Средства защиты документов microsoft office. Системная защита приложении MS Office

Возможно, значительная часть вашей работы и проектов выполняется онлайн. Но и вам, и вашему начальству может быть непросто распределить очерёдность задач по степени их важности.

Отсюда необходимость применения менеджерами различных приложений для совместной работы онлайн. Более того, именно тогда им приходится прибегать к помощи средств управления заданиями.

Средства обеспечения условий для совместной работы онлайн помогают вашим менеджерам, команде сотрудников и вам самим постоянно держаться в курсе хода реализации проектов, который может меняться и за которым вы не всегда можете уследить.

Если указаний по ведению проекта поступает много, если они обновляются и корректируются, как и сам проект, то все эти обновления сразу отображаются в панели управления. Перед вами обзор 10 приложений для совместной работы, которые могут пригодиться вам, как менеджеру по ведению проектов.

1. Ведение заметок: Producteev

Бесплатный сервис

Вам нужно отслеживать ход выполнения заданий, а заодно “собрать в кружок” участников вашей команды? Опробуйте Producteev в деле. Producteev – социальная платформа управления заданиями, позволяющая оповещать сразу нескольких человек о важных аспектах выполнения текущих задач. Producteev позволяет вам вести сколько угодно проектов, оповещать о подробностях и обновлениях хода их реализации столько групп и отдельных участников, сколько вы решите включить в список.

2. Виртуальная рабочая среда: Podio

Сервис, бесплатный не более чем для 5 сотрудников

Социально-сетевые средства обеспечения условий для совместной работы, подобные Podio, позволяют вам отвести на онлайн-платформе “уголок” для общения с сотрудниками. Обменивайтесь рабочими материалами с теми, кому разрешён к ним доступ. Обсуждайте дела и не только с участниками вашей команды здесь, как в обычном рабочем кабинете, с той лишь разницей, что он действует онлайн. Оптимальный сервис для многочисленных рабочих коллективов.

3. Сеанс конференции: Conceptboard

Сервис, бесплатный не более чем для 25 пользователей

Conceptboard – лёгкая в обращении централизованная платформа обмена сообщениями вживую, позволяющая вам делиться сведениями с командой сотрудников через их публикацию на общей “доске”. Сеансы живой переписки открывают всем участникам конференции участки “доски”, просматриваемые в данный момент другими. Оптимальный сервис для виртуальных управленцев и участников команды, которые не могут лично посещать рабочие встречи или конференции.

4. Выборочная командная работа: Basecamp

Сервис, бесплатный для преподавателей и учащихся, разрабатывающих учебные проекты

Basecamp предоставляет пользователю возможность выбирать, кому из участников команды открыть доступ к просмотру деталей конкретных проектов, а кому закрыть. Удобный для каждого способ координировать ход реализации проектов через контроль доступа к файлам, приглашение к участию в развёрнутых обсуждениях и множество прочих приёмов. Basecamp – оптимальное приложение для управленцев, желающих скрыть определённые сведения и файлы от некоторых сотрудников, обеспечить выборочный допуск к ним.

5. Мультизадачный режим: Binfire

Сервис, бесплатный не более чем для 3 пользователей

Сервис Binfire очень похож на Producteev, с той лишь разницей, что собственные приложения Binfire снабжены ещё и общей интерактивной “доской” для обмена данными вживую и календарём. Binfire обеспечивает вам удобство работы в многозадачном режиме на одном месте. Binfire поддерживает показатели социально-сетевой активности, повышая интенсивность профессиональных контактов онлайн на личном уровне, предоставляет вам возможность использования других сервисов творческой и практической направленности.

6. Лёгкость использования: Google Apps для предприятий

Сервис, бесплатный для пользования в течение 30 дней

Приложение Google Apps, наверное, одно из наиболее часто используемых вами и вашим менеджером. Лёгкость его использования позволяет даже малочисленным командам задействовать его безо всяких сложностей. Google Apps позволяет вам хранить файлы, обмениваться ими, конструировать сайты проектов и шаблоны. Сервис предоставляет вам возможность обмена сгенерированными вами вместе с вашей командой проектами в профессиональных и личных целях.

