Как производить расчеты в экселе. Программа Microsoft Excel: подсчет суммы

Excel применяется не только для создания в нем таблиц. С помощью этой программы можно производить различные вычисления. Этот инструмент очень удобен при создании любой базы в Excel. Встроенный калькулятор позволит сократить время и сделать работу более удобной. Чтобы осуществлять вычисления, требуется знать основные понятия Excel.

Формулы и адреса ячеек

Формулой называется равенство, с помощью которого можно непосредственно в таблице производить сложение, вычитание, умножение и деление значений. Чтобы сделать вычисления более удобными, следует хорошо знать понятие «адрес ячейки». Адресом называется обозначение отдельной ячейки таблицы. На рисунке присутствует небольшая таблица, состоящая из шести строк и четырех столбцов. Каждая ячейка имеет свой адрес. Он обозначается латинской буквой и цифрой. Например, ячейка «Молоко» имеет адрес «А4». То есть «А» — это номер столбца, а «4» — номер строки.

Применение формул при расчете

Теперь можно приступать к изучению формул. В состав формулы входит знак равенства, « + », « — », « / » и «*». Чтобы создать какое-либо уравнение, требуется выбрать ячейку и написать в ней функцию. Например, если нужно посчитать общую стоимость четырех булок хлеба, то ставим курсор на ячейку D3 и пишем знак «равно». Далее следует написать формулу из адресов ячеек или просто числа со знаком умножения. Рассмотрим самый простой способ – нахождение общей стоимости по известным числам. Для этого вписываем в ячейку «=4*15» и нажимаем «Enter».

Теперь разберем универсальный метод нахождения различных значений. При использовании адресов ячеек при написании формулы можно менять значения в других клетках. При этом Excel будет автоматически пересчитывать значение в той графе, где написана формула. Для этого нужно вместо числовых значений вписать в ячейку D3 адресные данные. Количество хлеба имеет адрес «B3», а цена одной булки – «С3». Теперь вписываем эти адреса в графу, где будет производиться вычисление.

По мере написания формулы происходит выделение ячеек. Это позволит правильно указать адреса значений. Еще одним важным преимуществом создания формулы с использованием наименований строк и столбцов является расчет сразу всех значений. То есть, если вписать формулу в ячейку «D3» и нажать «Enter», то Excel автоматически произведет расчет общей стоимости всех остальных продуктов.

Чтобы использовать инструмент «Автосумма», выделяем ячейку, где будет написан итог, и нажимаем на эту функцию. В строке формулы появятся адреса суммируемых ячеек. При необходимости производим их редактирование и нажимаем «Enter». Получаем тот же результат.

Если вы никогда раньше не использовали табличный процессор для создания документов, советуем прочитать наше руководство Эксель (Excel) для чайников.

После этого вы сможете создать свой первый табличный лист с таблицами, графиками, математическими формулами и форматированием.

Подробная информация о базовых функциях и возможностях табличного процессора MS Excel. Описание основных элементов документа и инструкция для работы с ними в нашем материале.

Работа с ячейками. Заполнение и форматирование

Прежде чем приступать к конкретным действиям, необходимо разобраться с базовым элементом любого документа в Excel. Файл Эксель состоит из одного или нескольких листов, разграфленных на мелкие ячейки.

Ячейка – это базовый компонент любого экселевского отчета, таблицы или графика. В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных.

Чтобы заполнить ячейку, достаточно просто кликнуть по ней указателем и ввести нужную информацию. Чтобы отредактировать ранее заполненную ячейку, нажмите на неё двойным кликом мышки.

Рис. 1 – пример заполнения ячеек

Каждая клеточка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции. При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и формулой (если клеточка учуствует в каких-либо расчетах).

Выберем ячейку «Доля акций». Адрес её расположения – А3. Эта информация указана в открывшейся панели свойств. Также мы можем увидеть содержимое. Формул у этой клетки нет, поэтому они не показываются.

Больше свойств ячейки и функций, которые можно задействовать по отношению к ней, доступны в контекстном меню. Кликните на клеточку правой клавишей манипулятора. Откроется меню, с помощью которого можно отформатировать ячейку, провести анализ содержимого, присвоить другое значение и прочие действия.

