Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО "Валга"). Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления
Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.
Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.
Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.
Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.
Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.
Современные технологии документационного обеспечения управления:
Технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
Технологии передачи документной информации пользователю;
Технологии введения документов в информационную базу данных организации;
Технологии обработки документной информации;
Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.
Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:
Проверка правильности доставки документов;
Целостности и комплектности документов;
Фиксация факта получения или отправки документов;
Подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.
2) Технологии передачи документной информации пользователю.
Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.
Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:
Основные;
Рабочие;
Промежуточные;
Служебные;
Архивные.
Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.
4) Технологии обработки документной информации.
Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.
5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются .
Хранение документов в электронной форме - это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.
Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.
Тема 2. 3 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Учебные вопросы: 1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс 2. Документоориентированные информационные системы 3. Особенности документооборота на различных предприятиях 4. Организация электронного документооборота
1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по: n сбору и обработке информации, содержащейся в документах; n подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; n исполнению решения и контролю исполнения; n сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; n хранению и поиску информации. Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью компьютера. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.
В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам. Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно -статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России. Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления. С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационнодокументационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.
С внедрением компьютерной техники в документационные процессы технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими нужную информацию. Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте. Эффективность информационных систем управления обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при 1) обработке информации, 2) принятии решений и 3) использовании совокупности автоматизированных рабочих мест.
Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализма руководителей и специалистов производства, общей грамотности и информационной культуры, системы документационного обеспечения и собственно информации. Система документооборота в процессах информационнодокументационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой» , выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение. Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность). Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и, информационного дефицита, требуемый уровень информации.
Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг). Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения.
Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10%), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз). Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация – успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.
2. Документоориентированные информационные системы Рассмотрим основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления: Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. n Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. n Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. n Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. n
Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. n n Документооборот – движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. n Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. n Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Электронный архив В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства. На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив» . В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота» . Этого не может быть, т. к. документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.
Системы автоматизации делопроизводства в России Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных): n системы workflow (автоматизации деловых процедур); n системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); n системы электронной почты (служат для обмена документами). n Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что некоторые системы объединяют все эти и еще некоторые другие технологии.
Наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур является создание для них общей информационной среды, в рамках которой сотрудники смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями. Поэтому важнейшим элементом автоматизации ДОУ являются системы электронной почты Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочноинформационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ). Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). n Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). n n Систематизация архива документов. Следует отметить, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений, поэтому его нужно постоянно совершенствовать.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так. n Руководство теряет целостную картину происходящего. n Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. n Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. n Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. n Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. n В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли. n В итоге расширение предприятия происходит экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: n средства и правила создания документов, n ведения их электронного архива, n поддержки документооборота.
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). n Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. n
3. Особенности документооборота на различных предприятиях В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот. Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т. е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях» . Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества: n простота внесения изменений в документ; n возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; n возможность использовать заранее заготовленные формы; n более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; n экономия бумаги; n более высокая компактность архивов; n более простой контроль информационных потоков; n большая скорость поиска и извлечения информации; n возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Однако еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации? В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т. п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т. е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т. е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки. В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге (электронная цифровая подпись), однако это сопряжено с рядом трудностей. Документооборот для малых предприятий На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.
Документооборот для средних предприятий В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел» , в ней папка «финансовое планирование» , еще глубже – «минимизация налогообложения» . Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Документооборот для крупных предприятий В отличие от средних предприятий на крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой - автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Первый аспект − специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т. д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ. и быстрее находить необходимые документы.
Второй аспект − маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т. е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида. Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word. Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению. Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационнораспорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
4. Организация электронного документооборота Электронный документооборот и его оптимизация связаны с несколькими факторами: n Юридический аспект подразумевает установление статуса документов, их систематизацию на основе иерархии. Коммерческие предприятия, общественные организации и другие структуры должны придерживаться установленных законом правил оформления и хранения документов. n Технический фактор предусматривает оснащенность предприятия оборудованием, необходимым для эффективной организации документооборота. Электронный документооборот значительно упрощает работу компании, сокращая время на проведение основных производственных процессов. n Контролирующий аспект эффективной организации документооборота включает разработку управленческого аппарата по работе с документами, создание системы документооборота и специализации структур.
Практика показывает, что если документы организованы грамотно, предприятию не приходится тратить время и ресурсы на урегулирование различных ситуаций. Структурное подразделение, отвечающее за документы, при необходимости предоставляет договора, свидетельства и т. д. Таким образом, повышается оперативность и результативность работы компании в целом. Следовательно, мы сталкиваемся с вопросом – как организовать делопроизводство, чтобы систематизировать все необходимые документы. В зависимости от специализации и профиля, компании используют три формы работы с документами, каждая из которых характеризуется определенными особенностями документооборота. Централизованная организация документооборота При централизованной форме документы сосредоточены в ведении одного структурного подразделения. Это может быть секретариат, канцелярия, а в случае необъемного электронного документооборота – один сотрудник. Полный цикл операций с документами, организация документооборота выполняется этим подразделением. Документы принимаются, обрабатываются и регистрируются в замкнутой системе, это является залогом конфиденциальности работы. Среди других преимуществ централизованной систем документооборота – эффективность делопроизводства, упрощение методического руководства. Электронный документооборот при использовании данной формы может быть систематизирован при помощи специальных информационных сервисов.
