Для чего предназначена справочная система windows. Подготовка к работе
Справочная система Windows
Современное программное обеспечение отличается высокой сложностью, поэтому и в операционной системе, и в большинстве ее приложений предусмотрено наличие справочных систем. Справочная система Windows представляет собой не только набор справочных файлов, но и мощное средство для получения консультации и поддержки по любым проблемам, которые могут возникнуть в процессе работы с системой.
Способы получения справки
Главное меню
Вызов основного справочника Windows осуществляется из Главного меню командой ПускСправка и поддержка .
Клавиша F1
Клавиша
Если открыто диалоговое окно, то нажатие клавиши
Справка в диалоговых окнах
При работе с элементами управления диалоговых окон часто возникает потребность в быстрой и короткой справке. Эту возможность предоставляет специальная кнопка подсказки , расположенная в строке заголовка рядом с закрывающей кнопкой. После щелчка на кнопке подсказки нужно навести указатель мыши на интересующий элемент управления, и щелкнуть левой кнопкой. Появится всплывающая подсказка, в которой описано назначение данного элемента.
Контекстная подсказка
Пояснения об элементах диалоговых окон можно получить и другим способом. Нужно щелкнуть на элементе правой клавишей мыши. При этом либо сразу появится всплывающая подсказка, либо контекстное меню с единственным пунктом «Что это такое?». Щелчок левой кнопкой на этих словах вызовет контекстную справку. Иногда достаточно указать на элемент мышью, чтобы появилась всплывающая подсказка.
Справка в приложениях
В строке меню почти всех Windows-программ имеется пункт Справка (иногда представленный просто знаком вопроса). При помощи этого пункта можно вызвать основное окно справки, а также получить справочную информацию о программе.
Тема 4 Текстовый процессор Microsoft Word.
Основные принципы работы с текстовыми документами в Microsoft Word. Создание, загрузка, и сохранение текстовых документов. Окно процессора MS Word (меню, панели инструментов, окно документа, настойки экрана и т.д.). Понятие о шаблонах и стилях оформления. Форматирование текстового документа. Работа с таблицами. Работа с рисунками. Дополнительные возможности MS Word. Печать документов.
Microsoft Word – это многофункциональный текстовый процессор, основа любого офиса.
На примере программы Word удобно изучать интерфейс всех остальных программ семейства Мicrosoft Оffice: изучая Word, вы тем самым подбираете ключ ко всем вашим офисным программам, точно так же, как изучая WordPad, вы готовились к работе с самим Word.
С помощью Word вы можете не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу, включая в текст:
– таблицы,
– графики,
– картинки,
– фотографии.
Word поможет составить простое письмо и объемный документ, яркую поздравительную открытку.
По своим функциям Word приближен к издательским программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати (сверстать) газету, книгу, изготовить WWW-страницу Internet.
Современное программное обеспечение отличается высокой сложностью, поэтому и в операционной системе, и в большинстве ее приложений предусмотрено наличие справочных систем. Справочную систему Windows 98/2000 можно рассматривать как автоматизированное информационно-справочное средство.
Справочная система в диалоговых окнах
В Windows 98/2000 реализовано несколько уровней доступа к справочной информации. Особенно часто потребность в быстрой и конкретной справке возникает при работе с элементами управления диалоговых окон. Эту возможность предоставляет специальная кнопка подсказки, расположенная в правом верхнем углу диалоговых окон рядом с закрывающей кнопкой.
После щелчка на кнопке подсказки указатель мыши принимает форму вопросительного знака
. Если навести его в таком состоянии на один из элементов управления диалогового окна и щелкнуть левой кнопкой, появляется всплывающая подсказка, в которой описано назначение данного элемента управления. Этим приемом пользуются при изучении новых диалоговых окон.
Контекстная подсказка
Прием получения контекстной подсказки действует в большинстве диалоговых окон и в некоторых окнах приложений. Его удобно рассматривать на примере стандартной программы Калькулятор
, входящей в комплект поставки Windows (Пуск —> Программы —> Стандартные —> Калькулятор)
.
Окно Калькулятора
не является диалоговым - это рабочее окно приложения, но оно тоже содержит немало всевозможных элементов управления. Поскольку это не диалоговое окно, в его правом верхнем углу нет кнопки подсказки, однако подсказку по назначению элементов управления получить можно.
Щелкните правой кнопкой мыши на любом элементе управления, и рядом с ним появится кнопка контекстной подсказки с надписью Что это такое?
Если щелкнуть на этой кнопке, откроется всплывающая подсказка с описанием назначения элемента управления.
Справочная система Windows
Классический прием вызова справочной системы Windows состоит в использовании Главного меню (Пуск —> Справка)
, но то же можно сделать из любого окна папки
или Проводника
, если использовать пункт Справка
в строке меню.
На панели навигации окна справочной системы три вкладки: Содержание, Указатель и Поиск
(рис. а, б). Панель навигации служит для отыскания нужного раздела и статьи справочной системы. На панели содержания отображается текст текущей статьи.
На вкладке Содержание
разделы справочной системы представлены в виде иерархической структуры данных, очень похожей на содержание обычных книг. Разделы самого высокого уровня легко охватить беглым взглядом. Раздел раскрывается одним щелчком левой кнопки мыши. Внутри раздела могут содержаться вложенные разделы или отдельные статьи. При щелчке на статье ее содержимое отображается на правой панели.