Рис. 2 – контекстное меню ячейки и ее основные свойства

Сортировка данных

Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Эксель. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы.

Перед вами уже заполненная таблица (как её создать разберемся дальше в статье). Представьте, что вам нужно отсортировать данные за январь по возрастанию. Как бы вы это сделали? Банальное перепечатывание таблицы – это лишняя работа, к тому же, если она объемная, делать этого никто не будет.

Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только:

• Выделить таблицу или блок информации;
• Открыть кладку «Данные»;
• Кликнуть на иконку «Сортировка»;

Рис. 3 – вкладка «Данные»

• В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия (Январь).
• Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию.
• Подтвердите действие, нажав на «ОК».

Рис. 4 – настройка параметров сортировки

Произойдет автоматическая сортировка данных:

Рис. 5 – результат сортировки цифр в столбце «Январь»

Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам.

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 2 и 17. Как в третью ячейку вписать их результат, не делая расчеты самостоятельно?

Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений. Затем нажмите на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже. В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить. СУММ – это сумма, СРЗНАЧ – среднее значение и так далее. Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

Нам нужно найти сумму двух ячеек, поэтому нажимаем на «СУММ».

Рис. 6 – выбор функции «СУММ»

В окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2». Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «2». Её адрес запишется в строку аргумента. Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «17». Затем подтвердите действие и закройте окно. Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3», «Число 4» и так далее.

Если в дальнейшем значение суммируемых ячеек будет изменяться, их сумма будет обновляться автоматически.

Рис. 7 – результат выполнения подсчетов

Создание таблиц

В экселевских таблицах можно хранить любые данные. С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее.

Таблицы в Excel имеют преимущество перед аналогичной опцией в Word и других офисных программах. Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого. К тому же, готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка.

Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции:

• Откройте вкладку «Вставка». В левой части панели опций выберите пункт «Таблица». Если вам необходимо провести сведение каких-либо данных, выбирайте пункт «Сводная таблица»;
• С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы. А также вы можете ввести расположение данных в окно создания элемента;
• Нажмите ОК, чтобы подтвердить действие.

Рис. 8 – создание стандартной таблицы

Чтобы отформатировать внешний вид получившейся таблички, откройте содержимое конструктора и в поле «Стиль» кликните на понравившийся шаблон. При желании, можно создать собственный вид с другой цветовой гаммой и выделением ячеек.

Рис. 9 – форматирование таблицы

Результат заполнения таблицы данными:

Рис. 10 – заполненная таблица

Для каждой ячейки таблицы также можно настроить тип данных, форматирование и режим отображения информации. Окно конструктора вмещает в себя все необходимые опции для дальнейшей конфигурации таблички, исходя из ваших требований.

Добавление графиков/диаграмм

Для построения диаграммы или графика требуется наличие уже готовой таблички, ведь графические данные будут основываться именно на информации, взятой из отдельных строк или ячеек.

Чтобы создать диаграмму/график, нужно:

• Полностью выделить таблицу. Если графический элемент нужно создать только для отображения данных определенных ячеек, выделите только их;
• Откройте вкладку вставки;
• В поле рекомендуемых диаграмм выберите иконку, которая, по вашему мнению, наилучшим образом визуально опишет табличную информацию. В нашем случае, это объемная круговая диаграмма. Поднесите к иконке указатель и выберите внешний вид элемента;

Аналогичным образом можно создать точечные графики, линейные диаграммы и схемы зависимости элементов таблицы. Все полученные графические элементы также можно добавить в текстовые документы Ворд.

В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

Тематические видеоролики:

Excel необходим в случаях, когда вам нужно упорядочить, обработать и сохранить много информации. Он поможет автоматизировать вычисления, делает их проще и надежнее. Формулы в Excel позволяют проводить сколь угодно сложные вычисления и получать результаты моментально.

Как написать формулу в Excel

Прежде чем учиться этому, следует понять несколько базовых принципов.

