Корпоративная почта: архивация входящих и исходящих сообщений. Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости

Под архивацией или теневым копированием всей входящей и исходящей корпоративной электронной почте подразумевается автоматическое создание копии каждого поступающего с\на адреса сообщения независимо от действий самого получателя/отправителя. Копирование, как правило, производится на отдельный почтовый ящик корпоративного домена, при этом заголовки «От», «Кому» и тело сообщения остаются исходными. При необходимости возможно разделение архивных потоков по неким критериям, например, копирование почты сотрудников разных отделов производится на разные адреса.

Для каких целей на предприятии может потребоваться архивация всей переписки в корпоративной почте?

Контроль за действиями сотрудников

Наиболее востребованная функция архивации почты. Имея доступ к копиям всей переписки подчинённых руководитель в любой момент может восстановить, например, историю переписки с клиентом и убедиться, в том насколько ответственно сотрудник выполняет свои должностные обязанности. Был ли отправлен ответ на письмо заказчика? Был ли ответ оперативным (копии сохраняют оригинальные дату и время сообщения)? Было ли электронное письмо работника по существу и исчерпывающим? Наконец, был ли он элементарно вежлив с подрядчиком/клиентом?

Особенно полезным свойством теневого копирования является невозможность само сотрудника повлиять на то какие письма попадут в архив, а какие нет - копируется всё вне зависимости от его желания или действий. То есть он может удалить «неудобное» сообщение в своём почтовом ящике и опустошить корзину и даже отформатировать жёсткий диск своего компьютера, однако сообщение в архиве останется неприкосновенным.

Осуществлять контроль за корпоративной перепиской сотрудников может как сам руководитель лично, так специалист службы безопасности компании (при наличии таковой) или любые другие ответственные лица - в зависимости от конкретного случая.

Возможность восстановления переписки

Если доступ к почте осуществляется по протоколу POP3 и хранение сообщений происходит на компьютерах пользователей, весьма вероятна потеря всей переписки в случае выходя из строя жёсткого диска или заражения вирусом. В таком случае восстановление из архива обеспечит быстрое возобновление рабочей переписки, клиентской базы, делового процесса в целом.

Архивация почты с юридической точки зрения

Во избежание юридических коллизий и возможных претензий со стороны сотрудников желательно документально закрепить право работодателя на архивацию, копирование и дальнейшую обработку любых сообщений в корпоративной почте сотрудника. Сделать это можно путём добавления соответствующего пункта в трудовой договор или, если в компании практикуется подписание дополнительного договора/обязательства/соглашения о неразглашении коммерческой тайны, то в этом документе. Так процесс создания и сохранения копии любого сообщения из переписки сотрудника приобретёт юридически значимый статус.

Техническая реализация копирования переписки

Наиболее простым и удобным образом архивацию можно реализовать с площадке хостера услуг корпоративной почты. Заказчик формулирует условия, по которым должна создаваться копия тех или иных (или всех) сообщений определённых (или всех) сотрудников, а поставщик услуги, провайдер хостинга почты настраивает своё оборудование соответствующим образом. Для доступа к архиву переписки наиболее универсальным следует признать копирование сообщений в специально выделенный для этого ящик.

Если доступ ответственного сотрудника к этому ящику осуществляется по протоколу IMAP, возможна сортировка копий сообщений по папкам. Например, иерархическая структура:

• сотрудник 1
  • входящая
  • исходящая

• сотрудник 2
  • входящая
  • исходящая

• сотрудник 3
  • входящая
  • исходящая

В большинстве случаев этого более чем достаточно. Пользователю ящика с копиями нужно лишь следить за тем, чтобы он не переполнялся и не были превышены лимиты квот на максимальный объём, занимаемый сообщениями или на их максимальное количество.

Заключение

Контроль за корпоративной почтой с помощью её архивации (теневого копирования) - мощное средство защиты от утечек коммерческой тайны, средство контроля и оценки эффективности деятельности сотрудников, а также создания резервной копии на случай выходя из строя оборудования или ПО. Сложно переоценить важность корпоративной почты в бизнес-процессах современной компании, архивация же даёт руководителю мощное средство контроля за её потоками.

