Особенности информационного обеспечения предприятий сферы услуг. Информационное обеспечение организации
Введение
Под влиянием изменений, происходящих в масштабах и структуре производства, осложнения техники и технологических процессов, резко возрастает роль информационных услуг и информации – важнейшего национального ресурса страны.
Сфера услуг – одна из наиболее быстро развивающихся отраслей экономики. Отличительной особенностью услуг является их уникальность по скорости появления продуктов, услуг и новых технологий. Существующие модели и версии сервисных продуктов становятся невостребованными, в результате уровень прибыли идет на спад. Помимо этого, предприятия ощущают постоянное давление со стороны конкурентных предприятий, которые готовы в любой момент лишить их части рынка услуг. Удержание заказчиков, требования которых к услугам постоянно растут, и повышение их нейтральности становится важнейшим фактором успеха работы предприятий сферы услуг.
В последние годы в развитых странах предприятия сферы услуг перешли на новый уровень развития. Это дало возможность быстрее и с небольшими издержками повышать размеры и изменять структуру предприятия, поддерживать стандарты качества услуг и приспосабливать услуги к повседневным потребностям населения, менять дополнительные услуги.
Важность проблемы усовершенствования информационного обеспечения предприятий сферы услуг, ее неполная разработанность в настоящее время определили выбор темы выпускной квалификационной работы.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка информационной системы для поддержки деятельности предприятия сферы услуг.
Поставленная цель определила основные задачи исследования:
1. дать характеристику информационного обеспечения различных направлений деятельности предприятия;
2. выделить особенности информационного обеспечения предприятий сферы услуг;
3. провести анализ деятельности ООО «Print Advertising»;
4. разработать и спроектировать информационную систему для поддержки деятельности ООО «Print Advertising»;
Объектом исследования выступаетООО «Print Advertising»;
Предметом исследования является информационной системы для поддержки деятельности ООО «Print Advertising».
Структура работы.
Цель и задачи исследования обусловили структуру выпускной квалификационной работы, которая включает введение, три раздела, заключение, список используемой литературы и приложения.
Особенности информационного обеспечения деятельности предприятия сферы услуг
Информационное обеспечение деятельности предприятия
Эффективное управление предприятием невозможно без использования информации. Эта ситуация определяется тем, что управление - это подготовка, принятие и осуществление последовательных управленческих решений, принимаемых на основе информации, которая отражает состояние на управляемом предприятии и окружающей среды, а также степень исполнения управленческих решений.
Проблема большинства организаций – это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Информация рассредоточена по всему предприятию, и невозможно определить его интеллектуальный потенциал.
Информационное обеспечение управления - некоторые сведения и данные, оформленные таким образом, чтобы обеспечить удобство принятия решений для целевой деятельности. Функции информационного обеспечения малых предприятий оформились в недостаточно структурированную, самостоятельную и слабо развитую в систему управления отраслью. Подразделения и сотрудники, которые отвечают за информационное обеспечение, не представляют одного целого, как формальной структуры, так и бизнес- процессов.
В итоге выполняются только наиболее актуальные задачи, которые находятся в поле зрения руководства предприятия, при этом можно пропустить директивы, имеющие архиважное значение, что влечет неизбежные потери. Все это приводит к ошибкам в планировании, недейственному использованию возможностей предприятия и мешает проводить разумную, штатную кадровую и структурную политику. Это происходит потому что, отсутствуют системы мониторинга данных о потоках, их важности, сроках и очередности работ, и загруженности в них персонала. Это говорит о низкой эффективности информационного обеспечения малого предприятия.
Из-за низкой эффективности информационного обеспечения вне оперативного доступа остается 80–90 % информации. Она может быть применена для решения текущих задач предприятия.
Для предприятия необходимо построение системы информационного обслуживания, которая объединена с технологией оперативного управления бизнес-процессами и способна:
· контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;
· обеспечивать предприятие полной релевантной информацией;
· регулировать информационные ресурсы для того, чтобы использовать их в целевой деятельности
· быстро извлекать информацию из огромного массива различных источников для перспективных и текущих задач управления;
· анализировать и обобщать, аккумулировать, адсорбировать документированный опыт результативно действующих предприятий;
· упорядочивать деятельность, связанную с развитием информационной системы.
