появилась новая статистическая форма отчетности: "Сведения о об основных показателях деятельности микропредприятия" (Форма № МП(микро))

При формировании счета на покупку программы реализована возможность оплаты со счета физического лица. Оплатить счет можно отсканировав QR код в платежном терминале, мобильном приложении (например: Сбербанк Онлайн) или через сотрудника банка

Заполнение СЗВ-М онлайн

В апреле 2016 года среди всех видов отчетности, которые подаются компаниями и индивидуальными предпринимателями в Пенсионный фонд, появилась абсолютно новая форма — СЗВ-М. Он был введен для оперативного обеспечения ПФР информацией о занятости пенсионеров для последующей корректировки размера их пенсий с учетом всех индексаций в случае прекращения трудовой деятельности.

Как уже было отмечено, формированием отчета СЗВ-М должны заниматься все работодатели, в штате которых числится хотя бы один работник. Исключением являются только самозанятые страхователи, не нанимавшие в организацию людей. Все остальные обязаны до 15 числа текущего месяца сдавать заполненную форму на бумажном носителе или в электронном виде при условии, что число сотрудников не менее 25. Бесплатно подготовить СЗВ-М онлайн можно при помощи функционала сервиса и ПК «Налогоплательщик ПРО».

Бланк СЗВ-М не содержит никаких сведений о доходах работников или начислениях в ПФР от этих доходов. Он отражает исключительно общую информацию, поэтому содержит всего несколько граф:

• фамилия, имя и отчество сотрудника;
• данные из СНИЛСа;
• отчетный период;
• тип формы.

Помимо этого, в отчете СЗВ-М указываются реквизиты организации-работодателя и два кода, классифицирующих документ и предприятие. Готовый документ подписывается руководителем компании или ИП и скрепляется печатью при ее наличии. Электронная форма заверяется особой электронно-цифровой подписью.

Заполнить СЗВ-м онлайн бесплатно, чтобы избежать ошибок и сделать корректный отчет, можно в программе «Налогоплательщик ПРО». Он позволяет легко и быстро сформировать документ в утвержденном формате, сохранить его для дальнейшего использования, распечатать или при необходимости передать по ТКС с подтверждающей ЭЦП. Необходимые бланки уже содержатся в базе, поэтому на заполнение отчета бухгалтериям работодателей требуется минимум времени.

скачать программу

Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет - форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как составить отчет СЗВ-М?

Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.

Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:

• бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
• промо-версии в онлайн-сервисах;
• профессиональные бухгалтерские программы;
• онлайн-сервисы на постоянной основе.

Программы Пенсионного фонда

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

Проверка СЗВ-М

Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:

• проверка в программах Пенсионного фонда;
• проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.

1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.

2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel .

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel . Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Отправка СЗВ-М в электронном формате

Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через (ЭДО).

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО?

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.

Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.

И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.