Статьи справочной системы, представленные на правой панели, могут активно использовать так называемые перекрестные ссылки.
Перекрестные ссылки оформлены в виде выделенных фрагментов текста. При щелчке на таких фрагментах происходит переход к другой статье, содержимое которой дополняет или уточняет первую.
Текст, содержащий ссылки между отдельными статьями, называется гипертекстом.
Для того чтобы не запутаться при движении по гипертекстовому документу и иметь возможность вернуться к исходному пункту, используют кнопки навигационной панели Назад
и Вперед
.
а)
б)
Рис. 1. Окно справочной системы: а) Windows 2000, б) Windows 98
Данные, представленные на вкладке Указатель
, имеют линейную структуру (список). Фактически - это алфавитный указатель, аналогичный тем, которые можно встретить в конце научно-технических изданий. Здесь приведены термины, встречающиеся в справочной системе программы. Если нужно найти конкретные данные и нет желания просматривать все содержание справочной системы, используют указатель.
Отыскав нужный термин или понятие, надо щелкнуть на нем дважды. Если этот термин встречается только в одной статье справочной системы, то на правой панели сразу будет отображен текст статьи. Если данный термин встречается несколько раз, появляется диалоговое окно, в котором можно выбрать нужную статью из предлагаемого списка.
Для таких крупных систем, как Windows, последовательный просмотр и содержания, и указателя может быть неудобным - в этом случае используют вкладку Поиск
. Искомое слово вводят в поле ввода и щелкают на кнопке Список разделов
. Если это слово встречается в статьях справочной системы, на экране отображается список соответствующих статей. Просмотр включают двойным щелчком на названии статьи или выделив статью и щелкнув на кнопке Вывести
.
В справочной системе Windows 98/2000 искомое слово надо вводить полностью, иначе поиск работает некорректно. Справочная система Windows 95 (и ее приложений) имеет другой, более устойчивый механизм, и в ней можно вводить фрагменты искомых слов, например, только первые буквы слов без окончаний.
2. Приемы работы с текстом в Word 200X. Создание документа, ввод текста
Текстовой редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих 1 . Современные текстовые редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.
В мощном текстовом процессоре Microsoft Word для Windows удобно готовить самые разнообразные документы. Вводимый текст отображается на экране именно в том виде, в каком он будет выведен на печать. Мощные средства редактирования текста приближают его по своим возможностям к настольным издательским системам, сохраняя при этом простоту использования.
Пользователю доступны разнообразные средства редактирования: изменение типа и стиля шрифта, выравнивание абзацев, установка межстрочных интервалов, выделение рамками, многоколонный текст, выделение абзацев, висячие отступы, авто нумерация и многое-многое другое. В текст можно вставлять таблицы, ячейки которых могут содержать как текст, так и числа. Встроенное средство построения диаграмм позволяет с легкостью выбирать любой из множества доступных типов графиков. Более того, в ячейки можно вставлять формулы, автоматически пересчитывающие результат при изменении параметров.
Текст может сопровождаться графикой, которую можно вставлять из уже существующих файлов в различных форматах или создавать, используя встроенный графический редактор. Если документ имеет большой размер, то для удобства работы с ним можно автоматически создавать оглавление или алфавитный указатель.
Большое внимание в Word для Windows уделено работе с письмами. Для любого письма можно автоматически создавать конверт, адрес для которого будет выбран из базы данных фактически любого формата. При необходимости отправить одно письмо по нескольким адресам, достаточно просто указать в базе данных соответствующие адреса, и они будут автоматически напечатаны на конвертах.
Новые версия Word для Windows позволяет писать без ошибок. В нем имеется встроенная программа коррекции ошибок. Поддерживается режим динамической проверки орфографии. Каждое написанное вами слово будет проверяться немедленно, и если оно содержит ошибку — вы сразу заметите это по специальной маркировке, которой отмечается слово, написанное неправильно. Для того чтобы произвести коррекцию неверно написанного слова, достаточно будет щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, и Вам будет предложен список возможных замен.
В новой версии Microsoft Word можно воспользоваться новым механизмом проверки орфографии. Пользователи также по достоинству оценят возможность автоматического форматирования текста.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции 1:
количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям.
Итоговые вычисления в программе Ехсеl выполняются при помощи встроенных функций. Особенность итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.
В качестве параметра итоговой функции чаще всего задается прямоугольный диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.
Наиболее типичная из функций, предназначенных для итоговых вычислений, - это функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.
Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.
Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. В число таких функций входят, например, функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. Перечисленные функции относятся к категории Статистические.
Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Ехсеl в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.
4. Подготовить титульный лист для реферата, используя при этом объекты Word Art и декоративную рамку
КИСЛОВОДСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
Windows имеет удобную многоуровневую справочную систему (Help), позволяющую пользователю получить дополнительную разъяснительную информацию по работе с системой в целом, а также об отдельных ее элементах, приложениях, командах.
Окно справки содержит строку заголовка и три вкладки:
q предметный указатель;
Основные сведения находятся в разделеСодержание. На рисунке 10.13 показано окно с раскрытой вкладкой Содержание, а внутри нее раскрыт разделВведение в Windows.