1. Каждая начинается со знака «=».
2. Участвовать в вычислениях могут значения из ячеек и функции.
3. В качестве привычных нам математических знаков операций используются операторы.
4. При вставке записи в ячейке по умолчанию отражается результат вычислений.
5. Посмотреть конструкцию можно в строке над таблицей.

Каждая ячейка в Excel является неделимой единицей с собственным идентификатором (адрес), который обозначается буквой (номер столбца) и цифрой (номер строки). Отображается адрес в поле над таблицей.

Итак, как создать и вставить формулу в Excel? Действуйте по следующему алгоритму:

Обозначение Значение

Сложение
- Вычитание
/ Деление
* Умножение

Если вам необходимо указать число, а не адрес ячейки – вводите его с клавиатуры. Чтобы указать отрицательный знак в формуле Excel, нажмите «-».

Как вводить и скопировать формулы в Excel

Ввод их всегда осуществляется после нажатия на «=». Но что делать, если однотипных расчетов много? В таком случае можно указать одну, а затем ее просто скопировать. Для этого следует ввести формулу, а затем «растянуть» ее в нужном направлении, чтобы размножить.
Установите указатель на копируемую ячейку и наведите указатель мыши на правый нижний угол (на квадратик). Он должен принять вид простого крестика с равными сторонами.


Нажмите левую кнопку и тяните.


Отпустите тогда, когда надо прекратить копирование. В этот момент появятся результаты вычислений.


Также можно растянуть и вправо.
Переведите указатель на соседнюю ячейку. Вы увидите такую же запись, но с другими адресами.


При копировании таким образом номера строки увеличиваются, если сдвиг происходит вниз, или увеличиваются номера столбцов – если вправо. Это называется относительная адресация.
Давайте введем в таблицу значение НДС и посчитаем цену с налогом.


Цена с НДС высчитывается как цена*(1+НДС). Введем последовательность в первую ячейку.


Попробуем скопировать запись.


Результат получился странный.


Проверим содержимое во второй ячейке.


Как видим, при копировании сместилась не только цена, но и НДС. А нам необходимо, чтобы эта ячейка оставалась фиксированной. Закрепим ее с помощью абсолютной ссылки. Для этого переведите указатель на первую ячейку и щелкните в строке формул на адрес B2.


Нажмите F4. Адрес будет разбавлен знаком «$». Это и есть признак абсолютно ячейки.


Теперь после копирования адрес B2 останется неизменным.
Если вы случайно ввели данные не в ту ячейку, просто перенесите их. Для этого наведите указатель мыши на любую границу, дождитесь, когда мышь станет похожа на крестик со стрелочками, нажмите левую кнопку и тяните. В нужном месте просто отпустите манипулятор.

Использование функций для вычислений

Excel предлагает большое количество функций, которые разбиты по категориям. Посмотреть полный перечень можно, нажав на кнопку Fx около строки формул или открыв раздел «Формулы» на панели инструментов.


Расскажем о некоторых функциях.

Как задать формулы «Если» в Excel

Эта функция позволяет задавать условие и проводить расчет в зависимости от его истинности или ложности. Например, если количество проданного товара больше 4 пачек, следует закупить еще.
Чтобы вставить результат в зависимости от условия, добавим еще один столбец в таблицу.


В первой ячейке под заголовком этого столбца установим указатель и нажмем пункт «Логические» на панели инструментов. Выберем функцию «Если».


Как и при вставке любой функции, откроется окно для заполнения аргументов.


Укажем условие. Для этого необходимо щелкнуть в первую строку и выбрать первую ячейку «Продано». Далее поставим знак «>» и укажем число 4.


Во второй строке напишем «Закупить». Эта надпись будет появляться для тех товаров, которые были распроданы. Последнюю строку можно оставить пустой, так как у нас нет действий, если условие ложно.


Нажмите ОК и скопируйте запись для всего столбца.


Чтобы в ячейке не выводилось «ЛОЖЬ» снова откроем функцию и исправим ее. Поставьте указатель на первую ячейку и нажмите Fx около строки формул. Вставьте курсор на третью строку и поставьте пробел в кавычках.


Затем ОК и снова скопируйте.


Теперь мы видим, какой товар следует закупить.