Нормативно-правовое регулирование информационного обеспечения предприятий
Нормативно-правовое регулирование информационного обеспечения предприятий состоит из исполнения законов и подзаконных актов, которые регулируют юридическую ответственность физических и юридических лиц, пользователей и технических специалистов и за действия или бездействие, повлекшие модификацию, утечку или утрату защищаемой информации.
Особенностью современного развития общества состоит в дальнейшем формировании процессов информатизации и зависит не только от технологических прорывов, но и насколько стремительно будут изменяься и корректироваться имеющиеся нормативные акты и добавляться новые, соответствующие переменившимся реалиям жизни. На сегодняшний день мировое сообщество сформировало общее мнение о том, что результативное использование ИКТ не может быть без слаженных действий по правовому регулированию процессов информатизации и разработки международных нормативных документов.
Особенности информационного обеспечения предприятий сферы услуг
Современные информационные системы организационного управления в сфере услуг предназначены для оказания помощи руководителям, специалистам и предпринимателям, которые принимают решения в получении ими своевременной и верной информации, создании подходящих условий для организации автоматизированных офисов, проведении с применением компьютеров и средств связи своевременных совещаний, которые сопровождаются звуковым рядом и видеорядом. Достигается это переходом на новую информационную технологию. Новая информационная технология – это технология, основывающаяся на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, возможности для пользователя доступа к удаленным базам данных и программам благодаря сетям ЭВМ.
Осуществление принципа накопления, интеграции, систематического обновления и хранения данных для соответствующего и надежного информационного обслуживания многих пользователей системы вырабатывается на стадии ее организации. Здесь учитывается то, что пользователями информации будут не только специалисты в конкретной области управленческой деятельности, но и программисты, которые занимаются созданием и внедрением программных продуктов. Поэтому в процессе проектирования баз данных ведется тщательное многоплановое исследование элементов предметной области, согласованности между ними, а также выявляются особенности вращающихся в ней данных как очень значительного ресурса.
На данный момент разными предприятиями разработано и внедрено много автоматизированных систем управления документаций, которые характеризуются специфическим подходом и компьютерными средствами для их воплощение в жизнь. Множество подходов и принципов разработки информационных систем говорит о том, что на сегодняшний день эта доля информационного рынка ещё не до конца сформировалась как самостоятельный сегмент, и часто продукты автоматизированных систем управления документаций появляются как сопровождающие разработки или побочный продукт при решении более сложных задач. Многие автоматизированные системы управления документацией разрабатываются самостоятельно.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Уровни профессиональной организации связей с общественностью. Организационные роли и модели эффективного PR-специалиста. Профессиональные качества специалиста по связям с общественностью, его личные качества. Специалисты по коммуникативным технологиям.
реферат , добавлен 05.11.2015
Организационная структура связей с общественностью и организационные роли специалиста по связям с общественностью. Личные качества и квалификация специалиста по связям с общественностью. Портрет PR-специалиста. Модели эффективного PR-специалиста.
курсовая работа , добавлен 15.12.2008
Организация работы отдела по рекламе и связям с общественностью. Функции, роль, планирование и бюджетирование деятельности PR-отдела. Взаимодействие с коммуникационными агентствами. Проекты, реализуемые отделом по рекламе и связям с общественностью.
дипломная работа , добавлен 29.03.2015
Зависимость успешной деятельности компании от общественного мнения, максимально четкого учета запросов покупателей, достойного имиджа и репутации. Должностные обязанности PR-менеджера фирмы, организация работы отдела по связям с общественностью и СМИ.
реферат , добавлен 14.01.2015
Теоретические аспекты организации службы по связям с общественностью. Нормативно-правовое обеспечение управленческой деятельности. Взаимодействие Департамента культуры и туризма области со средствами массовой информации. Совершенствование работы и имиджа.
дипломная работа , добавлен 17.06.2017
Деятельность специалиста по связям с общественностью. Основы PR-деятельности в сфере платного образования. Менеджмент имиджа образовательного учреждения. Оптимизация деятельности в сфере связи с общественностью в компании НОУ ДО "Академия Алфавита".
курсовая работа , добавлен 15.05.2013
Методология маркетинга в современных условиях, нормативно-правовое и информационное обеспечение. Показатели эффективности маркетинговой деятельности предприятия. Разработка рекламной политики ООО "Галаст", мероприятия по реорганизации отдела маркетинга.
