Как напечатать прикрепленные к письму документы. Как прикрепить файл к письму

Не многие пользователи интернета (даже опытные) знают значение слова аттач, хотя пользуются такой функцией довольно часто. В переводе с английского это слово обозначает – прикрепить, присоединить, вложить.

Самый простой способ передать информацию другому пользователю это прикрепить файл к электронному письму. Если письмо получено с сообщением о дополнительной информации, находящейся в аттаче, то это означает, что надо найти прикрепленные к этому письму файлы.

Любые файлы: тексты, картинки, – страницы, фото, музыкальные фрагменты могут быть отправлены или получены в качестве аттача (вложения).

Но это теория. Далее мы разберем использование аттача на практике.
Итак, чтобы отправить информацию, нам следует нажать на виртуальную кнопку «Прикрепить файл», расположенную чуть ниже и справа под строками ввода адреса и темы электронного письма. На рисунках ниже для Вашего удобства необходимые элементы выделены желтым маркером.

После этого всплывет диалоговое окно, где вы можете выбрать место хранения файла и сам файл, подготовленный к отправке. В нашем случае это файл «База предприятий», расположенный на рабочем столе, как показано на следующем рисунке.

Чтобы файл загрузился на сервер почтовой программы, можно дважды кликнуть мышью по нужному файлу или выделить файл и нажать на виртуальную клавишу «Открыть», расположенную внизу диалогового окна, как показано на рисунке.

Вы увидите индикатор загрузки документа, как показано на рисунке 4. Немного подождите. Отправлять письмо еще рано.

Когда документ будет загружен на почтовый сервер полностью, Вы увидите графическое обозначение, показанное на рисунке 5. Зеленая галочка возле документа указывает на то, что файл успешно прикреплен. На красный крестик нажимать нужно лишь в том случае, если Вы по каким-либо причинам передумали прикреплять файл.

Внизу документа написан его объем. Большинство , имеют автоматическую настройку, не позволяющую загружать одновременно файлы объемом более 20 Мб. В случае, если норма превышена, письмо сохраняется на сервере в отдельной зоне. Получатель вместо письма придет ссылка на место, где хранится информация, которую можно будет скачать в дальнейшем (здесь применяются хранения данных).
После того, как информация попала на почтовый сервер, письмо готово к отправке. Можно нажимать на виртуальную клавишу «Отправить», отмеченную на рисунке 6.

После успешной отправки письма Вам придет уведомление о том, что письмо нашло своего адресата.

Иногда возникает ситуация, когда вы пишете сообщение в Gmail и хотите прикрепить в качестве приложения старое письмо, отправленное несколько месяцев назад. Большинство людей используют функции копирования и вставки для того, чтобы добавить электронную почту в качестве ссылки. Но это выглядит несколько непрофессионально, а Gmail не имеет функцию, которая позволяет подключить старый адрес электронного письма к вашему новому Gmail сообщению. Сегодня мы покажем вам хороший и действительно удобный способ добавить адрес электронной почты в виде вложения в другую электронную почту в Gmail. Процесс этот прост и не нужно использовать какие-либо сторонние приложения или любое другое расширение Google Chrome. Все, что нужно, так это использовать ваш любимый браузер Google Chrome и аккаунт в Google Drive. Этот метод не будет работать на любом другом браузере, например, на Internet Explorer или Firefox. Теперь давайте посмотрим, как добавлять старые сообщения электронной почты к новому сообщению Gmail, выполнив несколько следующих шагов:

Как мы уже сказали выше, чтобы использовать этот прием, вам нужен браузер Google Chrome и аккаунт в Google Drive. Запустите браузер Google Chrome на вашем ПК и откройте Gmail в вашем браузере. Затем откройте письмо, которое вы хотите использовать как приложение.

Нажмите на "Ответить" (‘Reply ’), в выпадающем меню в верхней правой части страницы выберите "Print . См. скриншот ниже:

Теперь вы увидите экран печати в окне браузера, на боковой панели Print Screen нажмите иконку "Change"в разделе "конечный пункт" (‘Destination’). Отсюда выберите "Сохранить в Google Drive " (‘Save to Google Drive ’) в разделе "Google Cloud Print".

Затем нажмите кнопку "Сохранить" (‘Save ’) в верхней части экрана печати. Теперь E-mail файл сохранится в вашем аккаунте Google Drive как PDF-файл. Для проверки этого PDF файла, войдите в свой аккаунт Google Drive и здесь вы увидите PDF файл.

Вот и все, теперь войдите в свой аккаунт Gmail и пишите новое сообщение. В окне подготовки нового сообщения нажмите на кнопку " Вставить файлы с помощью Drive " (‘Insert Files using Drive ’) для прикрепления из Google Drive ранее отправленного письма в формате PDF.

Инструкция

Откройте проводник Windows двойным щелчком по ярлыку «Мой компьютер» на рабочем столе или нажатием сочетания клавиш WIN + E. Найдите папку, которую нужно отправить, и щелкните ее правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите команду упаковки в архив. В зависимости от установленного архиватора формулировка этой команды может отличаться, но смысл будет одинаков. Например, если вы используете WinRAR, а «Тексты», то упаковки в контекстном меню будет сформулирована так: «Добавить в архив Тексты.rar». Если вы выберите именно эту строку в меню, а не «Добавить в архив», то WinRAR без дополнительных вопросов создаст файл Тексты.rar и поместит в него папку вместе с содержимым.