Формула текст в Excel

Эта функция позволяет применить формат к содержимому ячейки. При этом любой тип данных преобразуется в текст, а значит не может быть использован для дальнейших вычислений. Добавим столбец чтобы отформатировать итоговую сумму.


В первую ячейку введем функцию (кнопка «Текстовые» в разделе «Формулы»).


В окне аргументов укажем ссылку на ячейку итоговой суммы и установим формат «#руб.».


Нажмем ОК и скопируем.


Если попробовать использовать эту сумму в вычислениях, то получим сообщение об ошибке.

«ЗНАЧ» обозначает, что вычисления не могут быть произведены.
Примеры форматов вы можете видеть на скриншоте.

Формула даты в Excel

Excel предоставляет много возможностей по работе с датами. Одна из них, ДАТА, позволяет построить дату из трех чисел. Это удобно, если вы имеете три разных столбца – день, месяц, год.

Поставьте указатель на первую ячейку четвертого столбца и выберите функцию из списка «Дата и время».

Расставьте адреса ячеек соответствующим образом и нажмите ОК.


Скопируйте запись.

Автосумма в Excel

На случай, если необходимо сложить большое число данных, в Excel предусмотрена функция СУММ . Для примера посчитаем сумму для проданных товаров.
Поставьте указатель в ячейку F12. В ней будет осуществляться подсчет итога.


Перейдите на панель «Формулы» и нажмите «Автосумма».


Excel автоматически выделит ближайший числовой диапазон.


Вы можете выделить другой диапазон. В данном примере Excel все сделал правильно. Нажмите ОК. Обратите внимание на содержимое ячейки. Функция СУММ подставилась автоматически.


При вставке диапазона указывается адрес первой ячейки, двоеточие и адрес последней ячейки. «:» означает «Взять все ячейки между первой и последней. Если вам надо перечислить несколько ячеек, разделите их адреса точкой с запятой:
СУММ (F5;F8;F11)

Работа в Excel с формулами: пример

Мы рассказали, как сделать формулу в Excel. Это те знания, которые могут пригодиться даже в быту. Вы можете вести свой личный бюджет и контролировать расходы.


На скриншоте показаны формулы, которые вводятся для подсчета сумм доходов и расходов, а также расчет баланса на конец месяца. Добавьте листы в книгу для каждого месяца, если не хотите, чтобы все таблицы располагались на одном. Для этого просто нажмите на «+» внизу окна.

Чтобы переименовать лист, два раза на нем щелкните и введите имя.

Таблицу можно сделать еще подробнее.
Excel – очень полезная программа, а вычисления в нем дают практически неограниченные возможности.

Отличного Вам дня!

Строкой формул называется специальная строка, расположенная над заголовками столбцов и предназначенная для ввода и редактирования формул и иной информации. Фрагмент строки формул представлен на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 - Строка формул

Строка формул состоит из двух основных частей: адресной строки, которая расположена слева, и строки ввода и отображения информации. На рисунке 3.4 в адресной строке отображается имя последней использованной функции (в данном случае функции вычисления суммы), а в строке ввода и отображения информации - формула «=А1+5».

Адресная строка предназначена для отображения адреса выделенной ячейки либо диапазона ячеек, а также для ввода с клавиатуры требуемых адресов. Однако при выделении группы ячеек в адресной строке будет показан только адрес первой ячейки диапазона, расположенной в его левом верхнем углу.

В табличном редакторе Excel 2007 можно полностью автоматизировать выполнение расчетов, используя для этого тип данных «Формула». Формула - это специальный инструмент Excel 2007, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.

Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы. Список арифметических операторов приведен в таблице 3.1. Старшинство операций при вычислении формул Excel следующее:

− операторы связи (выполняется в первую очередь);

− оператор процент;

− унарный минус;

− оператор возведение в степень;

− операторы умножение и деление;

− операторы сложение и вычитание (в последнюю очередь). Таблица 3.1 – Символы для обозначения операторов в Excel

Скобки в формулах Excel выполняют привычную, с точки зрения алгебры, роль указания приоритета вычисления той или иной части выражения. Например:

= 10*4+4^2 дает результат 56

= 10*(4+4^2) дает результат 200

Особенно внимательно надо расставлять скобки при задании унарного минуса. Например: = -10^2 дает результат 100, а =-(10^2) даст результат -100; - 1^2+1^2 дает результат 2, а 1^2-1^2 даст результат 0.