Рис. 10.13. Окно Справка Windows
Содержание справочной системы составлено как оглавление книги. Указав тему или главу, вы увидите перечень входящих в нее подразделов и уточните свой выбор. Информацию по специальному вопросу удобнее получить через вкладки Указатель и Поиск. Вкладка Указатель содержит сотни терминов и понятий, которые могут быть пояснены системой; вкладка Поиск позволяет найти справочную информацию по словам и сочетаниям символов, содержащихся в тексте справочной системы
Рассмотрим получение необходимой справочной информации на вкладке Содержание.
q Выберите вкладку Содержание. В окне появится список разделов, упорядоченный тематически, и указания о последовательности работы с разделами, которых следует придерживаться.
q Чтобы войти в какой-либо раздел или подраздел или получить информацию по выбранному вопросу, нужно дважды щелкнуть на соответствующем пункте оглавления. Некоторые разделы содержат выделенные слова или фрагменты текста. Для получения пояснений по выделенному фрагменту следует щелкнуть на нем кнопкой мыши.
Перейдем к получению необходимой информации в режиме Указатель.
q Выберите вкладку Указатель. На экране появится список ключевых слов, упорядоченных по алфавиту, и указания о последовательности работы, которых следует придерживаться. Можно либо просмотреть весь список и выбрать нужное слово, либо набрать это слово в поле ввода. Ввод слова или даже первых нескольких его букв обусловит появление на экране разделов, названия которых начинаются с данного слова. Если искомое слово не будет найдено, попытайтесь подобрать к нему синонимы и поочередно ввести их.
q Чтобы вернуться к списку разделов, щелкните на кнопке Разделы.
И, наконец, можно получить необходимую информацию посредством Поиска.
q Выберите вкладку Поиск и введите искомое слово. На экране появится список всех разделов справочной системы, содержащих указанное слово и рекомендации о последовательности работы, которых следует придерживаться.
q Чтобы вернуться к списку разделов, щелкните на кнопке Разделы.
Для получения необходимой информации об элементах и инструментах, имеющихся в диалоговых окнах и на экране дисплея, нужно щелкнуть на кнопке со знаком? в верхнем правом углу диалогового окна или на панели инструментов, а затем перевести указатель мыши, принимающий вид знака вопроса,на интересующий вас элемент окна или экрана и щелкнуть на нем - на экране появится окно со справочной информацией о данном элементе.
Этот режим не связан непосредственно с окном справки, рассмотренным выше, а может быть реализован в любой момент работы с Windows без выхода в главное меню. Возможный для некоторых элементов альтернативный вариант: вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на интересующем вас элементе экрана, и в появившемся меню выбрать пункт Что это такое? На экране всплывет окошко с пояснением. Чтобы убрать его, щелкните на пустом месте экрана.
Справочная система Windows XP- это средство, позволяющее получить информацию по работе с операционной системой и ее основными приложениями, не отвлекаясь от текущей работы. Иными словами, это средство для быстрого получения информации, необходимой для того, чтобы справиться с конкретной проблемой, возникшей в ходе работы.
Как обратиться к справочной системе Windows XP?
Обратиться к справочной системе Windows XP можно через Главное меню (Пуск > Справка и поддержка), а также через пункт Справка строки меню в окнах папок или в программе Проводник (Справка? Центр справки и поддержки). Кроме того, можно воспользоваться универсальной клавиатурной комбинацией WINDOWS+F1.
Как представляется информация в справочной системеWindows XP?
Информация в справочной системе Windows XP представляется в виде гипертекста, то есть в виде текста, включающего ссылки на тематически связанные разделы. Это тот же способ представления информации, что используется в Интернете, и в Windows A"P здесь имеется не только внешнее сходство, но и внутреннее родство.
В разных программах окно справочной системы выглядит по разному. Почему такое происходит?
За время существования операционных систем семейства Windows структура файлов справочной системы поменялась несколько раз. При каждом таком изменении слегка изменялся в иен1 штй вид окна справочной системы и возможности получения справочной информации. Приложения, выпущенные в последние: оды, не всегда успевают за темпом обновления справочных файлов и иногда придерживаются старых стандартов. Из-за этого справочная информация на экране выглядит по-разному.
Как найти раздел справочной системы, относящийся к определенной теме?
В операционной системе Windows XP организация справочной системы усложнилась по сравнению с предыдущими версиями Windows. Единое иерархическое представление всей спргн ючной информации, а также гарантированный доступ к определенной статье справочной системы путем логичной последовательности гипер:"сылок отсутствуют. Доступ к иерархии статей можно получить, если на начальной странице Центра справки и поддержки щелкнуть на одной из ссы.юк под заголовком Раздел справки. При этом окно справки разделяется t- a: ie панели - на левой отображается иерархическая структура данного раздела, а правая предназначается для отображения статей. Чтобы открыть статью, надо щелкнуть на ее названии на левой панели. Еще раз будьте внимательны: так можно получить доступ не ко всем статьям справочной системы.
Как используется указатель справочной системы?