дипломная работа , добавлен 12.12.2011
PR-отделы в системе позиционирования предприятия на рынке товаров. Связи с общественностью в системе маркетинговых коммуникаций. Общая характеристика предприятия ОАО "СинТЗ" и направления совершенствования работы отдела по связям с общественностью.
дипломная работа , добавлен 27.05.2009
Технологии информационной деятельности. Анализ системы управления и процессов информационного обеспечения менеджмента на предприятии. Стратегии развития информационного обеспечения менеджмента компании и использование зарубежного опыта в этой сфере.
Подобные документы
Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия, понятие и сущность управленческой информации. Проведение анализа информационного обеспечения управления конкретным предприятием и предложения по его совершенствованию.
дипломная работа , добавлен 26.09.2010
Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа , добавлен 06.11.2014
Понятие и значение информационного обеспечения системы управления персоналом, методология анализа данной деятельности. Характеристика предприятия и анализ его кадрового состава. Исследование информационного обеспечения деятельности по управлению.
курсовая работа , добавлен 20.08.2015
Системная пентада для системы информационного обеспечения предприятия, принципы ее моделирования. Классификация системы информационной обеспеченности предприятия. Функционально-морфологический анализ системы менеджмента безопасности пищевой продукции.
контрольная работа , добавлен 24.01.2013
Роль информации в системе менеджмента на предприятии. Характеристика информационного обеспечения в деятельности менеджера. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения. Кодирование и безопасность информационных потоков.
курсовая работа , добавлен 12.11.2007
Роль системы информационного обеспечения инвестиционного менеджмента в банках. Экономическая цель банковского менеджмента. Внешние и внутренние источники информации. Пользователи финансовой отчетности. Требования к качеству инвестиционной информации.
презентация , добавлен 02.02.2015
Сущность системы информационного обеспечения. Методы исследования информационных потоков. Подсистема информационного обеспечения предприятия "Антарктида". Анализ документооборота на примере отдела продаж. Улучшение сетевой организации предприятия.
курсовая работа , добавлен 14.06.2010
Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Планирование деятельности. Анализ существующих видов систем информационного обеспечения. Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования, рекомендации по ее внедрению.
дипломная работа , добавлен 27.07.2012
Рассмотрение теоретических основ информационного обеспечения органов местного самоуправления. Анализ качества и достаточности информационного обеспечения в Кыштымском городском округе. Определение основных направлений совершенствования в данной сфере.
дипломная работа , добавлен 24.10.2014
Принципы и эффективность информационного обеспечения системы управления риском в условиях рыночной экономики. Внешние и внутренние источники информации для идентификации риска. Содержание системы информационного обеспечения финансового риск-менеджмента.
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
Фонда заработной платы
Коммунальных услуг
Стоимости программного обеспечения
Расходов на почту
Расходов на оформление договоров
Расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
Избежание будущего роста численности персонала
Уменьшение требований к обработке данных
Снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
Улучшение качества информации
Повышение производительности
Улучшение и ускорение обслуживания
Новые производственные мощности
Более уверенные решения
Улучшение контроля
Уменьшение просроченных платежей
Полное использование программного обеспечения
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.
Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 2). Это простая схема передачи информации в одном направлении.
Рисунок 2. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 3).
Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:
Качество, достоверность и оперативность получения информации
Знания, опыт, личные качества руководителя
Квалификационный состав подчинённых
Ситуация на рынке
Рисунок 3. Система управления объектом: Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; Iу - управляющая информация в результате сравнения; U - воздействие исполнительного органа на объект управления; V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды
Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5) Техническая и технологическая документация.