Профессиональный хостинг-провайдер корпоративной почты сайт с 2006 года предоставляет своим заказчикам самые широкие возможности по контролю за почтовыми потоками.

При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт сайт обязательна! magician_roman в Понятие "скрытая копия", учимся не делать глупости

К удивлению, многие люди, когда им требует отправить письмо сразу нескольким людям, просто перечисляют адреса в поле "Кому", это нормально, когда это письмо адресовано вашим коллегам или друзьям, но вот при рассылке писем группе клиентов, - вы таким образом показываете всем адреса и других получателей, фактически раскрывая свою адресную базу.

Любому из клиентов достаточно переслать это письмо вашему конкуренту и ваши контакты тут же утекут.

Странно, но многие далеко не глупые люди, с удивлением узнают, что если вам нужно отправить письмо множеству адресатов, чтобы они не знали друг о друге то для этого существует поле "Скрытая копия".

Например, для mail.ru это будет выглядеть так:

И так еще раз коротко: указали адреса в "кому" - всем видно кому вы отправили письма, указали в "скрытая копия" - каждый думает что письмо только ему.

И каждый получатель получит письмо где в поле "кому" будет только его адрес . Для других программ, если вы не можете найти где указать скрытую копию, то попросите кого-нибудь вам показать. Еще маленький момент, обязательно нужно указать один адрес в поле "кому", большинство программ или почтовых серверов вам не дадут отправить письмо без этого параметра.

И так, когда речь идет о рассылке предложения, новостей группе ваших клиентов - здесь практика использования скрытой копии однозначна, вы должны скрывать вашу адресную базу. Интересный момент с рассылкой письма вашим коллегам, здесь рекомендуют поступать по ситуации, например рассылка письма с просьбой прислать предложения (например по совершенствованию обслуживания клиентов) и если каждый коллега увидит, что такое же письмо получили и другие люди, то скорей всего отвечать не будет - понадеется на других, значит нужно использовать скрытую копию. Если же это поручение выполнить, то например указание в "кому" начальника вашего коллеги - просто сотворит чудеса, и ваше поручение будет выполнено.

Отдельный вопрос с поставщиками. С одной стороны указание всех получателей в копии, должно показать поставщику, что у вас есть выбор и он должен вам предложить хорошие цены. С другой стороны, менеджер получивший ваше письмо, видя что прислано не только ему, скорей всего отнесется к вашему запросу "прохладно". Лично по моему мнению, считаю что и в случае с поставщиками нужно использовать скрытую копию, хотя бы для защиты коммерческой тайны, но больше скорей для хороших отношений с менеджером поставщика.

Можете почитать недавний случай ошибки специалиста, когда все получатели увидели и других адресатов: Всем чмоки в этом чате , там правда народ солидный был - директора, но все же спама многие получили в ответ.

Ну и как всегда обсуждение в комментариях приветствуется.

Хотите, чтобы ваш партнер поверил, что вы действительно хотите встретиться с ним или с ней за ужином и просто невинно опаздываете? Вы хотите, чтобы ваша сестра поверила, что вы действительно не знаете, куда подевался ее любимый наряд? Тогда, возможно, следует удалить такие знаки препинания, как точка и запятая, из ваших текстовых сообщений.

Текстовые сообщения в настоящее время являются преобладающим способом общения для большинства людей в возрасте до 50 лет. В соответствии с новым исследованием, опубликованным в журнале «Компьютеры в поведении человека», то, как вы оформляете свои текстовые сообщения, влияет не только на представление получателя о вашей грамотности, но и на то, считает ли он его искренним. В частности, когда речь идет о точке.