Указатель справочной системы Windows XP используется для поиска информации по наиболее существенным ключевым словам. В основной справочной системе Windows XP в этом случае надо щелкнуть на кнопке Указатель на панели инструментов. В справочной системе приложений надо выбрать в окне вкладку Указатель. На левой панели окна справочной системы появится отсортированный по алфавиту список имеющихся ключевых слов, Нужное слово можно выбрать в этом списке. Другой способ состоит в том, чтобы начать ввод ключевого слова в текстовом поле, имеющемся на этой вкладке. Список ключевых слов будет автоматически прокручен к слову, начинающемуся с введенных букв. Найдя нужное слово, щелкните на кнопке Вывести. Откроется статья, содержащая данное слово, а если таких статей несколько, то появится промежуточное диалоговое окно, позволяющее выбрать любую из них.
Как производится поиск информации в справочной системеWindows XP?
Справочная система позволяет также производить поиск информации по любым словам, входящим в текст статьи, а не только по наиболее важным. Этот самый удобный инструмент доступа к нужной информации. В основной справочной системе Windows ХРддя этого служит поле Найти в верхней части окна. В окне справочной системы приложений используется вкладка Поиск. В имеющееся поле следует ввести нужное слово или группу слов, после чего щелкнуть на кнопке Начать поиск (Список разделов). Список статей, содержащих введенные слова, появится на панели. В основной справочной системе Windows XP названия найденных статей представлены в виде гиперссылок - достаточно щелкнуть на таком названии. В окне справочной системы приложений надо выбрать нужную статью и щелкнуть на кнопке Вывести, чтобы отобразить ее содержание на правой панели.
Как оформляются отдельные статьи справочной системы?
Отдельные статьи справочной системы могут содержать гиперссылки, используемые для доступа к тематически близкой информации. Такие элементы текста могут иметь разное назначение и выделяются подчеркиванием. Некоторые ссылки позволяют открыть другую статью или даже выполнить какое-либо действие в рамках операционной системы. Ссылка См. также может открывать меню, дающее доступ к тематически близким статьям справочной системы. Другие ссылки представляют собой выделенные термины - щелчок позволяет получить описание этих терминов во всплывающем окне.
Какие имеются дополнительные возможности навигации посправочной системе Windows XP?
В верхней части окна справочной сна омы имеются кнопки Назад и Вперед. Кнопка Назад позволяет вернуться к статьям справочной системы, которые просматривались ранее. При этом активизируется кнопка Вперед, позволяющая отменить возврат.
Какие имеются дополнительные возможности настройки в справочной системе Windows XP?
Чтобы несколько изменить вид окна справочной системы Windows XP, следует щелкнуть на кнопка Параметры на панели инструментов, а затем - на ссылке Изменение параметров центра справки и поддержки на левой панели. Мл правой панели появятся элементы управления. Они позволяют убрать с панели инструментов некоторые кнопки, выбрать способ отображения подписей к кнопкам, изменить размер шрифта в окне справочной систем!
Как обратиться к справочной системе приложения?
Чтобы обратиться к справочной системе конкретного приложения, следует воспользоваться пунктом Справка в строке меню (например, щц Справка > Вызов справки) или нажать тлвишуРЧ в тот момент, когда окно данного приложения активно. Каковы особенности использования справочной системы приложений? Основные принципы работы со справочной системой приложений такие же, как и со справочной системой Windows XP. Важное отличие связано только с тем, что могут использоваться два разных окна: диалоговое окно, в котором осуществляется выбор статьи, и собственно окно справочной системы, в котором отображается вы бра
Пая статья. Для того чтобы из окна справочной системы вернуться в диалоговое окно выбора статьи, следует щелкнуть на кнопке Разделы. Иногда кстречаются и отдельные кнопки: Содержание, Указатель, Поиск. Закрытие окна статьи равносильно завершению работы со справочной систем oi
Можно ли скопировать содержимое статьи справочной системы?
Да, можно передать текст статьи справочной системы или его часть в буфер обмена, а затем вставить его в докумен г, открытый в другом приложении.
Статья целиком или ее фрагмент выделяются методом протягивания. Команды Выделить все и Копировать обычно доступны через контекстное меню статьи. Стандартные клавиатурные комбинации Windows (CTRL+A для выделения, CTRL+C для копирования) также обычно работают в окнах справочной системы.
Что такое всплывающая подсказка?
Всплывающая подсказка представляет собой небольшое окно, которое появляется при наведении указателя мыши на элементы управления. Всплывающая подсказка помогает вспомнить или выяснить назначение некоторых из этих элементов, а также увидеть информацию, которая не выведена целиком из-за недостатка места.
Какие элементы Windows XP предоставляют всплывающие подсказки?
Всплывающие подсказки предоставляют следующие элементы:
Кнопка Пуск (стандартная надпись - Начните работу с нажатия этой кнопки);
Кнопки на Панели задач (полное содержание строки заголовка соответствующего окна);
Значки на панели индикации (назначение или текущая настройка);
Значки файлов на Рабочем столе и в окнах папок (полное имя файла);
Кнопки на панелях инструментов в приложениях (краткое описание или название кнопки). Дополнительные всплывающие подсказки могут также появляться в документах Интернета.
Что такое контекстная справка в диалоговом окне?
Контекстная справка в диалоговом окне представляет собой небольшое окно с описанием, часто весьма подробным, определенного элемента управления. Контекстная справка позволяет получить необходимые сведения, если обычная надпись недостаточно информативна.
Как получить контекстную справку по элементу управления спомощью кнопки «Что это такое»?