6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату). управление торговый товар персонал
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
Информационное обеспечение управления организацией
| Введение……………………………………………………………………… | 3 |
| Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием………………………………………………….. |
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Этот процесс включает в себя несколько стадий: 1. Формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств); 2. Организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг; 3. Отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами; 4. Внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий. Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: Создания самих вычислительных машин; Создания для них программного обеспечения; Подготовленности среды применения. Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные; Микропроцессоры; Средства телекоммуникаций; Электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ; Средства автоматизированной обработки текстовой информации. ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера. Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации. Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы: Автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных; Использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств; Интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему; Объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты; Использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации . Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает: Оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках; Жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий; Настраиваемую систему разработки отчетной документации; Переход на новые технологии и методы работы; Улучшение условий труда; Гибкость управления. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий. На современном этапе развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Качественное информационное обеспечение процесса управления хозяйственной деятельностью возможно только при использовании в полной мере всех достижений научно-технического прогресса. В первую очередь это касается применения в практике управления новейших информационных технологий: средств вычислительной техники, телекоммуникаций и программного обеспечения. Вместе с тем, в большинстве работ, посвященных вопросам автоматизации системы управления деятельностью хозяйствующих субъектов, значительно меньше внимания уделяется проблемам разработки и проектирования аналитических программных продуктов. Кроме того, прогресс в области информационных технологий не ослабевает с течением времени. Революционные преобразования, произошедшие в последние годы в сфере информационных технологий и приведшие к массовому внедрению в практику управления персональных компьютеров и связанных с ними интерактивных технологий, распределенной обработки данных, основанных на диалоге клиент/сервер, требуют дальнейшего развития теоретических и методологических концепций построения информационных систем. Таким образом, представляется обоснованным вывод, что на сегодняшний день в экономической науке создана достаточно целостная, научно обоснованная концепция организации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерной среде. Эта концепция основана на обобщении накопленного опыта построения программных систем с позиций современных информационных технологий и современных подходов к организации учетной работы на предприятиях. 1.3 Формирование комплексной информационной системы. При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта: 1. Необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы; 2. Разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок; 3. Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях. При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы: Быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации; Надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала; Удобный пользовательский интерфейс рабочих мест; Возможность масштабирования и развития системы; Интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных; Возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему; Высокая надежность работы. Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений: Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов, так как использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности. Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Технология поэтапного внедрения. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений. Привлечение к разработке будущих пользователей. Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным . К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам. Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо. С точки зрения российских руководителей, основным препятствием для внедрения комплексных автоматизированных систем управления являются: 1. слишком большие сроки внедрения; 2. слишком большие временные затраты сотрудников предприятия в процессе внедрения; 3. непредвиденный рост затрат во время выполнения проекта; 4. нежелание исполнителя закрепить в договоре критерии успешного внедрения и свою ответственность; 5. негибкость внедряемых решений; 6. недостаточное знание исполнителями специфики деятельности российских предприятий и отсутствие опыта успешного внедрения на сходных предприятиях; 7. сосредоточенность исполнителя на технике, а не на бизнесе. Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием. 2.1 Общая характеристика объекта исследования. Акционерное общество открытого типа «Эксмаш» учреждено в соответствии с Указом Президента Российской федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992г № 721. Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели деятельности извлечение прибыли. Основными видами деятельности Общества являются: научно-производственная деятельность; производство товаров народного потребления; оказание платных услуг населению; коммерческая деятельность; торгово-закупочная деятельность; строительство жилья и объектов культурно-бытового и производственно-технического назначения; внешне-экономическая деятельность; производство деревянных строительных изделий. В соответствии с Уставом ООО «Эксмаш», органами управления общества являются: общее собрание акционеров; совет директоров; единоличный исполнительный орган – генеральный директор. Управление предприятием строится по линейному (начальник основного производства – начальники цехов – мастера участков) и функциональному (отделы и службы по направлениям деятельности) принципам. Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки. В данный момент штат сотрудников фирмы составляет 17 человек. Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.
|
|
Рис. 1.2. Организационная структура ОАО «Эксмаш»
Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).
Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.
Преимущества организационной структуры ОАО «Эксмаш» (Рис. 2):
Четкая система взаимных связей функций и подразделений;
Четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
Ясно выраженная ответственность;
Быстрая реакция исполнительных подразделений на указания вышестоящих.
Недостатки организационной структуры ОАО «Эксмаш»:
Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;
Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
Критерии эффективности и качества работы подразделений в целом - разные;
Тенденция к формализации оценки эффективности работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
Большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
Перегрузка управленцев верхнего уровня;
Повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Общество состоит из различных подразделений и отделов. Большинство подразделений занимаются производством продукции и оказание платных услуг населению. В состав общества входят следующие подразделения:
Центр основного производства продукции;
Подразделения производства продукции;
Участки производства продукции;
Производственно-коммерческие подразделения;
Сервисные подразделения;
Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения).
2.2 Технико-экономические показатели.
Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет.