7. Отслеживание неполадок: Goplan

30 дней бесплатного пробного пользования

Goplan позволяет вам не только планировать ход реализации проектов, упорядочивать задания и файлы в одном месте, но и отслеживать возникающие при пользовании аккаунтом неполадки, генерировать запросы на их устранение. Оптимальный сервис для коллективов, задействующих средства управления совместной работой. Приложение обеспечивает быстрое рассмотрение обращений клиентов через систему отправки запросов, тем самым повышая уровень обслуживания – а когда клиент доволен, он от вас не уходит. Goplan также позволяет вашим управленцам отслеживать историю обращений клиентов по поводу неполадок, которые пришлось устранять вашей команде.

8. Управление в реальном времени: Glip

Сервис бесплатный, но лимитированный – 10,000 сообщений на одного человека

Glip, по сути своей, это современный сервис делового общения, чьи возможности расширены за счёт встроенных функций. Он не только обеспечивает лёгкость взаимодействия, но и запросто встраивается в структуру ресурсов. Приложение удобно для управления контентом, для ведения маркетинговых проектов и распределения рабочей нагрузки команды, но главная его особенность в бессбойности и простоте использования. Среди отличительных функций Glip также компактный редактор документации совместного пользования Notes, плюс возможность участвовать в работе над проектами неограниченного количества сотрудников и приглашённых пользователей.

9. Расширение бизнеса: Worketc

Если вы – владелец малого предприятия, но хотите поднять дело на более высокий уровень, то вам стоит подумать об использовании Worketc. Сервис обеспечивает предварительный просмотр условий перевода бизнеса из разряда мелких в средние и в крупные. Он содержит платформу для управления проектами и взаимодействия с клиентами, поддерживает систему выписки накладных и оформления продаж. Поддержка системы выписки накладных и оформления продаж предоставляет вашим управленцам и сотрудникам возможность легко задействовать дополнительные настраиваемые инструменты для продвижения контента на рынке.

10. Делу венец: ProWork Flow

14 дней бесплатного пользования

Применения базовых сервисов рыночного продвижения в социальных сетях иногда бывает недостаточно для успешного распределения рабочей нагрузки внутри вашей команды. Если под вашим началом большой коллектив и объём работы у вас тоже велик, то ProWork Flow с его функционалом нового поколения вам пригодится. Приложение поможет вам отслеживать ход и обновлять данные сразу ряда проектов нескольких сотрудников – одновременно и в одном месте. Среди прочих функций сервиса отображение рабочей загрузки команды для удобства просмотра в инструментальной панели, а также временная шкала и табель, с которыми учёт затрат времени вести легче лёгкого.

список веб-приложений, которые помогут организовать работу команд удаленного сотрудничества и совместной работы над проектами и документами.

Google Docs заслуживает уважения за распространение идей совместной работы в массы. Этот сервис включает веб-календарь, документы, таблицы, рисунки и презентации, которые позволяют всем членам команды редактировать один и тот же файл одновременно.

Freemium-версии - в наличии

Ограничивается свободным пространством Gmail или Google Apps + платные пакеты

Onehub - это веб-приложение, которое предоставляет все необходимое для того, чтобы легко и безопасно обмениваться файлами и совместно работать с ними в Интернете. Сервис позволяет обмениваться большими файлами и видео, иметь доступ к общим календарям, спискам задач и командным обсуждениям.

Freemium-версии - в наличии

Бесплатно выделяемое пространство - 1 Гб

Сотрудничество в реальном времени - да

Неограниченное количество пользователей - да

Socialcast является мощным инструментом для повышения эффективности предпринимательской деятельности. Он представляет собой платформу совместных микроблогов, которая объединяет людей вашей компании, данные и приложения в режиме реального времени.

Freemium-версии - в наличии

Бесплатно выделяемое пространство - не указано

Сотрудничество в реальном времени - да

Неограниченное количество пользователей - нет

Несмотря на свое название Central Desktop (Центральный рабочий стол), сервис не является полноценной операционной системой в облаке. Платформа Central Desktop основана на облачном социальном сервисе. Сервис улучшает способы человеческого общения и обмена информацией для достижения успеха в бизнесе. Central Desktop дает возможность управлять проектами, командами и документами с помощью одного мощного и безопасного приложения, которое работает как внутри, так и за пределами брандмауэра.