Кнопка Справка обычно располагается и строке заголовка диалогового окна рядом с закрывающей кнопкой. На этой кнопке изображен вопросительный знак Если на ней щелкнуть, указатель мыши изменит форму и примет вид стрелки с вопросительным знаком. Щелчок таким указателем на любом элем енте управления позволяет получить контекстную справку по данному эл i "м енту управления. Чтобы закрыть окно контекстной справки, следует щелкнуть в любом месте экрана.
Как получить контекстную справку по элементу управления щелчком правой кнопкой мыши?
Если щелкнуть на элементе управления диалогового окна правой кнопкой мыши, откроется контекстное меню, содержащее единственный пункт: Что это такое? Выбрав этот пункт, можно получить контекстную справку по данному элементу управления. В некоторых диалоговых окнах дополнительный щелчок пропускается, и контекстная справка выводится сразу после щелчка правой кнопкой на элементе управления,
Как сохранить текст контекстной справки?
Чтобы сохранить текст контекстной справки, следует щелкнуть в пределах всплывающего окна правой кнопкой мыши. Открывшееся контекстное меню содержит две команды: Печать (Печать раздела) - для печати текста контекстной справки, и Копировать - для помещения текста контекстной справки в буфер обмена, ;л куда его можно использовать обычным способом.
Практически каждое приложение Windows имеет меню "Help", предназначенное для получения справочной информации или подсказки по данному приложению. На рисунке 3.1 показано типичное меню "Help". Такое меню вы можете увидеть во многих приложениях Windows - Program Manager, File Manager, Write, Notepad и т. д.
Рис. 3.1. Меню "Help"
Когда вы выбираете строки из этого меню, запускается приложение Windows Help (WINHELP.EXE). Приложение Windows Help, входящее в состав операционной системы Windows, позволяет просматривать справочную базу данных приложения, содержащую текст подсказки.
Справочная база данных состоит из множества статей, связанных между собой. Когда вы вызываете справочную систему из любого приложения, в главном окне Windows Help появляется текстовая статья подсказки. Содержимое статьи зависит от того, как и из какого приложения вы вызвали справочную систему.
В тексте некоторых статей находятся выделенные подчеркиванием и цветом (по умолчанию зеленым) слова или словосочетания. Если вы поместите указатель мыши на выделенное слово и нажмете левую кнопку мыши, в главном окне приложения Windows Help появится другая статья. Обычно содержание новой статьи связано по смыслу с выделенным словом.
Выделение слов и словосочетаний бывает двух видов - подчеркивание сплошной линией и подчеркивание штриховой линией. Сплошная линия подчеркивания обозначает связь с другими статьями. При выборе такой связи на экране отображается новая статья. Штриховая линия обычно используется для ссылки на определения различных терминов. Выбор выделенных штриховой линией слов не вызывает перехода к новой статье. Вместо этого поверх главного окна появляется небольшое временное окно с объяснением термина.
Практически каждая база данных имеет одну статью, в которой представлено ее содержание. Из этой статьи установлены связи на другие статьи справочной базы. Для облегчения поиска информации справочная база хорошо структурирована и имеет большое количество перекрестных ссылок между статьями. Такая организация справочной базы данных в виде набора связанных статей носит название гипертекстовой подсказки.
Чтобы просмотреть содержание справочной базы данных по приложению, следует выбрать из меню "Help" строку "Contents" или "Index" (содержание). На рисунке 3.2 показано содержание справочной базы приложения Program Manager. Внутри главного окна мы видим краткое описание назначения приложения Program Manager и список ссылок, через которые можно получить справку по различным аспектам использования Program Manager.
Если справочная база имеет большой размер, поиск информации, начатый с просмотра содержания, может занять слишком много времени. Для ускорения поиска информации можно осуществить поиск нужной статьи по ключевым словам. Каждая статья в справочной базе данных имеет набор ключевых слов, связанных по смыслу с содержанием статьи.
Режим поиска информации включается при выборе из меню "Help" строки "Search for Help on..." или после того, как вы нажмете кнопку "Search" в главном окне приложения Windows Help (см. рис. 3.3).
Рис. 3.3. Режим поиска информации
При включении режима поиска на экране появляется диалоговая панель "Search". В верхней части этой диалоговой панели находится список ключевых слов открытой справочной базы данных. Выберите из этого списка ключевое слово для поиска информации. Чтобы ускорить поиск ключевого слова, введите первые несколько символов этого слова в окне редактирования над списком. Указатель списка автоматически переместится на первое ключевое слово, начинающееся с введенных символов.
Обнаружив нужное ключевое слово, установите не него указатель мыши и щелкните два раза левой кнопкой мыши или нажмите на кнопку "Show Topics". В нижней части диалоговой панели "Search" появится список названий статей, к которым относится выбранное ключевое слово.
Вам остается только просмотреть эти статьи и получить искомую информацию. Выберите любую строку из списка названий статей. Затем щелкните по ней два раза мышью или нажмите кнопку "Go To". Диалоговая панель "Search" закроется, а в главном окне приложения Windows Help появится соответствующая статья.
Найденную вами информацию можно скопировать из главного окна справочной системы (из статьи) в Clipboard, а затем в любое другое приложение, например, текстовый процессор Microsoft Word for Windows. Для этого выберите из меню "Edit" строку "Copy".
На экране появится временная диалоговая панель "Copy" (см. рис. 3.4). В этой диалоговой панели располагается поле редактирования, содержащее текст выбранной статьи и две кнопки - "Copy" и "Cancel".