Устойчивость финансового положения предприятия в значительной степени зависит от целесообразности и правильности вложений финансовых ресурсов в активы. Наиболее общее представление об имевших место изменениях в структуре имущества, а также его динамики можно получить с помощью горизонтального и вертикального анализа баланса организации (Таблица № 2.1)
Таблица № 2.1
Анализ структуры и динамики имущества организации (тыс. руб.)
Показатели |
2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста, % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по удельному весу | ||||||
| 1.Внеоборотные активы | 5 213 | 3 152 | 2 178 | 72,96% | 51,13% | -3 035 | -21,83% | 41,78 | -58,22 |
| 2. Запасы, затраты | 1 080 | 1 010 | 1 082 | 15,12% | 25,40% | 2 | 10,28% | 100,19 | 0,19 |
| 3. Дебиторская задолженность | 454 | 386 | 246 | 6,35% | 5,77% | -208 | -0,58% | 54,19 | -45,81 |
| 398 | 549 | 754 | 5,57% | 17,70% | 356 | 12,13% | 189,45 | 89,45 | |
| Баланс | 7 145 | 5 097 | 4 260 | 100 % | 100% | -2 885 | 0 | 71,34 | -28,66 |
В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов.
Источники финансирования организации отражаются в пассиве баланса. Оценка структуры и динамики осуществляется на основе результатов горизонтального и вертикального анализа пассивов организации (Таблица № 2.2).
На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%).
Таблица № 2.2
Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб).
| показатели | 2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста, % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по удельному весу | ||||||
| 1. Источники собственных средств | -6 193 | -6 192 | -6 191 | -86,68 | -145,3 | 2 | -58,65 | 99,97 | -0,03% |
| 2. Долгосрочные кредиты и займы | 161 | 161 | 161 | 2,25 | 3,78 | 0 | 1,53 | 100 | 0,00% |
| 3. Краткосрочные кредиты и займы | 750 | 530 | 0 | 10,50 | 0,00 | -750 | -10,50 | 0,00 | -100% |
| 4. Кредиторская задолженность | 12 427 | 11 840 | 10 290 | 173,93 | 241,55 | -2 137 | 67,62 | 82,80 | -17,2 |
| Баланс | 7 145 | 6 339 | 4 260 | 100% | 100% | -2 885 | 0 | 88,72 | -11,28 |
В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям – к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.)
Таблица № 2.3
Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)
| показатели | 2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста, % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по удельному весу | ||||||
| 1. Запасы | 815 | 713 | 821 | 42,18 | 39,43 | 6 | -2,75 | 100,74 | 0,74 |
| 2. НДС по приобретённым ценностям | 265 | 240 | 261 | 13,72 | 12,54 | -4 | -1,18 | 98,49 | -1,51 |
| 3. Дебиторская задолженность | 454 | 380 | 246 | 23,50 | 11,82 | -208 | -11,6 | 54,19 | -45,81 |
| 4. Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения | 398 | 511 | 754 | 20,60 | 36,22 | 356 | 15,61 | 189,45 | 89,45 |
| Оборотные активы всего | 1 932 | 1 844 | 2 082 | 100% | 100% | 150 | 0 | 107,76 | 7,76% |
Показателями эффективности управления текущими активами являются:
1.Коэффициент оборачиваемости оборотных активов (Кооа)
Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость текущих активов
Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз.
2. Период оборота текущих активов = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня)
Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.
3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):
Эос = сумма оборотных средств на конец периода – сумма оборотных средств на начало периода
Эос = 2082 – 1932 = 150 (тыс. руб.)
4. Относительная экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж: Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки
Эотн.ос = 150 * 0 = 0
5. Величину прироста продукции за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств можно определить следующим образом: DNо = (Коос1 – Коосо) * Эос,
где: DN - рост объема продукции;
Коос1, Коосо – коэффициенты оборачиваемости оборотных средств за отчетный и базисный период;
DNо = (0,01 – 0,02) * 150 = -1,5
Анализ движения денежных средств прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).
Для оценки финансового состояния организации необходим и анализ структуры и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации – бухгалтерский баланс.
Обобщающими показателями эффективности деятельности организации являются показатели рентабельности (таблица № 2.4).
Таблица № 2.4
Показатели рентабельности ОАО «Эксмаш» за 2007-2009 года.
Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна.