Freemium-версии - в наличии

Бесплатно выделяемое пространство - 1 Гб

Сотрудничество в реальном времени - да

Неограниченное количество пользователей - нет

Сервис WizeHive является платформой для совместной работы, которая позволяет группам людей разговаривать, обмениваться заметками, задачами, календарями, файлами и другой информацией в безопасной закрытой рабочей среде. Информация может размещаться как при работе с сайтом WizeHive, так и с помощью электронной почты, Twitter или мобильных устройств.

Freemium-версии - в наличии

Бесплатно выделяемое пространство - 3 Гб

Сотрудничество в реальном времени - да

Неограниченное количество пользователей - не указано

Feng Office позволяет компаниям управлять задачами проекта, выставлением счетов, документами, общаться с коллегами, клиентами и поставщиками, планировать встречи и события, и обмениваться электронной информацией любого вида. Менеджеры и руководители могут получить четкую картину о состоянии проектов и обслуживании клиентов, для этого на сайте можно размещать документы и обсуждать их совместно.

Freemium-версии

Бесплатно выделяемое пространство - не ограничено

Сотрудничество в реальном времени - да

Неограниченное количество пользователей - да

ProjectPier является свободным веб-приложением с открытым исходным кодом для управления задачами, проектами и командами через интуитивно понятный веб-интерфейс. Он может быть загружен бесплатно и установлен на ваш собственный веб-сервер. ProjectPier поможет сотрудникам вашей организации общаться, совместно работать и добиваться своей цели. Сервис выполняет те же задачи, что и другие продукты по управлению проектами, но он более свободен и масштабируем за счет собственного хостинга.

Freemium-версии - бесплатная версия доступна при размещении на собственном сервере.

Бесплатно выделяемое пространство - не ограничено

Сотрудничество в реальном времени - да

Неограниченное количество пользователей - да

Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок - тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».

Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:

1. Обозначения должны быть понятны всем участникам.
2. Должны храниться все (важные) версии документов.
3. Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
4. Доступ к документам должен быть управляемым.
5. Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.

Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем - к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.

Поэтому давайте вознесемся в облака - именно там сейчас происходит самое интересное.

1. Google Drive

«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.

1. Google Docs - это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
2. Google Sheets - это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
3. Google Drive сам по себе - инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.

Плюсы Google Drive

1. Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.

Минусы

1. Систему учета - вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля - придется создать самим.
2. Не всех устраивает использование столь открытой платформы - все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.

Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками - вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно - экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.

Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.

2. Trello

Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно - и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д. Из интересного - в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce. Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать - оставлять новые комментарии и т.д.

Плюсы решения:

1. Trello - очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
2. Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.

Минусы:

1. Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
2. Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.

3. Worksection

Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов - и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.

Источник: worksection.com

Для каждого файла вы можете сделать описание, выбрать метки (например, need review, urgent! и др), ограничить доступ - т.е. сделать файл видимым только для определенных пользователей. Если вы создаете задачу или комментарий с ограниченной видимостью, не для всех, то прикрепленные туда файлы автоматически получают те же настройки приватности.

Все файлы проекта можно сортировать по разным критериям: типу, дате, задачам, размеру, названию. Можно просмотреть только файлы, которые относятся к невыполненным задачам, а можно - все.

Вы также можете удалить, скачать, назначить метки группе файлов, просто выделяя их в разделе.

Новые версии документов можно загружать к старым - для этого достаточно навести мышкой на старый файл и нажать на значок слева от него. Новый документ загрузится и займет верхнее место в списке. При этом старая версия тоже сохранится.

Источник: worksection.com

Фишка решения - в продвинутом тарифе вы можете подключить собственное FTP-хранилище. Тогда лимитов на загрузку файлов не будет вообще.

Плюсы решения:

1. Worksection - современная система с широкими возможностями по управлению проектами и файлами. Фактически вам доступен весь функционал для удобной совместной работы.
2. Отдельно отмечу расчет затрат - если определить стоимость часа работы специалиста, вы можете видеть себестоимость каждой отдельной задачи.
3. Удобный интерфейс, возможность назначить дедлайн для всего проекта, не только по задачам. Наглядно виден % затраченного времени, комфортно контролировать.

Минусы:

1. В бесплатной версии у вас всего 2 активных проекта и 50 Мб на диске для файлов. 10 Гб включены уже в корпоративный тариф, по цене 49$ в месяц. При этом тоже есть ограничение по активным проектам - 50 штук. Нам кажется, что даже для средней компании 50 проектов и 10 Гб недостаточно. Премиум стоит 99$, но и там активные проекты ограничены - 100.