Новое исследование ученых

Во время небольшого исследования, проведенного учеными Университета Бингемтона, 126 магистрантов считывали серию текстовых сообщений и записок от руки, а затем оценивали искренность по шкале от 1 до 7. Было обнаружено, что сообщения, которые заканчиваются точкой, оцениваются как менее искренние, чем те, где она отсутствует. Чтобы определить это, исследователи поставили участников в ситуации простых разговоров. Каждый такой обмен сообщениями включал приглашение, сформулированное в виде вопроса, к примеру, «Хочешь пойти в кино?». Ответом были слова «да» или «конечно». Интересный факт, когда точку не ставили в рукописных записках, это воспринималось как пунктуационная неграмотность. Но когда точка отсутствовала в текстовых сообщениях, участники исследования оценивали их как более искренние.

Почему пунктуация по-разному воспринимается в СМС-сообщениях и записках от руки?

Так почему же мы по-разному интерпретируем рукописные записки и текстовые сообщения? Исследователи сообщают, что наши требования в плане пунктуации невысоки, когда речь идет о текстовых сообщениях. Знаки препинания являются одним из сигналов, которые используются отправителями и воспринимаются получателями, которые передают прагматическую и социальную информацию. Нужно учитывать тот факт, что текстовые сообщения по своей природе очень короткие, где каждое слово или символ используются для того, чтобы передать контекст. Таким образом, когда мы посылаем текстовое сообщение без знаков препинания, оно кажется более спонтанным и, следовательно, более искренним.

Несмотря на то что текстовые сообщения являются одной из форм письма, во многих ситуациях они используются и воспринимаются в качестве разговорного языка. Быстрые текстовые сообщения имитируют разговор. В реальном разговоре люди легко передают социальную и эмоциональную информацию взглядом, мимикой, тоном голоса, паузами и так далее. Очевидно, что во время текстового разговора эти механизмы использовать нельзя, поэтому люди полагаются на то, чем они располагают - знаки пунктуации, смайлики и преднамеренные орфографические ошибки, которые имитируют звуки речи.

Для чего мы используем точку

Точка стала одним из первых созданных знаков препинания, она имела полностью нейтральный характер и служила для того, чтобы обозначить финальную паузу. Однако со временем, вместе с развитием наших навыков общения, эта простота уступила место более тонким подходам. В 2013 году был проведен тест, согласно которому точка в текстовых сообщениях воспринимается как проявление агрессии. Поэтому сейчас она может застать получателя врасплох, если будет находиться в середине неофициальной текстовой беседы. И что удивительно, это приводит к скептицизму. Все это также объясняет, почему люди используют так много восклицательных знаков. Всегда существует риск, что текстовые сообщения передают раздражение или сарказм, поэтому люди используют восклицательные знаки, чтобы убедиться, что их правильно поняли.

Как интерпретируются восклицательные знаки?

Сейчас ученые продолжают проводить подобные исследования, чтобы определить, как восклицательные знаки влияют на интерпретацию текстовых сообщений. Хотя еще слишком рано делать какие-то окончательные выводы, восклицательные знаки служат для того, чтобы передать больше искренности.

Изменения в языке всегда происходят очень медленно, и за ними трудно наблюдать. Однако с появлением различных типов компьютерной опосредованной коммуникации, таких как текстовые сообщения, есть прекрасная возможность понаблюдать, как люди используют языковые изменения.

Чего нам ждать в будущем?

Поскольку технологии продолжают развиваться, вполне возможно, что маятник может качнуться в обратную сторону, и мы начнем писать текстовые сообщения, используя двоеточия или надписи «громкий смех» вместо LOL (или, возможно, вместо нас это будет делать автозамена). Единственное, что советуют исследователи, это быть осторожными, когда вы отправляете письмо по электронной почте или же текстовое сообщение, особенно если вы злитесь или раздражены. Люди очень чутко воспринимают все тонкости языка, поэтому все мы должны быть осторожными как с нашими словами, так и с пунктуацией.

Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Yahoo , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , предоставляют возможность отправлять одно электронное письмо большому числу получателей. Обычно Вы можете сделать это с помощью функции Копия (на английском языке для ее обозначения принята аббревиатура СС ), или Скрытая копия (CCB ). При отправке сообщения в Копии получатели могут видеть электронные адреса других людей, которым также отправлено это письмо. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):

Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.

Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.

Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .

Изображение: © Руслан Нестеренко - 123RF.com