Телефон поддержки майл почта. Как написать в службу поддержки майл ру
Один из популярнейших почтовых сервисов в России. Количество аккаунтов уже давно превысило 400 млн. Трудно представить жизнь без хорошо работающей электронной почты. сайт решил узнать больше о тех, кто обеспечивает работу почтового сервиса, помогает пользователям со всеми возникающими трудностями. На наши вопросы ответил руководитель службы поддержки Почты Mail.Ru Дмитрий Чернышев .
- Какие вопросы чаще всего задают пользователи, с какими проблемами обращаются?
Чаще всего пользователи обращаются в техподдержку с просьбами восстановления пароля. Речь идет о случаях, когда человек не может восстановить доступ автоматизированными средствами (то есть не помнит ответ на секретный вопрос, не имеет привязанного телефона и дополнительного e-mail).
Нужно отметить, что количество таких обращений постепенно снижается с появлением возможности привязать номер телефона и использовать его в дальнейшем для восстановления доступа. Это говорит о том, что все больше пользователей понимают удобство и безопасность привязки телефона к почтовому ящику.
Вместе с тем, наблюдается рост вопросов по продвинутому функционалу (папки, фильтры, сбор почты с других ящиков и т. д.), пользователи начинают использовать почту не просто как инструмент отправки/чтения корреспонденции, а как удобный и продвинутый инструмент сбора, организации и хранения информации.
Что касается экзотики, тут все как в жизни. Например, бывают просьбы предоставить доступ к почте мужа/жены/парня/девушки в целях сохранения брака/отношений, но такие запросы мы никогда не выполняем. Какую бы приключенческую или жалостливую историю ни рассказывали, наш саппорт действует строго по регламенту и никому доступ не предоставляет.
Ведете ли вы "журнал" самых забавных обращений, никнеймов, логинов почты? Какие случаи из опыта были самыми смешными?
Нет, специально такой журнал мы не ведем: пользователь идет к нам за решением своей проблемы и для нас главное как можно быстрее ему помочь. Но забавные обращения, конечно, бывают. Вот, например, недавно обратился к нам пользователь с просьбой найти/вспомнить аккаунт. Пишет: "Мне дочь завела ящик примерно с таким именем (без домена), помогите!" Мы рекомендуем спросить у людей, которым она писала, и еще уточняем, точно ли в нашей почте был заведен ящик. На что она отвечает: "Конечно, у вас! Разве есть другая электронная почта?".
- Кого набирают на работу в техподдержку Почты Mail.Ru и как проходит их обучение?
Для ясности картины нужно сказать о структуре службы поддержки. Мы используем двухуровневую схему работы.
Практически все заявки попадают на первую линию, которая может:
- ответить на вопрос, имеющийся в базе знаний;
- уточнить недостающую информацию;
- закрыть заявку (например, пользователь написал, что проблема решена);
- категоризировать и передать заявку на вторую линию.
Вторая линия состоит из нескольких групп, каждая со своей специализацией (например, восстановление доступа/паролей, веб, проблемы мобильных приложений и т. д). Сотрудники второй линии имеют более высокую квалификацию. Если первая линия нацелена на скорость обработки и удержания потока заявок, то цель второй - максимально качественно и быстро решить проблему пользователя, применяя индивидуальный подход.
Набор сотрудников производится в первую линию, и только получив опыт работы, наиболее успешные пополняют вторую линию. Для работы в службе поддержки мы стараемся набирать людей, которые разбираются в технологиях, поэтому отдаем предпочтение студентам технических вузов. Также нашими критериями являются желание помочь другим людям, учиться, работать и достигать поставленных целей.
Процесс обучения состоит их нескольких этапов. Подготовительный: новичок изучает материалы по соответвующей программе обучения. Затем новичку выделяется "тренер", с которым совместно разбираются ключевые моменты и вопросы новичка. Далее новичок наблюдает за работой тренера, задает вопросы. Потом новичок работает, а тренер контролирует, корректирует. Далее следует аттестация.
У нас есть "ротационное обучение", когда сотрудник проходит мини-обучение на другой линии/группе. Например, сотрудник после полугода работы на второй линии попадает на обучение (за полгода многое поменялось) на первую линию. Это позволят лучше понимать работу смежных подразделений, вскрывать проблемы взглядом со стороны и "притирать" команду.
Сколько запросов в день получает техподдержка? Есть ли еще какая-то статистика его работы? Есть ли какие-то регламенты относительно того, как быстро нужно отвечать пользователям? Заявки рассматриваются в порядке поступления, или же какие-то вопросы надо решать в первую очередь?
Как я уже говорил, цель первой линии - максимально быстрая реакция на письмо пользователя. В день на первую линию попадает порядка 7-10 тысяч новых заявок, из них около 40% передается на вторую линию. Среднее время "ожидания" запроса на первой линии не превышает часа, высокая скорость обработки на первой линии позволяет кардинально сократить среднее "время жизни" запроса в целом. Разумеется, когда мы говорим о скорости реакции на заявку - это не означает "скорость любой ценой". Существуют метрики качества обработки заявок - как индивидуальные, так и по группе в целом.