Децентрализованная система управления документами Децентрализованная система подразумевает, что документы находятся в ведомстве нескольких подразделений. Каждый отдел в компании создает собственную службу организации документооборота. Подобная система работы с документами характерна для предприятий, которые территориально разъединены. В этом случае автоматизация документооборота имеет большое значение, поскольку необходимо выработать систему общей защиты информации. Также важен методический контроль: как правило, самостоятельные подразделения, в чьем ведомстве находятся документы, с установленной регулярностью предоставляют отчеты о документообороте предприятия. Смешанные системы документооборота Смешанная форма документооборота предприятия предполагает, что документы рассредоточены по подразделениям. Одна часть операций, например, прием и обработка документов, выполняется одним отделом, а другая, допустим, тиражирование, хранение, систематизация, – вторым. Такая система документооборота удобна, если предприятие имеет разветвленную структуру. Бухгалтерский отдел может регистрировать документы по налогообложения, отдел кадров – документы по общему составу и т. д. Смешанная организация документооборота в настоящее время является одной из самых эффективных систем управления.
Организация документооборота: особенности Организация документооборота базируется на нескольких принципах, обеспечивающих эффективную работу компании в целом. Документооборот предприятия – это часть информационного обеспечения, которое является залогом активного развития. Принципы организации документооборота включают: n Упрощение процедуры регистрации документов. Следует отметить, что данная операция не должна отразиться на качестве всех канцелярских процессов. n Организация документооборота на основе маршрутизации. Разработка схем прохождения всех документов позволяет оптимизировать рабочий процесс. n Документы должны подвергаться однократной регистрации. В этом случае оптимальным выходом считается электронный документооборот, позволяющий сократить время приема и рассмотрения документов. n Организация документооборота должна исключать необоснованные согласования, параллельное согласование, передачу документов третьим лицам. Таким образом, организация документооборота нацелена на сокращение времени работы с документами, оптимизацию канцелярской деятельности и улучшение эффективности информационного сопровождения предприятия.
Электронный документооборот: принципы и характеристики Электронный документооборот подразумевает однократную регистрацию документов, это значит, что идентификацию можно провести на любом этапе делопроизводства. Также важна единая иерархически систематизированная база документационной информации, которая исключает дублирование и параллельное рассмотрение. Имея развитую систему отчетности, электронный документооборот позволяет контролировать движение документов и основные информационные процессы. Также стоит отметить эффективно организованную систему поиска документов, которую предполагает электронный документооборот. Электронный документооборот имеет системную классификацию: 1. Системы автоматизации делопроизводства. 2. Архивы документов. 3. Системы ввода документов и системы обработки образов документов. 4. Системы управления стоимостью хранения документов. 5. Системы маршрутизации документов. 6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. Наиболее распространены в западной практике следующие термины: EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота. DMS (Document Management Systems) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов; Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т. д. в одном флаконе) Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Doc. Flow Management – системы маршрутизации движения документов; Work. Flow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий. Также существует большое количество смежных терминов, например: Document Warehousе (Хранилища документов) Knowledge Management (Управление знаниями)
Системы автоматизации делопроизводства В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативнораспорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Архивы документов В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check. In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
Системы ввода документов и системы обработки образов документов Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнеспроцессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно» . Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов Развитием систем маршрутизации документов являются Work. Flow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнеспроцессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Work. Flow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Work. Flow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система Work. Flow.
Выбор ПО для автоматизации Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев: Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных. Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т. д. Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста. Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов. Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов. Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов. Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т. д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям. Открытость – возможности по расширению функциональности. Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.
Описание презентации по отдельным слайдам:
1 слайд
Описание слайда:
2
слайд
Описание слайда:
Организация делопроизводства и документооборота с использованием средств электронных коммуникаций. Основные термины и понятия Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
3
слайд
Описание слайда:
Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации Основные понятия электронного делопроизводства и документооборота Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронный документооборот. Основные преимущества внедрения: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии;
4
слайд
Описание слайда:
Создание документов на основе шаблонов Способы создания шаблонов: С чистого листа На основе готового документа Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы собственной информацией. Этапы создания шаблонов: 1. Файл – создать (выбрать тип документа - шаблон) 2. Редактирование шаблона как обычного документа 3. Вставка макросов и информационных полей (меню вставка команда поле) 4. Файл - Сохранить как – выбрать тип документа шаблон и ввести название.
5
слайд
Описание слайда:
Создание шаблонов документов на основе форм Элементы форм: Текстовое поле Флажок Поле со списком Таблица Рамка Затемнение полей У каждого элемента формы есть свои параметры Меню Вид - Панель инструментов - Формы После создания шаблона и расстановки полей форм устанавливается защита на изменение ПРИМЕР шаблона с использованием форм
6
слайд
Описание слайда:
Электронная цифровая подпись. Назначение и применение Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки Использование цифровой подписи позволяет осуществить: Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, владелец не может отказаться от своей подписи. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей: Декларирование товаров и услуг (таможенные декларации) Регистрация сделок по объектам недвижимости Использование в банковских системах Электронная торговля и госзаказы Контроль исполнения государственного бюджета В системах обращения к органам власти Для обязательной отчетности перед государственными учреждениями Организация юридически значимого электронного документооборота В расчетных и трейдинговых системах
7
слайд
Описание слайда:
Электронная цифровая подпись. Средства и применение Схемы построения цифровой подписи Существует несколько схем построения цифровой подписи: На основе алгоритмов симметричного шифрования. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица - арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт зашифрования его секретным ключом и передача его арбитру. На основе алгоритмов асимметричного шифрования. На данный момент такие схемы ЭЦП наиболее распространены и находят широкое применение. Общепризнанная схема цифровой подписи охватывает три процесса: Генерация ключевой пары. При помощи алгоритма генерации ключа равновероятным образом из набора возможных закрытых ключей выбирается закрытый ключ, вычисляется соответствующий ему открытый ключ. Формирование подписи. Для заданного электронного документа с помощью закрытого ключа вычисляется подпись. Проверка (верификация) подписи. Для данных документа и подписи с помощью открытого ключа определяется действительность подписи. Условия использования ЭЦП: Верификация подписи должна производиться открытым ключом, соответствующим именно тому закрытому ключу, который использовался при подписании. Без обладания закрытым ключом должно быть вычислительно сложно создать легитимную цифровую подпись.