Рис. 3.4. Копирование статьи в буфер Clipboard
К сожалению, в этом окне полностью отсутствуют элементы оформления и графические изображения (даже если они были в статье). Выделите часть текста статьи, которую вы желаете записать в Clipboard, и нажмите комбинацию клавиш
Чтобы получить точную копию статьи справочной базы данных, вы можете ее распечатать на принтере. Для этого выберите из меню "File" строку "Print Topic". Выбранная статья будет распечатана на текущем принтере. Выбрать и настроить принтер вы можете либо через приложение Printers (из Control Panel), либо выбрав строку "Print Setup..." из меню "File".
Если вы постоянно работаете с какой-либо базой данных, вам может потребоваться многократный просмотр одних и тех же статей. Чтобы упростить и ускорить поиск этих статей, можно воспользоваться специальными закладками.
Чтобы разместить на статье закладку, выберите из меню "Bookmark" строку "Define...". На экране появится диалоговая панель "Bookmark Define" (см. рис. 3.5).
Рис. 3.5. Размещение закладки
В этой диалоговой панели расположено поле редактирования "Bookmark Name:" - название закладки, в котором первоначально отображается название выбранной статьи. Вы можете изменить его содержимое, поменяв название закладки. После определения названия закладки нажмите кнопку "OK". Диалоговая панель "Bookmark Define" закроется, а в меню "Bookmark" появится строка с названием новой закладки. Теперь вы можете легко найти статью с закладкой. Для этого достаточно выбрать строку с именем закладки из меню "Bookmark". Вы можете вставить в справочную базу несколько закладок. Старые и ненужные закладки можно удалить. Для этого выберите строку "Define..." из меню "Bookmark". В открывшейся диалоговой панели "Bookmark Define" выберите из списка "Bookmark Name:" название удаляемой закладки и нажмите кнопку "Delete". Удалив все ненужные закладки, закройте панель, нажав кнопку "Cancel".
Работая со статьями, вы можете добавить к ним собственные комментарии или аннотацию. Чтобы добавить к выбранной статье аннотацию, выберите из меню "Edit" строку "Annotate...". На экране появится диалоговая панель "Annotate" (см. рис. 3.6). Большую часть этой диалоговой панели занимает поле редактирования, в котором вы можете ввести текст аннотации.
Рис. 3.6. Ввод аннотации
Обмен информацией из этого поля редактирования с другими приложениями выполняется через Clipboard. Чтобы записать информацию из поля редактирования в Clipboard, выделите нужный текст, а затем нажмите кнопку "Copy" или комбинацию клавиш
Когда аннотация будет введена, нажмите кнопку "Save". Диалоговая панель "Annotate" будет закрыта, а перед заголовком статьи появится символ скрепки - , который как-бы прикрепляет к статье вашу аннотацию.
Для просмотра аннотации установите мышь на символ и щелкните левой клавишей мыши. На экране появится диалоговая панель "Annotate", содержащая аннотацию.
Если вы желаете получить справку по использованию справочной системы Windows, выберите из меню "Help", строку "How to Use Help". Как вы догадались, эта справка также представляет собой гипертекстовую справочную базу данных.
Строка "About...", расположенная в меню "Help", не имеет прямого отношения к справочной системе Windows. При выборе этой строки появляется диалоговая панель с названием приложения, фирмы-разработчиика и некоторых других данных.
Рассмотрим теперь кнопки, расположенные после заголовка главного окна приложения Windows Help. Набор этих кнопок зависит от конкретной справочной базы данных. Наиболее часто встречаются следующие кнопки:
Кнопка Назначение Contents или Index Показывает в окне Windows Help содержание справочной базы данных Search Выполняет поиск статьи по ключевому слову Back Отображает последнюю просмотренную вами статью. Несколько раз нажав на кнопку "Back", вы будете переходить к ранее просмотренным статьям History Выводит диалоговую панель "Windows Help History", содержащую список из сорока заголовков просмотренных вами статей. Вы можете вернуться к просмотренной ранее статье, выбрав ее название из этого списка Glossary Выводит на экран дочернее окно, содержащее глоссарий открытой справочной базы данных. Глоссарий содержит алфавитный список терминов. При выборе термина появляется временное окно с его толкованием << Обычно статьи в справочной базе данных можно просматривать в заранее определенной последовательности. Когда вы нажимаете на кнопку "<<", отображается следующая статья из последовательности >> Когда вы нажимаете на кнопку ">>", отображается предыдущая статья из последовательности Многие приложения позволяют получить доступ к справочной системе Windows, не только через меню "Help", но также с помощью специальной комбинации клавиш. Обычно такими комбинациями являются
, Контекстный вызов справочной системы происходит также тогда, когда вы нажимаете кнопку "Help", расположенную на большинстве диалоговых панелей приложений Windows.
Справочные базы данных обычно хранятся в файлах с расширением HLP. Вы можете открыть для просмотра любой файл справочной базы данных. Для этого запустите приложение Windows Help, щелкнув два раза по его пиктограмме (см. начало раздела "Справочная система Windows"). Из главного меню "File" выберите строку "Open...". Появится стандартная диалоговая панель "Open". Выберите в ней имя файла справочной базы данных. Затем нажмите кнопку "OK". Откроется выбранный вами файл справочной базы данных и вы увидите его первую статью, как правило содержание, в окне приложения Windows Help.