Убедитесь, что размер полученного архива не слишком велик для отправки электронной почтой. Практически все публичные веб-сервисы имеют на размер отправляемых файлов. Если ваша папка в упакованном виде не укладывается в заданный лимит, то архив надо разбить на несколько частей. Если вы используете WinRAR, то rar-файл можно преобразовать в многотомный архив. Для этого откройте его двойным щелчком, нажмите сочетание клавиш ALT + Q и щелкните кнопку «Сжатие». В левом нижнем углу окна настроек сжатия есть поле с названием «Разделить на тома размером (в байтах)» - укажите в нем предельное значение веса каждого отдельного . Например, для ограничения в 15 мегабайт впишите туда "15 m" (без кавычек). Потом нажмите кнопку «OK» и в следующем окне такую же кнопку. Архиватор перепакует вашу папку в несколько файлов, а исходный удалит и представит отчет о проделанной работе. Закройте оба оставшихся открытыми окна WinRAR - архив готов к отправке.

Создайте письмо, в котором будете отправлять заархивированную папку. Если вы используете установленную в программу почтового клиента, то для к письму подготовленных файлов достаточно выделить их в проводнике и перетащить на текст письма мышкой. А при использовании какого-либо из почтовых -сервисов (Gmail.com, Mail.ru и т.д.), найдите в его интерфейсе ссылку для прикрепления . Например, в сервисе Gmail она помещена под полем ввода темы письма и снабжена пиктограммой скрепки с надписью «Прикрепить файл». Щелкните ее, нажмите кнопку «Обзор», найдите первый из файлов архива и кликните кнопку «Открыть». Если файлов больше одного, то воспользуйтесь следующей строкой прикрепления файла - она появится ниже с надписью «Прикрепить еще один файл».
Когда архива будут прикреплены к письму, отправьте его адресату, не забыв написать сопроводительный текст и тему сообщения.

Почтовые программы или онлайн-сервисы не поддерживают отправку целых папок с информацией. Но очень неудобно добавлять файлы по одному, а получателю - вручную собирать их потом в одной папке. Выход - отправить архив с несколькими документами .

Инструкция

Найдите на жестком диске вашего компьютера нужную папку . Для этого дважды щелкните по значку «Мой компьютер» на рабочем столе, затем по иконке диска D: или любого другого, где хранятся ваши файлы. Щелкните правой кнопкой по изображению рядом с названием папки и выберите пункт меню «Свойства». Вы увидите окно с закладками, отрытое на разделе «Общие».

В центральной части окна найдите строчку «Размер» и количество мегабайт, которое занимают ваши документы. Это нужно для того, чтобы определить, сколько электронных писем понадобится для отправки папки с документами . Если размер меньше 20 МБ, значит все в порядке - хватит одного письма. В большинстве случаев это именно так, ведь текстовые документы занимают не очень много места. Если размер папки больше чем 20 МБ, попробуйте удалить документы, которые уже не нужны и снова проверьте размер. Возможно, вам все-таки придется разделить слишком большую папку на две или больше частей.

Закройте окно свойств и снова щелкните правой кнопкой по иконке вашей папки. Появится меню, из которого выберите пункт «Отправить», а точнее, подменю с названием «Сжатая ZIP-папка», и щелкните на нем левой кнопкой мыши. Введите название для архива с документами и нажмите кнопку Enter. Теперь у вас есть файл, который можно легко и удобно переслать по электронной почте, а получатель сможет разархивировать его в папку с документами .

Откройте программу, при помощи которой отправляете электронные письма. Это может быть Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird. Многие пользуются для отправки писем веб-страницей почтовой службы, например, Mail.ru или Gmail - суть . Создайте письмо, введите адрес получателя и нажмите кнопку «Прикрепить». Часто она отмечена иконкой в виде скрепки. Выберите файл-архив, который вы создали, и подождите некоторое время, пока он будет добавляться к письму. Затем нажмите кнопку «Отправить».

Часто случаются ситуации у пользователей персонального компьютера, когда нужно несколько файлов поместить в архив, чтобы сразу все выслать при помощи интернета или перенести на информационный носитель.

Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.

Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.

Как прикрепить файл к письму и отправить его

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.

Технология пересылки файлов следующая:

1. Открываем свой электронный ящик.
2. Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
3. Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
4. В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
5. Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.

Пример

1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.

2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.

Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.

3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).

4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.

Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:

И открываю папку Договоры:

Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.

Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.

Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем - можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Нюансы

Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.

Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото ».

Задание

1. Отправьте со своего электронного ящика письмо с вложенным файлом на свой же адрес. То есть в поле «Кому» напечатайте адрес своей электронной почты. После отправки Вы получите от себя же письмо с этим вложенным файлом.
2. Откройте свое письмо и попробуйте посмотреть присланный файл прямо в почте. Затем скачайте его на компьютер и откройте непосредственно с него.
3. Отправьте на свой адрес письма с несколькими вложенными файлами (как по отдельности, так и заархивированными).
4. Попробуйте отправить фотографии, предварительно сжав их.