8
слайд
Описание слайда:
Microsoft Outlook - средство автоматизации рабочего места Microsoft Outlook обеспечивает возможность обмениваться сообщениями электронной почты, управлять календарем, задачами и списком контактов Интерфейс Microsoft Outlook
Бизнес-история становления и развития предприятия. Анализ и оценка эффективности работы документационного обеспечения управления. Автоматизация принятия стратегических решений в ОАО. Формирование требований к системе электронного документооборота.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)
Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес - процессов
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Информационно-докуменТационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО «Родина»)
Специальность 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления
Специализация «документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления», заочная форма обучения
Студентка Анастасия Викторовна Багмут
Краснодар 2013
Стратегическое решение, информационно-документационное обеспечение, показатели эффективности, СЭД, документооборот.
Цель работы - повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.
Объектом исследования выступает ОАО «Родина».
В результате исследования разработан комплекс мероприятий по повышению эффективности системы информационно-документационного обеспечения ОАО «Родина», разработан проект внедрения СЭД.
- Введение
- 2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка ее эффективности
- 2.2 Анализ действующей системы документационного обеспечения
- 2.3 Постановка проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ОАО «Родина». Выбор актуальных проблем развития информационно-документационного обеспечения при принятии стратегических решений
- 3. Разработка технологии инофрмационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина»
- 3.1 Выбор и разработка проекта информационной системы для принятия стратегических решений
- 3.1.1 Формирование требований к системе электронного документооборота
- 3.2 Выбор критериев и показателей и проведение оценки эффективности предлагаемого проектного решения
- 3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта
- Заключение
- Список использованных источников
Приложения
Введение
Вот уже 20 лет в нашем государстве существует рыночная экономика, переход к которой обозначил, что руководителям пришлось учиться управлять самостоятельно, а не по указке «сверху». Одним из элементов самостоятельного управления деятельностью предприятия является принятие управленческих решений.
Автоматизация документооборота позволяет любой организации ускорить процесс работы, опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
Внедрение СЭД обеспечивает слаженную работу всех подразделений; упрощает работу с документами, повышает ее эффективность и оперативность доступа к информации. Следовательно, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности, ведь использование СЭД повышает конкурентоспособность фирмы на рынке товаров и услуг.
Управленческие решения на предприятии охватывает все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др.
Актуальность выбранной темы обусловлена важностью проблемы обеспечения документационного обеспечения организации на этапе принятия стратегических решений. Выработка единых требований к системе документооборота, выявление полного набора нормативных функций исполнителей и механизмов управления на каждом из этапов жизненного цикла документа (формирование проекта, подготовка, регистрация, исполнение, передача в архив) также являются не простой задачей.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы изучены и проанализированы основные направления деятельности Открытого акционерного общества «Родина» (далее ОАО «Родина») по документированию и организации работы с документами с целью выявления их особенностей.
Объектом исследования является ОАО «Родина» - агропромышленный комплекс, расположенный в ст. Челбасской Каневского района Краснодарского края.
Предметом исследования является процесс информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина».
Целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач:
1) раскрытие сущности понятия «организация информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений» и выявление особенностей современного этапа развития систем ДОУ;
2) характеристика нормативно-правовой базы информационно-документационного обеспечения управления;
3) оценка эффективности действующей системы ДОУ в ОАО «Родина»;
4) разработка комплекса мероприятий по повышению эффективности системы ИДОУ принятия стратегических решений;
5) оценка экономической эффективности от предложенных внедрений.
При написании выпускной квалификационной работы был использован 51 источник. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Кроме того, теоретико-методологическую базу исследования составили труды таких известных авторов, как Г.Н. Зацепина, Т.В. Кузнецова, Ю.Н. Столяров, Д.В. Арутюнова, Г.Я. Гольдштейн и др.
Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы ОАО «Родина».
В соответствии с поставленными задачами выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и трех приложений.
Первая глава посвящена теоретическим основам стратегического управления и делопроизводства в организации. Описана нормативно-правовая база документационного обеспечения управления, показано современное состояние информационного обеспечения принятия стратегических решений в организации.
Вторая глава по своему содержанию является анализом экономической и хозяйственной деятельности ОАО «Родина». Описана система информационно-документационного обеспечения деятельности организации, показаны основные проблемы в документационном обеспечении принятия стратегических решений.
Третья глава - это разработка предложений по совершенствованию информационно-документационного обеспечения деятельности ОАО «Родина» по принятию стратегических решений, которая включает в себя несколько разделов: автоматизация документооборота организации, а также ожидаемые выводы от предложенных изменений.