Если вы работаете с приложением File Manager, то можно просмотреть файл справочной базы данных, если установить на его имя указатель мыши и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши.
После окончания работы со справочной системой Windows, закройте ее. Для этого можно нажать комбинацию клавиш
3.1. Настройка приложения Windows Help
Если вас не устраивает настройка цветов приложения Windows Help или вам надо изменить начальный размер и положение главного окна этого приложения, вы можете выполнить необходимую настройку в файле WIN.INI.
Загрузите в текстовый редактор Notepad файл конфигурации Windows WIN.INI. Команды конфигурации, расположенные в файле WIN.INI, разделены на логические группы, называемые секциями или разделами. Каждый раздел начинается с имени раздела, заключенного в квадратные скобки.
Для выполнения настройки приложения Windows Help необходимо найти раздел, имеющий название "Windows Help". Поиск этого раздела можно выполнить простым просмотром текста файла. Для ускорения поиска воспользуйтесь меню "Search".
Раздел может содержать следующие директивы:
Директива Назначение M_WindowPosition Начальные координаты, в которых отображается главное окно приложения Windows Help H_WindowPosition Начальные координаты, в которых отображается диалоговая панель "Windows Help History" C_WindowPosition Начальные координаты, в которых отображается диалоговая панель "Copy" A_WindowPosition Начальные координаты, в которых отображается диалоговая панель "Annotate" IFJumpColor Цвет текста, при выборе которого в главном окне приложения Windows Help отображается информация, расположенная в другом hlp-файле IFPopupColor Цвет текста, при выборе которого появляется временное окно, содержащее информацию, расположенную в другом hlp-файле JumpColor Цвет текста, при выборе которого в главном окне приложения Windows Help отображается новая информация MacroColor Цвет текста, при выборе которого выполняется соответствующая макрокоманда PopupColor Цвет текста, при выборе которого появляется всплывающее окно Первые четыре директивы определяют размер главного окна и основных диалоговых панелей приложения Windows Help. Формат этих директив показан ниже:
M_WindowPosition= x_position, y_position, width, height, maximize H_WindowPosition= x_position, y_position, width, height, maximize C_WindowPosition= x_position, y_position, width, height, maximize A_WindowPosition= x_position, y_position, width, height, maximizeПараметры x_position и y_position определяют координаты верхнего левого угла окна. Параметры width и height задают ширину и высоту окна. Последний параметр - maximize - воздействует только на главное окно приложения Windows Help. Если параметр maximize равен 1, то при запуске приложения Windows Help главное окно будет иметь максимально возможный размер. Если параметр maximize равен 0, начальный размер и положение окон и диалоговых панелей определяется первыми четырьмя параметрами.
Без особой необходимости не изменяйте расположение и координаты окон приложения Windows Help непосредственным редактированием файла конфигурации WIN.INI. Все изменения в положении и размерах главного окна и диалоговых панелей приложения Windows Help, выполненные с помощью мыши или управляющего меню, будут автоматически записаны в файле конфигурации.
Оставшиеся пять директив раздела управляют цветом и имеют одинаковый формат:
IFJumpColor=red-value green-value blue-value IFPopupColor=red-value green-value blue-value JumpColor=red-value green-value blue-value MacroColor=red-value green-value blue-value PopupColor=red-value green-value blue-valueЦвет определяется интенсивностью красной, зеленой и синей составляющих.
Приведем пример изменения настройки цветов приложения Windows Help. Допустим, вам надо, чтобы текст при выборе которого появляется всплывающее окно, отображался темно-синим цветом, а текст, при выборе которого происходит переход к новому топику - красным. Тогда в разделе надо добавить директивы PopupColor и JumpColor:
JumpColor=255 0 0 PopupColor=0 0 1273.2. Посвящение разработчикам Windows
Разработчики Microsoft Windows 3.1 расширили диалоговые панели "About" всех своих приложений, добавив к ним "секретные" возможности.
Нажмите одновременно клавиши
и . Не отпускайте их пока выполняете последующие действия. - Выберите из меню "Help" приложения Program Manager строку "About Program Manager". Появится диалоговая панель "About Program Manager"
- Нажмите комбинацию клавиш
и , а затем нажмите кнопку "OK" - Снова выберите из меню "Help" приложения Program
Manager строку "About Program Manager". Еще раз нажмите
комбинацию клавиш
- Отпустите клавиши
и . Нажмите кнопку "OK" и второй раз повторите описанную выше процедуру. Диалоговая панель "About Program Manager" опять изменится и вы увидите список разработчиков Windows
Описанная процедура работает не только с приложением Program Manager. Вы можете попробовать ее со всеми приложениями, входящими в состав дистрибутива Windows.
при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;
если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;
если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;
для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;
режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.
Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них 1:
автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;
«мастера» – для создания профессионально оформленных документов.
Graph, Equation, WordArt – благодаря этой группе программ возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation – редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге WINDOWS, т.е. на тот диск, на котором установлена среда Windows. Это особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно свободного места.
Средства проверки (Proofing Tools) – эти программы предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов.