Важно отметить, что прежде чем попасть "в руки" специалистам второй линии, все проблемы сортируются по группам, что упрощает жизнь тем, кто будет с ними разбираться в дальнейшем, позволяет получать важную информацию - по каким направлениям возникает больше сложностей, а также отслеживать общую динамику потока заявок.
Вторая линия состоит из наиболее опытных и квалифицированных сотрудников, прошедших специальное обучение. Работающим в этой группе людям свойственно шире рассматривать проблему. Сотрудники второй линии работают с каждым пользователем индивидуально, для того, чтобы дать не только грамотный, но и исчерпывающий ответ, который не будет требовать повторного обращения в саппорт.
Какой график работы у специалиста службы поддержки? Сильно ли варьируются зарплаты, от чего зависит их размер? Возможно, существуют некие показатели, за достижение которых можно получить премии? Если да, то какие это показатели?
Сейчас в службе поддержки работают более 50 сотрудников. Саппорт работает 7 дней в неделю по сменному графику, в будние дни это 2 смены по 6 часов (с 9 до 15 и с 15 до 21), в праздники и выходные - одна 8-ми часовая смена (это связано с меньшим потоком заявок в выходные). Такой график удобен для студентов и позволяет совмещать работу с дневной формой обучения.
Расписание гибкое, составляется с учетом возможностей и желания работать каждого сотрудника. Оплата зависит от количества смен. Логика простая: все смены сверх заложенной в оклад сотрудника минимальной выработки, оплачиваются по повышенной ставке - это стимулирует людей работать больше минимально положенного уровня.
В этом посте мы хотели бы рассказать о том, как устроена и функционирует служба поддержки самого известного и высоконагруженного сервиса нашей группы компаний - Почты Mail.Ru, как она сегодня «выглядит» после недавно проведенной переделки структуры и повышения эффективности.
Саппорт сегодня
Сейчас в службе поддержки работают более 50 сотрудников. Саппорт работает 7 дней в неделю по сменному графику, в будние дни это 2 смены по 6 часов (с 9 до 15 и с 15 до 21), в праздники и выходные - одна 8-ми часовая смена (это связано с меньшим потоком заявок в выходные). Такой график удобен для студентов и позволяет совмещать работу с дневной формой обучения.Расписание гибкое, составляется с учетом возможностей и желания работать каждого сотрудника:) Оплата зависит от количества смен. Логика простая: все смены сверх заложенной в оклад сотрудника минимальной выработки, оплачиваются по повышенной ставке - это стимулирует людей работать больше минимально положенного уровня.
Мы используем систему обработки заявок OTRS (Open-source Ticket Request System, http://www.otrs.org), популярный проект с открытым исходным кодом, работающий практически на всех платформах. OTRS используется во многих крупных компаниях, например, в Opera, MySQL AB, SuSE Linux AG, подошла она и нам. К сожалению, система «из коробки» (на момент внедрения это была версия 2.2.6) не подходила для работы с большими объемами данных (тысячи входящих писем в день и сотни тысяч тикетов в базе, параллельная работа десятков человек), поэтому в рамках нашего саппорта применяется модифицированная версия.
Изменения коснулись ускорения работы системы, пользовательского интерфейса, системы поиска, интеграции с внутренними инструментами и информационными системами службы поддержки. Подробный рассказ о нашей модернизации OTRS заслуживает отдельного поста - мы планируем рассказать о преимуществах системы перед другими решениями и нашем опыте внедрения в следующей публикации.
Профиты от внедрения OTRS:
- работа с системой происходит через веб-интерфейс - сотрудники не «привязаны» к определенному рабочему месту
- вся переписка с пользователем по одной проблеме собирается в цепочку (в терминах систем обработки заявок это называется «тикет»). В тикете видны все письма пользователя, все ответы, комментарии сотрудников поддержки, изменения статусов и т.п.
- поддержка «очередей» для различных типов тикетов, автоматической фильтрации входящих писем (например по их содержанию и заголовкам). Очередь - это аналог папки в почтовом клиенте.
- настраиваемые шаблоны для ответов
- настраиваемые отчеты и мониторинг по множеству различных параметров системы - таким как «возраст» тикетов, поступление писем и ответов, индивидуальные показатели сотрудников и многое другое
- поддержка в рамках одной системы нескольких проектов - со своими сотрудниками, правами доступа, расписаниями, очередями, настройками фильтрации и т.п.
- интеграция с продуктовым таск-трекером и внутренними базами данных саппорта
- обеспечение надежного хранения заявок и истории по ним
Окончательному выбору города предшествовал анализ большого количества вариантов, включая, например, Воронеж и Иваново. Ключевыми параметрами для нас была возможность набора необходимого количества профессиональных кадров (в частности, качество и число имеющихся ВУЗов - ведь большинство работников будут студентами), стоимость Интернета и аренды, близость к офису в Москве, транспортная ситуация в городе и даже расположение собственно офиса. Например, проблемой может стать, если офис расположен в одной части города, а большинство ВУЗов или спальных районов - в другой, и части города плохо связаны транспортом. Это может внести коррективы в допустимое время начала или конца смены.