1. Теоретические основы информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений
1.1 Сущность понятия «стратегическое управление» и его современное состояние
Стратегическое управление - это комплексная система постановки и реализации стратегических целей предприятия, основанная на прогнозировании среды и выработке способов адаптации к ее изменениям, а также воздействия на нее .
Стратегия - образ организационных действий и управляющих подходов, используемых для достижения организационных задач и целей организации.
В современной науке менеджмента выделяют некоторые особенности стратегического управления:
1. Целью современной организации стала адаптация к изменениям. В связи с необходимостью учета динамики внешней среды, выделяют два направления развития стратегического управления:
Регулярное стратегическое управление, которое является логическим развитием стратегического планирования и состоит из двух взаимодополняющих подсистем: подсистемы анализа и планирования стратегии и подсистемы реализации стратегии;
Стратегическое управление в реальном масштабе времени - решение неожиданно возникающих стратегических задач. Оно развивается в отраслях, где изменения во внешнем окружении происходят с высокой частотой и непредсказуемы.
Организации вынуждены параллельно заниматься уточнением стратегии и решением возникших стратегических задач.
2. Целью стратегического управления является развитие, т.е. изменение не только количественных, но и качественных характеристик. Например, к числу стратегических решений можно отнести решения о реконструкции организации, внедрении новой продукции и технологии, выходе на новые рынки сбыта.
3. Продуктом стратегического управления является потенциал организации, который складывается из ресурсов и источников их пополнения, связей, положения и организационной системы в целом. Потенциал также характеризует максимально эффективное использование ресурсов для достижения поставленной цели. С другой стороны, потенциал представляет собой источник формирования конкурентного преимущества организации, а, следовательно, нуждается в постоянном развитии и совершенствовании.
4. В качестве дополнительных признаков стратегического менеджмента выделяют:
Гибкое реагирование на импульсы внешнего окружения;
Осуществление своевременных изменений в организации;
Опора на человеческий потенциал;
Ориентация на потребителя;
Долгосрочные перспективы за счет конкурентных преимуществ;
Рассмотрение массива данных, а не отдельных ее составляющих;
Обеспечение конкурентоспособности компании в перспективе.
1) проблемы, связанные с целями компании, которые направлены на повышение эффективности деятельности организации путем обеспечения взаимосвязи целей, ресурсов и результатов;
2) проблемы, связанные с элементами организации, если эти элементы необходимы для достижения целей, но в настоящий момент отсутствуют или имеются в недостаточном объеме;
3) проблемы, связанные с внешними факторами .
Таким образом, стратегическое управление - это современный инструмент управления развитием организации, направленным на повышение потенциала путем достижения конкурентоспособности в условиях нарастающих изменений во внешней среде и связанной с этим неопределенности .
Стратегическое управление - это такое управление, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей, гибко реагирует и проводит своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности дает возможность организации выживать в долгосрочной перспективе, достигая при этом своих целей.
Объектами стратегического управления являются организации, стратегические хозяйственные подразделения и функциональные зоны организации.
Предметом стратегического управления являются:
Проблемы, которые прямо связанны с генеральными целями организации.
Проблемы и решения, связанные с каким-либо элементом организации, если этот элемент необходим для достижения целей, но в настоящее время отсутствует или имеется в недостаточном объеме.
Проблемы, связанные с внешними факторами, которые являются неконтролируемыми.
«Проблемы стратегического управления чаще всего возникают в результате действия многочисленных внешних факторов. Поэтому, чтобы не ошибиться в выборе стратегии, важно определить, какие экономические, политические, научно-технические, социальные и другие факторы оказывают влияние на будущее организации» .
На рисунке 1 показаны ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением .
Рисунок 1 - ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением
Рассмотрим основные характеристики стратегических решений. Можно выделить девять таких характеристик :
1) стратегические решения отражают точку зрения руководства, на что должна быть похожа организация и чем она должна заниматься;
2) стратегические решения призваны оказать содействие организации в обеспечении взаимодействия с внешней средой. Организация постоянно подстраивается под изменяющуюся обстановку;
3) стратегические решения принимают во внимание собственные ресурсы организации и содействуют обеспечению точных соответствий между деловой активностью и имеющимися ресурсами;
4) стратегические решения включают представление о большом изменении в системе работы организации;
5) стратегические решения чрезвычайно сложны и включают различные степени неопределенности. Они подразумевают, что организация должна делать допущения о предстоящих событиях на основе не очень надежной информации;
6) стратегические решения требуют всестороннего подхода к управлению организацией;
7) стратегические решения имеют дальний прицел. Они подразумевают длительные перспективы и имеют долгосрочное значение;
8) стратегические решения имеют причастность к оценкам и ожиданиям ключевых участников компании внутри организации (акционеров, директоров и др.) Многие исследователи утверждают, что стратегия организации является отражением отношений и мнений влиятельных внутренних участников компании;
9) стратегические решения серьезно воздействуют на ресурсы и оперативную деятельность. Они оказывают влияние на ресурсную базу организации и вызывают волны организационных решений более низкого уровня.
Таким образом, принятие стратегических решений - жизненно важная задача для организации любого масштаба и сферы деятельности. Грамотное документационное обеспечение данного процесса является залогом юридически верных и целесообразных решений.
1.2 Нормативно-правовая база формирования системы документационного обеспечения деятельности организации
Организация документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления деятельности руководящего состава предприятия по документированию разработки и реализации действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности организации над уровнем конкурентов.
