Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО "Родина").

Введение

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования

Глава II. Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска

2.1 Характеристика предприятия ОАО «Модель»

2.2 Использование информационных технологий в бухгалтерии ОАО «Модель»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

Наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

Созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

Расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Объектом исследования являются информационные технологии на предприятии.

Предметом же исследования являются внедрение информационных технологий.

Цель курсовой работы – рассмотреть основные информационные технологии на предприятии.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. указать основные понятия информационных технологий и их классификация;

2. дать характеристику современным информационным технологиям;

3. указать стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности

4. дать характеристику предприятия ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска;

5. сделать анализ информационного обеспечения ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска.

Список литературы можно разделить на две части: на учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работы по информационному обеспечению управления, в котором рассматриваются информационные технологии как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления. Отдельно можно выделить автора А.Д. Хомоненко (21), которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию об информационных технологиях. Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях (13;14). Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В первой главе «Основы организации информационных технологии» рассматриваются основные понятия и классификация информационных технологий.

Вторая глава «Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска» посвящена проведению, внедрению анализа информационных технологий на предприятии ОАО «Модель».

В заключении даны основные выводы по теме исследования, в списке использованных источников и литературы представлено 22 источника.

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий

Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

«Технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение) – совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:

Объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

Результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);

Методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия) (11, 322).

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности(21 С. 11-12).

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

Предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

Целью процесса является получение информации;

Средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы;

Процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;

Выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

Критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (21 С.11-12).

Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики и иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации(22 С. 26-27).

На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий ДОУ. Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.
Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому.
Организация государственного управления в России всегда была проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:

• инструкция по делопроизводству;
• номенклатура дел;

• регистрационная карточка (РК) документа;
• картотеки, объединяющие наборы РК;
• журналы передачи документов;
• контрольные карточки.

При поступлении официального документа в организацию обеспечиваются его приемка и контроль, регистрация (в журнале или РК) и наложение резолюции, заполнение контрольной карточки (при необходимости) и передача на исполнение должностному лицу (или лицам). Поэтому должностное лицо может получить сведения о том, какие документы у него находятся на исполнении, по каким подходят сроки исполнения и др. При исполнении документа (когда все поручения по нему выполнены) он направляется в дело, а затем его РК и сам документ помещаются в архив. Регламентация такой системы через инструкции и стандарты сделала возможной и относительно несложной ее автоматизацию, т.е. переход к соответствующим компьютерным технологиям и базам данных.
Правда, здесь возникали правовые и организационные коллизии в связи с необходимостью управления правами доступа к информации о документах, что делало проблематичным непосредственное использование западных СУД (даже если не учитывать их баснословную стоимость). В результате в 1990-е годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96 и др.), а также целый комплекс надстроек над Lotus Notes.
Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов. Таким образом, системы автоматизации делопроизводства предназначались для поддержки деятельности делопроизводственного персонала, а не должностных лиц, и обеспечивали работу с РК документов, а не с самими документами. Отметим, что такие системы актуальны и сейчас. Вместе с тем компьютерные технологии ДОУ должны обеспечивать:

• поддержку работы не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц;
• возможность прикрепления к РГ файлов документов;
• возможность расширения состава атрибутов в РК для специальных типов документов;
• поддержку коллективной работы над документами и их предварительного рассмотрения при визировании;
• возможность поиска по текстам документов;
• возможность использования шаблонов документов, конструирования текстов из устоявшихся оборотов, получения доступа к регламентирующим документам (нормативным правовым актам и техническим нормативным правовым актам).

Применимы следующие подходы к формированию файлов документов:

• документы можно получать в виде файлов непосредственно от исполнителей и авторов;
• документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами;
• документы можно получать из соответствующих информационных фондов (информационных систем, баз данных, сайтов, порталов).

Первый подход можно использовать, когда между организациями имеется интенсивный документопоток и когда установлены соответствующие договорные отношения. Такой подход применим для документооборота между головной организацией и ее удаленными структурами или подчиненными организациями. В этом случае по оговоренному протоколу (обычно по электронной почте) пересылаются как РК документа (для упрощения регистрации), так и сам файл документа. Для надежности документ и его РК часто шифруется и (или) подписывается ЭЦП. Бумажный оригинал отправляется по обычной почте.
Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения - распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется.
Внедрение такой технологии позволяет

• ускорить движение документов по организации;
• гарантировать своевременное рассмотрение документов;
• обеспечить эффективный контроль исполнения документов;
• повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;
• снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;
• предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.

Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать - они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы.
Когда рабочие места всех сотрудников автоматизированы и внедрена бумажно-электронная технология, возникает потребность в дальнейшем совершенствовании и отказе от бумажных оригиналов, по крайней мере для тех документов, жизненный цикл которых проходит в организации (внутренних документов). Но даже тут возникает ряд как технологических (наличие и применение ЭЦП, их количество, наличие и использование удостоверяющих центров, информационная безопасность и защита информации), так и юридических вопросов (юридическая сила и доказательность электронных документов, их официальный статус, представление электронных документов проверяющим органам). Учитывая это, система электронного документооборота должна обеспечивать:

• хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП;
• наличие у должностных лиц ЭЦП;
• подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры «электронного» визирования и подписания;
• придание электронным документам статуса официальных документов.

Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.

Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Современные технологии документационного обеспечения управления:

Технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

Технологии передачи документной информации пользователю;

Технологии введения документов в информационную базу данных организации;

Технологии обработки документной информации;

Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.

Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:

Проверка правильности доставки документов;

Целостности и комплектности документов;

Фиксация факта получения или отправки документов;

Подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

2) Технологии передачи документной информации пользователю.

Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.

Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:

Основные;

Рабочие;

Промежуточные;

Служебные;

Архивные.

Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.

4) Технологии обработки документной информации.

Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.

5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются .

Хранение документов в электронной форме - это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.

Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Оно позволяет организовать работу с документами, создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиск, использование и контроль исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ), а документооборот – это движение документов в рамках ДОУ.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

• документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
• обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
• обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексировании, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
• автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

• заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
• приобрести готовую тиражно-заказную систему из числа предлагаемых программ на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.

Область применения системы "LanDocs" – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения данной системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архивы) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, поэтому используемые в данном руководстве термины понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного ("бумажного") делопроизводства.

Программное обеспечение линии "LanDocs" предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства "LanDocs" позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлены на обеспечение полноценной работы с электронными документами, которая аналогична работе с бумажными документами.

Система "LanDocs" представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО " – базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Она реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/ NT 2000; поставляется для работы с СУБД "Oracle" и MS "SQL Server"; снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами "LanDocs" в Windows-приложения сторонних разработчиков.

Система "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" – серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

"LANImage СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ" – система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме "увеличительного стекла", панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

"LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП" – специализированный web-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet; позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно-независимого клиента стандартный Internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР " – специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты; обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы "LanDocs" исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО".

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ" – клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Пользователь имеет возможность получать задание и документы из базы данных "LanDocs" и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" – подсистема безопасности в системе "LanDocs", предназначенная для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений "LanDocs". Сервер безопасности реализует функции центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты "LanDocs", производить проверку подписей других пользователей. События с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.

"LanDocs : МАРШРУТИЗАЦИЯ" – программное средство, расширяющее возможности "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа, определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные но фактическим параметрам процессов.

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрацию документов;
• ввод текстов документов и поддержку функций работы с файлами;
• обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
• контроль исполнения документов и заданий;
• работу в режиме замещения исполнителя;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок;
• навигацию и поиск документов;
• отчетность по документообороту;
• сканирование бумажных документов, работу с изображениями документов (средствами "LAN Image");
• интеграцию с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграцию с внешними Windows-приложениями;
• рассылку заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применение электронной подписи, выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
• работу через Интернет;
• ведение справочников.

"LanDocs" – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе "LanDocs" представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом, – регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе "LanDocs", понимают специальный информационный объект – "Документ LanDocs".

Документ "LanDocs" – это совокупность трех основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ "LanDocs", который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для его поиска. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован программным модулем "LANImage", вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом – совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информации о примененных электронных подписях.

"Представление" документа в системе как "документа Dm Docs" позволяет придать документам "LanDocs" то же функциональное назначение, которое имеют и обычные "бумажные" документы: информационное, управленческое и правовое.

Реализованные в системе "LanDocs" механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

• защитить от несанкционированного входа паролем;
• определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
• персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
• шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает "Права на файл" – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

• возврат к предыдущей версии;
• изменение имени файла;
• изменение статуса файла;
• назначение права на файл;
• просмотр;
• редактирование;
• удаление.

При использовании программного обеспечения "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" дополнительно обеспечивается защита целостности документов "LanDocs" (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

Назначение программной линии "LanDocs". Линия программных продуктов "LanDocs" предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа "LanDocs" позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике учета документов и контроля исполнения поручений. Она предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
• корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
• система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
• система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО "LanDocs ". После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:

• максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
• повышение точности планирования проекта;
• максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
• минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включаются:

• от создателя программы – руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, и персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
• заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., а также специалисты по информационной безопасности и необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и послегарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы "Отчет об обследовании", "Цели, ограничения и риски проекта", "Техническое задание на внедрение системы". При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа "Инструкция по автоматизированному делопроизводству", а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны "Положение об электронном документе" и "Положение об электронной цифровой подписи".

Рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система (АС) "ДЕЛО" полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

АС "ДЕЛО" предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства.

АС "ДЕЛО", установленная в организации с территориально распределенной структурой, должна быть связана с другими подобными ей системами посредством электронной почты, поддерживающей интерфейс МАРЕ. В систему включен web-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Интернет (интранет). Стандартная версия системы "ДЕЛО" работает с СУБД "Oracle" и МС "SQL Server". Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, независимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел), даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляются дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работу по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления "ДЕЛО" состоит из четырех подсистем: "делопроизводство", "отчетные формы", "справочники", "администрирование".

Подсистема "Делопроизводство" реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

• модуль "Регистрация" позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая "прикрепление" к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а также передать документ в модуль "Исполнение";
• модуль "Исполнение" обеспечивает исполнение документа, включая вынесение по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
• модуль "Поиск" осуществляет поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
• модуль "Реестр". С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

Подсистема "Отчетные формы" формирует список в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнении контрольных документов, а также сводки напоминаний об исполнении контрольных документов и т.д.

Подсистемой "Справочники" реализуется функция обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема "Администрирование" используется для ведения списка пользователей системы, в котором для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования.

Тема 2. 3 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Учебные вопросы: 1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс 2. Документоориентированные информационные системы 3. Особенности документооборота на различных предприятиях 4. Организация электронного документооборота

1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по: n сбору и обработке информации, содержащейся в документах; n подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; n исполнению решения и контролю исполнения; n сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; n хранению и поиску информации. Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью компьютера. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам. Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно -статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России. Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления. С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационнодокументационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

С внедрением компьютерной техники в документационные процессы технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими нужную информацию. Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте. Эффективность информационных систем управления обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при 1) обработке информации, 2) принятии решений и 3) использовании совокупности автоматизированных рабочих мест.

Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализма руководителей и специалистов производства, общей грамотности и информационной культуры, системы документационного обеспечения и собственно информации. Система документооборота в процессах информационнодокументационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой» , выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение. Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность). Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и, информационного дефицита, требуемый уровень информации.

Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг). Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения.

Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10%), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз). Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация – успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.

2. Документоориентированные информационные системы Рассмотрим основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления: Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. n Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. n Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. n Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. n

Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. n n Документооборот – движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. n Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. n Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Электронный архив В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства. На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив» . В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота» . Этого не может быть, т. к. документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Системы автоматизации делопроизводства в России Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных): n системы workflow (автоматизации деловых процедур); n системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); n системы электронной почты (служат для обмена документами). n Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что некоторые системы объединяют все эти и еще некоторые другие технологии.

Наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур является создание для них общей информационной среды, в рамках которой сотрудники смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями. Поэтому важнейшим элементом автоматизации ДОУ являются системы электронной почты Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочноинформационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ). Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). n Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). n n Систематизация архива документов. Следует отметить, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений, поэтому его нужно постоянно совершенствовать.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так. n Руководство теряет целостную картину происходящего. n Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. n Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. n Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. n Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. n В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли. n В итоге расширение предприятия происходит экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: n средства и правила создания документов, n ведения их электронного архива, n поддержки документооборота.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). n Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. n

3. Особенности документооборота на различных предприятиях В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот. Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т. е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях» . Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества: n простота внесения изменений в документ; n возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; n возможность использовать заранее заготовленные формы; n более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; n экономия бумаги; n более высокая компактность архивов; n более простой контроль информационных потоков; n большая скорость поиска и извлечения информации; n возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Однако еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации? В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т. п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т. е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т. е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки. В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге (электронная цифровая подпись), однако это сопряжено с рядом трудностей. Документооборот для малых предприятий На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

Документооборот для средних предприятий В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел» , в ней папка «финансовое планирование» , еще глубже – «минимизация налогообложения» . Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Документооборот для крупных предприятий В отличие от средних предприятий на крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой - автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Первый аспект − специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т. д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ. и быстрее находить необходимые документы.

Второй аспект − маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т. е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида. Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word. Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению. Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационнораспорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

4. Организация электронного документооборота Электронный документооборот и его оптимизация связаны с несколькими факторами: n Юридический аспект подразумевает установление статуса документов, их систематизацию на основе иерархии. Коммерческие предприятия, общественные организации и другие структуры должны придерживаться установленных законом правил оформления и хранения документов. n Технический фактор предусматривает оснащенность предприятия оборудованием, необходимым для эффективной организации документооборота. Электронный документооборот значительно упрощает работу компании, сокращая время на проведение основных производственных процессов. n Контролирующий аспект эффективной организации документооборота включает разработку управленческого аппарата по работе с документами, создание системы документооборота и специализации структур.