Если формула не может быть правильно вычислена, вместо ожидаемого результата Excel выводит в ячейку код ошибки (таблица 3.2).

Таблица 3.2 – Сообщения об ошибках при вычислении формул

Функции в Excel

Многие виды расчетов можно также выполнять с помощью специальных встроенных в Excel 2007 функций. Функция - это изначально созданная и заложенная в программу Excel процедура, которая выполняет в определенном порядке вычисления по заданным аргументам.

В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: имя или название (примеры имен - СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и т. д.), а также аргумент (либо несколько аргументов), который задается в круглых скобках сразу после имени функции. Аргументами функций могут быть числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.. Если аргумен-

тов у функции несколько, то они задаются через запятую. Если аргументов у функции нет, например, у функции ПИ (), то внутри скобок ничего не задается. Скобки позволяют определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Между названием функции и скобками ничего вставлять нельзя. Поэтому символ возведения функции в степень задается после записи аргумента. Например, SIN(A1)^3. Если правила записи функции нарушены, то Excel выдает сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Вводить функции можно как в ручном, так и в автоматическом режиме. В последнем случае используют мастер функций, открываемый кнопкой Вставить функцию , которая расположена на ленте Excel 2007 на вкладкеФормулы .

Все имеющиеся в программе функции для удобства работы сгруппированы в категории. Выбор категории осуществляется из раскрывающегося списка Категория , при этом в нижней части окна отображается перечень функций, входящих в эту категорию. Если выделить требуемую функцию и нажать кнопку ОК, то откроется о кно (его содержимое зависит от конкретной функции), в котором указываются аргументы функции.

В инженерных расчетах часто используются тригонометрические функции. Следует иметь в виду, что аргумент тригонометрической функции должен быть задан в радианах. Поэтому, если аргумент задан в градусах, его необходимо перевести в радианы. Это можно реализовать либо через формулу пересчета «=А1*ПИ()/180» (предполагается, что аргумент записан в ячейку с адресом А1), либо с помощью функции РАДИАНЫ(А1).

Пример . Записать формулу Excel= − для2 + вычисления3 1+e функцииtg 3 (5 2 ) b .

Предполагая, что значение x задано в градусах и записано в ячейку А1, а значение b в ячейку B1, формула в ячейке Excel будет выглядеть следующим образом:

=(- (B1^2) + (1+exp(B1))^(1/3)) /TAN(5*РАДИАНЫ(А1)^2) ^3

Относительные и абсолютные адреса ячеек

Для записи в формулы Excel констант следует использовать абсолютную адресацию ячеек. В этом случае при копировании формулы в другую ячейку адрес ячейки с константой не изменится. Чтобы изменить в формуле относительный адрес ячейки В2 на абсолютный $B$2, следует последовательно нажить клавишу F4, либо вручную добавить символы доллара. Существуют также смешанные адреса ячеек (B$2 и $B2). При копировании формулы содержащей

смешанные адреса меняется только не зафиксированная (знаком $ слева) часть адреса.

При копировании формулы в соседнюю ячейку по строке в относительном адресе ссылки меняется буквенная составляющая. Например, ссылка А3 заменится ссылкой В3, а смешанный адрес $А1 при копировании вдоль строки не изменится. Соответственно, при копировании формулы в соседнюю ячейку по столбцу в относительном адресе ссылки меняется цифровая составляющая. Например, ссылка А1 заменится ссылкой А2, а смешанный адрес А$1 при копировании вдоль столбца не изменится.