По результатам анализа можно сделать следующие выводы, что у данной организации:
Очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;
Очень высокий срок возможного погашения кредиторской задолженности;
На конец периода произошло увеличение удельного веса всех товарных кредитов и задолженности по бюджету в общей сумме долгов;
Текущие обязательства почти не покрываются оборотными активами;
Оборотные активы сформированы за счёт заемных средств;
Крайне низкая степень обеспеченности собственными оборотными средствами.
2.3. Анализ системы документооборота .
Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Эксмаш» разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные).
Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).
Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.
Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.
В ОАО «Эксмаш» есть утверждённая схема документооборота. (Рисунок 2.1).
Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.
Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.
Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:
Снизить административные накладные расходы
Повысить производительность труда
Рационализировать ведение дел
Снизить затраты на аппаратные средства
Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.
Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.
Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.
Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию.
Эффект от внедрения локальной сети в ОАО «Эксмаш» будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:
Архивация данных на дискеты
Защита файлов паролями
Отказ от использования сети
Проверка на компьютерные вирусы
Отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением
Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.
3.3 Технико-экономическое обоснование внедрения автоматизированой информационной системы. Использование Интернет-технологий.
Автоматизация системы управления предприятия ОАО «Эксмаш» заключается в установлении оптимального документооборота между подразделениями предприятия, налаживание управленческого учета и информатизации финансового контроллинга предприятия. Каждое функциональное подразделение должно вести соответствующий финансовый учет. Отвечать требованиям четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
Проведем оценку целесообразности предлагаемого проэкта.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ОАО «Эксмаш»:
1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
4) Сопротивление сотрудников предприятия;
5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «Эксмаш» является наиболее значимым и сложным. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.
Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.
Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.
Полученные результаты рентабельности ОАО «Эксмаш», свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна. Причиной этого является отчасти является высокий уровень расходов и отсутствии четкого документооборота в предприятии.
В результате внедрения в локальной сети и попытки автоматизировать частично документооборот произойдет значительное снижение потока документов. Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Внедрение программы потребует не малых капиталовложений от предприятия. В первую очередь затраты будут связаны с непосредственным проектированием системы. Сюда включается детальная разработка отдельных проектных решений, их анализ, апробация и затем само внедрение.
В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение информационной системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования информационных систем.
Создание информационной системы может осуществляться по трем вариантам:
1. выполнение этой работы собственными силами;
2. изготовление проектных решений силами специалистов из сторонней организации;
3. покупка готовых пакетов прикладных программ.
По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.
В результате реализации данного проекта можно достичь следующего:
1. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
2. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.
Следует не забывать также, что система Intranet предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.
WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров.
Результаты внедрения данных технологий:
Подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации;
Все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре;
Решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;
Решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.
В ОАО «Эксмаш» существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития.
Реализация данного проекта является целесообразной, так как позволяет выйти предприятию на новый уровень информатизации. Что в сою очередь ведет к рациональному управлению, контролю над правильностью осуществляемой работы сотрудниками со стороны руководителей и повышению их грамотности в своей профессиональной области.
Заключение
Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.
Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.
Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.
Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере IT:
Высшее руководство, которое должно управлять IТ как стратегическим потенциалом предприятия;
Специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
Менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать IТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
Менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;
Поставщики IТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
Собственное информационно-технологическое подразделение.
Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.
Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.
Проблемами информатизации в ОАО «Эксмаш» занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.
Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера в сети Интернет.
Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети.
Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.
Список использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (через систему «Консультант-Плюс»);
2. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп.- М. ИНФРА-М, 2004.-283с.;
3. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова М.: Финансы и статистика, 2006;
4. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. 2005. - 3. С.356.;
5. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М.: Юристъ, 2008;
6. Ермолович Л.Л. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.:БГЭУ,2004;
7. В.В. Травин, В.А. Дятлов Основы кадрового менеджмента М.: Дело, 2004;
8. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, 2004.;
9. Делопроизводство в кадровой службе/ Сост. А.В.Верховцев М.:ИНФА-М, 2005;
10. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Комплексный анализ бухгалтерской отчетности. 4-е изд.,– М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005;
11. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 3. С. 12 16.;
12. Экономика организации (предприятия) / Под ред. Н.А. Сафронова – М.: Экономист, 2008.
13. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. 2005;
14. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебное пособие. – Н. Новгород, издательство ННГУ, 2008;
15. «Эффективное управление»; Журнал «Управление персоналом» 2009; № 8;
16. Бакут, П.А. Информационные ресурсы вопросы теории и практики; «ИРР» 2009. № 9.