Структура саппорта или Жизнь пользовательской заявки
В Службе Поддержки организована единая точка входа всех пользовательских запросов.Чтобы обратиться в службу поддержки, пользователь может отправить заявку на один из почтовых ящиков Службы Поддержки (например, [email protected] или [email protected]) или заполнить специальную форму обращения (http://help.mail.ru/mail-support). Форма (серьезно переработанная) представляет собой «мастер решения проблем» и призвана помочь пользователю найти решение до обращения в Службу Поддержки.
Бывают случаи, что пользователь пишет свой запрос на персональный корпоративный ящик одного из сотрудников компании. Но и тут корпоративная политика такова, что такие запросы пользователей пересылаются на почтовый ящик [email protected].
Письма из всех источников собираются в OTRS. При получении новой заявки OTRS формирует тикет в системе и отправляет автоматический ответ пользователю с указанием номера тикета. Такой тикет попадает в очередь первой линии.
Мы используем двухуровневую схему работы, служба поддержки состоит из двух «линий». Каждая линия обладает своими правами доступа к тикетам (права определяют, например, возможные действия с тикетом и набор очередей, доступных сотруднику), а также своим набором внутренних инструментов. При этом прав доступа в почтовый ящик пользователя, равно как и чтения переписки нет ни у кого.
Чтобы больше к этому не возвращаться, сразу скажем, что происходит с повторными заявками. В целом, при ответе пользователю тикет «закрывается», т.е. остается в системе, но перестает постоянно «маячить» перед глазами саппортеров на переднем плане. Когда же письмо приходит в существующий тикет, он «открывается» и снова становится виден. Повторные заявки не проходят через первую линию - тикет открывается в той очереди, из которой был отправлен предыдущий ответ.
Первая линия
Весь поток новых заявок попадает именно сюда. На первой линии решаются наиболее простые, типовые проблемы, заявки распределяются по соответствующим очередям (например, существуют такие очереди как «Восстановление пароля», «Проблемы почтовых программ» и т.п.). Одна из основных задач первой линии - получить от пользователя информацию, достаточную для решения проблемы на второй линии. Также первая линия представляет собой своеобразную группу быстрого реагирования, т.к. находится на переднем крае получения обратной связи от аудитории, первой улавливает любые признаки возможных проблем и неполадок.На первой линии все возможные действия с тикетами объединены в «цепочки», т.е. «в один клик» сотрудник может выбрать нужную последовательность действий:
- отправляет уточняющий вопрос пользователю
- отправляет ответ на простой вопрос
- закрывает тикет (если это, например, спам)
- передает проблему на вторую линию в нужную очередь
- только действия «в один клик»
- мало вариантов возможных действий (порядка 50). Чем их меньше - тем быстрее обрабатывается тикет, тем меньше вероятность ошибки
- самые частые действия должны быть максимально доступными
- подсказки
Предположим, далее заявка попадает на вторую линию. Важно отметить, что прежде чем попасть в «руки» специалистам второй линии, все проблемы распределяются по очередям, что упрощает жизнь тем, кто будет с ними разбираться в дальнейшем, а также позволяет получать важную информацию - по каким направлениям возникает больше сложностей, а также отслеживать общую динамику потока заявок.
Вторая линия
Вторая линия состоит из четырех групп и работает со своим набором очередей:- Группа «Пароли» : работает с проблемами доступа к аккаунтам. Существует специальный интерфейс, с помощью которого осуществляется проверка данных пользователя. Стоит отметить, что вся персональная информация пользователей скрыта от сотрудников, система лишь показывает совпадение или несовпадение присланных данных с реальными. На основании достоверности присланных данных, истории запросов и изменений в почтовом ящике и принимается решение о восстановлении доступа к аккаунту.
- Группа «Веб» (исторически возникшее название, хотя группа занимается более широким спектром проблем): вопросы по веб-интерфейсу, настройкам почтовых программ, работе сервисов - весь спектр вопросов, кроме проблем доступа к аккаунтам. Иногда проблема недостаточно хорошо описана или не воспроизводится - в таком случае тикет передается «Солверам».
- Группа «Солверы» : решение наиболее сложных и нетипичных вопросов, требующих не только детального общения с пользователем, но и взаимодействия с техническим отделом. Сотрудники обладают более глубокими техническими знаниями. Задачи техническому отделу ставит именно эта группа.
- Группа «Abuse» : работа с запросами вебмастеров, жалобами на фишинг, спам, вопросы доставки почты и т.д. Группа «Abuse» не только работает с запросами пользователей, но и закрывает ящики мошенников, блокирует фишинг-ссылки, взаимодействует со спам-аналитиками. В отдельный приоритетный поток выделены письма, поступающие на [email protected] с сообщениями о потенциальных уязвимостях.