Всегда актуальной является задача закрепления в законодательном порядке основных положений по организации и ведению общего делопроизводства с целью создания минимально необходимого и достаточного количество документов в случаях, требующих документального подтверждения событий и фактов.
Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют Федеральные законы, приказы и распоряжения Правительства РФ, государственные и международные стандарты .
Как известно, существует 3 уровня нормативно-правовых актов (НПА) (см. рисунок 2).
Рисунок 2 - Структура нормативно-правовых актов РФ
Отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, регулирует Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .
Федеральный закон РФ от 27.02.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Кроме того, нельзя не упомянуть ФЗ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Одним из основополагающих документов в сфере нормативного регулирования деятельности по документационному обеспечению является приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления» . Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и содержит комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов как к традиционным, так и автоматизированным системам управления документацией.
ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации, способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти также способствует решению технологических задач документирования. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
Специфика деятельности по документационному обеспечению управления предполагает значительную роль стандартов . Так, стандарт ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» формирует понятийный аппарат данной сферы деятельности. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
С началом широкомасштабного использования в делопроизводстве информационных технологий эта область стала многогранной и быстро изменяющейся, что тут же нашло отражение в соответствующих национальных и международных стандартах. По мере развития информационных технологий непрерывно идет совершенствование стандартов в области управления документацией, которые охватывают широкий спектр функций, процессов и даже отдельных методов, описывая их с различной степенью детализации - от высокоуровневых концепций до конкретных технологических процессов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного хранения пока нет, хотя в какой-то степени его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы».
К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного хранения электронных документов, а также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.
Основу этого массива нормативной информации составляют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного хранения информации, метаданные, протоколы обмена и взаимодействия. Стандарты предназначены для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.
В последнее время разработчики как национальных, так и международных стандартов уделяют следующим направлениям стандартизации:
Требования к системам электронного документооборота (СЭД);
Обеспечение долговременной сохранности юридически значимых электронных документов;
Метаданные .
Функциональные требования к системам управления электронными документами (в нашей терминологии - к системам электронного документооборота) разрабатываются в основном в интересах государственных органов. Подобные требования служат ориентиром (а иногда и обязательным требованием) при закупке соответствующих систем для государственных органов, что позволяет выдержать единую техническую политику в государственном секторе и создать необходимые условия для межведомственного взаимодействия. Одновременно этими требованиями часто пользуются коммерческие организации при проведении своих закупок, выбирая из них нужные им положения.
Следует отметить, что в России ведется работа по унификации отечественных норм и международных стандартов. Так, представляют интерес разработанные в 2008 г. европейские требования MoReq2 (по заказу Еврокомиссии и правительства Евросоюза) .
Новой тенденцией в мировой практике стало появление требований к минимальному набору функциональных возможностей для управления документами, необходимому для деловых систем (учетных, управления ресурсами и бизнес-процессами и т.п.) - в отличие от требований к полномасштабным специализированным системам для управления документами.
Так, согласно разработанному в США стандарту DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к СЭД Министерства обороны США» , версия 3 от 25 апреля 2007 г. предусмотрен набор требований к функциональным возможностям систем управления документами, которые необходимы для исполнения государственными органами положений законов о защите персональных данных и доступе к государственной информации. Это, в первую очередь, возможности:
Выделять документы, содержащие персональные данные и/или подлежащие раскрытию по закону о свободе доступа к государственной информации;
Регистрировать запросы граждан относительно своих персональных данных, а также запросы граждан и организаций о доступе к государственной информации; формировать соответствующие электронные досье, содержащие документы, создаваемые в ходе отработки этих запросов;
Управлять документацией по вопросам раскрытия персональной и государственной информации;
Собирать необходимые статистические данные и формировать соответствующие отчеты;
Поддерживать создание цензурированных версий раскрываемых документов и их хранение в связке с оригинальными документами.
Стандарт, кроме того, включает теперь раздел с требованиями по обеспечению взаимодействия между СЭД при передаче электронных документов из одной системы в другую.
Спецификации MoReq2 - это вторая версия Типовых требований (Model Requirements, MoReq), которая является новым европейским «де-факто» стандартом для систем, управляющих электронными документами. MoReq2 уже сейчас весьма влиятелен в области управления электронными документами, и это влияние в будущем будет только возрастать. Причины этого кроются в следующем:
Он предназначен для всех секторов, а не только для государственных органов;
Это международный стандарт, используемый во всей Европе, а также в Азии, Северной и Южной Америке;
Он описывает функциональные возможности, выходящие далеко за пределы собственно управления документами;
В ходе его разработки было организовано огромное по масштабам международное обсуждение проекта специалистами из многих стран мира.
Содержащиеся в данном стандарте указания помогут понять требования к делопроизводству, организационные и деловые основы для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования, мониторинга и контроля выполнения процессов. В нем описаны действия, компоненты и конкретные методики конверсии и миграции документов из одной системы управления документами в другую, в том числе такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и верификация.
Стандарт ГОСТ 7.1-84. «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» содержит требования, обеспечивающие сохранение подлинности и аутентичности электронных документов при их конверсии из одной электронной системы хранения документов в другую. И хотя вопросы обеспечения длительной сохранности электронных документов непосредственно не рассматриваются, они очень связаны с задачей конверсии, поскольку многие стратегии обеспечения длительной сохранности включают в себя тот или иной вид конверсии.