4. Мегаплан

В Мегаплане реализован отдельный модуль «Документы», который позволяет хранить файлы с различным уровнем вложенности. Для каждого документа вы можете настроить видимость - открыть доступ только определенным сотрудникам.

При редактировании новый вариант файла допустимо загрузить к старому как версию. Сотрудники могут подписаться на уведомления о загрузке новой версии - по почте, SMS, в строке информера, каждый определяет это сам в настройках.

Источник: help.megaplan.ru

Текстовые документы можно создавать прямо в Мегаплане . Но просматривать и редактировать их можно будет тоже только в Мегаплане, нельзя скачать в каком-то другом формате.

Также в программе предусмотрены шаблоны для типовых документов.

Источник: help.megaplan.ru

Плюсы Мегаплана:

1. Удобный и достаточно простой интерфейс.
2. Возможности бесплатной работы для 10-ти пользователей, в том числе работы с документами.

Минусы Мегаплана:

1. Нет полноценной возможности создавать разные типы документов прямо в системе.
2. Стоимость тарифа всего на 10 пользователей достаточно высока - порядка 250$ за «все включено».

5. Битрикс24

Это комплексное решение с CRM-системой для бизнеса, где хорошо продуманы все возможности для совместного доступа и редактирования документов. К каждой задаче и комментарию вы можете прикреплять файлы - с компьютера или же с любого дискового хранилища, а также сразу создавать новые файлы в Google Docs или Microsoft Office Online.

Совместное редактирование документов онлайн доступно в . Если вы редактируете загруженный документ через Google Docs, можно его прикрепить к комментарию - и появится строчка о том, что пользователь загрузил новую версию документа. В Битрикс24 реализован умный поиск - все документы легко искать по названиям или проектам, выводятся подсказки.

Файлы, относящиеся к каждому проекту, можно сортировать по дате, по названию, по размеру. Приватность устанавливается также согласно настройкам папки проекта, где хранится документ. Вы можете запретить редактирование всем, кроме автора задачи.

Фишка Битрикс24 - каталог приложений. Например, бесплатно можно установить «Конструктор документов», который помогает создавать типовые файлы в форматах.docx, .pdf. Шаблоны легко редактируются, их можно отправить по электронной почте, вести журнал сохраненных документов.

В Битрикс24 к каждой задаче прикрепляется ссылка на документ, который пользователи могут совместно редактировать, комментировать и обсуждать в рамках задачи. Проще всего хранить документы на системном диске. Если по каким-то причинам вас не устраивает Битрикс24.Диск, можно использовать вместо него любое другое облачное хранилище. Но это удобно не всем и не всегда.

Плюсы Битрикс24

1. Почти все возможности (кроме блокировки документов и отключения публичных ссылок на них) доступны в бесплатной версии комплексного решения. Также доступно 5 Гб в облачном хранилище. А за 199$ (верхний тариф) вы получаете неограниченный объем. Плюс экономия на лицензионных офисных программах.
2. Большой выбор приложений для оптимизации работы с документами.
3. Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
4. Широкий функционал - в одном решении вы получаете все нужное для электронного документооборота.

Минусы решения:

1. Настройки приватности файла задаются через группу или задачу, к которой он привязан, файл нельзя сделать видимым или невидимым для определенных пользователей, просто поставив метку.
2. Нет функции добавления краткого описания к файлу.

Подведем итоги

Если у вас немного проектов и участников, а требования к документам не слишком сложны, можно остановиться на самом простом решении - например, Trello и подобные. Для простой работы с задачами этого вполне достаточно - каждый прикрепляет нужные файлы и при необходимости их заменяет.

Если речь идет о полноценной совместной работе и онлайн-согласовании, нужно рассматривать комплексные решения - такие, как и аналогичные системы управления. Все их возможности надо анализировать и сравнивать, а затем выбирать, опираясь на тот функционал, который вам нужен.