Практика показывает, что если документы организованы грамотно, предприятию не приходится тратить время и ресурсы на урегулирование различных ситуаций. Структурное подразделение, отвечающее за документы, при необходимости предоставляет договора, свидетельства и т. д. Таким образом, повышается оперативность и результативность работы компании в целом. Следовательно, мы сталкиваемся с вопросом – как организовать делопроизводство, чтобы систематизировать все необходимые документы. В зависимости от специализации и профиля, компании используют три формы работы с документами, каждая из которых характеризуется определенными особенностями документооборота. Централизованная организация документооборота При централизованной форме документы сосредоточены в ведении одного структурного подразделения. Это может быть секретариат, канцелярия, а в случае необъемного электронного документооборота – один сотрудник. Полный цикл операций с документами, организация документооборота выполняется этим подразделением. Документы принимаются, обрабатываются и регистрируются в замкнутой системе, это является залогом конфиденциальности работы. Среди других преимуществ централизованной систем документооборота – эффективность делопроизводства, упрощение методического руководства. Электронный документооборот при использовании данной формы может быть систематизирован при помощи специальных информационных сервисов.

Децентрализованная система управления документами Децентрализованная система подразумевает, что документы находятся в ведомстве нескольких подразделений. Каждый отдел в компании создает собственную службу организации документооборота. Подобная система работы с документами характерна для предприятий, которые территориально разъединены. В этом случае автоматизация документооборота имеет большое значение, поскольку необходимо выработать систему общей защиты информации. Также важен методический контроль: как правило, самостоятельные подразделения, в чьем ведомстве находятся документы, с установленной регулярностью предоставляют отчеты о документообороте предприятия. Смешанные системы документооборота Смешанная форма документооборота предприятия предполагает, что документы рассредоточены по подразделениям. Одна часть операций, например, прием и обработка документов, выполняется одним отделом, а другая, допустим, тиражирование, хранение, систематизация, – вторым. Такая система документооборота удобна, если предприятие имеет разветвленную структуру. Бухгалтерский отдел может регистрировать документы по налогообложения, отдел кадров – документы по общему составу и т. д. Смешанная организация документооборота в настоящее время является одной из самых эффективных систем управления.

Организация документооборота: особенности Организация документооборота базируется на нескольких принципах, обеспечивающих эффективную работу компании в целом. Документооборот предприятия – это часть информационного обеспечения, которое является залогом активного развития. Принципы организации документооборота включают: n Упрощение процедуры регистрации документов. Следует отметить, что данная операция не должна отразиться на качестве всех канцелярских процессов. n Организация документооборота на основе маршрутизации. Разработка схем прохождения всех документов позволяет оптимизировать рабочий процесс. n Документы должны подвергаться однократной регистрации. В этом случае оптимальным выходом считается электронный документооборот, позволяющий сократить время приема и рассмотрения документов. n Организация документооборота должна исключать необоснованные согласования, параллельное согласование, передачу документов третьим лицам. Таким образом, организация документооборота нацелена на сокращение времени работы с документами, оптимизацию канцелярской деятельности и улучшение эффективности информационного сопровождения предприятия.

Электронный документооборот: принципы и характеристики Электронный документооборот подразумевает однократную регистрацию документов, это значит, что идентификацию можно провести на любом этапе делопроизводства. Также важна единая иерархически систематизированная база документационной информации, которая исключает дублирование и параллельное рассмотрение. Имея развитую систему отчетности, электронный документооборот позволяет контролировать движение документов и основные информационные процессы. Также стоит отметить эффективно организованную систему поиска документов, которую предполагает электронный документооборот. Электронный документооборот имеет системную классификацию: 1. Системы автоматизации делопроизводства. 2. Архивы документов. 3. Системы ввода документов и системы обработки образов документов. 4. Системы управления стоимостью хранения документов. 5. Системы маршрутизации документов. 6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. Наиболее распространены в западной практике следующие термины: EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота. DMS (Document Management Systems) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов; Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т. д. в одном флаконе) Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Doc. Flow Management – системы маршрутизации движения документов; Work. Flow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий. Также существует большое количество смежных терминов, например: Document Warehousе (Хранилища документов) Knowledge Management (Управление знаниями)

Системы автоматизации делопроизводства В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативнораспорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Архивы документов В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check. In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Системы ввода документов и системы обработки образов документов Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнеспроцессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно» . Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов Развитием систем маршрутизации документов являются Work. Flow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнеспроцессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Work. Flow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Work. Flow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система Work. Flow.

Выбор ПО для автоматизации Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев: Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных. Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т. д. Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста. Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов. Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов. Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов. Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т. д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям. Открытость – возможности по расширению функциональности. Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.