Хочется отметить, что если первая линия ориентирована на массовость и скорость ответов, то вторая линия подходит к каждой проблеме пользователя индивидуально. Главный критерий работы второй линии - то, насколько быстро пользователь получит ответ, который его удовлетворит. Все ответы, которые отправляют работники второй линии службы поддержки, пишутся непосредственно под проблему конкретного пользователя.
Учим, наставляем, развиваем
Все линии и группы постоянно находятся в тесном контакте друг с другом, существует постоянный поток обмена информацией. В частности, есть специальные конференции в Mail.Ru Агенте, в которых анонсируются обновления и нововведения, первая линия советуется со второй по оперативным вопросам, сигнализирует о тревожных «звоночках», которые могут быть индикаторам потенциально больших проблем. Кроме того, в рамках этих конференций менеджеры продукта сообщают о «выкладках» новых фич, что позволяет саппорту приготовиться к наплыву запросов того или иного типа, а также предоставить в проект оперативный фидбек.Также в рамках саппорта существует своя внутренняя база знаний, построенная на Wiki-платформе. Там не только собраны и постоянно обновляются внутренние инструкции, регламенты, полезная информация для новых сотрудников (все это радикально упрощает период адаптации вновь приходящих сотрудников и помогает им стать максимально эффективными в короткие сроки), но и постоянно накапливаются кейсы, методы решения типичных проблем, добавляются разнообразные how-to`s и т.д. Например, у нас выделен отдельный человек, отвечающий за актуальность документации по функциональным особенностям проекта.
Раз уж мы затронули вопрос прихода новых сотрудников, все новички проходят через четыре этапа обучения:
- Человеку выдается документация - он ее читает, формулирует список вопросов.
- Обучаемому выделяется «тренер». Они садятся вместе, тренер работает - новичок смотрит. Его задача на этом этапе - пытаться понять по смыслу, о чем тикет и что надо с ним сделать (он не обязан помнить конкретный ответ или конкретное действие, его задача - понимание).
- Новичок пробует отвечать вместе с тренером - тренер корректирует при необходимости его действия.
- Отвечает под присмотром тренера.
Также существует так называемое «ротационное обучение», когда люди на несколько смен перемещаются между разными линиями и группами, что способствуют лучшему пониманию сложностей, возникающих в работе друг друга, улучшает понимание процесса решения проблем - и, конечно, повышает командный дух.
Кстати, о мотивации. Существуют определенные наборы показателей, по которым оценивается работа специалистов в саппорте («стахановцы», само собой, получают бонусы) - причем как положительные, так и отрицательные (ставятся минусы за ошибки, например, некорректный форвард проблемы, что может серьезно затормозить получение пользователем конечного решения).
Несколько слов про Abuse
Значительную долю аудитории «Хабра» составляют люди, которые так или иначе работают над интернет-проектами. Наверняка для многих из вас вопросы взаимодействия с целевой аудиторией, работающей с ящиками на .ru - весьма актуальны.Все письма от веб-мастеров, рассыльщиков, владельцев сайтов и т.д. - всех тех, кто отправляет почту «неличного характера» на mail.ru - обрабатывает специально выделенный человек. Он ориентирован на то, чтобы качественно обработать все письма, приходящие на специально для этого предназначенный адрес [email protected], решить каждую проблему.
Порой недопонимание возникает из-за того, что люди, обращающиеся с проблемой на этот адрес, предоставляют слишком мало технической информации, необходимой для решения вопроса. А для качественного решения проблемы нам ее действительно нужно немало - коды ошибок, оригиналы писем и т.д. Пожалуйста, отнеситесь с пониманием;)
Если же у вас все-таки возникли непреодолимые сложности в общении с abuse - не молчите, а напишите об этом в комментариях к этому посту. Я лично расследую все особо сложные случаи.
Что будет завтра
Достигнутые результаты позволяют говорить, что мы движемся в верном направлении. Кроме помощи пользователям саппорт дает постоянный поток обратной связи для переработки, улучшения и расширения раздела Помощи (http://help.mail.ru/mail-help), и вообще - продукта как такового в целом. Мы понимаем, что у нас еще есть нерешенные проблемы, работа ряда процессов далека от идеала. Но мы планомерно идем по пути их решения.Уже сейчас в новую структуру поддержки переносятся службы других проектов, в первую очередь Моего Мира, Агента, Поиска, ICQ и др.