И пара советов - которые пригодятся при работе в любой системе:

• Даже если вы используете сложную систему, которая «сама все упорядочит», следите за тем, чтобы документы и задачи назывались по одинаковым правилам. Это упростит навигацию по проектам.
• Разделяйте доступы - рабочие документы стоит хранить во внутренних группах, а клиенту отдавать уже чистый документ без комментариев и правок.
• Лайфхак : если вы используете Ворд в режиме редактирования, не забудьте перед отправкой файла зайти в Рецензирование и принять все исправления. Иначе клиент может заметить, как вы несколько раз поменяли сроки или цену.

Чтобы организовать работу команды и отслеживать статусы задач, есть много онлайн-сервисов. Одни больше подходят для IT-разработок, другие — для дизайнеров. Мы собрали основные системы, описали принцип их работы и взяли комментарии у тех, кто с ними работает.

Как выбрать сервисы для командной работы

Внешним клиентам предоставляется доступ к определенным задачам без регистрации.

Пользователи приложения назначают дедлайны, проводят обсуждения, загружают файлы к каждой карточке. Члены рабочей группы видят изменения в реальном времени, могут архивировать карточки.

Есть приложения для iOS и Android.

Базовая версия (одно улучшение, файлы до 10 Мб) бесплатная, минимальная платная — $9,99 в месяц за пользователя при годовой оплате.

Преимущества Trello

Традиционно списки делятся на этапы «что в работе», «что выполнено», «что надо сделать», но можно называть их по-своему и создавать дополнительные разделы.

Изменения в проектах видны в реальном времени, есть возможность контролировать, кто из пользователей просматривает задачи.

Карточки и комментарии можно создавать по электронной почте. Trello загружает вложения с почты в приложение, можно работать, не открывая программу.

Дополнительные возможности (powerups) позволяют голосовать за карточки, подключать другие сервисы (Evernote, Google, Dropbox и прочие), видеть «стареющие» карточки, с которыми давно не работали, устанавливать обратный отсчет для дедлайнов.

Компании, которые пользуются Trello: Adobe, Pixar, Google.

Доступно для iOS и Android.

Базовая версия до 5 пользователей бесплатна, минимальный платный аккаунт — $9 в месяц.

Преимущества Podio

Удобная система CRM — позволяет вести профайлы существующих и потенциальных клиентов, сохранять информацию о документах по сделкам и их реализации.

База документов — шаблоны презентаций, договоров, ссылки на видео и другие материалы. Их можно искать по фильтрам и ими можно делиться с внутренними и внешними пользователями.

Работу и финансовые результаты каждой группы можно контролировать по «живым» графикам производительности.

Есть интеграция с Google Drive, Dropbox, Evernote и другими сервисами и десятки расширений: для создания диаграмм Гантта, учета времени и прочего. Открытый API для подключения Podio к другим инструментам.

Volvo, Sony, Sotheby’s, NFL.

Есть система учета рабочего времени и отчетности. Сервис подходит для крупных компаний.

В сентябре 2018 года Bitrix24 запустил масштабное обновление. Среди новинок — управление системой при помощи голосовых помощников Яндекс, Google, Amazon и Apple, прогнозы конвертации привлечения клиента в сделку и специальные чаты для быстрого обсуждения сделок.

Есть приложения для iOS и Android.

Базовая версия до 12 пользователей и до 5 Гб в облаке бесплатная, минимальная платная — $39 в месяц (но в рублях дешевле в два с лишним раза — ₽990 в месяц).

Преимущества Bitrix24

Многофункциональность — можно как составлять отчеты для руководителей, так и добавлять фотографии с корпоративных мероприятий.

Можно использовать в качестве CRM-системы, анализировать каналы привлечения клиентов, с ноября 2018 отслеживать эффективность работы менеджеров.

Работает по принципу социальной сети, дает коллегам возможность для общения — в чатах и с ноября 2018 в видеозвонках.

Синхронизируется с 1С, можно подключить каталог товаров из Instagram в CRM и работать с заказами оттуда, быстро создавать почтовые рассылки, sms и звонки с товарными предложениями.

Компании, которые пользуются Bitrix24: Xerox, Samsung, Volkswagen.

Jira позволяет назначать ответственных за проекты и отслеживать степень готовности задач в реальном времени. У Jira интуитивный интерфейс. Особенность платформы — в особых названиях ключевых элементов процессов. Эпики здесь — это большой объем работ, который разделяется на задачи, а стори — это небольшие задачи.

Доступно для iOS и Android.