Построение диаграмм

В Excel под термином диаграмма понимается любое графическое представление числовых данных. Построение диаграмм производится на основе ряда данных – группы ячеек с данными в пределах одной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Наиболее простой способ построения диаграмм следующий: выделить один или несколько рядов данных, в группе Диаграммы вкладкиВставка ленты Excel выбрать нужный тип диаграммы. Диаграмма будет помещена на текущий лист рабочей книги. При необходимости ее можно перенести на другой лист с помощью командыПереместить диаграмму вкладкиКонструктор Работы с диаграммами. С помощью вкладкиМакет Работы с диаграммами

можно изменить внешний вид диаграммы: добавить название диаграммы, осей, изменить шрифты и т.п.. При необходимости можно изменить подписи на горизонтальной оси. Для этого в контекстном меню диаграммы следует выбрать ко-

манду Выбрать данныеи в диалоговом окне Выбор источника данных(рису-

нок 3.5) изменить подписи горизонтальной оси.

Рисунок 3.5 – Окно для изменения данных на оси Х

Формула - это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и которое может зависеть от содержимого других ячеек. Формула в ячейке может содержать данные, ссылки на другие ячейки, а также обозначение действий, которые необходимо выполнить.

Использование ссылок на ячейки позволяет пересчитывать результат по формулам, когда происходят изменения содержимого ячеек, включенных в формулы.

В Excel формулы начинаются со знака =. Скобки () могут использоваться для определения порядка математических операции.

Excel поддерживает следующие операторы:

• Арифметические операции:
  • сложение (+);
  • умножение (*);
  • нахождение процента (%);
  • вычитание (-);
  • деление (/);
  • экспонента (^).
• Операторы сравнения:
  • = равно;
  • < меньше;
  • > больше;
  • <= меньше или равно;
  • >= больше или равно;
  • <> не равно.
• Операторы связи:
  • : диапазон;
  • ; объединение;
  • & оператор соединения текстов.

Таблица 22. Примеры формул

Упражнение

Вставка формулы -25-А1+АЗ

Предварительно введите любые числа в ячейки А1 и A3.

1. Выберите необходимую ячейку, например В1.
2. Начните ввод формулы со знака=.
3. Введите число 25, затем оператор (знак -).
4. Введите ссылку на первый операнд, например щелчком мыши на нужную ячейку А1.
5. Введите следующий оператор(знак +).
6. Щелкните мышью в той ячейке, которая является вторым операндом в формуле.
7. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter . В ячейке В1 получите результат.

Автосуммирование

Кнопка Автосумма (AutoSum) - ∑ может использоваться для автоматического создания формулы, которая суммирует область соседних ячеек, находящихся непосредственно слева в данной строке и непосредственно выше в данном столбце.

1. Выберите ячейку, в которую надо поместить результат суммирования.
2. Щелкните кнопку Автосумма - ∑ или нажмите комбинацию клавиш Alt+=. Excel примет решение, какую область включить в диапазон суммирования, и выделит ее пунктирной движущейся рамкой, называемой границей.
3. Нажмите Enter для принятия области, которую выбрала программа Excel, или выберите с помощью мыши новую область и затем нажмите Enter.

Функция "Автосумма" автоматически трансформируется в случае добавления и удаления ячеек внутри области.

Упражнение

Создание таблицы и расчет по формулам

1. Введите числовые данные в ячейки, как показано в табл. 23.

Таблица 23. Исходная таблица данных

1. Выберите ячейку В7, в которой будет вычислена сумма по вертикали.
2. Щелкните кнопку Автосумма - ∑ или нажмите Alt+= .
3. Повторите действия пунктов 2 и 3 для ячеек С7 и D7.

Вычислите количество сотрудников без высшего образования (по формуле В7-ВЗ).

1. Выберите ячейку В8 и наберите знак (=).
2. Щелкните мышью в ячейке В7, которая является первым операндом в формуле.
3. Введите с клавиатуры знак (-) и щелкните мышью в ячейке ВЗ, которая является вторым операндом в формуле (будет введена формула).
4. Нажмите Enter (в ячейке В8 будет вычислен результат).
5. Повторите пункты 5-8 для вычислений по соответствующим формулам в ячейках С8 и 08.
6. Сохраните файл с именем Образование_сотрудников.х1s.