Планируется пересмотреть структуру KPI и сделать их еще более амбициозными. Скорость ответа на запрос пользователя - не единственный важный параметр, на который стоит ориентироваться. В оценке эффективности службы мы стремимся ориентироваться не столько на количество и качество отправленных пользователям писем, сколько на факт реального решения проблемы (побудившей пользователя написать нам). Основываясь на этой идее, мы и строим систему сбалансированных показателей и метрик работы службы, опираясь в том числе и на отраслевые практики, такие как ITIL и COBIT. Добавить метки
КАК ОБМАНУТЬ ЛОХОТРОНЩИКОВ И ЗАРАБОТАТЬ. Я расскажу Как наглые лохотронщики обманывают людей на сумму в размере 5000рублей (Яндекс-Деньги), а некоторых на еще большие суммы. Как обмануть лохотронщиков и заработать 15000 рублей (Яндекс-Деньги) История «Как я лохонула их и получаю стабильно 15000 рублей » Нашела я в сети где-то статью приблизительно такого содержания: «Есть в системе Яндекс-Деньги волшебный кошелек, и все что вы на него пошлете вернется вам в утроенном размере!!! Любая сумма от 100 рублей и выше! Пошлете десять тысяч получите тридцать тысяч и т. д.». Конечно, всем понятно, лохотрон, но если порыть глубже… Я не поверила, но для теста послала, 100 рублей. Через где-то 5 часов проверил свой Яндекс кошелек и обнаружила перевод в 300 рублей! Я удивилась. Послала потом еще 100 рублей опять то же самое. Потом послала 300 рублей, мне пришло 900. Осмелев окончательно послала все что у меня было около 5000 рублей...Что было дальше, думаю, вы уже поняли. Никаких 15000 рублей мне никто не прислал, да и мои 5000 тоже исчезли навсегда... Понятно как они работают. У них на сервере стоит хитрая программка, которая принимает суммы от 100 рублей и примерно до 500 рублей (закидывала им 600 рублей и их забрали, а 500 закинула программа вернула 1500 рублей) Вот и заколачивают тысячи! В общем, это я к тому, что если быть аккуратным и выслать, небольшую сумму (они принимают любые суммы, но не меньше 100 рублей), то всегда можно получать в три раза больше. У них есть специальная программа, которая смотрит кто сколько переводов сделал и на какую сумму, чтобы определить когда нужно кидануть. Переводы суммой до 500 рублей они не забирают никогда. То есть, послав 500 рублей вы в любом случае получите 1500 рублей, т. к. сумма мелкая и они будут ждать пока вы пришлете больше. Если аккуратно слать им небольшие суммы то можно их обманывать. Они уже не смотрят на переводы сами, за них это делает специальный софт (программа), что упрощает вероятность их обмана. Я сейчас зарабатываю на этом около 15000 рублей в неделю (можно делать и больше). Это не миллионы, но это более-менее стабильный доход. Денег на этих кошельках сотни тысяч, и меня очень раздражает как они кидают людей, по этому надо их разорить. Вот сам Яндекс кошелек: 410014949655184 на который нужно отправлять деньги. Совет: Если на первом этапе у Вас совсем нет денег, то можете переводить сумму 100 рублей до тех пор пока не раскачаетесь и не получите сумму 500 Внимание! Повторяю! ставку поднимать не стоит, т. к. если ставка выше 500 рублей то программа их забирает даже и не пробуйте!!! Я делаю то же самое и получаю около 15000 в неделю, которых мне очень даже вполне хватает! это действительно работает
В этом посте мы хотели бы рассказать о том, как устроена и функционирует служба поддержки самого известного и высоконагруженного сервиса нашей группы компаний - Почты Mail.Ru, как она сегодня «выглядит» после недавно проведенной переделки структуры и повышения эффективности.
Саппорт сегодня
Сейчас в службе поддержки работают более 50 сотрудников. Саппорт работает 7 дней в неделю по сменному графику, в будние дни это 2 смены по 6 часов (с 9 до 15 и с 15 до 21), в праздники и выходные - одна 8-ми часовая смена (это связано с меньшим потоком заявок в выходные). Такой график удобен для студентов и позволяет совмещать работу с дневной формой обучения.Расписание гибкое, составляется с учетом возможностей и желания работать каждого сотрудника:) Оплата зависит от количества смен. Логика простая: все смены сверх заложенной в оклад сотрудника минимальной выработки, оплачиваются по повышенной ставке - это стимулирует людей работать больше минимально положенного уровня.
Мы используем систему обработки заявок OTRS (Open-source Ticket Request System, http://www.otrs.org), популярный проект с открытым исходным кодом, работающий практически на всех платформах. OTRS используется во многих крупных компаниях, например, в Opera, MySQL AB, SuSE Linux AG, подошла она и нам. К сожалению, система «из коробки» (на момент внедрения это была версия 2.2.6) не подходила для работы с большими объемами данных (тысячи входящих писем в день и сотни тысяч тикетов в базе, параллельная работа десятков человек), поэтому в рамках нашего саппорта применяется модифицированная версия.
Изменения коснулись ускорения работы системы, пользовательского интерфейса, системы поиска, интеграции с внутренними инструментами и информационными системами службы поддержки. Подробный рассказ о нашей модернизации OTRS заслуживает отдельного поста - мы планируем рассказать о преимуществах системы перед другими решениями и нашем опыте внедрения в следующей публикации.
Профиты от внедрения OTRS:
- работа с системой происходит через веб-интерфейс - сотрудники не «привязаны» к определенному рабочему месту
- вся переписка с пользователем по одной проблеме собирается в цепочку (в терминах систем обработки заявок это называется «тикет»). В тикете видны все письма пользователя, все ответы, комментарии сотрудников поддержки, изменения статусов и т.п.
- поддержка «очередей» для различных типов тикетов, автоматической фильтрации входящих писем (например по их содержанию и заголовкам). Очередь - это аналог папки в почтовом клиенте.