Бесплатной версии нет, но есть пробный доступ на 7 дней. Доступ для команды до 10 пользователей стоит $10 в месяц, для 11-100 человек — $7 в месяц.

Преимущества Jira

Выбор шаблона досок — Scrum или Kanban — в зависимости от задач, опыта гибкой работы и жесткости управления персоналом проекта.
Можно вести Agile-планирование и делать прозрачную отчетность; отслеживать состояние релизов и расставлять приоритеты.

Можно импортировать данные из Asana, Trello, MS Project и подключать другие сервисы из коллекции приложений.

Можно работать в облаке, а можно использовать на собственном сервере — это удобно, если проект крупный и важный, а полагаться на мощности чужих серверов нельзя.

Компании, которые пользуются: Square, eBay, Spotify, Sisco.

Пользователи могут создавать групповые и личные чаты, беседы для отдельных проектов, обмениваться файлами. Для звонков используется Skype for Business. К концу 2018 года Microsoft Teams представит важную функцию — во время видеоконференций фон будет размытым. Это крайне удобно для тех, кто находится в людном месте.

Доступно для iOS и Android.

Базовая версия с минимальным функционалом бесплатная, минимальная платная — $5 в месяц за пользователя при годовой оплате.

Преимущества Microsoft Teams

Удобен для пользователей Office 365 — подключается ко всем программам этого сервиса. Но пользоваться Teams бесплатно могут все.

Задачи раздаются через интегрированный Planner; можно составлять график смен и меняться ими в реальном времени; можно работать с документами в приложении.

Можно подключить Asana, Trello, другой планировщик задач или приложение.

Компании, которые пользуются Teams: Microsoft, Deloitte, ConocoPhillips.

Сотрудники общаются лично или в группах, обмениваются файлами и ссылками. Для разных тем есть отдельные каналы, при отправлении ссылок видно превью.

Есть приложения для Android и iOS.

Базовая версия (интеграция с 10 сервисами, история 10 тыс. сообщений) бесплатная. Минимальная платная — $6,67 в месяц за пользователя.

Преимущества Slack

Можно создать несколько чатов и отключить уведомления для всех или некоторых из них. Можно совершать голосовые и видеозвонки, делиться во время них рабочим экраном.

При получении вложенных файлов, в том числе изображений и PDF, можно настроить предпросмотр. А еще — возможность сохранять Google-документы на своем Google-диске.

Компании, которые пользуются Slack: AirBnb, LinkedIn, Samsung, LABA.

Сергей Куликов , директор по стратегическому маркетингу www.book24.ru, группа «Эксмо»:

Книжный онлайн-магазин Book24 — молодой проект, и на старте мы пользовались почтовыми сервисами для обмена информацией, а данные хранили в Google Docs. Но когда нужно было быстро решить вопрос или ввести в курс дела новых сотрудников, этих инструментов было недостаточно.

В этом году начали пользоваться Slack — он стал нашей главной средой для коммуникации, хранения знаний и информации об изменениях.

Тут можно систематизировать обмен мнениями по проектам, подключить Google Docs и другую нашу систему для управления проектами компании — Redmine.

Сложность была только в том, что не все сотрудники оказались морально готовы менять привычную среду коммуникации на оптимальную. Но это нормально и лечится временем.

Я бы посоветовал Slack стартапам — когда нужно видеть все процессы, а документов и данных в принципе не очень много. Крупные компании из-за боязни потерять данные попросту не смогут им пользоваться — если случится какой-то сбой, восстановить базу данных будет невозможно.

Этот инструмент помогает понять, какое время команда тратит на выполнение задач — а это очень важно, чтобы проводить внутренний анализ бизнес-процессов. Можно вести временной учет своих и коллективных проектов, переключаясь между ними.

Есть возможность подключить разную тарификацию для разных задач.

Управление приложением при помощи Siri — можно дать айфону голосовую команду открыть приложение и остановить таймер, и действие синхронизируется с программой на компьютере.

Инна Макотерская , специалистка по проектному и операционному менеджменту, соосновательница консалтинга I+J:

Toggle — это time tracking система, которая позволяет вести аналитику своего рабочего времени. Проще говоря, понимать, на что сколько времени вы тратите.

На уровне selfmanagement я могу анализировать эффективность распределения собственного рабочего времени и корректировать его.