Таблица 24. Результат расчета

Тиражирование формул при помощи маркера заполнения

Область ячеек (ячейка) может быть размножена при помощи использования маркера заполнения. Как было показано в предыдущем разделе, маркер заполнения представляет собой контрольную точку в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Часто бывает необходимо размножать не только данные, но и формулы, содержащие адресные ссылки. Процесс тиражирования формул при помощи маркера заполнения позволяет колировать формулу при одновременном изменении адресных ссылок в формуле.

1. Выберите ячейку, содержащую формулу для тиражирования.
2. Перетащите маркер заполнения в нужном направлении. Формула будет размножена во всех ячейках.

Обычно этот процесс используется при копировании формул внутри строк или столбцов, содержащих однотипные данные. При тиражировании формул с помощью маркера заполнения меняются так называемые относительные адреса ячеек в формуле (подробно относительные и абсолютные ссылки будут описаны далее).

Упражнение

Тиражирование формул

1.Откройте файл Образование_сотрудников.х1s.

1. Введите в ячейку ЕЗ формулу для автосуммирования ячеек =СУММ(ВЗ:03).
2. Скопируйте, перетащив маркер заполнения, формулу в ячейки Е4:Е8.
3. Просмотрите как меняются относительные адреса ячеек в полученных формулах (табл. 25) и сохраните файл.

Таблица 25. Изменение адресов ячеек при тиражировании формул

Относительные и абсолютные ссылки

Формулы, реализующие вычисления в таблицах, для адресации ячеек используют так называемые ссылки. Ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной.

Использование относительных ссылок аналогично указанию направления движения по улице - "идти три квартала на север, затем два квартала на запад". Следование этим инструкциям из различных начальных мест будет приводить в разные места назначения.

Например, формула, которая суммирует числа в столбце или строке, затем часто копируется для других номеров строк или столбцов. В таких формулах используются относительные ссылки (см. предыдущий пример в табл. 25).

Абсолютная ссылка на ячейку.иди область ячеек будет всегда ссылаться на один и тот же адрес строки и столбца. При сравнении с направлениями улиц это будет примерно следующее: "Идите на пересечение Арбата и Бульварного кольца". Вне зависимости от места старта это будет приводить к одному и тому же месту. Если формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, то должна использоваться абсолютная ссылка (формат записи $А$1). Например, когда формула вычисляет доли от общей суммы, ссылка на ячейку, содержащую общую сумму, не должна изменяться при копировании.

Знак доллара ($) появится как перед ссылкой на столбец, так и перед ссылкой на строку (например, $С$2), Последовательное нажатие F4 будет добавлять или убирать знак перед номером столбца или строки в ссылке (С$2 или $С2 - так называемые смешанные ссылки).

1. Создайте таблицу, аналогичную представленной ниже.

Таблица 26. Расчет зарплаты

1. В ячейку СЗ введите формулу для расчета зарплаты Иванова =В1*ВЗ.

При тиражировании формулы данного примера с относительными ссылками в ячейке С4 появляется сообщение об ошибке (#ЗНАЧ!), так как изменится относительный адрес ячейки В1, и в ячейку С4 скопируется формула =В2*В4;

1. Задайте абсолютную ссылку на ячейку В1, поставив курсор в строке формул на В1 и нажав клавишу F4, Формула в ячейке СЗ будет иметь вид =$В$1*ВЗ.
2. Скопируйте формулу в ячейки С4 и С5.
3. Сохраните файл (табл. 27) под именем Зарплата.xls.

Таблица 27. Итоги расчета зарплаты

Имена в формулах

Имена в формулах легче запомнить, чем адреса ячеек, поэтому вместо абсолютных ссылок можно использовать именованные области (одна или несколько ячеек). Необходимо соблюдать следующие правила при создании имен:

• имена могут содержать не более 255 символов;
• имена должны начинаться с буквы и могут содержать любой символ, кроме пробела;
• имена не должны быть похожи на ссылки, такие, как ВЗ, С4;
• имена не должны использовать функции Excel, такие, как СУММ, ЕСЛИ и т. п.

В меню Вставка, Имя существуют две различные команды создания именованных областей: Создать и Присвоить.

Команда Создать позволяет задать (ввести) требуемое имя (только одно ), команда Присвоить использует метки, размещенные на рабочем листе, в качестве имен областей (разрешается создавать сразу несколько имен ).