- настраиваемые шаблоны для ответов
- настраиваемые отчеты и мониторинг по множеству различных параметров системы - таким как «возраст» тикетов, поступление писем и ответов, индивидуальные показатели сотрудников и многое другое
- поддержка в рамках одной системы нескольких проектов - со своими сотрудниками, правами доступа, расписаниями, очередями, настройками фильтрации и т.п.
- интеграция с продуктовым таск-трекером и внутренними базами данных саппорта
- обеспечение надежного хранения заявок и истории по ним
Окончательному выбору города предшествовал анализ большого количества вариантов, включая, например, Воронеж и Иваново. Ключевыми параметрами для нас была возможность набора необходимого количества профессиональных кадров (в частности, качество и число имеющихся ВУЗов - ведь большинство работников будут студентами), стоимость Интернета и аренды, близость к офису в Москве, транспортная ситуация в городе и даже расположение собственно офиса. Например, проблемой может стать, если офис расположен в одной части города, а большинство ВУЗов или спальных районов - в другой, и части города плохо связаны транспортом. Это может внести коррективы в допустимое время начала или конца смены.
Структура саппорта или Жизнь пользовательской заявки
В Службе Поддержки организована единая точка входа всех пользовательских запросов.Чтобы обратиться в службу поддержки, пользователь может отправить заявку на один из почтовых ящиков Службы Поддержки (например, [email protected] или [email protected]) или заполнить специальную форму обращения (http://help.mail.ru/mail-support). Форма (серьезно переработанная) представляет собой «мастер решения проблем» и призвана помочь пользователю найти решение до обращения в Службу Поддержки.
Бывают случаи, что пользователь пишет свой запрос на персональный корпоративный ящик одного из сотрудников компании. Но и тут корпоративная политика такова, что такие запросы пользователей пересылаются на почтовый ящик [email protected].
Письма из всех источников собираются в OTRS. При получении новой заявки OTRS формирует тикет в системе и отправляет автоматический ответ пользователю с указанием номера тикета. Такой тикет попадает в очередь первой линии.
Мы используем двухуровневую схему работы, служба поддержки состоит из двух «линий». Каждая линия обладает своими правами доступа к тикетам (права определяют, например, возможные действия с тикетом и набор очередей, доступных сотруднику), а также своим набором внутренних инструментов. При этом прав доступа в почтовый ящик пользователя, равно как и чтения переписки нет ни у кого.
Чтобы больше к этому не возвращаться, сразу скажем, что происходит с повторными заявками. В целом, при ответе пользователю тикет «закрывается», т.е. остается в системе, но перестает постоянно «маячить» перед глазами саппортеров на переднем плане. Когда же письмо приходит в существующий тикет, он «открывается» и снова становится виден. Повторные заявки не проходят через первую линию - тикет открывается в той очереди, из которой был отправлен предыдущий ответ.
Первая линия
Весь поток новых заявок попадает именно сюда. На первой линии решаются наиболее простые, типовые проблемы, заявки распределяются по соответствующим очередям (например, существуют такие очереди как «Восстановление пароля», «Проблемы почтовых программ» и т.п.). Одна из основных задач первой линии - получить от пользователя информацию, достаточную для решения проблемы на второй линии. Также первая линия представляет собой своеобразную группу быстрого реагирования, т.к. находится на переднем крае получения обратной связи от аудитории, первой улавливает любые признаки возможных проблем и неполадок.На первой линии все возможные действия с тикетами объединены в «цепочки», т.е. «в один клик» сотрудник может выбрать нужную последовательность действий:
- отправляет уточняющий вопрос пользователю
- отправляет ответ на простой вопрос
- закрывает тикет (если это, например, спам)
- передает проблему на вторую линию в нужную очередь
- только действия «в один клик»
- мало вариантов возможных действий (порядка 50). Чем их меньше - тем быстрее обрабатывается тикет, тем меньше вероятность ошибки
- самые частые действия должны быть максимально доступными
- подсказки
Предположим, далее заявка попадает на вторую линию. Важно отметить, что прежде чем попасть в «руки» специалистам второй линии, все проблемы распределяются по очередям, что упрощает жизнь тем, кто будет с ними разбираться в дальнейшем, а также позволяет получать важную информацию - по каким направлениям возникает больше сложностей, а также отслеживать общую динамику потока заявок.
Вторая линия
Вторая линия состоит из четырех групп и работает со своим набором очередей:- Группа «Пароли» : работает с проблемами доступа к аккаунтам. Существует специальный интерфейс, с помощью которого осуществляется проверка данных пользователя. Стоит отметить, что вся персональная информация пользователей скрыта от сотрудников, система лишь показывает совпадение или несовпадение присланных данных с реальными. На основании достоверности присланных данных, истории запросов и изменений в почтовом ящике и принимается решение о восстановлении доступа к аккаунту.