В части I стандарта рассматриваются решения, связанные с планированием программы конверсии и с вопросами делопроизводства. Часть II посвящена обсуждению собственно процесса конверсии. Приложения включают:
Таблицы, в которых вместе сведены «делопроизводческие» требования; движущие силы и риски, связанные с процессом конверсии; меры контроля и управления, стадии процесса конверсии;
Другие материалы в помощь специалистам, отвечающим за конверсию.
Во введении проекта стандарта говорится: «Все чаще информация, которая была создана, введена и сохранена в электронном виде, используется в качестве свидетельства деловой деятельности. Подобные доказательства могут потребоваться в случае контрактных споров или в суде. Данный Технический отчет определяет рекомендуемую практику для электронного хранения деловой или иной информации в виде графических образов. Соответственно, соблюдение этих рекомендаций представляет для организации интерес даже тогда, когда достоверность сохраненной информации не оспаривается» .
Новая редакция стандарта ISO 15836:2009 «Информация и документация - Дублинское ядро метаданных» была опубликована в 2009 г. ISO 15836:2009 устанавливает стандарт описания ресурсов, известный как «Набор элементов метаданных Дублинского ядра». ISO 15836:2009 не ограничивает понятие ресурса, однако чаще всего он используется для описания книг и документов .
Данный стандарт - одна из наиболее популярных универсальных систем метаданных, была разработана в конце 1990-х гг. по инициативе Консорциума Всемирной паутины. Популярность его обусловлена тем, что модель описания, основанная на «Дублинском ядре», не исключает возможности использования других различных лингвистических средств. Кроме того, для применения «Дублинского ядра» не требуется специальной подготовки - в отличие от традиционных библиотечных форматов.
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» - это второй современный российский стандарт в области управления документацией. Стандарт подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела на основе аутентичного перевода международного стандарта ISO 23081-1:2006 «Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles». Данный документ дает ответ на вопросы: что такое метаданные, какие бывают метаданные и как их использовать для управления документами согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими. В нем подчеркивается значение метаданных об управлении документами в деловых процессах и описываются различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые процессы и процессы управления документами. В стандарте также устанавливается структура управления этими метаданными .
Таким образом, можно сделать вывод, что законодательную основу деятельности по документационному обеспечению управления составляет огромный массив российских и международных документов, при этом особую роль, в силу специфики объекта регулирования играют стандарты. Главной тенденцией последних лет является стремление к унификации национальных стандартов документационного обеспечения, разработке международных нормативных актов, которые в условиях глобализации и растущей взаимосвязи информационного пространства позволят оптимизировать коммуникационное процессы.
Еще одна ярко выраженная тенденция - постепенный перевод всей системы документационного обеспечения в цифровой формат. Возможность использования мирового опыта работы с документами, прежде всего электронными, может как значительно сократить сроки внедрения электронного документооборота в наших организациях, так и ускорить процесс создания архивов юридически значимых электронных документов.
1.3 Информационные технологии принятия стратегических решений в организации
Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.
В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.
Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.
Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.
Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:
1) первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям -- инвесторам, налоговым службам и т. д. Чаще всего для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации;
2) второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. Информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации;
3) третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления;
4) четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.
Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.
Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.
Каждый из этих уровней требует определенной информационно-документационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации:
1) стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:
Определение системы приоритетов развития организации;
Оценка перспективных направлений развития организации;
Выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.
В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу. Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.
Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:
Особенности развития рыночных отношений в стране;
Возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;
Потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);
Перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг) .
Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.
Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.
Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.
Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.
В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:
За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;
Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;
За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций - встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.
Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях;
2) тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:
Обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;
Создание потенциала для развития организации;
Создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.
Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического, плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).
Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.
Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.
Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т.д.
Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:
Возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
Наличие инструментальных средств моделирования и анализа;
Возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;
Гибкость и адаптируемость к изменению условий;
Технология, максимально ориентированная на пользователя;
3) оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:
Получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;
Регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;
Выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений .
Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.
Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне -- отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.
Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.
Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.
Таким образом, информационное обеспечение в принятии стратегических решений занимает довольно весомую нишу, т.к. оно способствует не только получению прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий, но и регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного, а также выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений от бизнес-плана.
2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка его эффективности
2.1 Анализ бизнес-истории становления и развития ОАО «Родина»
ОАО «Родина» - сельскохозяйственное предприятие, расположенное в станице Челбасской Каневского района Краснодарского края.
Открытое акционерное общество «Родина» в своей нынешней организационно-правовой форме было образовано 03.09.1998 г. Предприятие действует на основании Устава, действующая редакция которого утверждена протоколом № 2 от 25 ноября 2010 г.
В соответствии с уставом целью образования ОАО «Родина» является удовлетворение общественных потребностей в работе, продукции, услугах Общества, получение прибыли за счет создания конкурентоспособных товаров, работ и услуг, при этом Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.
Юридический адрес ОАО «Родина»: Краснодарский край, Каневской район, ст. Челбасская, ул. Красная, 119. Предприятию присвоены идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) 2334006686, внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц было осуществлено 19 сентября 2002 г., ОГРН: 1022303977376.
Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять любые имущественные и личные неимущественные права, предоставляемые законодательством для открытых акционерных обществ, нести обязанности, от своего имени совершать любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде. Также ОАО «Родина» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, осуществляет владение, пользование и распоряжение им в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.