На уровне компании toggle дал мне возможность финансового анализа проектов и эффективности команды. Собранные за несколько лет данные позволили мне создать логичную и прозрачную систему ценообразования.

Сама по себе система предельно простая: задача — проект — старт/финиш. Но эта простота дает возможность настраивать собственную архитектуру для сбора данных.

Toggle — бесценный кладезь информации для дальнейшего анализа, развития и принятия решений. Если вам, как мне, близка культура growth mindset — toggle вам в помощь.

Что удобно, toggle можно интегрировать в систему проектного менеджмента — Basecamp, Asana, Podio и другие — и тем самым автоматизировать сбор данных. Преимущества Confluence

Компании, которые пользуются: NASA, Lufthansa Systems, Twilio, Illumina, Netflix.

Неудивительно, что в последнее время все больше людей предпочитают работать из дома, или просто отказываются от командировок и предпочитают поддерживать контакт, используя средства удаленной работы. Именно поэтому вы решили опубликовать обзор инструментов для этого.

• Ta-da List
  Ta-da List — это инструмент для групповой работы со списками. Если вам нужно поддерживать списки внутри команды — это самый подходящий инструмент, который хорошо делает свою работу, но при этом не перегружен функционалом.
• TimeBridge
  TimeBridge — это система управления расписаниями, которая интегрируется с Google Calendar, Exchange и Outlook и облегчает управления расписаниями встреч между живущими в разных часовых поясах людьми.
• Campfire
  Campfire — еще одно детище создателей Basecamp и Backpack, web-приложение, которое объединяет функции чата и службы мгновенных сообщений, которое создано специально для бизнес-применения. Бесплатная версия разрешает одновременное участие не более чем 4-х пользователей, но част этого вполне достаточно.
• Google Docs & Spreadsheets
  Главный элемент любого списка инструментов для групповой работы. — это, наверное, один из лучших на сегодняшний день инструментов для групповой работы. Вы можете как редактировать тексты, так и работать с таблицами вместе со своими коллегами.
• Writeboard
  Если же вы ищите что-то попроще, чем инструменты Google, то вам, безусловно, может понравиться Writeboard — легкое и простое web-приложение, отлично работающее с историей изменений, и позволяющее совместно работать над простыми документами простым и понятным способом.
• Evernote
  Evernote — чудесный инструмент для сохранения всевозможных заметок, имеет возможности совместной работы, так что вы можете отправлять документы от пользователя к пользователю. таким образом можно даже написать целую книгу совместно с другими авторами. Для этого можно, конечно, использовать и Google Docs, но там нет таких возможностей по созданию заметок и цитат из самых разных источников. Хотя возможно совместное использование Google Notebook и Google Docs для тех же целей.
• Mixin
  Упоминавшийся ранее позволяет использовать лишь время, которое все участники обозначили как свободное, Mixin же берет на себя работу по предложению удобного с точки зрения системы времени для всех. Этот инструмент может служить аккомпанементом для TimeBridge , когда участники никак не могут найти общее для всех свободное время.
• Task2Gather
  Существует куча online-систем работы с задачами, но — лучше приспособлена для управления проектами и взаимодействия членов команды чем многие, если не все из них. Если вам нужно приложение которое объединяет и средства по работе с персональными задачами и управления проектами в командах, Task2Gather — хороший выбор.
• MediaWiki
  Wiki уже давно считается чуть ли не самым продвинутым средством групповой работы, сочетая возможности совместного редактирования с возможностями общения, оповещения, групповых рассылок и прочего.
  MediaWiki требует при развертывании и настройке под конкретные нужды, но безусловно окупает это своими богатыми возможностями.
• Delicious
  Если вам приходится работать там, где есть необходимость постоянно оценивать и обрабатывать ссылки в команде, то — лучший инструмент для этого. Добавляя теги вида for:username , вы можете создать список ссылок для просмотра того или иного члена команды, организуя что-то вроде to-do списка.
• WordPress
  Если же вы ищете блог, хорошо подходящий для коллективного ведения, то WordPress после последних изменений является великолепным выбором. Даже не стоит рекомендовать что-либо другое для поддержки коллективного блога. помимо прочего поддерживает управление версиями и потому позволяет легко откатить ненужные изменения и исправить ситуацию в случае каких-либо неприятностей.