Конверты, фильтры и ODBC (Converters, Filters and Data Access) – у документов, созданных в других текстовых редакторах, форматы файлов отличаются от того формата, который использует редактор Word. Чтобы Word мог работать с такими файлами, нужны специальные программы преобразования форматов, или конвертеры.
Справка и примеры (Online Help, Examples and Demos) – справочная система Word занимает около 5МБ пространства на жестком диске. Она содержит информацию о каждой команде и описывает шаги, которые необходимо выполнить для получения требуемого результата. В частности, она содержит информацию о WordBasic (встроенном языке программирования для создания новых функций обработки текстов), описания которого нет в печатной документации.
Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) – мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п.
Инструменты (Tools) – в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word,программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).
Форматирование документа. Текстовый редактор Word для Windows – мощное средство для профессиональной подготовки документов с помощью эффективное использование всего многообразия его функций. Редактор Word позволяет создавать огромное количество специальных эффектов.
Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание 1 . Например, какое либо слово можно изобразить различными шрифтами.
Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.
Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).
При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный,
который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.
После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.
Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий реж и м, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:
¶ — символ конца абзаца;
→ — символ табуляции;
— символ конца строки без окончания абзаца и др.
По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная.
Ввод нового текста
осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.
При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.
Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.
При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.
Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены
.
Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.
Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки,
при этом строка автоматически раздвигается вправо.
Удалить текст можно с помощью клавиш Delete
или Backspace.
При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.
Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.
Разбиение на строки
для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.
Разбиение на страницы
при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые «мягкие» разделители страниц.
Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter
создает «жесткое» разделение текста в определенном месте документа.
Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный)
в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.
Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.
Прежде чем редактировать объект, надо его выделить
Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:
форматирование;
копирование;
удаление;
печать.
Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.
Колонка маркировки — это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа
.
Таблица 1 – Способы выделения текста
|
Текстовый объект |
Способы выделения |
|
Слово |
Щелкните дважды в границах слова |
|
Предложение |
Удерживая клавишу Ctrl щелкните в границах предложения |
|
Строка |
Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки |
|
Несколько строк |
Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки |
|
Абзац |
Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца |
|
Весь документ |
Три раза щелкните или, удерживая клавишу Ctrl щелкните на колонке маркировки |
Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift,
щелкните на последнем объекте выделяемого текста.
Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift,
нажать на нужную клавишу перемещения курсора.
При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.
В Word различают форматирование отдельных символов и форматирование целых абзацев. Если форматирование символов сводится к выбору шрифта, размера символов и начертания, то форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними абзацами, а также от краёв листа бумаги, создания красной строки и выбора выравнивания текста: по центру, по левому краю, по правому краю, по левому и правому краю вместе (по ширине) и т.д. Для этого в панели инструментов существуют соответствующие кнопки.
В Word реализованы два принципиально отличных способа форматирования текста — прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей. При прямом форматировании выделенному фрагменту поочередно назначаются необходимые параметры оформления. Преимущество стилевого форматирования заключается в том, сто выбранному объекту (обычно это абзац) назначается целый набор параметров форматирования (стиль форматирования), который формируется заранее и имеет уникальное имя. Стиль форматирования может содержать параметры шрифта, абзаца, табуляции, обрамления и заливки, кадра, нумерации и указание на используемый язык для расстановки переносов и проверки орфографии. Стили форматирования могут быть назначены выделенным абзацам или абзацу, внутри которого находится курсор.
Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На удобочитаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д.
3. Алгоритм ввода формул в ячейки программы Excel 200х
Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является электронная таблица Microsoft Excel. При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.
Вычисления в таблицах программы Ехсеl осуществляются при помощи формул.
Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки
и функции
Ехсеl, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул.
Основное правило использования формул в программе Ехсеl состоит в том, что, если значение ячейки действительно
зависит от других ячеек таблицы, всегда
следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить «в уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности
и правильности производимых в ней вычислений.
Вместо чисел в формуле могут быть использованы имена ячеек - принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки
выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой.
Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами: во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную; другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Ехсеl, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания).
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и, в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные.
Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую математически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
При абсолютной
адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная (нетабличная). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряется символом $.
Стандартные функции используются в программе Ехсеl только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции,
после которого в скобках указывается список параметров.
.Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.
Палитра формул
. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу (в строке формул), то под строкой формул появляется палитра формул,
обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завершить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.
Использование мастера функций.
При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт Полный алфавитный перечень), а в списке Функция - конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.
Ввод параметров функции
. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, то этот параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками - выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров - значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров. Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.
Большая часть функций, доступных с помощью мастера, предназначена для научных вычислении. Отдельную категорию составляют также Финансовые функции, предназначенные для выполнения расчетов, связанных с денежными суммами. Функции этой категории позволяют, например, определить размеры амортизационных отчислений, срок выплаты кредита и подобные величины.
Неэкономических и бухгалтерских расчетах применяют, главным образом, итоговые функции.
Общим свойством этих функций является то, что их список параметров может содержать заранее неизвестное количество параметров (или диапазон неопределенного размера), а в результате вычисления получается одно число, каким-то образом характеризующее весь набор параметров. К сожалению, конкретные функции такого рода разбросаны по различным категориям, хотя большая их часть находятся в категориях Математические и Статистические.
Итак, итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление:
суммы значений элементов, входящих в набор;
среднего значения и других статистических характеристик;
Загрузка...