Приложение № 1
Оценка движения денежных средств прямым методом ОАО «Эксмаш»
за 2007 - 2009 года (тыс. руб.)
| Показатели | 2007 | 2008 | 2009 |
| 1. Текущая деятельность | |||
| 1.1 Приток денежных средств: | 4 290 | 4 510 | 5 499 |
| - выручка от реализации продукции, услуг | 500 | 200 | 0 |
| - авансы, полученные от покупателей | 3 790 | 4 210 | 5 499 |
| - целевое финансирование | 0 | 100 | 0 |
| - прочие поступления | 0 | 0 | 0 |
| 1.2 отток денежных средств: | 4 052 | 4 425 | 5 143 |
| - оплата товаров, работ, услуг | 1 238 | 1 584 | 2 086 |
| - оплата труда | 294 | 294 | 294 |
| - отчисления на социальные нужды | 0 | 0 | 0 |
| - выдача подотчетных сумм | 0 | 0 | 0 |
| - выдача авансов | 0 | 0 | 0 |
| - расчёты с бюджетом и внебюджетными фондами | 1 460 | 1 675 | 1 774 |
| - оплата процентов по кредитам | 750 | 750 | 750 |
| - прочие выплаты | 310 | 122 | 239 |
| 1.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (1.1.-1.2.) | 238 | 85 | 356 |
| 2. Инвестиционная деятельность | |||
| 2.1. приток денежных средств: | 0 | 0 | 0 |
| - выручка от реализации основных средств и иного имущества | 0 | 0 | 0 |
| 2.2 Отток денежных средств: | 0 | 0 | 0 |
| - оплата долевого участия в строительстве | 0 | 0 | 0 |
| - оплата машин, оборудования | 0 | 0 | 0 |
| 2.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (2.1.-2.2.) | 0 | 0 | 0 |
| 3. Финансовая деятельность | |||
| 3.1.Приток денежных средств: | 0 | 0 | 0 |
| - получение кредитов, займов | 0 | 0 | 0 |
| 3.2. отток денежных средств | 0 | 0 | 0 |
| - финансовые вложения | 0 | 0 | 0 |
| - выплата дивидендов | 0 | 0 | 0 |
| 3.3. Итого: приток (+), отток (-) денежных средств (3.1.-3.2.) | 0 | 0 | 0 |
| Всего изменение денежных средств (1.3.+2.3.+3.3.) | 238 | 85 | 356 |
Приложение № 2
Анализ структуры и динамики источников собственных средств
За 2007-2009 года . (тыс. руб.)
| показатели | 2008 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста % | темп прироста, % | ||||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по уд. весу | ||||||
| 1. Источники собственных средств: | -6 193 | -6 192 | -6 191 | 100% | 100% | 2 | 0,00 | 99,97 | -0,03 |
| 1.1 Уставный капитал | 1 165 | 1 165 | 1 165 | -18,81 | -18,82 | 0 | -0,01 | 100 | 0,00 |
| 1.2 Добавочный капитал | 6 871 | 6 871 | 6 871 | -110,95 | -110,98 | 0 | -0,04 | 100 | 0,00 |
| 1.3 Резервный капитал | |||||||||
| 1.4 нераспределённая прибыль (непокрытый убыток) | -14 229 | -14 228 | -14 227 | 229,76 | 229,80 | 2 | 0,04 | 99,99 | -0,01 |
Анализ структуры и динамики кредиторской задолженности. (тыс. руб.)
| показатели | 2007 год | 2008 год | 2009 год | удельный вес, % | отклонения | темп роста % | темп прироста, % | ||
| на начало периода | на конец периода | по сумме | по уд. весу | ||||||
| 1. Кредиторская задолженность | 12 427 | 11 840 | 10 290 | 100% | 100,00% | -2 137 | 0,00 | 82,80 | -17,20 |
| 1.1 Поставщики и подрядчики | 2 037 | 1 993 | 1 501 | 16,39 | 14,59% | -536 | -1,80 | 73,69 | -26,31 |
| 1.2. Задолженность перед персоналом | 46 | 20 | 0 | 0,37 | 0,00% | -46 | -0,37 | 0,00 | -100 |
| 1.3. Задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами | 10 344 | 9 827 | 8 789 | 83,24 | 85,41% | -1 555 | 2,17 | 84,97 | -15,03 |
Загрузка...