Уставный капитал ОАО «Родина» составляет 21 019 506 (двадцать один миллион девятнадцать тысяч пятьсот шесть) рублей, поделенных на 20 019 506 (двадцать миллионов девятнадцать тысяч пятьсот шесть) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая и 1 000 000 (один миллион) привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая.
В соответствии с п. 7.2 Устава ОАО «Родина», общество вправе размещать дополнительно к размещенным акциям 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок две) штуки обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок два) рубля и 7 000 000 (семь миллионов) штук привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 7 000 000 (семь миллионов) рублей (объявленные акции).
Открытое акционерное общество «Родина» было преобразовано из ЗАО «Родина», ранее, в советскую эпоху одноименное коллективное сельскохозяйственное предприятие Каневского района.
Начиная с 2000 г. ОАО «Родина» входит в группу компаний «Степь» ОАО концерна «Стелла» и является одним из крупнейших сельскохозяйственных предприятий по производству продукции растениеводства и животноводства Каневского района (см. рисунок 4).
Как видно из приведенной схемы, в Группу компаний «Степь» входят восемь сельхозпредприятий, расположенных в Каневском, Ленинградском и Павловском районах Краснодарского края. Основными видами деятельности ОАО «Родина» являются:
Выращивание зерновых и зернобобовых культур;
Выращивание масличных культур;
Выращивание сахарной свеклы;
Выращивание кормовых культур;
Заготовка растительных кормов;
Разведение крупного рогатого скота;
Производство мяса и пищевых субпродуктов крупного скота и свиней;
Производство молока;
Оптовая торговля зерном, семенами и кормами для сельскохозяйственных животных.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рисунок 3 - Место ОАО «Родина» в общей структуре ОАО концерн «Стелла»
Высокие темпы развития ОАО «Родина» демонстрирует только в последние годы, после вхождения в Группу компаний. До начала 2000-х г. это было одно из наиболее «проблемных» хозяйств района. Только в 1999 г. чистый убыток, полученный предприятием составил 13 миллионов руб. Вхождение в состав концерна «Стела» позволило существенно обновить парк сельхозтехники, в частности закупить технику со шлейфом орудий, которая позволила внедрить наиболее современные технологии в кормопроизводстве, выращивании животных, растениеводстве, привлечь масштабные инвестиции по обновлению производственной базы. Уже в 2006 г. ОАО «Родина» вошло в клуб «Агро-300», объединяющий крупнейшие сельхозпредприятия России, а в 2011 г. по оценкам компании Danone и ОАО «Юнимилк» молочная ферма ОАО «Родина», входящая в ГК «Степь», заняла первое место по качественным показателям молока среди производителей Краснодарского края.
К 2012 г. объемы производства молока достигли в ОАО «Родина» 40 т в сутки, практически полностью было обновлено стадо крупного рогатого скота, за счет приобретения поголовья в Германии и США, проведена реконструкция двух действующих и начато строительство новой молочно-товарной фермы.
Организационно-управленческая структура ОАО «Родина» представлена на рисунке 4. Из приведенной схемы видно, что высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. Очередные собрания проводятся один раз в год. Руководство текущей деятельностью осуществляет Совет директоров. Единоличным исполнительным органом является Генеральный директор Общества, избираемый сроком на три года.
Анализ организационной структуры ОАО показывает, что непосредственно генеральному директору подчинены отдел по управлению персоналом, юридический и инженерный отделы, а также секретариат агрофирмы (общий отдел). Помимо этого генеральный директор имеет четырех заместителей, возглавляющих отдельные направления работы. Финансовому директору подчинены планово-экономический отдел, централизованная бухгалтерия в которой собирается вся информация по подразделениям предприятия, возглавляемая главным бухгалтером.
Технический директор руководит деятельностью строительного и энергоремонтного участков, автогаража, ремонтных мастерских. Кроме того, в его подчинение находится инженер-программист по обеспечению сетей. Фактически, функции заместителя генерального директора по соответствующим направлениям выполняют главный зоотехник, осуществляющий руководство всем животноводческим комплексом и главный агроном курирующий деятельность цеха растениеводства.
Рисунок 4 - Организационная структура ОАО «Родина»
Такая структура позволяет наиболее эффективно осуществлять производственную деятельность исследуемого предприятия и выполнять, стоящие перед ним задачи.
Основной вид деятельности агрофирмы производство и реализация сельскохозяйственной продукции: зерновых, масличных, свекловодство, другие направления растениеводства, мясное и молочное скотоводство. На сегодняшний момент агрофирма имеет сельхозугодий общей площадью 6474 га. Штат агрофирмы в 2012 г. составил 342 человека.
Основные финансово-экономические показатели деятельности ОАО «Родина» представлены в приложении А. Анализ основных финансово-экономических показателей проводился на основании данных финансового и производственного учета компании. Как видно из приведенных данных, выручка ОАО «Родина» в целом за период возрастает, но динамика роста выручки не поступательна (см. рисунок 5).
Рисунок 5 - Динамика показателей выручки ОАО «Родина» в 2009-2012 гг., тыс. руб.
Анализ ресурсов предприятия показывает, что численность персонала достаточно стабильна. В 2010 г. она сокращается на 4 человек, но затем начинает возрастать. Наиболее высоки темпы прироста численности персонала в 2011 и 2012 гг. - около 5,5%. В результате на 01.01.2013 г. среднесписочная численность персонала составляет 342 чел.