- Группа «Веб» (исторически возникшее название, хотя группа занимается более широким спектром проблем): вопросы по веб-интерфейсу, настройкам почтовых программ, работе сервисов - весь спектр вопросов, кроме проблем доступа к аккаунтам. Иногда проблема недостаточно хорошо описана или не воспроизводится - в таком случае тикет передается «Солверам».
- Группа «Солверы» : решение наиболее сложных и нетипичных вопросов, требующих не только детального общения с пользователем, но и взаимодействия с техническим отделом. Сотрудники обладают более глубокими техническими знаниями. Задачи техническому отделу ставит именно эта группа.
- Группа «Abuse» : работа с запросами вебмастеров, жалобами на фишинг, спам, вопросы доставки почты и т.д. Группа «Abuse» не только работает с запросами пользователей, но и закрывает ящики мошенников, блокирует фишинг-ссылки, взаимодействует со спам-аналитиками. В отдельный приоритетный поток выделены письма, поступающие на [email protected] с сообщениями о потенциальных уязвимостях.
Хочется отметить, что если первая линия ориентирована на массовость и скорость ответов, то вторая линия подходит к каждой проблеме пользователя индивидуально. Главный критерий работы второй линии - то, насколько быстро пользователь получит ответ, который его удовлетворит. Все ответы, которые отправляют работники второй линии службы поддержки, пишутся непосредственно под проблему конкретного пользователя.
Учим, наставляем, развиваем
Все линии и группы постоянно находятся в тесном контакте друг с другом, существует постоянный поток обмена информацией. В частности, есть специальные конференции в Mail.Ru Агенте, в которых анонсируются обновления и нововведения, первая линия советуется со второй по оперативным вопросам, сигнализирует о тревожных «звоночках», которые могут быть индикаторам потенциально больших проблем. Кроме того, в рамках этих конференций менеджеры продукта сообщают о «выкладках» новых фич, что позволяет саппорту приготовиться к наплыву запросов того или иного типа, а также предоставить в проект оперативный фидбек.Также в рамках саппорта существует своя внутренняя база знаний, построенная на Wiki-платформе. Там не только собраны и постоянно обновляются внутренние инструкции, регламенты, полезная информация для новых сотрудников (все это радикально упрощает период адаптации вновь приходящих сотрудников и помогает им стать максимально эффективными в короткие сроки), но и постоянно накапливаются кейсы, методы решения типичных проблем, добавляются разнообразные how-to`s и т.д. Например, у нас выделен отдельный человек, отвечающий за актуальность документации по функциональным особенностям проекта.
Раз уж мы затронули вопрос прихода новых сотрудников, все новички проходят через четыре этапа обучения:
- Человеку выдается документация - он ее читает, формулирует список вопросов.
- Обучаемому выделяется «тренер». Они садятся вместе, тренер работает - новичок смотрит. Его задача на этом этапе - пытаться понять по смыслу, о чем тикет и что надо с ним сделать (он не обязан помнить конкретный ответ или конкретное действие, его задача - понимание).
- Новичок пробует отвечать вместе с тренером - тренер корректирует при необходимости его действия.
- Отвечает под присмотром тренера.
Также существует так называемое «ротационное обучение», когда люди на несколько смен перемещаются между разными линиями и группами, что способствуют лучшему пониманию сложностей, возникающих в работе друг друга, улучшает понимание процесса решения проблем - и, конечно, повышает командный дух.
Кстати, о мотивации. Существуют определенные наборы показателей, по которым оценивается работа специалистов в саппорте («стахановцы», само собой, получают бонусы) - причем как положительные, так и отрицательные (ставятся минусы за ошибки, например, некорректный форвард проблемы, что может серьезно затормозить получение пользователем конечного решения).
Несколько слов про Abuse
Значительную долю аудитории «Хабра» составляют люди, которые так или иначе работают над интернет-проектами. Наверняка для многих из вас вопросы взаимодействия с целевой аудиторией, работающей с ящиками на mail .ru - весьма актуальны.Все письма от веб-мастеров, рассыльщиков, владельцев сайтов и т.д. - всех тех, кто отправляет почту «неличного характера» на mail.ru - обрабатывает специально выделенный человек. Он ориентирован на то, чтобы качественно обработать все письма, приходящие на специально для этого предназначенный адрес [email protected], решить каждую проблему.
Порой недопонимание возникает из-за того, что люди, обращающиеся с проблемой на этот адрес, предоставляют слишком мало технической информации, необходимой для решения вопроса. А для качественного решения проблемы нам ее действительно нужно немало - коды ошибок, оригиналы писем и т.д. Пожалуйста, отнеситесь с пониманием;)
Если же у вас все-таки возникли непреодолимые сложности в общении с abuse - не молчите, а напишите об этом в комментариях к этому посту. Я лично расследую все особо сложные случаи.
Что будет завтра
Достигнутые результаты позволяют говорить, что мы движемся в верном направлении. Кроме помощи пользователям саппорт дает постоянный поток обратной связи для переработки, улучшения и расширения раздела Помощи (http://help.mail.ru/mail-help), и вообще - продукта как такового в целом. Мы понимаем, что у нас еще есть нерешенные проблемы, работа ряда процессов далека от идеала. Но мы планомерно идем по пути их решения.Уже сейчас в новую структуру поддержки переносятся службы других проектов, в первую очередь Моего Мира, Агента, Поиска, ICQ и др.