Создание имени

1. Выделите ячейку В1 (табл. 26).
2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Присвоить (Define) .
3. Введите имя Часовая ставка и нажмите ОК .
4. Выделите ячейку В1 и убедитесь, что в поле имени указано Часовая ставка .

Создание нескольких имен

1. Выделите ячейки ВЗ:С5 (табл. 27).
2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Создать (Create) , появится диалоговое окно Создать имена (рис. 88).
3. Убедитесь, что переключатель в столбце слева помечен и нажмите ОК .
4. Выделите ячейки ВЗ:СЗ и убедитесь, что в поле имени указано Иванов.

Рис. 88. Диалоговое окно Создать имена

Можно в формулу вставить имя вместо абсолютной ссылки.

1. В строке формул установите курсор в то место, где будет добавлено имя.
2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Вставить (Paste), появится диалоговое окно Вставить имена.

1. Выберите нужное имя из списка и нажмите ОК.

Ошибки в формулах

Бели при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки.

Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.

Ошибка # # # # появляется, когда вводимое число не умещается в ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца.

Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле делается попытка деления на нуль. Чаще всего это случается, когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение.

Ошибка #Н/Д! является сокращением термина "неопределенные данные". Эта ошибка указывает на использование в формуле ссылки на пустую ячейку.

Ошибка #ИМЯ? появляется, когда имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее определено. Для исправления определите или исправьте имя области данных, имя функции и др.

Ошибка #ПУСТО! появляется, когда задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек. Чаще всего ошибка указывает, что допущена ошибка при вводе ссылок на диапазоны ячеек.

Ошибка #ЧИСЛО! появляется, когда в функции с числовым аргументом используется неверный формат или значение аргумента.

Ошибка #ЗНАЧ! появляется, когда в формуле используется недопустимый тип аргумента или операнда. Например, вместо числового или логического значения для оператора или функции введен текст.

Кроме перечисленных ошибок, при вводе формул может появиться циклическая ссылка.

Циклическая ссылка возникает тогда, когда формула прямо или косвенно включает ссылки на свою собственную ячейку. Циклическая ссылка может вызывать искажения в вычислениях на рабочем листе и поэтому рассматривается как ошибка в большинстве приложений. При вводе циклической ссылки появляется предупредительное сообщение (рис. 89).

Для исправления ошибки удалите ячейку, которая вызвала циклическую ссылку, отредактируйте или введите заново формулу.

Функции в Excel

Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций (рис. 90). Список категорий функций доступен при выборе команды Функция в меню Вставка (Insert, Function).

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ .

Рис. 90. Мастер функций

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.

Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ .

Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ .

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки, на стандартной панели инструментов. В процессе диалога с мастером требуется задать аргументы выбранной функции, для этого необходимо заполнить поля в диалоговом окне соответствующими значениями или адресами ячеек таблицы.

Упражнение

Вычисление величины среднего значения для каждой строки в файле Образование.хls.

1. Выделите ячейку F3 и нажмите на кнопку мастера функций.
2. В первом окне диалога мастера функций из категории Статистические выберите функцию СРЗНАЧ , нажмите на кнопку Далее .
3. Во втором диалоговом окне мастера функций должны быть заданы аргументы. Курсор ввода находится в поле ввода первого аргумента. В это поле в качестве аргумента число! введите адрес диапазона B3:D3 (рис. 91).
4. Нажмите ОК .
5. Скопируйте полученную формулу в ячейки F4:F6 и сохраните файл (табл. 28).

Рис. 91. Ввод аргумента в мастере функций

Таблица 28. Таблица результатов расчета с помощью мастера функций

Для ввода диапазона ячеек в окно мастера функций можно мышью обвести на рабочем листе таблицы этот диапазон (в примере B3:D3). Если окно мастера функций закрывает нужные ячейки, можно передвинуть окно диалога. После выделения диапазона ячеек (B3:D3) вокруг него появится бегущая пунктирная рамка, а в поле аргумента автоматически появится адрес выделенного диапазона ячеек.