Материальные ресурсы предприятия также постепенно возрастают, но если объем оборотных активов в течение периода увеличивается более чем на 69%, то объем основных средств увеличивается только на 18%. Это связано со спецификой учета на сельскохозяйственных предприятиях - рост объема оборотных средств связан с масштабным обновлением стада крупного рогатого скота, учитываемого по счетам запасов. Среднегодовой объем ресурсов влияет на показатели фондоотдачи и оборачиваемости. Так, на 01.01.2010 г. фондоотдача составляла 1,26 руб., а на 01.01.2013 возросла до 1,45 руб. Коэффициент оборачиваемости своего максимального значения достиг в 2010 г., а в 2011-2012 гг. незначительно снизился (см. рисунок 6).
Подобные документы
Основы теории разработки и принятия стратегических решений. Анализ ОАО "Самарский хлебозавод № 9" как объекта исследования. Анализ внутренней и внешней среды, определение миссии и целей предприятия. Оценка и контроль выполнения стратегических решений.
курсовая работа , добавлен 24.12.2010
Теоретические основы принятия решений в организации, понятие, сущность и классификация управленческих решений в процессе управления, методы, информационное обеспечение решений. Рекомендации и требования по выбору критериев эффективности принятия решений.
контрольная работа , добавлен 19.03.2010
курсовая работа , добавлен 16.11.2012
Система управления как система принятия решений, роль принятия решений в системе управления. Схема принятия решений и ее значение для эффективного функционирования подразделений. Совершенствование действующей схемы принятия решений.
курсовая работа , добавлен 26.10.2003
Ключевые стадии в процессе принятия решений в организации, их основные характеристики. Особенности ресурсов для бизнеса, факторы результативности деятельности. Способы привлечения и источники финансовых ресурсов на примере мебельного предприятия "Дуб".
курсовая работа , добавлен 08.11.2011
Сущность управленческих решений, их классификация и типология. Процесс принятия решений, принципы и этапы. Анализ процесса принятия управленческих решений в ООО "Бытовая техника". Пути повышения эффективности принятия решений в деятельности предприятия.
курсовая работа , добавлен 26.01.2015
Понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией. Формирование информационной базы для принятия стратегических решений. Анализ информационного обеспечения стратегического управления ООО "Визави2000". Видовой состав документации.
курсовая работа , добавлен 27.08.2012
Основные понятия процесса принятия управленческих решений, их классификация, оценка эффективности. История создания компании "McDonald’s", стратегия развития; подходы и принципы принятия решений: прогнозирование, правомочность, своевременность, качество.
курсовая работа , добавлен 06.01.2014
Анализ процесса принятия управленческих решений в представительных органах муниципальной власти. Документационное обеспечение деятельности аппарата администрации. Исследование проблем, возникающих при принятии и исполнении управленческих решений.
дипломная работа , добавлен 09.02.2018
Классификация управленческих решений и сущность системного подхода. Сравнительная характеристика методов принятия управленческих решений. SWOT-анализ и оценка системы принятия управленческих решений на предприятии, резервы повышения ее эффективности.
На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий ДОУ. Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.
Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому.
Организация государственного управления в России всегда была проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- регистрационная карточка (РК) документа;
- картотеки, объединяющие наборы РК;
- журналы передачи документов;
- контрольные карточки.
Правда, здесь возникали правовые и организационные коллизии в связи с необходимостью управления правами доступа к информации о документах, что делало проблематичным непосредственное использование западных СУД (даже если не учитывать их баснословную стоимость). В результате в 1990-е годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96 и др.), а также целый комплекс надстроек над Lotus Notes.
Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов. Таким образом, системы автоматизации делопроизводства предназначались для поддержки деятельности делопроизводственного персонала, а не должностных лиц, и обеспечивали работу с РК документов, а не с самими документами. Отметим, что такие системы актуальны и сейчас. Вместе с тем компьютерные технологии ДОУ должны обеспечивать:
- поддержку работы не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц;
- возможность прикрепления к РГ файлов документов;
- возможность расширения состава атрибутов в РК для специальных типов документов;
- поддержку коллективной работы над документами и их предварительного рассмотрения при визировании;
- возможность поиска по текстам документов;
- возможность использования шаблонов документов, конструирования текстов из устоявшихся оборотов, получения доступа к регламентирующим документам (нормативным правовым актам и техническим нормативным правовым актам).
- документы можно получать в виде файлов непосредственно от исполнителей и авторов;
- документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами;
- документы можно получать из соответствующих информационных фондов (информационных систем, баз данных, сайтов, порталов).
Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения - распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется.
Внедрение такой технологии позволяет
- ускорить движение документов по организации;
- гарантировать своевременное рассмотрение документов;
- обеспечить эффективный контроль исполнения документов;
- повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;
- снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;
- предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.
Когда рабочие места всех сотрудников автоматизированы и внедрена бумажно-электронная технология, возникает потребность в дальнейшем совершенствовании и отказе от бумажных оригиналов, по крайней мере для тех документов, жизненный цикл которых проходит в организации (внутренних документов). Но даже тут возникает ряд как технологических (наличие и применение ЭЦП, их количество, наличие и использование удостоверяющих центров, информационная безопасность и защита информации), так и юридических вопросов (юридическая сила и доказательность электронных документов, их официальный статус, представление электронных документов проверяющим органам). Учитывая это, система электронного документооборота должна обеспечивать:
- хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП;
- наличие у должностных лиц ЭЦП;
- подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры «электронного» визирования и подписания;
- придание электронным документам статуса официальных документов.
Загрузка...