Планируется пересмотреть структуру KPI и сделать их еще более амбициозными. Скорость ответа на запрос пользователя - не единственный важный параметр, на который стоит ориентироваться. В оценке эффективности службы мы стремимся ориентироваться не столько на количество и качество отправленных пользователям писем, сколько на факт реального решения проблемы (побудившей пользователя написать нам). Основываясь на этой идее, мы и строим систему сбалансированных показателей и метрик работы службы, опираясь в том числе и на отраслевые практики, такие как ITIL и COBIT. Добавить метки
Для того, чтобы написать Mail.ru и сообщить о какой-либо проблеме, нужно сделать следующее:
- Обратиться с вопросом по электронной почте
- Также хорошо изучите справочную службу Mail.ru, так как в ней даются ответы на многие актуальные вопросы. Ответа от Мэйл можно ожидать довольно долго.
На сайте майл ру есть опция Обратная связь,внизу страницы, там и можно спросить у них, они отвечают, но это как бы даже и не опция, и не ответ, а так, фикция. Добиться вразумительного ответа от mail.ru - невозможно , поддержка слабая, отвечают какой-то бред, в суть вопрос не вникают вообще, переписываться с ними можно годами. Майл ру спам пропускают сотнями , фильтра у них нет на спам, а вот письма от организаций, даже государственных не доставляют, я сталкивалась с таким неоднократно.
Добрый день, если вам понадобилось обратится в поддержку mail.ru, то вам нужна вот эта их страница . Там есть специальная форма, при помощи которой вы можете обратится к сотрудникам данной компаниию Также можно отправить письмо на элекронный адрес:
Адрес почты техподдержки mail.ru (майл.ру) выглядит так , написать можно туда. Но прежде чем написать им нужно ознакомится с определенными формами обращения, возможно там есть ваша проблема, по которой вы хотели обратиться. С этими формами можно ознакомиться здесь, и решение вашей проблемы будет намного быстрее.
В свое время пришлось написать в службу техподдержки, но там направили на ту страничку, ссылка которой приведена выше.
Написать в службу поддержки майл.ру бывает очень проблематично, поскольку форма для обратной связи часто вызывает затруднения с заполнением. Связаться с технической поддержкой mail.ru можно по электронной почте: или e-mail: .
Для того, чтобы написать в службу поддержки майл.ру, нужно знать два адреса, где вам могут ответить и Но есть специальная форма для получения обратной связи. Ее вы сможете найти здесь
mail.ru имеет множество проектов и каждом есть свой центр поддержки пользователей, но что бы написать в поисковик mail.ru или же просто почту, вам следует на своем аккаунте найти ссылку на клавишу Служба поддержки и написать туда интересующий вас вопрос.
У mail.ru достаточно много продуктов, и у каждого проекта своя служба поддержки. Чтобы обратиться в службу поддержки на счет поиска mail.ru, пролистайте страницу вниз и нажмите на:
Если возникли проблемы с почтой mail.ru, обратитесь сюда.
Вопросы с Mail Агентом решаются здесь, а с социальной сетью Мой Мир - здесь.
Написать в службу поддержки mail можно посредством формы для обратной связи, которую вы найдте здесь. Также можно связаться с техподдержкой и посредством электронной почты. Для этого вам нужно написать письмо на адрес либо же на адрес e-mail:
Второй вариант более приоритетен, так как через обратную связь не всегда можно дождаться ответа.
Ответить на секретный вопрос введите правильный ответ на вопрос, код с картинки и нажмите Восстановить пароль. Если ответ окажется верным, то вам предложат ввести новый пароль от данного почтового ящика. Если вы не помните ответ на секретный вопрос, нажмите Я не помню ответ вам предложат альтернативный способ восстановления;
Отправить ссылку для восстановления пароля на дополнительный e-mail адрес выберите e-mail адрес, на который вы хотите выслать ссылку для восстановления, и нажмите Восстановить. На выбранный адрес будет отправлена ссылка, перейдя по которой вы сможете изменить пароль от почтового ящика. Если у вас нет доступа к указанным почтовым ящикам, нажмите У меня нет доступа к указанным ящикам вам предложат альтернативный способ восстановления;
Отправить код для восстановления пароля на номер мобильного телефона выберите номер телефона, на который будет отправлено SMS с кодом для восстановления и нажмите Получить код по SMS. Введите полученный код в соответствующее поле, и вам будет предложено ввести новый пароль от данного почтового ящика. Если у вас нет доступа к указанным телефонам, нажмите У меня нет доступа к указанным телефонам вам предложат альтернативный способ восстановления.
После того как вы установите новый пароль, вам предложат проверить персональные данные, которые необходимы для восстановления пароля в будущем. Подтвердите данные, нажав Да, или удалите их, нажав Нет, соответственно. Обратите внимание, что таким образом необходимо уточнить все данные на странице.
Загрузка...
